Es gibt die Wahrnehmung, dass die Implementierung eines Projektmanagementsystems reibungslos verläuft. In Wirklichkeit könnte jedoch Unternehmen A das System erfolgreich integrieren, während Unternehmen B dies möglicherweise nicht tut.Warum passiert das?
Das erste Hindernis könnte der Widerstand des Teams sein. Ein weiteres Problem könnte sein, dass man nicht versteht, wie man den Arbeitsablauf im neuen System strukturiert. Anstatt ein klares Bild der Projekte zu erhalten, endet man mit neuem Chaos und Unsicherheit, wie man es zähmen kann.
Mit Worksection zu beginnen, ist eine neue Phase in der Organisation der Teamarbeit. Daher bringt die Einarbeitung in das System ihre Herausforderungen mit sich. Wir werden die häufigsten davon untersuchen und praktische Ratschläge geben, wie man reibungslos zu einem Teammanagementsystem wechseln kann.
Liste der häufigsten Fehler zu Beginn der Arbeit mit Worksection
Problem #1 — Das Management erklärt nicht, warum das Team das neue System benötigt
Die Entscheidung zur Einführung eines neuen Tools wird vom Management des Unternehmens. Normalerweise testet das Management das Tool auch vor der direkten Implementierung.
Während der Einarbeitungsphase entsteht ein grobes Bild des zukünftigen Arbeitsablaufs. Daher könnte es ausreichend erscheinen, einfach das Team ins neue System hinzuzufügen, um einen erfolgreichen Start zu gewährleisten. Und hier entsteht das erste Problem: das Fehlen einer Erklärung des Wertes des Systems für das Team. Das Team versteht den Wert der Änderungen, die Sie vorschlagen, nicht.
Lösung
Erklären Sie, warum das Unternehmen das neue System benötigt. Sprechen Sie über seine Vorteile und Bequemlichkeiten. Hier sind einige davon:
Entwickeln Sie weiterhin und stellen Sie Anleitungen für die Mitarbeiter bereit, wie sie mit dem neuen Service arbeiten können. Erklären Sie kurz die Struktur des Systems, wie Aufgaben festgelegt und überprüft werden, usw. Dies wird Vertrauen geben und ein Verständnis dafür, wie man mit dem neuen Tool arbeitet.
Problem #2 — Widerstand vom Team
Selbst nach der Bereitstellung einer Erklärung und einer klaren Schritt-für-Schritt-Anleitung könnte das Management trotzdem auf Widerstand des Teams stoßen. Warum?
Produktive Mitarbeiter werden Änderungen an einem bereits etablierten Arbeitsablauf ablehnen. Weniger produktive werden bewusst vermeiden, zu offenbaren, dass sie nicht die erforderlichen Anstrengungen in die Arbeit investieren. Daher verursacht jede Änderung des etablierten Arbeitsablaufs Schmerz. Und das muss gemanagt werden.
Jede Änderung eines etablierten Arbeitsablaufs verursacht Schmerz.
Lösung
Finden Sie einen Weg, das Team dazu zu bewegen, den Service zu nutzen. Dies könnte ein Bonussystem während der Einarbeitungszeit oder eine andere Art der Motivation sein. Zum Beispiel verwenden wir und unsere Kunden eine einfache Regel: Wenn eine Aufgabe nicht in Worksection ist, existiert sie nicht.Die Mitarbeiter entwickeln eine gewisse Begeisterung dafür, ihre Aufgabenlisten zu überprüfen. Abteilungsleiter beginnen ihrerseits, Aufgaben verantwortungsbewusster zu setzen. Ist das nicht eine Win-Win-Situation?
Problem #3 — Mangel an allgemeinen Arbeitsregeln
Es ist entscheidend, die Fähigkeiten des Systems an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Ohne dies werden Sie nur das Arbeitschaos skalieren.
Lösung
Dazu müssen Sie einen Algorithmus und ein Regelwerk mit dem System erstellen. Zum Beispiel, wie verschiedene Unternehmen ihre Arbeit in Worksection organisieren können:
- Marketingagenturen: Planen und verwalten von Marketingkampagnen. Zusammenarbeit bei der Erstellung von Inhalten mit Autoren, Designern und Redakteuren.
- IT-Unternehmen: Verwaltung von Softwareentwicklungsprojekten mit Aufgaben, Zeitplänen und Phasen. Koordinieren von Releases und Software-Updates.
- Digitale Agenturen: Zusammenarbeit mit Kunden bei Projektanforderungen und Feedback. Ressourcen effektiv auf die laufenden Projekte der Agentur zuweisen.
- Anwaltskanzleien: Priorisieren von Aufgaben, die mit Gerichtsfällen und den Bedürfnissen von Kunden zu tun haben. Abrechnen von Arbeitsstunden für Kunden.
- Architekturbüros: Planen von Architekturprojekten, Hauptphasen und Zeitplänen. Zuweisung von Ressourcen, einschließlich Arbeitskräften und Materialien.
- Fertigungsunternehmen: Planen von Produktionsprozessen und ‑plänen. Zusammenarbeit mit Lieferanten, um Rohstoffe rechtzeitig zu erhalten.
- Bauunternehmen: Organisieren von Plänen, Genehmigungen, Verträgen und anderen Dokumenten an einem Ort. Verwalten von aufgewendeter Zeit und anderen Ressourcen für eine genaue Abrechnung.
Problem #4 — Niemand ist verantwortlich für die Implementierung des Systems
Eines der wichtigsten Probleme bei der Ausführung einer Aufgabe ist die fehlende Verantwortung. Ohne jemanden, der die Implementierung des Systems überwacht, wird eine schnelle und effektive Integration nicht möglich sein.
Lösung
Die Aufgabe der verantwortlichen Person besteht darin, sich an den vereinbarten Plan zu halten, rechtzeitig Änderungen im Prozess zu identifizieren und darüber zu berichten. Wählen Sie daher einen Mitarbeiter aus, der für die Implementierung des Services verantwortlich ist und:
- die Beteiligung der Mitarbeiter überwacht;
- die Arbeitsregeln einheitlich gestaltet;
- alle erforderlichen Informationen über die Arbeit an das Team vermittelt.
Problem #5 — Kommunikation außerhalb von Worksection
Arbeitschats sind unpraktisch. Wichtige Informationen gehen oft verloren, und es ist schwierig, die Dynamik des Projekts zu verfolgen. Worksection wurde entwickelt, um die Arbeitskommunikation so effektiv wie möglich zu gestalten, und unnötiges Chaos zu vermeiden.Lösung
Während der Serviceintegration empfehlen wir daher, alle Arbeitsdiskussionen in Worksection zu verlagern. Eine der Regeln sollte sein, dass alle geschäftlichen Kommunikation innerhalb des Systems geführt wird. Dies wird nicht nur die erfolgreiche Integration des Services unterstützen, sondern auch die Qualität des Arbeitsablaufs erheblich verbessern.
Problem #6 — Mangel an aktiver Beteiligung des Managements an der Integration
Das ist ganz einfach. Wenn das Management den Service nicht nutzt, wie kann es erwarten, dass ihr Team es tut?
Lösung
Die beste Motivation, im neuen System zu arbeiten, zeigt sich durch Ihr eigenes Beispiel. Das Management sollte als erstes an Tests teilnehmen und den Service systematisch nutzen. Teilen Sie Erkenntnisse mit Untergebenen und arbeiten Sie gemeinsam daran, die effektivsten Arbeitsweisen zu finden, die zu Ihrem Unternehmen passen.
Problem #7 — Versuch, das gesamte Team auf einmal in das System zu übertragen
Fügen Sie nicht das gesamte Team von den ersten Tagen der Nutzung an ins System hinzu. Je mehr Mitarbeiter Sie haben, desto mehr Fragen zum Arbeitsablauf und Missverständnisse werden auftreten.
Lösung
Fügen Sie zuerst ein Testteam ins System hinzu, um die Arbeit im ersten Projekt zu testen. Bestimmen Sie einen Manager, der für die Integration verantwortlich ist. Dies wird auch helfen, die allgemeinen Arbeitsregeln mit dem System zu verfeinern. Nach diesem Testmodus beginnen Sie, die Ergebnisse zu skalieren und das gesamte Team einzuladen.
Zusammenfassend
Um ein Projektmanagementsystem erfolgreich zu implementieren, müssen Sie:
- Dem Team erklären, warum das Unternehmen diese Änderungen benötigt.
- Einen Weg finden, das Team zu motivieren, den Service zu nutzen.
- Einen Algorithmus und ein Regelwerk für die Arbeit im neuen System erstellen.
- Jemanden bestimmen, der für die Integration verantwortlich ist.
- Alle geschäftlichen Kommunikation in das System übertragen.
- Die Notwendigkeit des Einsatzes des Services durch Beispiele demonstrieren.
- Ein Testteam erstellen, um den Service zu testen.