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Quali errori commettono le aziende nell'implementazione di Worksection? I 7 errori principali e le soluzioni

Esiste la percezione che l’im­ple­men­tazione di un sis­tema di ges­tione prog­et­ti avven­ga sen­za prob­le­mi. Tut­tavia, nel­la realtà, l’Azien­da A potrebbe inte­grare con suc­ces­so il sis­tema, men­tre l’Azien­da B potrebbe non far­lo.Per­ché suc­cede questo?

Il pri­mo osta­co­lo potrebbe essere la resisten­za del team. Un altro prob­le­ma potrebbe essere non com­pren­dere come strut­turare il flus­so di lavoro all’in­ter­no del nuo­vo sis­tema. Invece di avere un quadro chiaro dei prog­et­ti, ti ritro­vi con nuo­vo caos e incertezze su come domarlo.


Iniziare con Work­sec­tion è una nuo­va fase nel­l’or­ga­niz­zazione del lavoro di squadra. Per­tan­to, l’on­board­ing del sis­tema pre­sen­ta le sue sfide. Esplor­ere­mo le più comu­ni e fornire­mo con­sigli prati­ci su come pas­sare sen­za prob­le­mi a un sis­tema di ges­tione del lavoro di squadra.

Elen­co degli errori comu­ni all’inizio del lavoro con Worksection 

Prob­le­ma #1 — La direzione non spie­ga per­ché il team ha bisog­no del nuo­vo sistema

La deci­sione di intro­durre un nuo­vo stru­men­to è pre­sa dal­la direzione del­l’azien­da. Di soli­to, la direzione tes­ta anche lo stru­men­to pri­ma del­la sua imple­men­tazione diretta.

Durante il peri­o­do di famil­iar­iz­zazione, emerge un’idea approssi­ma­ti­va del futuro flus­so di lavoro. Per­tan­to, potrebbe sem­brare suf­fi­ciente aggiun­gere sem­plice­mente il team al nuo­vo sis­tema per un inizio di suc­ces­so. Ed ecco che sorge il pri­mo prob­le­ma: la man­can­za di spie­gazione del val­ore del sis­tema per il team. Il team non com­prende il val­ore dei cam­bi­a­men­ti che stai proponendo.

Soluzione

Spie­ga per­ché l’azien­da ha bisog­no del nuo­vo sis­tema. Par­la dei suoi ben­efi­ci e del­la sua con­ve­nien­za. Ecco alcu­ni di essi:


Inoltre, svilup­pa e for­nisci istruzioni per i dipen­den­ti su come lavo­rare con il nuo­vo servizio. Spie­ga breve­mente la strut­tura del sis­tema, come impostare e con­trol­lare i loro com­pi­ti, ecc. Questo darà fidu­cia e com­pren­sione su come lavo­rare con il nuo­vo strumento.

Prob­le­ma #2 — Resisten­za da parte del team

Anche dopo aver for­ni­to una spie­gazione e una chiara gui­da pas­so-pas­so, la direzione potrebbe anco­ra affrontare la resisten­za del team. Per­ché?

I dipen­den­ti pro­dut­tivi si oppor­ran­no ai cam­bi­a­men­ti a un flus­so di lavoro già sta­bil­i­to. Quel­li meno pro­dut­tivi evit­er­an­no con­sapevol­mente di riv­e­lare di non impeg­nar­si come richiesto nel lavoro. Così, qual­si­asi cam­bi­a­men­to a un flus­so di lavoro con­sol­ida­to causa dolore. E questo deve essere gestito.

Qual­si­asi cam­bi­a­men­to a un flus­so di lavoro con­sol­ida­to causa dolore.

Soluzione

Tro­va un modo per incor­ag­gia­re il team a uti­liz­zare il servizio. Questo potrebbe essere un sis­tema di bonus durante il peri­o­do di onboard­ing o un altro tipo di moti­vazione. Ad esem­pio, noi e i nos­tri cli­en­ti usi­amo una sem­plice rego­la: se un com­pi­to non è in Work­sec­tion, non esiste.

I dipen­den­ti svilup­pano una cer­ta ecc­i­tazione nel con­trol­lare le loro liste di com­pi­ti. I capi dipar­ti­men­to, a loro vol­ta, iniziano a impostare i com­pi­ti in modo più respon­s­abile. Non è un van­tag­gio per tutti?

Prob­le­ma #3 — Man­can­za di regole gen­er­ali di lavoro

È fon­da­men­tale adattare le capac­ità del sis­tema alle esi­gen­ze del­la tua azien­da. Sen­za questo, scalerai solo il caos lavorativo.

Soluzione

Per fare ciò, è nec­es­sario for­mare un algo­rit­mo e un insieme di regole di lavoro con il sis­tema. Ad esem­pio, come pos­sono orga­niz­zare il loro lavoro in Work­sec­tion diverse aziende:
  • Agen­zie di mar­ket­ing: Piani­fi­care e gestire cam­pagne di mar­ket­ing. Col­lab­o­rare alla creazione di con­tenu­ti con scrit­tori, design­er e redattori.
  • Aziende IT: Gestire prog­et­ti di svilup­po soft­ware con com­pi­ti, sca­den­ze e fasi. Coor­dinare rilas­ci e aggior­na­men­ti software.
  • Agen­zie dig­i­tali: Col­lab­o­rare con i cli­en­ti sui req­ui­si­ti e i feed­back dei prog­et­ti. Asseg­nare risorse in modo effi­cace tra i prog­et­ti in cor­so dell’agenzia.
  • Stu­di legali: Pri­or­i­tiz­zare i com­pi­ti rel­a­tivi ai casi giudiziari e alle esi­gen­ze dei cli­en­ti. Mon­i­torare le ore fat­tura­bili per i clienti.
  • Agen­zie di architet­tura: Piani­fi­care prog­et­ti architet­toni­ci, fasi prin­ci­pali e sca­den­ze. Asseg­nare risorse, inclusi man­od­opera e materiali.
  • Aziende man­i­fat­turi: Piani­fi­care pro­ces­si e pro­gram­mi di pro­duzione. Col­lab­o­rare con i for­n­i­tori per rice­vere materie prime in tempo.
  • Aziende edili: Orga­niz­zare sche­mi, per­me­s­si, con­trat­ti e altri doc­u­men­ti in un uni­co pos­to. Gestire il tem­po e altre risorse spese per una fat­turazione precisa.

Prob­le­ma #4 — Nes­suno è respon­s­abile per l’im­ple­men­tazione del sistema

Uno dei prob­le­mi chi­ave nel­l’ese­cuzione di qual­si­asi com­pi­to è la man­can­za di respon­s­abil­ità. Sen­za qual­cuno che super­visa l’im­ple­men­tazione del sis­tema, non avver­rà un’in­te­grazione rap­i­da ed efficace.

Soluzione

Il com­pi­to del­la per­sona respon­s­abile è atten­er­si al piano con­corda­to, iden­ti­fi­care tem­pes­ti­va­mente e apportare mod­i­fiche al proces­so e relazionare sui pro­gres­si. Per­tan­to, scegli un dipen­dente che sarà respon­s­abile per l’im­ple­men­tazione del servizio e dovrà:
  • Mon­i­torare il coin­vol­gi­men­to dei dipendenti;
  • Unifi­care le regole di lavoro del sistema;
  • Trasmet­tere tutte le infor­mazioni nec­es­sarie sul lavoro al team.

Prob­le­ma #5 — Comu­ni­cazione al di fuori di Worksection

Le chat di lavoro sono poco pratiche. Le infor­mazioni impor­tan­ti spes­so van­no perse, ed è dif­fi­cile tenere trac­cia del­la dinam­i­ca del prog­et­to. Work­sec­tion è prog­et­ta­to per ren­dere la comu­ni­cazione lavo­ra­ti­va il più effi­cace pos­si­bile, evi­tan­do il caos inutile.

Soluzione

Per­tan­to, durante l’in­te­grazione del servizio, ti con­sigliamo di trasferire tutte le dis­cus­sioni lavo­ra­tive in Work­sec­tion. Una delle regole dovrebbe essere di con­durre tut­ta la comu­ni­cazione azien­dale all’in­ter­no del sis­tema. Questo non solo aiuterà a inte­grare con suc­ces­so il servizio, ma miglior­erà anche sig­ni­fica­ti­va­mente la qual­ità del flus­so di lavoro.


Prob­le­ma #6 — Man­can­za di coin­vol­gi­men­to atti­vo del­la direzione nell’integrazione

Questo è piut­tosto sem­plice. Se la direzione non uti­liz­za il servizio, come può aspet­tar­si che il suo team lo faccia?

Soluzione

La migliore moti­vazione a lavo­rare nel nuo­vo sis­tema è dimostra­ta dal tuo stes­so esem­pio. La direzione dovrebbe essere la pri­ma a parte­ci­pare ai test e uti­liz­zare sis­tem­ati­ca­mente il servizio. Con­di­vi­di intu­izioni con i sub­or­di­nati e lavo­ra insieme per trovare i modi più effi­caci di lavo­rare che si adat­ti­no alla tua azienda.

Prob­le­ma #7 — Cer­care di trasferire l’in­tero team nel sis­tema tut­to in una volta

Non aggiun­gere l’in­tero team al sis­tema fin dai pri­mi giorni di uti­liz­zo. Più dipen­den­ti hai, più domande sul flus­so di lavoro e mal­in­te­si incontrerai.

Soluzione

Per pri­ma cosa, aggiun­gi un team di test al sis­tema per provare a lavo­rare all’in­ter­no del pri­mo prog­et­to. Nom­i­na un man­ag­er respon­s­abile per l’in­te­grazione. Questo aiuterà anche a per­fezionare le regole gen­er­ali di lavoro con il sis­tema. Dopo ques­ta modal­ità di test, inizia a scalare i risul­tati e invi­ta l’in­tero team.

Per rias­sumere

Per imple­mentare con suc­ces­so un sis­tema di ges­tione prog­et­ti, è necessario:
  1. Spie­gare al team per­ché l’azien­da ha bisog­no di questi cambiamenti.
  2. Trovare un modo per incor­ag­gia­re il team a uti­liz­zare il servizio.
  3. Costru­ire un algo­rit­mo e un sis­tema di regole per lavo­rare nel nuo­vo sistema.
  4. Nom­i­na qual­cuno respon­s­abile per l’integrazione.
  5. Trasferire tut­ta la comu­ni­cazione azien­dale nel sistema.
  6. Dimostrare la neces­sità di uti­liz­zare il servizio con l’esempio.
  7. Creare un team di test per provare il servizio.

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