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Quelles erreurs les entreprises commettent-elles lors de la mise en œuvre de Worksection ? Les 7 principales erreurs et solutions.
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Trucs et astuces

Quelles erreurs les entreprises commettent-elles lors de la mise en œuvre de Worksection ? Les 7 principales erreurs et solutions.

Il y a une per­cep­tion que la mise en œuvre d’un sys­tème de ges­tion de pro­jet se déroule sans heurts. Cepen­dant, en réal­ité, l’Entreprise A pour­rait réus­sir à inté­gr­er le sys­tème, tan­dis que l’Entreprise B pour­rait né pas y par­venir.Pourquoi cela se produit-il ?

Le pre­mier obsta­cle pour­rait être la résis­tance de l’équipe. Un autre prob­lème pour­rait être de né pas com­pren­dre com­ment struc­tur­er le flux de tra­vail dans le nou­veau sys­tème. Au lieu d’obtenir une image claire des pro­jets, vous vous retrou­vez avec un nou­veau chaos et l’in­cer­ti­tude sur com­ment le maîtriser.


Com­mencer avec Work­sec­tion est une nou­velle phase dans l’or­gan­i­sa­tion du tra­vail d’équipe. Par con­séquent, l’adop­tion du sys­tème com­porte ses défis. Nous exam­inerons les plus courants et don­nerons des con­seils pra­tiques sur com­ment pass­er en douceur à un sys­tème de ges­tion du tra­vail d’équipe.

Liste des erreurs courantes au début du tra­vail avec Worksection 

Prob­lème n°1 — La direc­tion n’ex­plique pas pourquoi l’équipe a besoin du nou­veau système

La déci­sion d’in­tro­duire un nou­v­el out­il est prise par la direc­tion de l’en­tre­prise. En général, la direc­tion teste égale­ment l’outil avant sa mise en œuvre directe.

Au cours de la péri­ode de famil­iari­sa­tion, une idée approx­i­ma­tive du futur flux de tra­vail émerge. Par con­séquent, il peut sem­bler suff­isant d’a­jouter sim­ple­ment l’équipe au nou­veau sys­tème pour un démar­rage réus­si. Et ici sur­git le pre­mier prob­lème : le man­qué d’ex­pli­ca­tion de la valeur du sys­tème pour l’équipe. L’équipe né com­prend pas la valeur des change­ments que vous proposez.

Solu­tion

Expliquez pourquoi l’en­tre­prise a besoin du nou­veau sys­tème. Par­lez de ses avan­tages et de sa com­mod­ité. En voici quelques-uns :


De plus, éla­borez et four­nissez des instruc­tions aux employés sur com­ment tra­vailler avec le nou­veau ser­vice. Expliquez briève­ment la struc­ture du sys­tème, com­ment définir et véri­fi­er leurs tâch­es, etc. Cela don­nera con­fi­ance et com­préhen­sion de la façon de tra­vailler avec le nou­v­el outil.

Prob­lème n°2 — Résis­tance de l’équipe

Même après avoir fourni une expli­ca­tion et un guide étape par étape clair, la direc­tion peut encore faire face à la résis­tance de l’équipe. Pourquoi ?

Les employés pro­duc­tifs vont s’op­pos­er aux change­ments d’un flux de tra­vail déjà établi. Ceux qui sont moins pro­duc­tifs fer­ont con­sciem­ment éviter de révéler qu’ils né four­nissent pas les efforts req­uis au tra­vail. Ain­si, tout change­ment dans un flux de tra­vail établi cause de la douleur. Et cela doit être géré.

Tout change­ment dans un flux de tra­vail établi cause de la douleur. 

Solu­tion

Trou­vez un moyen d’en­cour­ager l’équipe à utilis­er le ser­vice. Cela pour­rait être un sys­tème de bonus pen­dant la péri­ode d’in­té­gra­tion ou un autre type de moti­va­tion. Par exem­ple, nous et nos clients util­isons une règle sim­ple : si une tâche n’est pas dans Work­sec­tion, elle n’ex­iste pas.

Les employés dévelop­pent un cer­tain ent­hou­si­asme pour véri­fi­er leurs listes de tâch­es. Les chefs de départe­ment, à leur tour, com­men­cent à définir des tâch­es de manière plus respon­s­able. N’est-ce pas une sit­u­a­tion gagnant-gagnant ?

Prob­lème n°3 — Man­qué de règles générales de travail

Il est cru­cial d’adapter les capac­ités du sys­tème aux besoins de votre entre­prise. Sans cela, vous né fer­ez que réduire le chaos du travail.

Solu­tion

Pour cela, vous devez for­mer un algo­rithme et un ensem­ble de règles de tra­vail avec le sys­tème. Par exem­ple, com­ment dif­férentes entre­pris­es peu­vent organ­is­er leur tra­vail dans Worksection :
  • Agences de mar­ket­ing : Plan­i­fi­er et gér­er des cam­pagnes mar­ket­ing. Col­la­bor­er sur la créa­tion de con­tenu avec des rédac­teurs, des design­ers et des éditeurs.
  • Entre­pris­es IT : Gér­er des pro­jets de développe­ment de logi­ciels avec des tâch­es, des délais et des étapes. Coor­don­ner les lance­ments et les mis­es à jour de logiciels.
  • Agences numériques : Col­la­bor­er avec des clients sur les exi­gences du pro­jet et les retours. Allouer effi­cace­ment des ressources par­mi les pro­jets en cours de l’agence.
  • Bureaux d’av­o­cats : Pri­oris­er les tâch­es liées aux affaires judi­ci­aires et aux besoins des clients. Suiv­re les heures fac­turables pour les clients.
  • Bureaux d’ar­chi­tec­ture : Plan­i­fi­er des pro­jets archi­tec­turaux, les prin­ci­pales étapes et les délais. Allouer des ressources, y com­pris la main-d’œu­vre et les matériaux.
  • Entre­pris­es man­u­fac­turières : Plan­i­fi­er des proces­sus de pro­duc­tion et des horaires. Col­la­bor­er avec des four­nisseurs pour recevoir des matières pre­mières à temps.
  • Entre­pris­es de con­struc­tion : Organ­is­er sché­mas, per­mis, con­trats et autres doc­u­ments au même endroit. Gér­er le temps passé et d’autres ressources pour une fac­tura­tion précise.

Prob­lème n°4 — Per­son­ne n’est respon­s­able de la mise en œuvre du système

L’un des prob­lèmes clés dans l’exé­cu­tion de toute tâche est le man­qué de respon­s­abil­ité. Sans quelqu’un pour super­vis­er la mise en œuvre du sys­tème, une inté­gra­tion rapi­de et effi­cace né se pro­duira pas.

Solu­tion

Tâche de la per­son­ne respon­s­able est de respecter le plan con­venu, d’i­den­ti­fi­er et d’ap­porter des mod­i­fi­ca­tions au proces­sus à temps, et de ren­dre compte des pro­grès. Par con­séquent, choi­sis­sez un employé qui sera respon­s­able de la mise en œuvre du ser­vice et qui :
  • Sur­veille l’im­pli­ca­tion des employés ;
  • Uni­fie les règles de tra­vail du système ;
  • Trans­met toutes les infor­ma­tions néces­saires sur le tra­vail à l’équipe.

Prob­lème n°5 — Com­mu­ni­ca­tion en dehors de Worksection

Les chats de tra­vail sont impra­tiques. Les infor­ma­tions impor­tantes se per­dent sou­vent, et il est dif­fi­cile de suiv­re la dynamique du pro­jet. Work­sec­tion est conçu pour ren­dre la com­mu­ni­ca­tion de tra­vail aus­si effi­cace que pos­si­ble, évi­tant ain­si le chaos inutile.

Solu­tion

Ain­si, lors de l’in­té­gra­tion du ser­vice, nous recom­man­dons de trans­fér­er toutes les dis­cus­sions de tra­vail dans Work­sec­tion. L’une des règles devrait être de men­er toute com­mu­ni­ca­tion com­mer­ciale au sein du sys­tème. Cela aidera non seule­ment à inté­gr­er avec suc­cès le ser­vice, mais aus­si à amélior­er sig­ni­fica­tive­ment la qual­ité du flux de travail.


Prob­lème n°6 — Man­qué d’im­pli­ca­tion active de la direc­tion dans l’intégration

C’est assez sim­ple. Si la direc­tion n’u­tilise pas le ser­vice, com­ment peut-elle s’at­ten­dre à ce que son équipe le fasse ?

Solu­tion

Le meilleur encour­age­ment à tra­vailler dans le nou­veau sys­tème est démon­tré par votre pro­pre exem­ple. La direc­tion devrait être la pre­mière à par­ticiper au test et à utilis­er sys­té­ma­tique­ment le ser­vice. Partagez des idées avec vos sub­or­don­nés et tra­vaillez ensem­ble pour trou­ver les moyens les plus effi­caces de con­stru­ire un tra­vail qui con­vi­enne à votre entreprise.

Prob­lème n°7 — Essay­er de trans­fér­er toute l’équipe dans le sys­tème d’un seul coup

Né pas ajouter toute l’équipe au sys­tème dès les pre­miers jours d’u­til­i­sa­tion. Plus vous avez d’em­ployés, plus il y aura de ques­tions sur le flux de tra­vail et de malentendus.

Solu­tion

Tout d’abord, ajoutez une équipe test au sys­tème pour tester le tra­vail au sein du pre­mier pro­jet. Désignez un respon­s­able de l’in­té­gra­tion. Cela aidera égale­ment à peaufin­er les règles de tra­vail générales avec le sys­tème. Après ce mode test, com­mencez à dévelop­per les résul­tats et invitez toute l’équipe.

Pour résumer

Pour réus­sir la mise en œuvre d’un sys­tème de ges­tion de pro­jet, vous devez :
  1. Expli­quer à l’équipe pourquoi l’en­tre­prise a besoin de ces changements.
  2. Trou­ver un moyen d’en­cour­ager l’équipe à utilis­er le service.
  3. Con­stru­ire un algo­rithme et un sys­tème de règles pour tra­vailler dans le nou­veau système.
  4. Désign­er quelqu’un de respon­s­able de l’intégration.
  5. Trans­fér­er toute la com­mu­ni­ca­tion com­mer­ciale dans le système.
  6. Démon­tr­er la néces­sité d’u­tilis­er le ser­vice par l’exemple.
  7. Créer une équipe test pour tester le service.
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