Desenvolvendo software, prestando serviços aos consumidores finais ou operando no setor B2B – empresas em qualquer setor atingem um estágio de crescimento onde o número de tarefas supera o que pode ser gerenciado realisticamente. Este é um sinal de progresso empresarial. Para enfrentar esse desafio, examinaremos o CPM, o Método do Caminho Crítico, das metodologias clássicas. É um algoritmo de ações e etapas projetado para resolver questões organizacionais para diretores que gerenciam muitas tarefas.
Por exemplo, Michael é o gerente de um serviço de catering na capital. Ele ama seu trabalho e conhece todos os detalhes. No entanto, ele não tira férias há dois anos. Recentemente, sua empresa ganhou uma licitação para 500.000 refeições para os atletas da equipe olímpica. Ele precisa supervisionar o cronograma das entregas das refeições, coordenar o fornecimento de shakes de proteína e programar os turnos da equipe de atendimento. Além disso, há outras tarefas: organizar a limpeza do escritório, realizar entrevistas, encomendar recipientes descartáveis para alimentos. Devido a essa carga de trabalho, pedidos importantes de clientes particulares foram perdidos várias vezes.
Dois isso soa familiar? O que Michael e outros gerentes com histórias semelhantes devem fazer?
Eles podem começar simples – aplicando o Método do Caminho Crítico.
O que é CPM?
Soluções brilhantes são criadas para enfrentar problemas específicos. Em 1957, quando a empresa americana DuPont enfrentou problemas com a reconstrução e lançamento de plantas químicas, o termo “CPM” não existia. Os gerentes da empresa tinham uma tarefa simples: transitar para um novo padrão de produção da maneira menos dolorosa possível.
Eles resolveram isso com os recursos humanos, financeiros e de tempo disponíveis, assim estabelecendo as bases para o Método do Caminho Crítico (CPM).
Com o tempo, o CPM evoluiu de um conjunto de princípios teóricos secos para um método prático completo. Vale a pena aplicar para gerentes e diretores controlarem prazos, analisarem e gerenciarem projetos.
O que é o Método do Caminho Crítico na Gestão do Tempo de Projetos?
O Método do Caminho Crítico na gestão do tempo de projetos (CPM) é um sistema de gestão de processos passo a passo para projetos individuais e empresas inteiras. Ao definir todas as ações no caminho crítico, os custos futuros podem ser estimados adequadamente, e os cronogramas de projetos podem ser previstos.
Por que o gerente Michael não vai de férias? Porque à medida que o serviço de catering cresce, o número de tarefas táticas e estratégicas aumentou proporcionalmente. Uma única pessoa pode gerenciar com um planejador diário, e duas podem gerenciar com um quadro e notas adesivas. Michael precisa supervisionar a interconexão entre centenas de tarefas diariamente para uma dúzia de funcionários. Michael implementa o Método do Caminho Crítico na empresa.
Por exemplo, o gerente regional Dwight precisa ganhar uma licitação de catering para uma conferência internacional de TI em 2017. Como o tempo é um dos recursos mais valiosos, ele divide o tempo restante antes do prazo da licitação (21 dias) em cinco segmentos, cada um alocado a uma tarefa específica. Quanto maior a tarefa, mais tempo é alocado para ela.
Dwight divide a preparação do projeto em cinco tarefas:
- Estudo detalhado das condições da licitação – 2 dias
- Identificar os recursos necessários para atender às condições – 1 dia
- Comparar os recursos de catering com os requisitos da licitação – 3 dias
- Completar os itens da lista de verificação da licitação – 13 dias
- Enviar a proposta da licitação – 2 dias
Dwight calcula o tempo necessário, informa Michael e aloca tarefas entre colegas para encurtar os prazos. Como resultado, o serviço de catering vence a licitação, e Dwight recebe um substancial bônus salarial. Não há mais envios de última hora ou turnos noturnos!
O que é o Caminho Crítico na Análise de Gestão de Projetos?
Se o Método do Caminho Crítico é um sistema de gestão e planejamento, o caminho crítico é a cadeia mais longa de tarefas nesse sistema. Todas as tarefas nesse caminho são criticamente importantes e não podem ser adiadas, atrasadas ou esquecidas sem comprometer o projeto.
Vamos ver como isso funciona na realidade e pode ser representado em um gráfico de Gantt em Worksection.
Michael encomendou uma landing page para o serviço de catering com uma cópia de vendas bonita, animações, vídeos e uma galeria de fotos para impulsionar as vendas. A tarefa é complexa e precisa ser feita “ontem.”
Felizmente, seu conhecido, o programador Ryan, sabe sobre o caminho de renderização crítico – o conjunto de ações, recursos e cálculos minimamente necessários para começar a renderizar a página.
No termo técnico, os seguintes blocos são especificados para a landing page ideal:
- Cabeçalho (logo, título, subtítulo) – essencial para clareza
- Bloco de Chamada para Ação – crítico para vendas
- Carrossel – mostrando novos pratos
- Blocos de texto – para ofertas sazonais e descrições
- Galeria – pode ser adicionada depois
- Timer – para descontos ou ofertas futuras
- Tarifas – importante para precificação
- Mapa – a ser adicionado após a mudança para um novo escritório
- Rodapé – mostrando parcerias e confiança
Com base nisso, Ryan constrói um esquema de prioridades do mais importante para o menos importante:
- Cabeçalho
- Carrossel
- Tarifas
- Bloco de CTA
- Rodapé
- Blocos de texto
- Galeria
- Mapa
- Timer
Calculando o Caminho Crítico na Gestão de Projetos
Em 1997, quando Steve Jobs foi convidado de volta para a Apple, a empresa estava enfrentando dificuldades. A lendária empresa estava pulando de uma oportunidade para outra, anunciando, lançando e ao mesmo tempo suspendendo dezenas de novos produtos. Cada departamento gerenciava os cronogramas de produtos de forma independente. Não é de admirar que os prazos para modificações de produtos fossem constantemente perdidos.
Steve era um gênio, mas não onipotente. Ele trouxe pessoas-chave, mas uma pessoa não pode estar em todos os lugares ao mesmo tempo.
Era hora de calcular o caminho crítico. Jobs pode ter usado um método personalizado para exibir graficamente o caminho crítico. Vamos apresentá-lo dessa forma:
Nome da Tarefa | Código da Tarefa | Dias | Entrada | Saída |
Dissolver o conselho | A | 14 | — | B |
Induzir novos membros ao conselho | B | 12 | A | C |
Remover Gil Amelio como CEO | C | 2 | B | D |
Eleger Steve Jobs como CEO | D | 1 | C | E |
Escrever um novo slogan para a Apple | E | 15 | D | F |
Encomendar uma nova campanha publicitária da TBWA\Chiat\Day | F | 5 | E | G |
Diagnosticar a rentabilidade de projetos existentes | G | 18 | D | H, I, J |
Encerrar projetos não rentáveis: Newton, Cyberdog, Opendoc | H | 13 | G | K |
Recusar a renovação de licenças de software | I | 6 | G | K |
Analyzar o mercado de PCs | J | 19 | G | K |
Definir conceitos futuros de produtos | K | 4 | H, I, J | L |
Trabalhar na nomeação de novos dispositivos | L | 4 | K | M, N |
Formar equipe para Power Macintosh G3 e Powerbook G3 | M | 3 | L | O |
Formar equipe para iMac e iBook | N | 3 | L | O |
Criar um conceito de apresentação | O | 9 | M, N | P |
Escolher o local e o equipamento técnico | P | 8 | O | Q |
Escrever comunicados de imprensa para mídias importantes | Q | 2 | P | — |
Então, um esquema semelhante a um mapa mental foi criado e enviado para os principais funcionários.
Jobs garantiu o cronograma do projeto para “Ressurreição da Apple.” A melhor prova foi o sucesso do iMac G3 e a abertura das primeiras Apple Stores.
O caminho crítico calculado pode ser convenientemente representado como um diagrama.
Para construir tal diagrama, siga esta lista de verificação:
- Identificar tarefas.
- Sequenciar tarefas usando uma tabela.
- Visualizar usando um diagrama semelhante ao acima.
- Estimar tempo para cada tarefa.
- Atualizar o diagrama conforme necessário.
Vantagens e Desvantagens do CPM
Usar o CPM sem reflexão não ajudará a alcançar metas. Como muitos métodos, é uma ferramenta poderosa para objetivos da empresa.Vantagens:
1 Identifica tarefas-chave e seu impacto.
2 Otimiza a gestão do tempo.
3 Permite resposta rápida a mudanças.
4 Compara resultados planejados vs. reais.
5 Mostra dependências claras.
6 Foca em tarefas e resultados críticos.
Desvantagens:
1 Aumenta o tempo de criação do produto devido a reservas de tempo.
2 As tarefas muitas vezes consomem todo o tempo alocado (Lei de Parkinson).
3 Terminar uma tarefa mais cedo nem sempre termina o projeto mais cedo.
4 Difícil de usar para tarefas criativas com muitas variáveis.
5 Difícil de aplicar em projetos de alto risco.
Princípios do CPM
- Visualidade: Eficaz com diagramas, gráficos, infográficos e esquemas. Ferramentas como o Worksection simplificam isso.
- Temporal: O tempo define prazos e dependências de tarefas e projetos.
- Previsibilidade: Ajudam a prever o tempo necessário.
- Prioridade: Determina a importância da tarefa.
Etapas para Gerenciar Cronogramas de Projetos
- Especificar tarefas.
- Determinar dependências.
- Visualizar.
- Prever tempos de conclusão.
- Identificar caminhos críticos.
- Atualizar o esquema regularmente.