Istnieje przekonanie, że wdrożenie systemu zarządzania projektami przebiega gładko. W rzeczywistości jednak firma A może pomyślnie zintegrować system, podczas gdy firma B może tego nie zrobić.Dlaczego tak się dzieje?
Pierwszą przeszkodą może być opór zespołu. Innym problemem może być niezrozumienie, jak zorganizować przepływ pracy w nowym systemie. Zamiast uzyskać jasny obraz projektów, kończysz z nowym chaosem i niepewnością, jak go okiełznać.
Początek pracy z Worksection to nowa faza organizacji pracy zespołowej. Dlatego wdrożenie systemu wiąże się z wyzwaniami. Przeanalizujemy najczęstsze z nich i przedstawimy praktyczne porady, jak płynnie przejść do systemu zarządzania pracą zespołową.
Lista powszechnych błędów na początku pracy z Worksection
Problem nr 1 — Zarząd nie wyjaśnia, dlaczego zespół potrzebuje nowego systemu
Decyzję o wprowadzeniu nowego narzędzia podejmuje zarząd firmy. Zazwyczaj zarząd również testuje narzędzie przed jego bezpośrednim wdrożeniem.
Podczas okresu zapoznawania się pojawia się przybliżona wizja przyszłego przepływu pracy. Może się więc wydawać wystarczające, aby po prostu dodać zespół do nowego systemu, aby uzyskać udany start. I tutaj pojawia się pierwszy problem: brak wyjaśnienia wartości systemu dla zespołu. Zespół nie rozumie wartości proponowanych przez ciebie zmian.
Rozwiązanie
Wyjaśnij, dlaczego firma potrzebuje nowego systemu. Mów o jego korzyściach i wygodzie. Oto kilka z nich:
Dodatkowo opracuj i przygotuj instrukcje dla pracowników na temat pracy z nową usługą. Krótko wyjaśnij strukturę systemu, jak ustawiać i sprawdzać swoje zadania itp. To da pewność i zrozumienie, jak pracować z nowym narzędziem.
Problem nr 2 — Opór ze strony zespołu
Nawet po dostarczeniu wyjaśnienia i klarownej instrukcji krok po kroku, zarząd może nadal napotykać opór ze strony zespołu. Dlaczego?
Produktywni pracownicy będą sprzeciwiać się zmianom w już ustalonym przepływie pracy. Mniej produktywni świadomie unikają ujawnienia, że nie angażują się w wymagane wysiłki w pracy. W ten sposób każda zmiana w ustalonym przepływie pracy powoduje ból. I tym należy zarządzać.
Każda zmiana w ustalonym przepływie pracy powoduje ból.
Rozwiązanie
Znajdź sposób, aby zachęcić zespół do korzystania z usługi. Może to być system bonusów w okresie wdrożenia lub inny typ motywacji. Na przykład, my i nasi klienci używamy prostej zasady: jeśli zadanie nie znajduje się w Worksection, nie istnieje.Pracownicy rozwijają pewne podekscytowanie sprawdzaniem list swoich zadań. Kierownicy działów z kolei zaczynają odpowiedzialniej ustawiać zadania. Czyż to nie jest rozwiązanie korzystne dla wszystkich?
Problem nr 3 — Brak ogólnych zasad pracy
Kluczowe jest dostosowanie możliwości systemu do potrzeb twojej firmy. Bez tego tylko powiększysz chaos w pracy.
Rozwiązanie
Aby to zrobić, musisz utworzyć algorytm i zestaw zasad dotyczących pracy w systemie. Na przykład, jak różne firmy mogą organizować swoją pracę w Worksection:
- Agencje marketingowe: Planuj i zarządzaj kampaniami marketingowymi. Współpracuj w tworzeniu treści z autorami, projektantami i redaktorami.
- Firmy IT: Zarządzaj projektami rozwoju oprogramowania z zadaniami, harmonogramami i etapami. Koordynuj wydania i aktualizacje oprogramowania.
- Agencje cyfrowe: Współpracuj z klientami nad wymaganiami projektu i opiniami. Efektywnie przydzielaj zasoby wśród bieżących projektów agencji.
- Kancelarie prawne: Priorytetyzuj zadania związane ze sprawami sądowymi i potrzebami klientów. Śledź godziny robocze dla klientów.
- Biura architektoniczne: Planuj projekty architektoniczne, główne etapy i harmonogramy. Przydzielaj zasoby, w tym siłę roboczą i materiały.
- Firmy produkcyjne: Planuj procesy produkcyjne i harmonogramy. Współpracuj z dostawcami, aby otrzymywać materiały na czas.
- Firmy budowlane: Organizuj schematy, pozwolenia, umowy i inne dokumenty w jednym miejscu. Zarządzaj wydanym czasem i innymi zasobami dla dokładnego rozliczenia.
Problem nr 4 — Nikt nie jest odpowiedzialny za wdrożenie systemu
Jednym z kluczowych problemów w wykonywaniu jakiegokolwiek zadania jest brak odpowiedzialności. Bez kogoś, kto nadzoruje wdrożenie systemu, szybka i skuteczna integracja nie nastąpi.
Rozwiązanie
Zadaniem odpowiedzialnej osoby jest przestrzeganie uzgodnionego planu, terminowe identyfikowanie i wprowadzanie zmian w procesie oraz raportowanie postępów. Dlatego wybierz pracownika, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie usługi i będzie:
- Monitorować zaangażowanie pracowników;
- Ujednolicać zasady pracy systemu;
- Przekazywać wszystkie niezbędne informacje o pracy zespołowi.
Problem nr 5 — Komunikacja poza Worksection
Czaty robocze są niepraktyczne. Ważne informacje często giną, a śledzenie dynamiki projektu jest trudne. Worksection ma na celu uczynić komunikację w pracy jak najbardziej efektywną, unikając zbędnego chaosu.Rozwiązanie
Z tego powodu zalecamy przeniesienie wszystkich dyskusji roboczych do Worksection. Jedną z zasad powinno być prowadzenie całej komunikacji biznesowej w ramach systemu. Pomoże to nie tylko w pomyślnym wdrożeniu usługi, ale także znacząco poprawi jakość przepływu pracy.
Problem nr 6 — Brak aktywnego zaangażowania zarządu w integrację
To jest dość proste. Jeśli zarząd nie korzysta z usługi, jak mogą oczekiwać, że zrobi to ich zespół?
Rozwiązanie
Najlepszą zachętą do pracy w nowym systemie jest pokazanie swojego własnego przykładu. Zarząd powinien być pierwszym, który weźmie udział w testowaniu i systematycznie korzystać z usługi. Podziel się spostrzeżeniami z podwładnymi i współpracuj w celu znalezienia najskuteczniejszych sposobów organizacji pracy, które pasują do twojego biznesu.
Problem nr 7 — Próba przeniesienia całego zespołu do systemu jednocześnie
Nie dodawaj całego zespołu do systemu od pierwszych dni użytkowania. Im więcej pracowników masz, tym więcej pytań dotyczących przepływu pracy i nieporozumień napotkasz.
Rozwiązanie
Najpierw dodaj zespołu testowego do systemu, aby przetestować pracę w pierwszym projekcie. Wyznacz menedżera odpowiedzialnego za integrację. Pomoże to również dopracować ogólne zasady pracy z systemem. Po tym trybie testowym, zacznij skalować wyniki i zaproś cały zespół.
Podsumowując
Aby pomyślnie wdrożyć system zarządzania projektami, musisz:
- Wyjaśnij zespołowi, dlaczego firma potrzebuje tych zmian.
- Znajdź sposób, aby zachęcić zespół do korzystania z usługi.
- Zbuduj algorytm i system zasad do pracy w nowym systemie.
- Wyznacz kogoś odpowiedzialnego za integrację.
- Przenieś całą komunikację biznesową do systemu.
- Demonstracja potrzeby korzystania z usługi poprzez przykład.
- Utwórz zespół testowy w celu przetestowania usługi.