Há uma percepção de que implementar um sistema de gerenciamento de projetos ocorre sem dificuldades. No entanto, na realidade, a Empresa A pode integrar o sistema com sucesso, enquanto a Empresa B pode não conseguir.Por que isso acontece?
O primeiro obstáculo pode ser a resistência da equipe. Outro problema pode ser a falta de entendimento sobre como estruturar o fluxo de trabalho dentro do novo sistema. Em vez de obter uma imagem clara dos projetos, você acaba com novo caos e incerteza sobre como domá-lo.
Começar com o Worksection é uma nova fase na organização do trabalho em equipe. Portanto, a implementação do sistema vem com seus desafios. Vamos explorar os mais comuns e fornecer conselhos práticos sobre como fazer a transição para um sistema de gerenciamento de trabalho em equipe de maneira suave.
Lista dos erros comuns no início do trabalho com o Worksection
Problema #1 — A gestão não explica por que a equipe precisa do novo sistema
A decisão de introduzir uma nova ferramenta é tomada pela gestão da empresa. Normalmente, a gestão também testa a ferramenta antes de sua implementação direta.
Durante o período de familiarização, uma ideia aproximada do futuro fluxo de trabalho emerge. Portanto, pode parecer suficiente apenas adicionar a equipe ao novo sistema para um início bem-sucedido. E aqui surge o primeiro problema: a falta de explicação do valor do sistema para a equipe. A equipe não entende o valor das mudanças que você está propondo.
Solução
Explique por que a empresa precisa do novo sistema. Fale sobre seus benefícios e conveniências. Aqui estão alguns deles:
A adicionalmente, desenvolva e forneça instruções para os funcionários sobre como trabalhar com o novo serviço. Explique brevemente a estrutura do sistema, como definir e verificar suas tarefas, etc. Isso dará confiança e compreensão de como trabalhar com a nova ferramenta.
Problema #2 — Resistência da equipe
Mesmo após fornecer uma explicação e um guia passo a passo claro, a gestão pode ainda enfrentar resistência da equipe. Por quê?
Funcionários produtivos se opõem às mudanças em um fluxo de trabalho já estabelecido. Os menos produtivos evitarão conscientemente revelar que não estão se esforçando o suficiente no trabalho. Assim, qualquer mudança em um fluxo de trabalho estabelecido causa dor. E isso deve ser gerido.
Qualquer mudança em um fluxo de trabalho estabelecido causa dor.
Solução
Encontre uma maneira de incentivar a equipe a usar o serviço. Isso pode ser um sistema de bônus durante o período de implementação ou outro tipo de motivação. Por exemplo, nós e nossos clientes usamos uma regra simples: se uma tarefa não está no Worksection, ela não existe.Os funcionários desenvolvem uma certa empolgação em verificar suas listas de tarefas. Os chefes de departamento, por sua vez, começam a definir tarefas de maneira mais responsável. Isso não é um ganha-ganha?
Problema #3 — Falta de regras gerais de trabalho
É crucial adaptar as capacidades do sistema às necessidades do seu negócio. Sem isso, você apenas escalará o caos do trabalho.
Solução
Para fazer isso, você precisa formar um algoritmo e um conjunto de regras de trabalho com o sistema. Por exemplo, como diferentes empresas podem organizar seu trabalho no Worksection:
- Agências de marketing: Planejar e gerenciar campanhas de marketing. Colaborar na criação de conteúdo com redatores, designers e editores.
- Empresas de TI: Gerenciar projetos de desenvolvimento de software com tarefas, prazos e etapas. Coordenar lançamentos e atualizações de software.
- Agências digitais: Colaborar com clientes sobre requisitos de projeto e feedback. Alocar recursos de forma eficaz entre os projetos em andamento da agência.
- Escritórios de advocacia: Priorizar tarefas relacionadas a processos e necessidades de clientes. Acompanhar horas faturáveis para clientes.
- Escritórios de arquitetura: Planejar projetos arquitetônicos, principais etapas e prazos. Alocar recursos, incluindo mão de obra e materiais.
- Empresas manufatureiras: Planejar processos de produção e cronogramas. Colaborar com fornecedores para receber matérias-primas a tempo.
- Empresas de construção: Organizar esquemas, permissões, contratos e outros documentos em um só lugar. Gerir o tempo gasto e outros recursos para uma faturação precisa.
Problema #4 — Ninguém é responsável pela implementação do sistema
Um dos principais problemas na execução de qualquer tarefa é a falta de responsabilidade. Sem alguém supervisionando a implementação do sistema, uma integração rápida e eficaz não acontecerá.
Solução
A tarefa da pessoa responsável é aderir ao plano acordado, identificar e fazer mudanças no processo de forma oportuna, e relatar o progresso. Portanto, escolha um funcionário que será responsável pela implementação do serviço e irá:
- Monitorar o envolvimento dos funcionários;
- Unificar as regras de trabalho do sistema;
- Transmitir todas as informações necessárias sobre o trabalho para a equipe.
Problema #5 — Comunicação fora do Worksection
Chats de trabalho são impráticos. Informações importantes muitas vezes se perdem, e é difícil acompanhar a dinâmica do projeto. O Worksection foi projetado para tornar a comunicação de trabalho o mais eficaz possível, evitando o caos desnecessário.Solução
Assim, durante a integração do serviço, recomendamos transferir todas as discussões de trabalho para o Worksection. Uma das regras deve ser conduzir toda a comunicação comercial dentro do sistema. Isso não apenas ajudará a integrar o serviço com sucesso, mas também melhorará significativamente a qualidade do fluxo de trabalho.
Problema #6 — Falta de envolvimento ativo da gestão na integração
Esse é bem simples. Se a gestão não usa o serviço, como podem esperar que a equipe use?
Solução
A melhor maneira de incentivar o trabalho no novo sistema é demonstrar com seu próprio exemplo. A gestão deve ser a primeira a participar do teste e usar o serviço de forma sistemática. Compartilhe insights com os subordinados e trabalhe juntos para encontrar as maneiras mais eficazes de construir o trabalho que se adequem ao seu negócio.
Problema #7 — Tentando transferir toda a equipe para o sistema de uma só vez
Não adicione toda a equipe ao sistema nos primeiros dias de uso. Quanto mais funcionários você tiver, mais perguntas sobre o fluxo de trabalho e mal-entendidos surgirão.
Solução
Primeiro, adicione uma equipe de teste ao sistema para testar o trabalho dentro do primeiro projeto. Designe um gerente responsável pela integração. Isso também ajudará a aprimorar as regras gerais de trabalho com o sistema. Após esse modo de teste, comece a escalar os resultados e convide toda a equipe.
Para resumir
Para implementar com sucesso um sistema de gerenciamento de projetos, você precisa:
- Explicar à equipe por que a empresa precisa dessas mudanças.
- Encontrar uma maneira de incentivar a equipe a usar o serviço.
- Construir um algoritmo e um sistema de regras para trabalhar no novo sistema.
- Nomear alguém responsável pela integração.
- Transferir toda a comunicação de negócios para o sistema.
- Demonstrar a necessidade de usar o serviço pelo exemplo.
- Criar uma equipe de teste para testar o serviço.