Как работает метод критического
пути (CPM) для продуктового
бизнеса?

Разработка программного обеспечения, предоставление услуг конечному потребителю или B2B сектор — компании всех отраслей сталкиваются с этапом развития, когда задач становится больше, чем реально проконтролировать. В этом заключается прогресс бизнеса. Для решения этой проблемы из классических методологий рассмотрим CPM — метод критического пути. Это алгоритм действий и всех его этапов для управления бизнесом по оптимальному (критическому) пути.

Например, Пётр — руководитель одного из столичных кейтерингов. Он любит свою работу, и разбирается во всех нюансах. Правда последний раз отпуск брал 2 года назад. А как иначе? Недавно фирма получила тендер на 500 000 для спортсменов Олимпийской сборной. Нужно проследить за таймингами выдачи блюд, наладить поставки спортивных белковых коктейлей, расписать график выхода официантов. А ведь еще есть другие дела: договориться за уборку в офисе, провести собеседование, заказать одноразовую продуктовую тару. Уже несколько раз из-за такой загрузки срывались важные заказы от частных заказчиков.

Знакомая картина? Что делать Петру и другим руководителям с похожими историями?

Можно начать с простого — с применения метода критического пути.

После прочтения статьи вы с легкостью поймете, что на рисунке и почему похожую схему используют в Lockheed, Remington-Rand, Du Pont и других крупных компаниях.

Что такое CPM

Гениальные вещи придумываются для решения конкретной, частной проблемы. Когда в 1957 году американская компания DuPont столкнулась с проблемой реконструкции и запуска химических заводов, термина «CPM» не существовало. Перед руководителями компании стояла банальная задача: максимально безболезненно перейти на новый стандарт производства.

И они решили её с имеющимися человеческим, финансовым и временным ресурсами. Так DuPont заложило основы метода критического пути.

Со временем из комбинации сухих теоретических выкладок CPM вырос в полноправную практическую методу. Ее стоит применять и менеджерам, и директорам для контроля сроков, анализа и управления проектами.

Что такое метод критического пути в управлении сроками проекта?

Метод критического пути в управлении сроками проекта (то есть CPM, аббревиатура от critical path method) — пошаговая система управления процессами отдельного проекта и целого бизнеса. Определив все действия на выстроенном критическом пути, можно адекватно оценить будущие затраты и составить прогноз сроков проекта.

Почему руководитель Пётр не идет в отпуск? Потому что с закономерным развитием кейтеринга прямо пропорционально увеличилось количество тактических и стратегических задач. Одному человеку хватит ежедневника, двум — доски с напоминалками-липучками. Петру необходимо проконтролировать взаимосвязь между сотнями задач в день у десятка работников. Петр внедряет в компании метод критического пути.

Примером, региональному менеджеру Валентину из филиала кейтеринга Петра нужно выиграть тендер на предоставление услуг кейтеринга на международной IT-конференции 2017. И так как время — один из самых ценных ресурсов в жизни компании, он разбивает время, оставшееся до окончания приёма заявок на тендер (21 день) на 5 отрезков, которые отводит каждой задаче. Чем больше задание — тем больше времени будет затрачено на него.

Всего проект подготовки к тендеру Валентин разбивает на пять рабочих задач:

1. детальное изучение условий тендера — на эту задачу он выделяет 2 дня;
2. определение ресурсов, необходимых для выполнения условий — так как задача напрямую зависит от предыдущей, то хватит 1 дня для выполнения;
3. сравнение ресурсов кейтеринга с указанными в заявке для получения тендера — обязательный пункт, поэтому Валентин собирается привлечь к её выполнению ключевых сотрудников кейтеринга, и выделяет 3 дня на задачу;
4. выполнение пунктов чек-листа условий тендера — до дедлайна по тендеру остаётся 15 дней, поэтому менеджер Валентин планирует потратить на эту задачу 13 дней;
5. подача заявки на тендер — в итоге остаётся два дня, которых вполне хватит на формирование и подачу заявки.

Каждую из задач менеджер Валентин разбивает на более мелкие и конкретные задачи, каждой присваивает приоритетность. Именно в порядке важности будут выполняться задачи. Неважные могут быть не сделаны вообще. Это нормально.

Не утонуть в этом океане задач Валентину помогает здравый смысл и владение основами CPM: условия критичности и приоритетности, прогнозирование времени.

Валя просчитал необходимое время, сообщил Петру и распределил задачи между коллегами так, чтобы сократить сроки. В результате кейтеринг получает тендер, а менеджер Валентин — солидную прибавку к зарплате. Никаких ночных дежурств и подачи заявки в последние минуты!

Что такое критический путь в анализе управления проектами?

Если метод критического пути — система управления и планирования, то критический путь — наибольшая по длительности цепочка задач в этой системе. Название говорит само за себя: все задачи в рамках пути критически важны и не могут быть отложены/просрочены/забыты без вреда для проекта.

Посмотрим, как это работает в реальности и может быть отображено в диаграмме Ганта в Worksection.

Пётр заказал для кейтеринга посадочную страницу с красивым продающим текстом, анимацией, видео и фотогалереей для повышения продаж. Задача непростая, а сделать нужно, как обычно, «на вчера».

Хорошо, что его знакомый, программист Роман знает о критическом пути рендеринга — наборе минимально необходимых для начала отрисовки страницы действий, ресурсов и вычислений.

В техническом задании указаны следующие блоки, которые должны быть в идеальном лендинге:

• шапка (логотип, заголовок и подзаголовок) — без этого вообще не будет понятно, для кого сделана посадочная страница, а значит к работе над шапкой Роман приступит в первую очередь;
• Call-to-Action блок — так как цель лендинга — повысить уровень продаж услуг кейтеринга, этот блок будет отвечать за связь с менеджерами кейтеринга — обязательный элемент;
• карусель — недавно в «Соль и перец» сделали потрясающую фотосессию новых блюд, а ведь именно блюда — ключевой фактор, от которого зависит выбор кейтеринга на праздник;
• текстовые блоки — с сезонными предложениями, преимуществами кейтеринга и описаниями блюд — это весомый инструмент для увеличения конверсии;
• галерея — так как карусель фото в приоритете, а самих снимков пока немного, её можно будет добавить через месяц после запуска лендинга, когда будут снимки с первых заказов;
• таймер — запуск лендинга назначен на декабрь, и количество заказов на праздники не позволяет предлагать дополнительные скидки или акции. Его можно будет установить в феврале, когда резко уменьшится количество заказов и нужно будет дополнительно привлекать заказчиков;
• тарифы — элемент первостепенной важности, так как на Новый год для многих заказчиков критерием выбора является цена на банкетное и фуршетное меню;
• карта — в начале весны кейтеринг переберётся в новый, просторный офис, с дополнительным кондитерским цехом. До этого времени размещать карту с указанием адреса нет смысла;
• футер — за несколько лет работы кейтеринг сотрудничал с Microsoft, Wargaming, крупными экологическими фондами и общественными организациями. Если отразить это в футере, доверие, а значит и конверсия, увеличится.

На основе этих данных Роман строит для себя схему приоритетности от самого важного до менее приоритетного:

1. шапка
2. карусель
3. тарифы
4. CTA-блок
5. футер
6. текстовые блоки
7. галерея
8. карта
9. таймер

С такой схемой приоритетности лендинг будет разработан в срок, Пётр запустит таргетированную рекламу, кейтеринг получит новые заказы, а Роман — заслуженную зарплату. Все довольны!

Роман умеет определять критичность задач, тем самым решая бизнес-цели клиентов самым четким и надежным образом.

Как провести расчет критического пути в области управления проектами?

Когда в 1997 году Стива Джобса пригласили назад в Apple, компания агонизировала. Легендарная компания металась от одной возможности к другой, анонсируя, выпуская и одновременно замораживая десятки новых продуктов. Каждый отдел организовывал процесс управления сроками продукта самостоятельно. Неудивительно, что заявленные сроки создания модификаций смартфонов и других продуктов Apple постоянно срывались.

Стив был гением, но не всесильным. Он пригласил на ключевые должности «своих» людей, но быть в 20 местах одному человеку невозможно.

Пришло время расчета критического пути. Возможно, Джобс пользовался авторской методикой графического отображения критического пути. Представим её в таком виде:

Потом из полученных данных была создана схема, похожая на ментальную карту, которая была разослана на почту ключевым сотрудникам компании.

Он обеспечил бы так прогнозирование сроков проекта под названием «Воскрешение Apple». Лучшим доказательством стал статус iMac G3 как самого продаваемого ПК Apple конца 90-ых и открытие первых магазинов сети Apple Store.

Рассчитанный критический путь удобнее всего представить в виде такой схемы.

Чтобы построить подобную диаграмму, необязательно быть Стивом Джобсом. Достаточно следовать чек-листу построения критического пути:

1. Определите задачи
2. Проработайте их последовательность с помощью таблицы
3. Воспользуйтесь диаграммой на манер выше (или придумайте свою) и заполните полученными данными
4. Оцените время, которое необходимо будет потратить на каждую из задач
5. При необходимости обновляйте диаграмму, добавляя новые задания и убирая отметки критичности задач

Преимущества и недостатки метода

Бездумное применение метода критического пути не поможет в достижении поставленных целей. Как и многие другие методики, это — мощный инструмент для достижения целей компании.

Ключевые преимущества CPM:

1. Определение ключевых (критичных) задач становится легче, наглядно отображается их влияние на жизнь проекта.
2. Управление временем проекта — оптимизация временных затрат благодаря пониманию затраченных ресурсов на каждую задачу.
3. Возможность быстрого реагирования на внеплановые изменения.
4. Сравнение фактического результата с запланированным — если каждую неделю обновлять критический путь, то к окончанию разработки продукта будет видно, насколько планы отличаются от реальности.
5. Показывает четкие зависимости одних задач от других.
6. Концентрация — само планирование расписания проекта подразумевает сосредоточенность на каждой из критично важных задач и на конечном результате одновременно.

Недостатки метода критического пути вытекают, как ни странно, из его преимуществ:

1. Увеличение срока создания продукта — за счет обязательного резерва времени у критических задач.
2. Часто задача занимает всё время, отведенное на нее (классический закон Паркинсона в действии).
3. Окончание одной задачи раньше далеко не всегда приводит к раннему окончанию создания всего продукта из-за жестких сроков и распределения ресурсов. Так сказать, один бой не решает войну.
4. Сложность применения методики в решении творческих задач — как прогнозировать сроки проекта из-за огромного количества нестабильных переменных?
5. Сложность применения CPM в проектах с повышенными рисками выполнения.
   

Принципы CPM

Принципы CPM — основы работы метода критического пути для управления сроками продукта или проекта. Большая часть из них являются базовыми для других методов сетевого планирования:

1. Визуальность. Эффективное раскрытие critical path method возможно только через диаграммы, графики/инфографики, схемы. Как раньше, сидеть с карандашом и линейкой не нужно: на рынке представлены десятки программ по визуализации критического пути, в том числе Worksection. При желании такой график можно создать самостоятельно в Excel.
2. Темпоральность. Время — краеугольный камень. Оно определяет сроки выполнения задач и выпуска всего продукта, и во многом определяет зависимости между заданиями.
3. Прогнозируемость. Антон как проектный менеджер понимает, что бета-версию видеоигры «Весёлые грибы» нужно выпустить аккурат к игровой конференции E3 2018. Сделав чек-лист всех нужных для проекта задач, Антон видит, что художники должны создать концепт-арты грибов и локации «Лес» за 1 месяц, после чего 3D-моделлеры смогут за 3 месяца создать полигональные модели, и передать их программистам, которые соберут всё в начальную пятиминутную демонстрацию. Тем-то CPM и ценен, что позволяет спрогнозировать, сколько времени можно и нужно отвести на каждую задачу.
4. Приоритетность. CPM поможет определить важность той или иной задачи для выполнения проекта.

Этапы управления сроками проекта

Самый главный вопрос: как воплощать CPM в жизнь, чтобы он действительно работал, как это описывается в книгах «Вовремя и в рамках бюджета» Л. Лича, «Постоянно улучшать» О. Коуэна и «Алгоритмы решения экстремальных задач» И. Романовского?

Достаточно выучить 6 этапов управления сроками проекта:

1. Конкретизируйте задачи.

Задавайте вопросы «Что нужно сделать для реализации проекта?» и «Зачем?».

У Максима Грынива, разработавшего непривычно красивую и интересную психоделическую игру-головоломку Contre Jour, была задача выпустить качественный продукт. Что для этого нужно было сделать? Нарисовать концепт-арты, придумать диздок, нанять художников для прорисовки игровых объектов и анимации, написать стабильный программный код и многое другое. Конкретизировав эти задачи, он разрезал большой кусок пирога под названием «компьютерная игра» на много вкусных кусочков. Нам — потребителям — достался уже готовый, цельный и аппетитный продукт.

2. Определите зависимости.

Разрабатывая один из самых известных в Украине интернет-магазинов стильной одежды LeBoutique, перед командой стояла задача создания надежного канала продаж брендовой одежды по доступным ценам. Как этого можно было добиться? Наладить договоренности с крупнейшими брендами одежды, создать сайт, наполнить его карточками товаров, настроить рассылку — эта линия задач строго взаимосвязана с друг другом. Без выполнения первой нет смысла начинать выполнение второй.

3. Визуализируйте.

Без наглядности и визуализации CPM так и останется заумной теоретической конструкцией. Визуализировать можно в форме диаграммы Ганта, воронок, графиков, ментальных карт, вручную и автоматически через специализированное ПО.

Ваш критический путь может выглядеть так....

...или так....

...или так — максимально просто и наглядно.

4. Спрогнозируйте время завершения задач и проекта.

Очень ответственный момент, будьте честны с собой и командой. В качестве единиц отсчета лучше брать недели и месяцы. Worksection позволяет ставить дедлайны, а так же связи между задачами.

Разработчик Максим Грынив, который стажировался в канадском отделении Ubisoft, по собственному опыту знает, сколько времени уходит на создание эскизов и концепт-артов игровых объектов проекта ААА-класса. Зато потом от них намного легче отталкиваться при создании высокополигональных 3D-моделей. Значит, на первичную художественную часть уйдёт в среднем 6 месяцев с резервом в 1 месяц, а на создание 3D-моделей — 5 месяцев с резервом в 3 недели. 

5. Найдите критические пути.

Компания «Мавзолей» поставила себе задачу автоматизации работы. Какие параметры действий учитывались при построении critical path:

• самое раннее начало — начало действия только после окончания предыдущих. Перед тем, как разработать собственную автоматическую систему с нуля, «Мавзолей» пробовали решить проблему с помощью 1С и Excel;
• самое раннее время окончания — «Мавзолей» рассчитывала закончить работы по автоматизации с учетом разработки нового ПО, обучения сотрудников и приведения документации в порядок за полгода;
• самое позднее начало и время окончания — понимая, что поиск верного решения может затянуться, «Мавзолей» дали резерв времени, который сдвинул соответственно начало и конец проекта и всех задач критического пути на несколько месяцев вперёд.

Если бы «Мавзолей» знали о законе Паркинсона, они бы построили управление временем проекта совсем по-другому, сократив резервное и основное время на каждую задачу. Для ответственных за выполнение задач критического пути сотрудников было бы нелишним ввести бонусы за выполнение задач раньше поставленного срока.

6. Актуализируйте и обновляйте схему.

Проклятие китайцев «чтобы ты жил в эпоху перемен» имеет продолжение: «...но почувствовав ветер перемен, построй не щит от ветра, а ветряную мельницу». Постоянное обновление схемы критических путей, её актуализация — обязательная часть работы. В Worksection это можно делать в реальном времени, давая доступ к обновленной схеме всей команде моментально.

Метод критической цепи (CCPM) как альтернатива

Без альтернативы никуда, есть она и в этом случае. В 2017 году методу критической цепи (critical chain project management) исполнилось 20 лет, и юбиляр — реальная альтернатива популярному CPM. На первый взгляд, методологии абсолютно идентичны: то же построение таблицы и диаграммы на основе оценок потраченного времени, определение критичности задач, зависимостей и ограничений. Критический путь создаётся и в CPM, и в CCPM.

Разница в одном — после составления расписания происходит анализ имеющихся ресурсов, и теоретическая идеальная выкладка пути превращается в живую, практичную, выполнимую критическую цепь.

Вердикт

Critical path method — это целая пошаговая система планирования и управления сроками проекта или продукта целиком, его жизненными процессами в частности, и бизнеса в целом. Разбивая огромную задачу на несколько комплексных, а их в свою очередь — на меньшие и более конкретные, получается спрогнозировать с высокой вероятностью время старта и завершения каждой из задач. Больше никаких безумных дедлайнов, простоев производства, бессмысленных трат человеческих и финансовых ресурсов.