Компанія займається архітектурою та дизайном інтер’єрів. П’ять років на ринку України. Колектив: 21 дизайнер і архітектор. Одна з переваг — «глибоке занурення» у проект через історію замовника для формування цілісної концепції.
Як прийшли до систематизації проектів?
Ця історія в нашій компанії триває давно. Все почалося через рік роботи студії з Excel-файлами (як і у всіх). Для кожного проекту був окремий Excel-файл, в якому ми ставили графік. Це виявилося дуже незручно.
Наприклад: якщо терміни проекту зміщуються або додається нова задача, доводилося вручну зафарбовувати усі квадратики по усьому шляху проекту. На це витрачалось багато часу та було неефективно.
Пізніше додався Excel-файл, де фіксували трудовитрати по проектам. Кожен новий місяць — новий файл. І кожен місяць ми рахували вручну, скільки і яких квадратиків на кожному проекті було задіяно.
Рахували погодинку в Excel, але більше прив’язувалися не до години, а до дня. Наприклад: округляли трудовитрати до одного дня або півдня.
Коли проектів стало багато — прийшов час шукати нове рішення. Ми тестували різні системи: Asana, Trello, Worksection. Зупинилися на Worksection і задоволені своїм вибором.
Які задачі мав вирішувати таск-менеджер?
Ми ставили собі кілька першочергових задач:
- Контролювати терміни проекту 1.
- Контролювати бюджет проекту 2.
- Контролювати трудовитрати на проект.
- Вести проект відповідно до графіка.
Що дав Worksection вашій компанії?
Він дав нам систематизацію. Зараз ми розробляємо бізнес-процеси, трансформуємо їх в проекти у Worksection і відстежуємо, наскільки процес відповідає планам.
Які функції Worksection почали використовувати одразу?
Перший етап — створювали проекти вручну всередині Worksection. Ставили задачі за задачами і кожен новий проект описували наново.
Другий етап — зробили шаблонні проекти і просто копіювали звідти завдання.
Зараз використовуємо API: генеруємо проекти з Excel, де вже описаний стандартний алгоритм виконання. Це дозволяє нам зберігати централізоване зерно, з якого “пророщується” проект всередині Worksection.
Як працюєте з проектами у Worksection?
Ми маємо декілька стандартних проектів, але кожного разу вносимо до них зміни. Ми вивантажуємо у Worksection планові дані по проекту, а далі команда може вносити зміни, які не можна було передбачити на етапі планування проекту. Це дуже зручно робити у Worksection: завжди можна додати задачу або видалити непотрібну.
Як використовуєте тайм-трекінг у Worksection?
Рахуємо час і бюджет. Наша мета: відстежити відповідність фактичних витрат плану, щоб потім закладати у проект більш реалістичні терміни.
Співробітники легко освоїли функцію. Єдина складність — вчасно вносити трудовитрати і не забувати про це.
Чи використовуєте звіти у Worksection?
Так. Робимо звіт по трудовитратах і бачимо, чи відповідають фактичні дані плановим.
Ми маємо правило: ставити задачі може керівник команди. Спочатку керівник отримує вже сформований графік у Worksection. Керівник може вносити зміни в проект, може закривати і відкривати задачі. Решта учасників проекту вносять трудовитрати в кінці кожного робочого дня. В результаті ми отримуємо повну картину по проекту.
Чи використовуєте пошту або месенджер для сповіщень від Worksection?
Ми прив’язуємо Worksection до пошти. Сповіщення про задачі, які необхідно виконати на поточний день, приходять на пошту кожному співробітнику щоранку. За бажанням, співробітники прив’язують сповіщення до месенджера, яким користуються.