Hay una percepción de que implementar un sistema de gestión de proyectos se realiza sin dificultades. Sin embargo, en la realidad, la Empresa A puede integrar con éxito el sistema, mientras que la Empresa B no lo logra.¿Por qué sucede esto?
El primer obstáculo puede ser la resistencia del equipo. Otro problema podría ser no entender cómo estructurar el flujo de trabajo dentro del nuevo sistema. En lugar de obtener una imagen clara de los proyectos, terminas con nuevo caos e incertidumbre sobre cómo dominarlo.
Empezar con Worksection es una nueva fase en la organización del trabajo en equipo. Por lo tanto, la incorporación al sistema conlleva sus desafíos. Exploraremos los más comunes y proporcionaremos consejos prácticos sobre cómo realizar una transición sin problemas a un sistema de gestión de trabajo en equipo.
Lista de errores comunes al iniciar el trabajo con Worksection
Problema #1 — La dirección no explica por qué el equipo necesita el nuevo sistema
La decisión de introducir una nueva herramienta la toma la dirección de la empresa. Por lo general, la dirección también prueba la herramienta antes de su implementación directa.
Durante el período de familiarización, surge una idea aproximada del flujo de trabajo futuro. Por lo tanto, puede parecer suficiente agregar al equipo al nuevo sistema para un inicio exitoso. Y aquí surge el primer problema: la falta de explicación del valor del sistema para el equipo. El equipo no entiende el valor de los cambios que estás proponiendo.
Solución
Explica por qué la empresa necesita el nuevo sistema. Habla sobre sus beneficios y conveniencia. Aquí hay algunos de ellos:
Además, desarrolla y proporciona instrucciones para los empleados sobre cómo trabajar con el nuevo servicio. Explica brevemente la estructura del sistema, cómo establecer y verificar sus tareas, etc. Esto dará confianza y comprensión sobre cómo trabajar con la nueva herramienta.
Problema #2 — Resistencia del equipo
Aún después de proporcionar una explicación y una guía clara paso a paso, la dirección puede enfrentar aún la resistencia del equipo. ¿Por qué?
Los empleados productivos se opondrán a los cambios en un flujo de trabajo ya establecido. Los menos productivos evitarán conscientemente revelar que no están poniendo el esfuerzo requerido en el trabajo. Así, cualquier cambio en un flujo de trabajo establecido causa dolor. Y esto debe ser gestionado.
Cualquier cambio en un flujo de trabajo establecido causa dolor.
Solución
Encuentra una manera de motivar al equipo para que use el servicio. Esto podría ser un sistema de bonificación durante el período de incorporación o otro tipo de motivación. Por ejemplo, nosotros y nuestros clientes usamos una regla simple: si una tarea no está en Worksection, no existe.Los empleados desarrollan cierto entusiasmo por verificar sus listas de tareas. Los jefes de departamento, a su vez, comienzan a establecer tareas de manera más responsable. ¿No es esto una situación en la que todos ganan?
Problema #3 — Falta de reglas generales de trabajo
Es crucial adaptar las capacidades del sistema a las necesidades de tu negocio. Sin esto, solo escalarás el caos laboral.
Solución
Para ello, necesitas formar un algoritmo y un conjunto de reglas de trabajo con el sistema. Por ejemplo, cómo diferentes negocios pueden organizar su trabajo en Worksection:
- Agencias de marketing: Planificar y gestionar campañas de marketing. Colaborar en la creación de contenido con redactores, diseñadores y editores.
- Empresas de TI: Gestionar proyectos de desarrollo de software con tareas, cronogramas y etapas. Coordinar lanzamientos y actualizaciones de software.
- Agencias digitales: Colaborar con clientes en requisitos del proyecto y retroalimentación. Asignar recursos de manera efectiva entre los proyectos en curso de la agencia.
- Bufetes de abogados: Priorizar tareas relacionadas con casos judiciales y necesidades de clientes. Rastrear horas facturables para los clientes.
- Bufetes de arquitectura: Planificar proyectos arquitectónicos, etapas principales y cronogramas. Asignar recursos, incluyendo fuerza laboral y materiales.
- Empresas de manufactura: Planificar procesos de producción y cronogramas. Colaborar con proveedores para recibir materias primas a tiempo.
- Empresas de construcción: Organizar esquemas, permisos, contratos y otros documentos en un solo lugar. Gestionar el tiempo y otros recursos para una facturación precisa.
Problema #4 — Nadie es responsable de implementar el sistema
Uno de los problemas clave en la ejecución de cualquier tarea es la falta de responsabilidad. Sin alguien que supervise la implementación del sistema, no se logrará una integración rápida y efectiva.
Solución
La tarea de la persona responsable es adherirse al plan acordado, identificar y realizar cambios en el proceso de manera oportuna, y reportar el progreso. Por lo tanto, elige a un empleado que será responsable de implementar el servicio y que:
- Monitoree la participación de los empleados;
- Unifique las reglas de trabajo del sistema;
- Transmita toda la información necesaria sobre el trabajo al equipo.
Problema #5 — Comunicación fuera de Worksection
Los chats de trabajo son poco prácticos. A menudo se pierde información importante, y es difícil rastrear la dinámica del proyecto. Worksection está diseñado para hacer la comunicación laboral lo más efectiva posible, evitando el caos innecesario.Solución
Por lo tanto, durante la integración del servicio, recomendamos transferir todas las discusiones laborales a Worksection. Una de las reglas debe ser realizar toda la comunicación empresarial dentro del sistema. Esto no solo ayudará a integrar con éxito el servicio, sino que también mejorará significativamente la calidad del flujo de trabajo.
Problema #6 — Falta de involucramiento activo de la dirección en la integración
Esto es bastante simple. Si la dirección no utiliza el servicio, ¿cómo pueden esperar que lo haga su equipo?
Solución
El mejor estímulo para trabajar en el nuevo sistema se demuestra a través de tu propio ejemplo. La dirección debería ser la primera en participar en pruebas y usar el servicio sistemáticamente. Comparte ideas con los subordinados y trabaja juntos para encontrar las formas más efectivas de construir un trabajo que se ajuste a tu negocio.
Problema #7 — Intentar transferir a todo el equipo al sistema de una vez
No agregues a todo el equipo al sistema desde los primeros días de uso. Cuantos más empleados tengas, más preguntas sobre el flujo de trabajo y malentendidos encontrarás.
Solución
Primero, agrega a un equipo de prueba al sistema para probar el trabajo dentro del primer proyecto. Nombra a un gerente responsable de la integración. Esto también ayudará a perfeccionar las reglas generales de trabajo con el sistema. Después de este modo de prueba, comienza a escalar los resultados e invita a todo el equipo.
Para resumir
Para implementar con éxito un sistema de gestión de proyectos, necesitas:
- Explicar al equipo por qué la empresa necesita estos cambios.
- Encontrar una manera de motivar al equipo para que use el servicio.
- Construir un algoritmo y un sistema de reglas para trabajar en el nuevo sistema.
- Nombrar a alguien responsable de la integración.
- Transferir toda la comunicación empresarial al sistema.
- Demostrar la necesidad de usar el servicio con el ejemplo.
- Crear un equipo de prueba para probar el servicio.