Как работает метод критического
пути (CPM) для продуктового
бизнеса?

Разработка программного обеспечения, предоставление услуг конечному потребителю или B2B сектор — компании всех отраслей сталкиваются с этапом развития, когда задач становится больше, чем реально проконтролировать. В этом заключается прогресс бизнеса. Для решения этой проблемы из классических методологий рассмотрим CPM — метод критического пути. Это алгоритм действий и всех его этапов для управления бизнесом по оптимальному (критическому) пути.
Подробнее: Total Productive Maintenance (TPM). Подробнее: Crystal Clear методология.

Например, Пётр — руководитель одного из столичных кейтерингов. Он любит свою работу, и разбирается во всех нюансах. Правда последний раз отпуск брал 2 года назад. А как иначе? Недавно фирма получила тендер на 500 000 для спортсменов Олимпийской сборной. Нужно проследить за таймингами выдачи блюд, наладить поставки спортивных белковых коктейлей, расписать график выхода официантов. А ведь еще есть другие дела: договориться за уборку в офисе, провести собеседование, заказать одноразовую продуктовую тару. Уже несколько раз из-за такой загрузки срывались важные заказы от частных заказчиков.

Знакомая картина? Что делать Петру и другим руководителям с похожими историями? 

Можно начать с простого — с применения метода критического пути.

После прочтения статьи вы с легкостью поймете, что на рисунке и почему похожую схему используют в Lockheed, Remington-Rand, Du Pont и других крупных компаниях.

Что такое CPM

Гениальные вещи придумываются для решения конкретной, частной проблемы. Когда в 1957 году американская компания DuPont столкнулась с проблемой реконструкции и запуска химических заводов, термина «CPM» не существовало. Перед руководителями компании стояла банальная задача: максимально безболезненно перейти на новый стандарт производства.

И они решили её с имеющимися человеческим, финансовым и временным ресурсами. Так DuPont заложило основы метода критического пути.

Со временем из комбинации сухих теоретических выкладок CPM вырос в полноправную практическую методу. Ее стоит применять и менеджерам, и директорам для контроля сроков, анализа и управления проектами.

Что такое метод критического пути в управлении сроками проекта?

Метод критического пути в управлении сроками проекта (то есть CPM, аббревиатура от critical path method) — пошаговая система управления процессами отдельного проекта и целого бизнеса. Определив все действия на выстроенном критическом пути, можно адекватно оценить будущие затраты и составить прогноз сроков проекта.

Почему руководитель Пётр не идет в отпуск? Потому что с закономерным развитием кейтеринга прямо пропорционально увеличилось количество тактических и стратегических задач. Одному человеку хватит ежедневника, двум — доски с напоминалками-липучками. Петру необходимо проконтролировать взаимосвязь между сотнями задач в день у десятка работников. Петр внедряет в компании метод критического пути.

Примером, региональному менеджеру Валентину из филиала кейтеринга Петра нужно выиграть тендер на предоставление услуг кейтеринга на международной IT-конференции 2017. И так как время — один из самых ценных ресурсов в жизни компании, он разбивает время, оставшееся до окончания приёма заявок на тендер (21 день) на 5 отрезков, которые отводит каждой задаче. Чем больше задание — тем больше времени будет затрачено на него.

Всего проект подготовки к тендеру Валентин разбивает на пять рабочих задач:

1. детальное изучение условий тендера — на эту задачу он выделяет 2 дня;
2. определение ресурсов, необходимых для выполнения условий — так как задача напрямую зависит от предыдущей, то хватит 1 дня для выполнения;
3. сравнение ресурсов кейтеринга с указанными в заявке для получения тендера — обязательный пункт, поэтому Валентин собирается привлечь к её выполнению ключевых сотрудников кейтеринга, и выделяет 3 дня на задачу;
4. выполнение пунктов чек-листа условий тендера — до дедлайна по тендеру остаётся 15 дней, поэтому менеджер Валентин планирует потратить на эту задачу 13 дней;
5. подача заявки на тендер — в итоге остаётся два дня, которых вполне хватит на формирование и подачу заявки.

Каждую из задач менеджер Валентин разбивает на более мелкие и конкретные задачи, каждой присваивает приоритетность. Именно в порядке важности будут выполняться задачи. Неважные могут быть не сделаны вообще. Это нормально.

Не утонуть в этом океане задач Валентину помогает здравый смысл и владение основами CPM: условия критичности и приоритетности, прогнозирование времени. 

Валя просчитал необходимое время, сообщил Петру и распределил задачи между коллегами так, чтобы сократить сроки. В результате кейтеринг получает тендер, а менеджер Валентин — солидную прибавку к зарплате. Никаких ночных дежурств и подачи заявки в последние минуты!

Что такое критический путь в анализе управления проектами?

Если метод критического пути — система управления и планирования, то критический путь — наибольшая по длительности цепочка задач в этой системе. Название говорит само за себя: все задачи в рамках пути критически важны и не могут быть отложены/​просрочены/​забыты без вреда для проекта.

Посмотрим, как это работает в реальности и может быть отображено в диаграмме Ганта в Worksection.

Пётр заказал для кейтеринга посадочную страницу с красивым продающим текстом, анимацией, видео и фотогалереей для повышения продаж. Задача непростая, а сделать нужно, как обычно, ​“на вчера”.

Хорошо, что его знакомый, программист Роман знает о критическом пути рендеринга — наборе минимально необходимых для начала отрисовки страницы действий, ресурсов и вычислений. 

В техническом задании указаны следующие блоки, которые должны быть в идеальном лендинге:

• шапка (логотип, заголовок и подзаголовок) — без этого вообще не будет понятно, для кого сделана посадочная страница, а значит к работе над шапкой Роман приступит в первую очередь;
• Call-to-Action блок — так как цель лендинга — повысить уровень продаж услуг кейтеринга, этот блок будет отвечать за связь с менеджерами кейтеринга — обязательный элемент;
• карусель - недавно в ​“Соль и перец” сделали потрясающую фотосессию новых блюд, а ведь именно блюда — ключевой фактор, от которого зависит выбор кейтеринга на праздник;
• текстовые блоки — с сезонными предложениями, преимуществами кейтеринга и описаниями блюд — это весомый инструмент для увеличения конверсии;
• галерея - так как карусель фото в приоритете, а самих снимков пока немного, её можно будет добавить через месяц после запуска лендинга, когда будут снимки с первых заказов;
• таймер - запуск лендинга назначен на декабрь, и количество заказов на праздники не позволяет предлагать дополнительные скидки или акции. Его можно будет установить в феврале, когда резко уменьшится количество заказов и нужно будет дополнительно привлекать заказчиков;
• тарифы - элемент первостепенной важности, так как на Новый год для многих заказчиков критерием выбора является цена на банкетное и фуршетное меню;
• карта - в начале весны кейтеринг переберётся в новый, просторный офис, с дополнительным кондитерским цехом. До этого времени размещать карту с указанием адреса нет смысла;
• футер — за несколько лет работы кейтеринг сотрудничал с Microsoft, Wargaming, крупными экологическими фондами и общественными организациями. Если отразить это в футере, доверие, а значит и конверсия, увеличится. 

На основе этих данных Роман строит для себя схему приоритетности от самого важного до менее приоритетного:

1. шапка
2. карусель
3. тарифы
4. CTA-блок
5. футер
6. текстовые блоки
7. галерея
8. карта
9. таймер

С такой схемой приоритетности лендинг будет разработан в срок, Пётр запустит таргетированную рекламу, кейтеринг получит новые заказы, а Роман – заслуженную зарплату. Все довольны! 

Роман умеет определять критичность задач, тем самым решая бизнес-цели клиентов самым четким и надежным образом.

Как провести расчет критического пути в области управления проектами?

Когда в 1997 году Стива Джобса пригласили назад в Apple, компания агонизировала. Легендарная компания металась от одной возможности к другой, анонсируя, выпуская и одновременно замораживая десятки новых продуктов. Каждый отдел организовывал процесс управления сроками продукта самостоятельно. Неудивительно, что заявленные сроки создания модификаций смартфонов и других продуктов Apple постоянно срывались.

Стив был гением, но не всесильным. Он пригласил на ключевые должности ​“своих” людей, но быть в 20 местах одному человеку невозможно.

Пришло время расчета критического пути. Возможно, Джобс пользовался авторской методикой графического отображения критического пути. Представим её в таком виде:

Потом из полученных данных была создана схема, похожая на ментальную карту, которая была разослана на почту ключевым сотрудникам компании. 

Он обеспечил бы так прогнозирование сроков проекта под названием ​“Воскрешение Apple”. Лучшим доказательством стал статус iMac G3 как самого продаваемого ПК Apple конца 90-ых и открытие первых магазинов сети Apple Store.

Рассчитанный критический путь удобнее всего представить в виде такой схемы.

Чтобы построить подобную диаграмму, необязательно быть Стивом Джобсом. Достаточно следовать чек-листу построения критического пути:

1. Определите задачи
2. Проработайте их последовательность с помощью таблицы
3. Воспользуйтесь диаграммой на манер выше (или придумайте свою) и заполните полученными данными
4. Оцените время, которое необходимо будет потратить на каждую из задач
5. При необходимости обновляйте диаграмму, добавляя новые задания и убирая отметки критичности задач

Преимущества и недостатки метода

Бездумное применение метода критического пути не поможет в достижении поставленных целей. Как и многие другие методики, это — мощный инструмент для достижения целей компании.

Ключевые преимущества CPM:

1. Определение ключевых (критичных) задач становится легче, наглядно отображается их влияние на жизнь проекта.
2. Управление временем проекта — оптимизация временных затрат благодаря пониманию затраченных ресурсов на каждую задачу.
3. Возможность быстрого реагирования на внеплановые изменения.
4. Сравнение фактического результата с запланированным — если каждую неделю обновлять критический путь, то к окончанию разработки продукта будет видно, насколько планы отличаются от реальности.
5. Показывает четкие зависимости одних задач от других.
6. Концентрация — само планирование расписания проекта подразумевает сосредоточенность на каждой из критично важных задач и на конечном результате одновременно.

Недостатки метода критического пути вытекают, как ни странно, из его преимуществ:

1. Увеличение срока создания продукта — за счет обязательного резерва времени у критических задач.
2. Часто задача занимает всё время, отведенное на нее (классический закон Паркинсона в действии).
3. Окончание одной задачи раньше далеко не всегда приводит к раннему окончанию создания всего продукта из-за жестких сроков и распределения ресурсов. Так сказать, один бой не решает войну.
4. Сложность применения методики в решении творческих задач — как прогнозировать сроки проекта из-за огромного количества нестабильных переменных?
5. Сложность применения CPM в проектах с повышенными рисками выполнения.
   

Принципы CPM

Принципы CPM — основы работы метода критического пути для управления сроками продукта или проекта. Большая часть из них являются базовыми для других методов сетевого планирования:

1. Визуальность. Эффективное раскрытие critical path method возможно только через диаграммы, графики/​инфографики, схемы. Как раньше, сидеть с карандашом и линейкой не нужно: на рынке представлены десятки программ по визуализации критического пути, в том числе Worksection. При желании такой график можно создать самостоятельно в Excel.
2. Темпоральность. Время — краеугольный камень. Оно определяет сроки выполнения задач и выпуска всего продукта, и во многом определяет зависимости между заданиями.
3. Прогнозируемость. Антон как проектный менеджер понимает, что бета-версию видеоигры ​“Весёлые грибы” нужно выпустить аккурат к игровой конференции E3 2018. Сделав чек-лист всех нужных для проекта задач, Антон видит, что художники должны создать концепт-арты грибов и локации ​“Лес” за 1 месяц, после чего 3D-моделлеры смогут за 3 месяца создать полигональные модели, и передать их программистам, которые соберут всё в начальную пятиминутную демонстрацию. Тем-то CPM и ценен, что позволяет спрогнозировать, сколько времени можно и нужно отвести на каждую задачу.
4. Приоритетность. CPM поможет определить важность той или иной задачи для выполнения проекта.

Этапы управления сроками проекта

Самый главный вопрос: как воплощать CPM в жизнь, чтобы он действительно работал, как это описывается в книгах ​“Вовремя и в рамках бюджета” Л. Лича, ​“Постоянно улучшать” О. Коуэна и ​“Алгоритмы решения экстремальных задач” И. Романовского?

Достаточно выучить 6 этапов управления сроками проекта: 

1. Конкретизируйте задачи.

Задавайте вопросы ​“Что нужно сделать для реализации проекта?” и ​“Зачем?”. 

У Максима Грынива, разработавшего непривычно красивую и интересную психоделическую игру-головоломку Contre Jour, была задача выпустить качественный продукт. Что для этого нужно было сделать? Нарисовать концепт-арты, придумать диздок, нанять художников для прорисовки игровых объектов и анимации, написать стабильный программный код и многое другое. Конкретизировав эти задачи, он разрезал большой кусок пирога под названием ​“компьютерная игра” на много вкусных кусочков. Нам — потребителям — достался уже готовый, цельный и аппетитный продукт.

2. Определите зависимости.

Разрабатывая один из самых известных в Украине интернет-магазинов стильной одежды LeBoutique, перед командой стояла задача создания надежного канала продаж брендовой одежды по доступным ценам. Как этого можно было добиться? Наладить договоренности с крупнейшими брендами одежды, создать сайт, наполнить его карточками товаров, настроить рассылку — эта линия задач строго взаимосвязана с друг другом. Без выполнения первой нет смысла начинать выполнение второй.

3. Визуализируйте.

Без наглядности и визуализации CPM так и останется заумной теоретической конструкцией. Визуализировать можно в форме диаграммы Ганта, воронок, графиков, ментальных карт, вручную и автоматически через специализированное ПО.

Ваш критический путь может выглядеть так….

…или так….

…или так — максимально просто и наглядно.

4. Спрогнозируйте время завершения задач и проекта.

Очень ответственный момент, будьте честны с собой и командой. В качестве единиц отсчета лучше брать недели и месяцы. Worksection позволяет ставить дедлайны, а так же связи между задачами.

Разработчик Максим Грынив, который стажировался в канадском отделении Ubisoft, по собственному опыту знает, сколько времени уходит на создание эскизов и концепт-артов игровых объектов проекта ААА-класса. Зато потом от них намного легче отталкиваться при создании высокополигональных 3D-моделей. Значит, на первичную художественную часть уйдёт в среднем 6 месяцев с резервом в 1 месяц, а на создание 3D-моделей — 5 месяцев с резервом в 3 недели. 

5. Найдите критические пути.

Компания ​“Мавзолей” поставила себе задачу автоматизации работы. Какие параметры действий учитывались при построении critical path:

• самое раннее начало — начало действия только после окончания предыдущих. Перед тем, как разработать собственную автоматическую систему с нуля, ​“Мавзолей” пробовали решить проблему с помощью 1С и Excel;
• самое раннее время окончания — ​“Мавзолей” рассчитывала закончить работы по автоматизации с учетом разработки нового ПО, обучения сотрудников и приведения документации в порядок за полгода;
• самое позднее начало и время окончания — понимая, что поиск верного решения может затянуться, ​“Мавзолей” дали резерв времени, который сдвинул соответственно начало и конец проекта и всех задач критического пути на несколько месяцев вперёд.

Если бы ​“Мавзолей” знали о законе Паркинсона, они бы построили управление временем проекта совсем по-другому, сократив резервное и основное время на каждую задачу. Для ответственных за выполнение задач критического пути сотрудников было бы нелишним ввести бонусы за выполнение задач раньше поставленного срока.

6. Актуализируйте и обновляйте схему.

Проклятие китайцев ​“чтобы ты жил в эпоху перемен” имеет продолжение: “…но почувствовав ветер перемен, построй не щит от ветра, а ветряную мельницу”. Постоянное обновление схемы критических путей, её актуализация — обязательная часть работы. В Worksection это можно делать в реальном времени, давая доступ к обновленной схеме всей команде моментально.

Метод критической цепи (CCPM) как альтернатива

Без альтернативы никуда, есть она и в этом случае. В 2017 году методу критической цепи (critical chain project management) исполнилось 20 лет, и юбиляр — реальная альтернатива популярному CPM. На первый взгляд, методологии абсолютно идентичны: то же построение таблицы и диаграммы на основе оценок потраченного времени, определение критичности задач, зависимостей и ограничений. Критический путь создаётся и в CPM, и в CCPM.

Разница в одном — после составления расписания происходит анализ имеющихся ресурсов, и теоретическая идеальная выкладка пути превращается в живую, практичную, выполнимую критическую цепь. 

Вердикт

Critical path method — это целая пошаговая система планирования и управления сроками проекта или продукта целиком, его жизненными процессами в частности, и бизнеса в целом. Разбивая огромную задачу на несколько комплексных, а их в свою очередь — на меньшие и более конкретные, получается спрогнозировать с высокой вероятностью время старта и завершения каждой из задач. Больше никаких безумных дедлайнов, простоев производства, бессмысленных трат человеческих и финансовых ресурсов. Подробнее: Six Sigma это.