Esiste la percezione che l’implementazione di un sistema di gestione progetti avvenga senza problemi. Tuttavia, nella realtà, l’Azienda A potrebbe integrare con successo il sistema, mentre l’Azienda B potrebbe non farlo.Perché succede questo?
Il primo ostacolo potrebbe essere la resistenza del team. Un altro problema potrebbe essere non comprendere come strutturare il flusso di lavoro all’interno del nuovo sistema. Invece di avere un quadro chiaro dei progetti, ti ritrovi con nuovo caos e incertezze su come domarlo.
Iniziare con Worksection è una nuova fase nell’organizzazione del lavoro di squadra. Pertanto, l’onboarding del sistema presenta le sue sfide. Esploreremo le più comuni e forniremo consigli pratici su come passare senza problemi a un sistema di gestione del lavoro di squadra.
Elenco degli errori comuni all’inizio del lavoro con Worksection
Problema #1 — La direzione non spiega perché il team ha bisogno del nuovo sistema
La decisione di introdurre un nuovo strumento è presa dalla direzione dell’azienda. Di solito, la direzione testa anche lo strumento prima della sua implementazione diretta.
Durante il periodo di familiarizzazione, emerge un’idea approssimativa del futuro flusso di lavoro. Pertanto, potrebbe sembrare sufficiente aggiungere semplicemente il team al nuovo sistema per un inizio di successo. Ed ecco che sorge il primo problema: la mancanza di spiegazione del valore del sistema per il team. Il team non comprende il valore dei cambiamenti che stai proponendo.
Soluzione
Spiega perché l’azienda ha bisogno del nuovo sistema. Parla dei suoi benefici e della sua convenienza. Ecco alcuni di essi:
Inoltre, sviluppa e fornisci istruzioni per i dipendenti su come lavorare con il nuovo servizio. Spiega brevemente la struttura del sistema, come impostare e controllare i loro compiti, ecc. Questo darà fiducia e comprensione su come lavorare con il nuovo strumento.
Problema #2 — Resistenza da parte del team
Anche dopo aver fornito una spiegazione e una chiara guida passo-passo, la direzione potrebbe ancora affrontare la resistenza del team. Perché?
I dipendenti produttivi si opporranno ai cambiamenti a un flusso di lavoro già stabilito. Quelli meno produttivi eviteranno consapevolmente di rivelare di non impegnarsi come richiesto nel lavoro. Così, qualsiasi cambiamento a un flusso di lavoro consolidato causa dolore. E questo deve essere gestito.
Qualsiasi cambiamento a un flusso di lavoro consolidato causa dolore.
Soluzione
Trova un modo per incoraggiare il team a utilizzare il servizio. Questo potrebbe essere un sistema di bonus durante il periodo di onboarding o un altro tipo di motivazione. Ad esempio, noi e i nostri clienti usiamo una semplice regola: se un compito non è in Worksection, non esiste.I dipendenti sviluppano una certa eccitazione nel controllare le loro liste di compiti. I capi dipartimento, a loro volta, iniziano a impostare i compiti in modo più responsabile. Non è un vantaggio per tutti?
Problema #3 — Mancanza di regole generali di lavoro
È fondamentale adattare le capacità del sistema alle esigenze della tua azienda. Senza questo, scalerai solo il caos lavorativo.
Soluzione
Per fare ciò, è necessario formare un algoritmo e un insieme di regole di lavoro con il sistema. Ad esempio, come possono organizzare il loro lavoro in Worksection diverse aziende:
- Agenzie di marketing: Pianificare e gestire campagne di marketing. Collaborare alla creazione di contenuti con scrittori, designer e redattori.
- Aziende IT: Gestire progetti di sviluppo software con compiti, scadenze e fasi. Coordinare rilasci e aggiornamenti software.
- Agenzie digitali: Collaborare con i clienti sui requisiti e i feedback dei progetti. Assegnare risorse in modo efficace tra i progetti in corso dell’agenzia.
- Studi legali: Prioritizzare i compiti relativi ai casi giudiziari e alle esigenze dei clienti. Monitorare le ore fatturabili per i clienti.
- Agenzie di architettura: Pianificare progetti architettonici, fasi principali e scadenze. Assegnare risorse, inclusi manodopera e materiali.
- Aziende manifatturi: Pianificare processi e programmi di produzione. Collaborare con i fornitori per ricevere materie prime in tempo.
- Aziende edili: Organizzare schemi, permessi, contratti e altri documenti in un unico posto. Gestire il tempo e altre risorse spese per una fatturazione precisa.
Problema #4 — Nessuno è responsabile per l’implementazione del sistema
Uno dei problemi chiave nell’esecuzione di qualsiasi compito è la mancanza di responsabilità. Senza qualcuno che supervisa l’implementazione del sistema, non avverrà un’integrazione rapida ed efficace.
Soluzione
Il compito della persona responsabile è attenersi al piano concordato, identificare tempestivamente e apportare modifiche al processo e relazionare sui progressi. Pertanto, scegli un dipendente che sarà responsabile per l’implementazione del servizio e dovrà:
- Monitorare il coinvolgimento dei dipendenti;
- Unificare le regole di lavoro del sistema;
- Trasmettere tutte le informazioni necessarie sul lavoro al team.
Problema #5 — Comunicazione al di fuori di Worksection
Le chat di lavoro sono poco pratiche. Le informazioni importanti spesso vanno perse, ed è difficile tenere traccia della dinamica del progetto. Worksection è progettato per rendere la comunicazione lavorativa il più efficace possibile, evitando il caos inutile.Soluzione
Pertanto, durante l’integrazione del servizio, ti consigliamo di trasferire tutte le discussioni lavorative in Worksection. Una delle regole dovrebbe essere di condurre tutta la comunicazione aziendale all’interno del sistema. Questo non solo aiuterà a integrare con successo il servizio, ma migliorerà anche significativamente la qualità del flusso di lavoro.
Problema #6 — Mancanza di coinvolgimento attivo della direzione nell’integrazione
Questo è piuttosto semplice. Se la direzione non utilizza il servizio, come può aspettarsi che il suo team lo faccia?
Soluzione
La migliore motivazione a lavorare nel nuovo sistema è dimostrata dal tuo stesso esempio. La direzione dovrebbe essere la prima a partecipare ai test e utilizzare sistematicamente il servizio. Condividi intuizioni con i subordinati e lavora insieme per trovare i modi più efficaci di lavorare che si adattino alla tua azienda.
Problema #7 — Cercare di trasferire l’intero team nel sistema tutto in una volta
Non aggiungere l’intero team al sistema fin dai primi giorni di utilizzo. Più dipendenti hai, più domande sul flusso di lavoro e malintesi incontrerai.
Soluzione
Per prima cosa, aggiungi un team di test al sistema per provare a lavorare all’interno del primo progetto. Nomina un manager responsabile per l’integrazione. Questo aiuterà anche a perfezionare le regole generali di lavoro con il sistema. Dopo questa modalità di test, inizia a scalare i risultati e invita l’intero team.
Per riassumere
Per implementare con successo un sistema di gestione progetti, è necessario:
- Spiegare al team perché l’azienda ha bisogno di questi cambiamenti.
- Trovare un modo per incoraggiare il team a utilizzare il servizio.
- Costruire un algoritmo e un sistema di regole per lavorare nel nuovo sistema.
- Nomina qualcuno responsabile per l’integrazione.
- Trasferire tutta la comunicazione aziendale nel sistema.
- Dimostrare la necessità di utilizzare il servizio con l’esempio.
- Creare un team di test per provare il servizio.