Наприклад, Петро — керівник одного зі столичних кейтерінгів. Він любить свою роботу, і розбирається в усіх нюансах. Правда, останній раз відпустку брав 2 роки тому. А як інакше? Нещодавно фірма отримала тендер на 500 000 для спортсменів Олімпійської збірної. Потрібно простежити за таймингами видачі страв, налагодити поставки спортивних білкових коктейлів, розписати графік виходу офіціантів. А ще ж є інші справи: домовитися за прибирання в офісі, провести співбесіду, замовити одноразову продуктову тару. Уже кілька разів через таку завантаженість зривалися важливі замовлення від приватних замовників.
Знайома картина? Що робити Петру й іншим керівникам зі схожими історіями?
Можна почати з простого — з застосування методу критичного шляху.
Що таке CPM
Геніальні речі придумуються для вирішення конкретної, приватної проблеми. Коли в 1957 році американська компанія DuPont зіткнулася з проблемою реконструкції і запуску хімічних заводів, терміна «CPM» не існувало. Перед керівниками компанії стояла банальна задача: максимально безболісно перейти на новий стандарт виробництва.І вони вирішили її з наявними людським, фінансовими і тимчасовими ресурсами. Так DuPont заклало основи методу критичного шляху.
Важливо: CPM і CRM — різні поняття. Critical path method — механізм побудови найкоротшого (ефективного) шляху для досягнення результату, а CRM — програмний додаток для автоматизації роботи з клієнтамиЗгодом з комбінації сухих теоретичних викладок CPM виріс у повноправну практичну методу. Її варто застосовувати і менеджерам, і директорам для контролю термінів, аналізу та управління проектами.
Що таке метод критичного шляху в управлінні термінами проекту?
Метод критичного шляху в управлінні термінами проекту (тобто CPM, абревіатура від critical path method) — покрокова система управління процесами окремого проекту і цілого бізнесу. Визначивши всі дії на збудованому критичному шляху, можна адекватно оцінити майбутні витрати і скласти прогноз термінів проекту.Чому керівник Петро не йде у відпустку? Тому, що з закономірним розвитком кейтерингу прямо пропорційно збільшилася кількість тактичних і стратегічних завдань. Одній людині вистачить щоденника, двом — дошки з нагадувалками-липучками. Петру необхідно проконтролювати взаємозв’язок між сотнями завдань в день у десятка працівників. Петро впроваджує в компанії метод критичного шляху.
Наприклад, регіональному менеджеру Валентину з філії кейтерингу Петра потрібно виграти тендер на надання послуг кейтерингу на міжнародній IT-конференції 2017. І так, як час — один з найцінніших ресурсів в житті компанії, він розбиває час, що залишився до закінчення прийому заявок на тендер (21 день), на 5 відрізків, які відводить кожній задачі. Чим більше завдання — тим більше часу буде витрачено на нього.
Всього проект підготовки до тендеру Валентин розбиває на п’ять робочих завдань:
- детальне вивчення умов тендера — на цю задачу він виділяє 2 дня;
- визначення ресурсів, необхідних для виконання умов — так як завдання безпосередньо залежить від попередньої, то вистачить 1 дня для виконання;
- порівняння ресурсів кейтерингу із зазначеними в заявці для отримання тендера — обов’язковий пункт, тому Валентин збирається залучити до її виконання ключових співробітників кейтерингу, і виділяє 3 дні на задачу;
- виконання пунктів чек-ліста умов тендера — до дедлайну по тендеру залишається 15 днів, тому менеджер Валентин планує витратити на це завдання 13 днів;
- подача заявки на тендер — в результаті залишається два дні, яких цілком вистачить на формування і подачу заявки.
Не потонути в цьому океані завдань Валентину допомагає здоровий глузд і володіння основами CPM: умови критичності і пріоритетності, прогнозування часу.
Валентин прорахував необхідний час, повідомив Петру і розподілив завдання між колегами так, щоб скоротити терміни. В результаті кейтеринг отримує тендер, а менеджер Валентин — солідну надбавку до зарплати. Ніяких нічних чергувань і подачі заявки в останні хвилини!
Що таке критичний шлях в аналізі управління проектами?
Якщо метод критичного шляху — система управління і планування, то критичний шлях — найбільша за тривалістю ланцюжок завдань в цій системі. Назва говорить сама за себе: всі завдання в рамках шляху критично важливі і не можуть бути відкладені / прострочені / забуті без шкоди для проекту.
Петро замовив для кейтерингу посадкову сторінку з красивим продають текстом, анімацією, відео та фотогалереєю для підвищення продажів. Завдання непросте, а зробити потрібно, як зазвичай, «на вчора».
Добре, що його знайомий, програміст Роман знає про критичному шляху рендеринга — наборі мінімально необхідних для початку відтворення сторінки дій, ресурсів і обчислень.
У технічному завданні зазначено такі блоки, які повинні бути в ідеальному Лендінзі:
- шапка (логотип, заголовок і підзаголовок) - без цього взагалі не буде зрозуміло, для кого зроблена посадкова сторінка, а значить до роботи над шапкою Роман приступить в першу чергу;
- Call-to-Action блок — так як мета Лендінзі — підвищити рівень продажів послуг кейтерингу, цей блок буде відповідати за зв’язок з менеджерами кейтерингу — обов’язковий елемент;
- карусель — недавно в «Сіль і перець» зробили приголомшливу фотосесію нових страв, а адже саме страви — ключовий фактор, від якого залежить вибір кейтерингу на свято;
- текстові блоки — з сезонними пропозиціями, перевагами кейтерингу та описами страв — це вагомий інструмент для збільшення конверсії;
- галерея — так як карусель фото в пріоритеті, а самих знімків поки небагато, її можна буде додати через місяць після запуску Лендінзі, коли будуть знімки з перших замовлень;
- таймер — запуск Лендінзі призначено на грудень, і кількість замовлень на свята не дозволяє пропонувати додаткові знижки або акції. Його можна буде встановити в лютому, коли різко зменшиться кількість замовлень і потрібно буде підвищувати рівень обізнаності замовників;
- тарифи — елемент першорядної важливості, так як на Новий рік для багатьох замовників критерієм вибору є ціна на банкетне і фуршетное меню;
- карта — на початку весни кейтеринг перебереться в новий, просторий офіс, з додатковим кондитерським цехом. До цього часу розміщувати карту із зазначенням адреси немає сенсу;
- футер — за кілька років роботи кейтеринг співпрацював з Microsoft, Wargaming, великими екологічними фондами та громадськими організаціями. Якщо відобразити це в футере, довіру, а значить і конверсія, збільшиться.
На основі цих даних Роман будує для себе схему пріоритетності від самого важливого до менш пріоритетного:
- шапка
- карусель
- тарифи
- CTA-блок
- футер
- текстові блоки
- галерея
- арта
- аймер
Роман вміє визначати критичність завдань, тим самим вирішуючи бізнес-цілі клієнтів самим чітким і надійним чином.
Як провести розрахунок критичного шляху в галузі управління проектами?
Коли в 1997 році Стіва Джобса запросили назад в Apple, компанія агонізувала. Легендарна компанія металася від однієї можливості до іншої, анонсуючи, випускаючи і одночасно заморожуючи десятки нових продуктів. Кожен відділ організовував процес управління термінами продукту самостійно. Не дивно, що заявлені терміни створення модифікацій смартфонів і інших продуктів Apple постійно зривалися.
Стів був генієм, але не всесильним. Він запросив на ключові посади «своїх» людей, але бути в 20 місцях одній людині неможливо.
Прийшов час розрахунку критичного шляху. Можливо, Джобс користувався авторською методикою графічного відображення критичного шляху. Уявімо її в такому вигляді:
Назва задачі | Код задачі | Днів | Вхід | Вихід |
Розпуск ради директорів | A | 14 | — | B |
Введення до складу нової ради директорів лояльних людей | B | 12 | A | C |
Відсторонення Гіла Амеліо з посади СЕО рішенням нового ради директорів | C | 2 | B | D |
Вибори Стіва Джобса в якості нового СЕО | D | 1 | C | E |
Написання ТЗ для створення нового слогану Apple | E | 15 | D | F |
Замовлення концепції нової рекламної кампанії у TBWA \ Chiat \ Day | F | 5 | E | G |
Діагностика рівня прибутковості проектів Apple, запущених під час відсутності Стіва | G | 18 | D | H, I, J |
Припинення розробки і випуску ряду неприбуткових пристроїв: Newton, Cyberdog, Opendoc | H | 13 | G | K |
Відмова у продовженні ліцензії на програмне забезпечення стороннім компаніям | I | 6 | G | K |
Аналіз розвитку і поточного стану ринку персональних комп’ютерів | J | 19 | G | K |
Визначення концепції майбутніх пристроїв, що випускаються | K | 4 | H,I,J | L |
Робота над неймінгом нових пристроїв | L | 4 | K | M, N |
Формування відділу по роботі над Power Macintosh G3 и Powerbook G3 | M | 3 | L | O |
Формування відділу по роботі над iMac и iBook | N | 3 | L | O |
Створення концепції презентації нових пристроїв | O | 9 | N, M | P |
Вибір місця та технічних засобів презентації | P | 8 | O | Q |
Написання прес-релізів та прес-анонсів для журналістів провідних видань світу | Q | 2 | P | — |
Потім з отриманих даних була створена схема, схожа на ментальну карту, яка була розіслана на пошту головним співробітникам компанії.
Джобс забезпечив би так прогнозування термінів проекту під назвою «Воскресіння Apple». Кращим доказом став статус iMac G3 як самого продаваного ПК Apple кінця 90-их і відкриття перших магазинів мережі Apple Store.
Розрахований критичний шлях найзручніше представити у вигляді такої схеми.
- Визначте задачі
- Опрацюйте їх послідовність за допомогою таблиці
- Скористайтеся діаграмою на манер, як подано вище (або придумайте свою), і заповніть отриманими даними
- Оцініть час, який необхідно буде витратити на кожну із задач
- При необхідності оновлюйте діаграму, додаючи нові задачі і прибираючи позначки критичності задач
Увага: найдовший ланцюжок задач в діаграмі — і є критичний шлях!
Переваги і недоліки методу
Бездумне застосування методу критичного шляху не допоможе в досягненні поставлених цілей. Як і багато інших методик, це — потужний інструмент для досягнення цілей компанії.Ключові переваги CPM:
1 Визначення ключових (критичних) задач стає легшим, наочно відображається їх вплив на життя проекту.
2 Управління часом проекту — оптимізація тимчасових витрат завдяки розумінню витрачених ресурсів на кожну задачу.
3 Можливість швидкого реагування на позапланові зміни.
4 Порівняння фактичного результату із запланованим — якщо щотижня оновлювати критичний шлях, то до закінчення розробки продукту буде видно, наскільки плани відрізняються від реальності.
5 Показує чіткі залежності одних задач від інших.
6 Концентрація — саме планування розкладу проекту має на увазі зосередженість на кожній з критично важливих задач і на кінцевому результаті одночасно.
Недоліки методу критичного шляху випливають, як не дивно, з його переваг:
1 Збільшення терміну створення продукту: за рахунок обов’язкового резерву часу у критичних задач.
2 Часто задача займає весь час, відведений на неї (класичний закон Паркінсона в дії).
3 Закінчення однієї задачі раніше, ніж планувалось, далеко не завжди призводить до раннього закінчення створення всього продукту через жорсткі терміни і розподілу ресурсів. Так би мовити, один бій не вирішує війну.
4 Складність застосування методики у вирішенні творчих задач: як прогнозувати терміни проекту через величезну кількості нестабільних змінних?
5 Складність застосування CPM в проектах з підвищеними ризиками виконання.
Принципи CPM
Принципи CPM — основи роботи методу критичного шляху для управління термінами продукту або проекту. Велика частина з них є базовими для інших методів мережевого планування:
1 Візуальність. Ефективне розкриття critical path method можливе тільки через діаграми, графіки / інфографіки, схеми. Як раніше, сидіти з олівцем і лінійкою не потрібно: на ринку представлені десятки програм по візуалізації критичного шляху, в тому числі — Worksection. При бажанні такий графік можна створити самостійно в Excel.
2 Темпоральність. Час — наріжний камінь. Він визначає терміни виконання задач і випуску всього продукту, і багато в чому визначає залежності між задачами.
3 Прогнозованість. Антон, як проектний менеджер розуміє, що бета-версію відеогри «Веселі гриби» потрібно випустити якраз до ігрової конференції E3 2018. Зробивши чек-ліст усіх потрібних для проекту задач, Антон бачить, що художники повинні створити концепт-арти грибів і локації «Ліс» за 1 місяць, після чого 3D-моделлера зможуть за 3 місяці створити полігональні моделі, і передати їх програмістам, які зберуть все в початкову п’ятихвилинну демонстрацію. Тим-то CPM і цінний, що дозволяє спрогнозувати, скільки часу можна і потрібно відвести на кожну задачу.
4 Пріоритетність. CPM допоможе визначити важливість тієї чи іншої задачі для виконання проекту.
Етапи управління термінами проекту
Найголовніше питання: як втілювати CPM в життя, щоб він дійсно працював, як це описується в книгах «Вчасно і в рамках бюджету» Л. Ліча, «Постійно покращувати» О. Коуена і «Алгоритми рішення екстремальних задач» І. Романовського?
Досить вивчити 6 етапів управління термінами проекту:
1. Конкретизуйте завдання.Задавайте питання «Що потрібно зробити для реалізації проекту?» і «Навіщо?».
У Максима Гриніва, який розробив незвично красиву і цікаву психоделічну гру-головоломку Contre Jour, була задача випустити якісний продукт. Що для цього потрібно було зробити? Намалювати концепт-арти, придумати діздок, найняти художників для промальовування ігрових об’єктів і анімації, написати стабільний програмний код і багато іншого. Конкретизувавши ці задачі, він розрізав великий шматок пирога під назвою «комп’ютерна гра» на багато смачних шматочків. Нам, споживачам, дістався вже готовий, цілісний і апетитний продукт.
2. Визначте залежності.
Розробляючи один з найвідоміших в Україні інтернет-магазинів стильного одягу LeBoutique, перед командою стояло завдання — створення надійного каналу продажів брендового одягу за доступними цінами. Як цього можна було досягти? Налагодити домовленості з найбільшими брендами одягу, створити сайт, наповнити його картками товарів, налаштувати розсилку — у цій лінії задачі строго взаємопов’язані одна з одною. Без виконання першої немає сенсу починати другу.3. Візуалізуйте.
Без наочності і візуалізації CPM так і залишиться незрозумілою теоретичною конструкцією. Візуалізувати можна в формі діаграми Ганта, воронок, графіків, ментальних карт, вручну і автоматично через спеціалізоване ПО.
4. Спрогнозуйте час завершення задач і проекту.
Дуже відповідальний момент — будьте чесними з собою та командою. В якості одиниць відліку краще брати тижні і місяці. Worksection дозволяє ставити дедлайни, а також зв’язок між задачами.
Розробник Максим Гринів, який стажувався в канадському відділенні Ubisoft, з власного досвіду знає, скільки часу йде на створення ескізів і концепт-артов ігрових об’єктів проекту ААА-класу. Зате потім від них набагато легше відштовхуватися при створенні високополігональних 3D-моделей. Значить, на первинну художню частину піде в середньому 6 місяців з резервом в 1 місяць, а на створення 3D-моделей — 5 місяців з резервом в 3 тижні.
5. Знайдіть критичні шляху.
Компанія «Мавзолей» поставила собі задачу автоматизації роботи. Параметри дій, які враховувалися при побудові critical path:
- самий ранній початок — початок дії тільки після закінчення попередніх. Перед тим, як розробити власну автоматичну систему з нуля, «Мавзолей» намагалися вирішити проблему за допомогою 1С і Excel;
- самий ранній час закінчення — «Мавзолей» розраховувала закінчити роботу з автоматизації із урахуванням розробки нового ПЗ, навчання співробітників і приведення документації в порядок за півроку;
- самий пізній початок і час закінчення — розуміючи, що пошук вірного рішення може затягнутися, «Мавзолей» дали резерв часу, який змістив відповідно початок і кінець проекту і всіх задач критичного шляху на кілька місяців вперед.
Якби «Мавзолей» знали про закон Паркінсона, вони б зробили управління часом проекту зовсім по-іншому, скоротивши резервний і основний час на кожну задачу. Для співробітників, відповідальних за виконання задач критичного шляху, було б незайвим ввести бонуси за виконання задач раніше поставленого терміну.
6. Актуалізуйте і оновлюйте схему.
Прокляття китайців «щоб ти жив в епоху змін» має продовження: «… але відчувши вітер змін, побудуй НЕ щит від вітру, а вітряк». Постійне оновлення схеми критичних шляхів, її актуалізація — обов’язкова частина роботи. У Worksection це можна робити в реальному часі, даючи доступ до оновленої схеми всій команді моментально.Метод критичного ланцюга (CCPM) як альтернатива
У 2017 році методу критичного ланцюга (critical chain project management) виповнилося 20 років, і ювіляр — реальна альтернатива популярному CPM. На перший погляд, методології абсолютно ідентичні: то ж побудова таблиці і діаграми на основі оцінок витраченого часу, визначення критичності задач, залежностей і обмежень. Критичний шлях створюється і в CPM, і в CCPM.Різниця в одному — після складання розкладу відбувається аналіз наявних ресурсів, і теоретична ідеальна викладка шляху перетворюється в живий, практичний, дієвий критичний ланцюг.
Вердикт
Critical path method — це ціла покрокова система планування і управління термінами проекту або продуктом цілком, його життєвими процесами зокрема, і бізнесом в цілому. Розбиваючи величезну задачу на кілька комплексних, а їх в свою чергу — на менші і більш конкретні, можна спрогнозувати з високою ймовірністю час старту і завершення кожної з задач. Більше ніяких божевільних дедлайнів, простоїв виробництва, безглуздих витрат людських і фінансових ресурсів.CPM з’явився всього 60 років тому, але вже тисячі компаній працюють із застосуванням цього методу критичного шляху. Тому що час — єдина безповоротна цінність, і вміння ним управляти неминуче призводить до успіху.