Компанія займається архітектурою та дизайном інтер’єрів. Колектив: 21 дизайнер і архітектор. Одна з переваг — «глибоке занурення» у проєкт через історію замовника для формування цілісної концепції.
Як прийшли до систематизації проєктів?
Ця історія в нашій компанії триває давно. Все почалося через рік роботи студії з Excel-файлами (як і у всіх). Для кожного проєкту був окремий Excel-файл, в якому ми ставили графік. Це виявилося дуже незручно.
Наприклад: якщо терміни проєкту зміщуються або додається нова задача, доводилося вручну зафарбовувати усі квадратики по усьому шляху проєкту. На це витрачалось багато часу та було неефективно.
Пізніше додався Excel-файл, де фіксували трудовитрати по проєктам. Кожен новий місяць — новий файл. І кожен місяць ми рахували вручну, скільки і яких квадратиків на кожному проєкті було задіяно.
Рахували погодинку в Excel, але більше прив’язувалися не до години, а до дня. Наприклад: округляли трудовитрати до одного дня або півдня.
Коли проєктів стало багато — прийшов час шукати нове рішення. Ми тестували різні системи: Asana, Trello, Worksection. Зупинилися на Worksection і задоволені своїм вибором.
Які задачі мав вирішувати таск-менеджер?
Ми ставили собі кілька першочергових задач:
- Контролювати терміни проєкту.
- Контролювати бюджет проєкту.
- Контролювати трудовитрати на проєкт.
- Вести проєкт відповідно до графіку.
Що дав Worksection вашій компанії?
Він дав нам систематизацію. Зараз ми розробляємо бізнес-процеси, трансформуємо їх в проєкти у Worksection і відстежуємо, наскільки процес відповідає планам.
Які функції Worksection почали використовувати одразу?
Перший етап — створювали проєкти вручну всередині Worksection. Ставили задачі за задачами і кожен новий проєкт описували наново.
Другий етап — зробили шаблонні проєкти і просто копіювали звідти завдання.
Зараз використовуємо API: генеруємо проєкти з Excel, де вже описаний стандартний алгоритм виконання. Це дозволяє нам зберігати централізоване зерно, з якого “пророщується” проєкт всередині Worksection.
Як працюєте з проєктами у Worksection?
Ми маємо декілька стандартних проєктів, але кожного разу вносимо до них зміни. Ми вивантажуємо у Worksection планові дані по проєкту, а далі команда може вносити зміни, які не можна було передбачити на етапі планування проєкту. Це дуже зручно робити у Worksection: завжди можна додати задачу або видалити непотрібну.
Як використовуєте тайм-трекінг у Worksection?
Рахуємо час і бюджет. Наша мета: відстежити відповідність фактичних витрат плану, щоб потім закладати у проєкт більш реалістичні терміни.
Співробітники легко освоїли функцію. Єдина складність — вчасно вносити трудовитрати і не забувати про це.
Чи використовуєте звіти у Worksection?
Так. Робимо звіт по трудовитратах і бачимо, чи відповідають фактичні дані плановим.
Ми маємо правило: ставити задачі може керівник команди. Спочатку керівник отримує вже сформований графік у Worksection. Керівник може вносити зміни в проєкт, може закривати і відкривати задачі. Решта учасників проєкту вносять трудовитрати в кінці кожного робочого дня. В результаті ми отримуємо повну картину по проєкту.
Чи використовуєте пошту або месенджер для сповіщень від Worksection?
Ми прив’язуємо Worksection до пошти. Сповіщення про задачі, які необхідно виконати на поточний день, приходять на пошту кожному співробітнику щоранку. За бажанням, співробітники прив’язують сповіщення до месенджера, яким користуються.