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Cómo funciona el Método del
Camino Crítico (CPM) para un
negocio de productos

Desar­rol­lar soft­ware, pro­por­cionar ser­vi­cios a los con­sum­i­dores finales, o oper­ar en el sec­tor B2B – las empre­sas de cualquier indus­tria alcan­zan una eta­pa de crec­imien­to donde la can­ti­dad de tar­eas excede lo que se puede ges­tionar de man­era real­ista. Este es un sig­no de pro­gre­so empre­sar­i­al. Para abor­dar este desafío, exam­inare­mos el CPM, el Méto­do del Camino Críti­co, de las metodologías clási­cas. Es un algo­rit­mo de acciones y eta­pas dis­eña­do para resolver prob­le­mas orga­ni­za­tivos para direc­tores que ges­tio­nan muchas tareas.

Por ejem­p­lo, Michael es el ger­ente de un ser­vi­cio de cater­ing en la cap­i­tal. Ama su tra­ba­jo y conoce todos los entre­si­jos. Sin embar­go, no ha toma­do vaca­ciones en dos años. Recien­te­mente, su empre­sa ganó una lic­itación para 500,000 comi­das para los atle­tas del equipo olímpi­co. Nece­si­ta super­vis­ar el crono­gra­ma de entre­gas de comi­das, coor­di­nar el sum­in­istro de bati­dos de pro­teí­nas, y pro­gra­mar turnos del per­son­al de ser­vi­cio. Además, hay otras tar­eas: orga­ni­zar la limpieza de ofic­i­nas, realizar entre­vis­tas, ordenar recip­i­entes desech­ables para ali­men­tos. Debido a tal car­ga de tra­ba­jo, se han per­di­do pedi­dos impor­tantes de clientes pri­va­dos varias veces.

D¿Te sue­na famil­iar? ¿Qué deberían hac­er Michael y otros ger­entes con his­to­rias similares?

Pueden comen­zar sim­ple: apli­can­do el Méto­do del Camino Crítico.

¿Qué es el CPM?

Se cre­an solu­ciones bril­lantes para abor­dar prob­le­mas especí­fi­cos. En 1957, cuan­do la empre­sa esta­dounidense DuPont enfren­tó prob­le­mas con la recon­struc­ción y el lan­za­mien­to de plan­tas quími­cas, el tér­mi­no CPM” no existía. Los ger­entes de la empre­sa tenían una tarea sim­ple: tranz­i­tar a un nue­vo están­dar de pro­duc­ción de la man­era más indo­lo­ra posible.

Lo resolvieron con los recur­sos humanos, financieros y de tiem­po disponibles, sen­tan­do así las bases para el Méto­do del Camino Críti­co (CPM).

Nota: CPMCRM son con­cep­tos difer­entes. El Méto­do del Camino Críti­co (CPM) es un mecan­is­mo para con­stru­ir el camino más cor­to (más efi­ciente) para lograr un resul­ta­do, mien­tras que el CRM (Gestión de Rela­ciones con Clientes) es una apli­cación de soft­ware para autom­a­ti­zar las rela­ciones con los clientes.
Con el tiem­po, el CPM evolu­cionó de un con­jun­to de prin­ci­p­ios teóri­cos sec­os a un méto­do prác­ti­co bien desar­rol­la­do. Vale la pena apli­car­lo para que ger­entes y direc­tores con­trolen pla­zos, anal­i­cen y ges­tio­nen proyectos.

¿Qué es el Méto­do del Camino Críti­co en la Gestión de Tiem­po de Proyectos?

El Méto­do del Camino Críti­co en la gestión de tiem­po de proyec­tos (CPM) es un sis­tema de gestión de pro­ce­sos paso a paso para proyec­tos indi­vid­uales y nego­cios enteros. Al definir todas las acciones en el camino críti­co, se pueden esti­mar ade­cuada­mente los cos­tos futur­os, y los pla­zos del proyec­to pueden ser pronosticados.

¿Por qué no va de vaca­ciones el ger­ente Michael? Porque a medi­da que el ser­vi­cio de cater­ing crece, el número de tar­eas tác­ti­cas y estratég­i­cas ha aumen­ta­do pro­por­cional­mente. Una sola per­sona puede ges­tionar con un plan­i­fi­cador diario y dos pueden ges­tionar con una pizarra y notas adhe­si­vas. Michael nece­si­ta super­vis­ar la inter­conex­ión entre cien­tos de tar­eas a diario para una doce­na de emplea­d­os. Michael imple­men­ta el Méto­do del Camino Críti­co en la empresa.

Por ejem­p­lo, el ger­ente region­al Dwight nece­si­ta ganar una lic­itación de cater­ing para una con­fer­en­cia inter­na­cional de TI en 2017. Dado que el tiem­po es uno de los recur­sos más valiosos, descom­pone el tiem­po restante antes de la fecha límite de la lic­itación (21 días) en cin­co seg­men­tos, cada uno asig­na­do a una tarea especí­fi­ca. Cuan­to más grande sea la tarea, más tiem­po se le asigna.

Dwight descom­pone la preparación del proyec­to en cin­co tareas:
  1. Estu­dio detal­la­do de las condi­ciones de la lic­itación – 2 días
  2. Iden­ti­ficar los recur­sos nece­sar­ios para cumplir con las condi­ciones – 1 día
  3. Com­parar los recur­sos de cater­ing con los req­ui­si­tos de la lic­itación – 3 días
  4. Com­ple­tar los ele­men­tos de la lista de ver­i­fi­cación de la lic­itación – 13 días
  5. Enviar la solic­i­tud de lic­itación – 2 días
Cada tarea se descom­pone aún más en tar­eas más pequeñas, cada una con una pri­or­i­dad asig­na­da. Las tar­eas menos impor­tantes pueden no com­ple­tarse en abso­lu­to, lo cual es aceptable.

Dwight cal­cu­la el tiem­po nece­sario, infor­ma a Michael y asigna tar­eas entre cole­gas para acor­tar los pla­zos. Como resul­ta­do, el ser­vi­cio de cater­ing gana la lic­itación, y Dwight recibe un sus­tan­cial bono salar­i­al. ¡No más pre­senta­ciones de últi­ma hora ni turnos nocturnos!

¿Qué es el Camino Críti­co en el Análi­sis de Gestión de Proyectos?

Si el Méto­do del Camino Críti­co es un sis­tema de gestión y plan­i­fi­cación, el camino críti­co es la cade­na más larga de tar­eas en este sis­tema. Todas las tar­eas en este camino son críti­ca­mente impor­tantes y no pueden ser aplazadas, retrasadas ni olvi­dadas sin arries­gar el proyecto.

Veamos cómo fun­ciona esto en la real­i­dad y cómo puede ser rep­re­sen­ta­do en un dia­gra­ma de Gantt en Work­sec­tion.

Michael ordenó una pági­na de ater­riza­je para el ser­vi­cio de cater­ing con un atrac­ti­vo tex­to de ven­tas, ani­ma­ciones, videos y una galería de fotos para aumen­tar las ven­tas. La tarea es com­ple­ja y debe hac­erse ayer.”

Afe­liz­mente, su cono­ci­do, el pro­gra­mador Ryan, sabe sobre el camino de ren­der­iza­do críti­co – el con­jun­to de acciones, recur­sos y cál­cu­los mín­i­ma­mente nece­sar­ios para comen­zar a ren­derizar la página.

En el requer­im­ien­to téc­ni­co, se especi­f­i­can los sigu­ientes blo­ques para la pági­na de ater­riza­je ideal:

  • Encabeza­do (logo, títu­lo, sub­tí­tu­lo) – esen­cial para la claridad
  • Bloque de Lla­ma­do à la Acción – críti­co para las ventas
  • Car­rusel – mostran­do nuevos platos
  • Blo­ques de tex­to – para ofer­tas esta­cionales y descripciones
  • Galería – puede añadirse más tarde
  • Tem­po­rizador – para des­cuen­tos u ofer­tas futuras
  • Tar­i­fas – impor­tante para la fijación de precios
  • Mapa – se añadirá después de mudarse a una nue­va oficina
  • Pie de pági­na – mostran­do aso­cia­ciones y confianza

Con base en esto, Ryan con­struye un esque­ma de pri­or­i­dad de lo más a lo menos importante:

  1. Encabeza­do
  2. Carousel
  3. Tar­i­fas
  4. Bloque CTA
  5. Pie de página
  6. Blo­ques de texto
  7. Galería
  8. Mapa
  9. Tem­po­rizador
Con este esque­ma de pri­or­i­dad, la pági­na de ater­riza­je se desar­rol­lará a tiem­po, Michael lan­zará anun­cios dirigi­dos, el ser­vi­cio de cater­ing recibirá nuevos pedi­dos, y Ryan recibirá su mere­ci­do salario. ¡Todos están contentos!

Cal­cu­lan­do el Camino Críti­co en la Gestión de Proyectos

En 1997, cuan­do Steve Jobs fue invi­ta­do a regre­sar a Apple, la empre­sa esta­ba luchan­do. La leg­en­daria com­pañía iba de una opor­tu­nidad a otra, anun­cian­do, lan­zan­do y simultánea­mente con­ge­lando doce­nas de nuevos pro­duc­tos. Cada depar­ta­men­to gestión de pla­zos de pro­duc­tos de man­era inde­pen­di­ente. No es de extrañar que los pla­zos para las mod­i­fi­ca­ciones del pro­duc­to se incumpli­er­an constantemente.

Steve era un genio pero no omnipo­tente. Tra­jo per­sonas clave, pero una per­sona no puede estar en todas partes à la vez.

Era hora de cal­cu­lar el camino críti­co. Jobs podría haber uti­liza­do un méto­do per­son­al­iza­do para mostrar grá­fi­ca­mente el camino críti­co. Pre­sen­té­moslo de esta manera:

Nom­bre de la Tarea

Códi­go de la Tarea

Días

Entra­da

Sal­i­da

Der­rib­ar la junta

A

14


B

Intro­ducir nuevos miem­bros en la junta

B

12

A

C

Remover a Gil Ame­lio como CEO

C

2

B

D

Ele­gir a Steve Jobs como CEO

D

1

C

E

Escribir un nue­vo eslo­gan para Apple

E

15

D

F

Ordenar una nue­va cam­paña pub­lic­i­taria de TBWA\Chiat\Day

F

5

E

G

Diag­nos­ticar la rentabil­i­dad de los proyec­tos existentes

G

18

D

H, I, J

Ter­mi­nar proyec­tos no renta­bles: New­ton, Cyber­dog, Opendoc

H

13

G

K

Negarse a ren­o­var licen­cias de software

I

6

G

K

Analizar el mer­ca­do de PC

J

19

G

K

Definir con­cep­tos de pro­duc­tos futuros

K

4

H, I, J

L

Tra­ba­jar en la denom­i­nación de nuevos dispositivos

L

4

K

M, N

For­mar equipo para Pow­er Mac­in­tosh G3 y Power­book G3

M

3

L

O

For­mar equipo para iMac y iBook

N

3

L

O

Crear un con­cep­to de presentación

O

9

M, N

P

Ele­gir lugar y equipo técnico

P

8

O

Q

Escribir comu­ni­ca­dos de pren­sa para los prin­ci­pales medios

Q

2

P



Luego se creó un esque­ma que se ase­me­ja­ba a un mapa men­tal y se envió a los emplea­d­os clave.

Jobs ase­guró la línea de tiem­po del proyec­to para la Res­ur­rec­ción de Apple.” La mejor prue­ba fue el éxi­to del iMac G3 y la aper­tu­ra de las primeras Apple Stores.

El camino críti­co cal­cu­la­do se puede rep­re­sen­tar con­ve­nien­te­mente como un diagrama.


Para con­stru­ir tal dia­gra­ma, sigue esta lista de verificación:
  1. Iden­ti­ficar tareas.
  2. Secuen­ciar tar­eas uti­lizan­do una tabla.
  3. Visu­alizar uti­lizan­do un dia­gra­ma sim­i­lar al de arriba.
  4. Esti­mar el tiem­po para cada tarea.
  5. Actu­alizar el dia­gra­ma según sea necesario.

Nota: ¡La cade­na más larga de tar­eas es el camino crítico!

Ven­ta­jas y Desven­ta­jas del CPM

Usar el CPM sin reflex­ión no ayu­dará a alcan­zar los obje­tivos. Como muchos méto­dos, es una her­ramien­ta poderosa para las metas de la empresa.

Ven­ta­jas:

1 Iden­ti­fi­ca tar­eas clave y su impacto.
2 Opti­miza la gestión del tiempo.
3 Per­mite una respues­ta ráp­i­da a los cambios.
4 Com­para resul­ta­dos plan­i­fi­ca­dos vs. reales.
5 Mues­tra depen­den­cias claras.
6 Se enfo­ca en tar­eas críti­cas y resultados.

Desven­ta­jas:

1 Aumen­ta el tiem­po de creación de pro­duc­tos debido a las reser­vas de tiempo.
2 Las tar­eas a menudo con­sumen todo el tiem­po asig­na­do (Ley de Parkinson).
3 Ter­mi­nar una tarea tem­pra­no no siem­pre sig­nifi­ca ter­mi­nar el proyec­to antes.
4 Difí­cil de usar para tar­eas cre­ati­vas con muchas variables.
5 Difí­cil de aplicar en proyec­tos de alto riesgo.

Prin­ci­p­ios del CPM

  1. Visu­al­i­dad: Efi­caz con dia­gra­mas, grá­fi­cos, info­grafías y esque­mas. Her­ramien­tas como Work­sec­tion sim­pli­f­i­can esto.
  2. Tem­po­ral: El tiem­po define los pla­zos y las depen­den­cias de tar­eas y proyectos.
  3. Pre­deci­bil­i­dad: Ayu­da a pronos­ticar el tiem­po necesario.
  4. Pri­or­i­dad: Deter­mi­na la impor­tan­cia de la tarea.

Pasos para ges­tionar los pla­zos de proyectos

  • Especi­ficar tareas.
  • Deter­mi­nar dependencias.
  • Visu­alizar.
  • Pre­de­cir tiem­pos de finalización.
  • Iden­ti­ficar caminos críticos.
  • Actu­alizar el esque­ma regularmente.

CPM como Alternativa

El CPM ha evolu­ciona­do a un sis­tema inte­gral de plan­i­fi­cación y gestión. Al descom­pon­er tar­eas, per­mite una predic­ción pre­cisa del tiem­po. Miles de empre­sas uti­lizan el CPM porque el tiem­po es un val­or irrem­plaz­able, y ges­tionarlo con­duce al éxito.

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