Vývoj software, poskytování služeb koncovým uživatelům nebo působení v sektoru B2B – firmy v jakémkoli odvětví dosáhnou fáze růstu, kdy počet úkolů přesahuje to, co lze realisticky zvládnout. To je známka pokroku v podnikání. Abychom čelili této výzvě, prozkoumáme CPM, Kritickou cestu, z klasických metodologií. Je to algoritmus akcí a fází navržený k řešení organizačních problémů pro ředitele, kteří řídí mnoho úkolů.
Příklad: Michael je manažerem cateringové služby v hlavním městě. Miluje svou práci a zná všechny detaily. Nicméně nebyl na dovolené už dva roky. Nedávno jeho firma vyhrála veřejnou zakázku na 500 000 jídel pro olympijské sportovce. Musí dohlížet na časování dodávek jídel, koordinovat dodávky proteinových nápojů a plánovat směny obsluhy. Kromě toho existují další úkoly: organizace úklidu kanceláře, provádění pohovorů, objednávání jednorázových obalů na jídlo. V důsledku takové zátěže byly důležité objednávky od soukromých klientů několikrát zmeškány.
Dává vám to smysl? Co by měl Michael a další manažeři s podobnými příběhy dělat?
Mohou začít jednoduše – použitím Kritické cesty.
Co je CPM?
Brilantní řešení jsou vytvořena pro řešení specifických problémů. V roce 1957, kdy se americká společnost DuPont potýkala s problémy s rekonstrukcí a spuštěním chemických závodů, termín „CPM“ neexistoval. Manažeři společnosti měli jednoduchý úkol: přejít na nový výrobní standard co nejméně bolestně.
Vyřešili to s dostupnými lidskými, finančními a časovými zdroji, čímž položili základy Kritické cesty (CPM).
V průběhu času se CPM vyvinula z souboru suchých teoretických principů na plně funkční praktickou metodologii. Stojí za to ji aplikovat, aby manažeři a ředitelé mohli kontrolovat termíny, analyzovat a řídit projekty.
Co je Kritická cesta v řízení projektového času?
Kritická cesta v řízení projektového času (CPM) je systém řízení procesů krok za krokem pro jednotlivé projekty i celé podniky. Definováním všech akcí na kritické cestě lze adekvátně odhadnout budoucí náklady, a projektové časové osy lze předpovědět.
Proč manažer Michael nechodí na dovolenou? Protože jak se cateringová služba rozrůstá, počet taktických a strategických úkolů se proporcionálně zvýšil. Jedna osoba může zvládat pomocí denního plánovače, a dvě mohou řídit pomocí tabule a lepících poznámek. Michael musí denně dohlížet na propojení stovek úkolů pro desítky zaměstnanců. Michael zavádí Kritickou cestu ve společnosti.
Příklad: regionální manažer Dwight potřebuje vyhrát veřejnou zakázku na catering pro mezinárodní IT konferenci v roce 2017. Vzhledem k tomu, že čas je jedním z nejcennějších zdrojů, rozdělí zbývající čas před termínem zakázky (21 dní) na pět segmentů, z nichž každý je přidělen konkrétnímu úkolu. Čím větší úkol, tím více času je na něj vyhrazeno.
Dwight rozděluje přípravu projektu na pět úkolů:
- Podrobná studie podmínek výběrového řízení – 2 dny
- Identifikace zdrojů potřebných k splnění podmínek – 1 den
- Srovnání cateringových zdrojů s požadavky výběrového řízení – 3 dny
- Dokončit položky kontrolního seznamu výběrového řízení – 13 dní
- Odeslat přihlášku do výběrového řízení – 2 dny
Dwight vypočítá potřebný čas, informuje Michaela a přidělí úkoly mezi kolegy, aby zkrátil termíny. Výsledkem je, že cateringová služba vyhrává zakázku a Dwight dostává značný platový bonus. Žádné víc poslední minutové odeslání nebo noční směny!
Co je Kritická cesta v analýze řízení projektů?
Pokud je Kritická cesta řízící a plánovací systém, kritická cesta je nejdelší řetězec úkolů v tomto systému. Všechny úkoly na této cestě jsou kriticky důležité a nemohou být odloženy, zpožděny nebo zapomenuty, aniž by to ohrozilo projekt.
Pojďme se podívat, jak to funguje v praxi a může být reprezentováno v Ganttově diagramu v Worksection.
Michael si objednal vstupní stránku pro cateringovou službu s krásným prodejním textem, animacemi, videi a fotogalerií pro zvýšení prodeje. Úkol je složitý a musí být dokončen „včera“.
Naštěstí jeho známý, programátor Ryan, ví o kritické renderovací cestě – souboru minimálně nezbytných akcí, zdrojů a výpočtů potřebných k začátku rendrování stránky.
V technickém úkolu jsou specifikovány následující bloky pro ideální vstupní stránku:
- Záhlaví (logo, název, podnadpis) – nezbytné pro jasnost
- Blok výzvy k akci – kritický pro prodeje
- Karusell – prezentace nových pokrmů
- Textové bloky – pro sezónní nabídky a popisy
- Galerie – lze přidat později
- Časovač – pro budoucí slevy nebo nabídky
- Ceníky – důležité pro stanovení cen
- Mapa – bude přidána po přestěhování do nové kanceláře
- Zápatí – prezentace partnerství a důvěry
Na základě toho Ryan vytváří prioritní schéma od nejdůležitějšího po nejméně důležitý:
- Záhlaví
- Karusell
- Ceníky
- Blok výzvy k akci
- Zápatí
- Textové bloky
- Galerie
- Mapa
- Časovač
Výpočet Kritické cesty v řízení projektů
V roce 1997, když byl Steve Jobs znovu pozván do Apple, se společnost potýkala. Legendární firma skákala z jedné příležitosti na druhou, oznamovala, vydávala a současně zmrazovala desítky nových produktů. Každé oddělení řízení časových os produktů provádělo samostatně. Není divu, že termíny pro úpravy produktů byly neustále zmeškány.
Steve byl génius, ale né všemocný. Přivedl klíčové lidi, ale jedna osoba nemůže být všude najednou.
Přišel čas na výpočet kritické cesty. Jobs mohl použít vlastní metodu pro grafické zobrazení kritické cesty. Pojďme to představit takto:
Název úkolu | Kód úkolu | Dny | Vstup | Výstup |
Zrušit představenstvo | A | 14 | — | B |
Úvod nových členů představenstva | B | 12 | A | C |
Odvolání Gila Amelia jako CEO | C | 2 | B | D |
Zvolení Stevea Jobse CEO | D | 1 | C | E |
Napsat nový slogan pro Apple | E | 15 | D | F |
Objednat novou reklamní kampaň od TBWA\Chiat\Day | F | 5 | E | G |
Diagnóza ziskovosti stávajících projektů | G | 18 | D | H, I, J |
Ukončit ztrátové projekty: Newton, Cyberdog, Opendoc | H | 13 | G | K |
Odmítnout obnovit software licence | I | 6 | G | K |
Analyzovat trh s PC | J | 19 | G | K |
Definovat koncepty budoucích produktů | K | 4 | H, I, J | L |
Pracovat na pojmenování nových zařízení | L | 4 | K | M, N |
Vytvořit tým pro Power Macintosh G3 a Powerbook G3 | M | 3 | L | O |
Vytvořit tým pro iMac a iBook | N | 3 | L | O |
Vytvořit koncept prezentace | O | 9 | M, N | P |
Vybrat místo a technické vybavení | P | 8 | O | Q |
Napsat tiskové zprávy pro přední média | Q | 2 | P | — |
Pak byl vytvořen schéma připomínající myšlenkovou mapu a odesláno klíčovým zaměstnancům.
Jobs zajistil časovou os projektu pro „Vzkříšení Apple.“ Nejlepším důkazem byl úspěch iMac G3 a otevření prvních Apple Store.
Vypočítaná kritická cesta může být pohodlně znázorněna jako diagram.
Aby bylo možné vytvořit takový diagram, postupujte podle tohoto kontrolního seznamu:
- Identifikujte úkoly.
- Seřaďte úkoly pomocí tabulky.
- Vizualizujte pomocí diagramu podobného tomuto.
- Odhadněte čas pro každý úkol.
- Pravidelně aktualizujte diagram podle potřeby.
Výhody a nevýhody CPM
Použití CPM bez přemýšlení nepomůže dosáhnout cílů. Stejně jako mnoho metod, je to mocný nástroj pro cíle společnosti.Výhody:
1 Identifikuje klíčové úkoly a jejich vliv.
2 Optimalizuje řízení času.
3 Umožňuje rychlou reakci na změny.
4 Srovnává plánované vs. skutečné výsledky.
5 Ukazuje jasné závislosti.
6 Zaměřuje se na kritické úkoly a výsledky.
Nevýhody:
1 Zvyšuje čas potřebný na vytvoření produktu kvůli časovým rezervám.
2 Úkoly často zabírají veškerý přidělený čas (Parkinsonův zákon).
3 Dokončení jednoho úkolu brzy nezaručuje, že projekt bude dokončen brzy.
4 Obtížné použití pro kreativní úkoly s mnoha proměnnými.
5 Těžko aplikovatelné ve vysoce rizikových projektech.
Principy CPM
- Vizualizace: Efektivní s diagramy, grafy, infografikami a schématy. Nástroje jako Worksection to usnadňují.
- Časový: Čas určuje termíny úkolů a projektů a závislosti.
- Předvídatelnost: Pomáhá předpovědět potřebný čas.
- Priorita: Určuje důležitost úkolu.
Kroky k řízení časových os projektů
- Specifikujte úkoly.
- Určete závislosti.
- Vizualizujte.
- Předpovězte časy dokončení.
- Identifikujte kritické cesty.
- Pravidelně aktualizujte schéma.