ZIKZAK est un groupe dynamique et engagé d’architectes et de designers d’intérieur qui aiment le design et le processus créatif. Leur expérience et leur recherché constante de tendances leur permettent de répondre aux attentes et de traduire une idée audacieuse en solutions de design non standard. Le studio de design est sur le marché depuis plus de 5 ans et maintenant leur équipe se compose de plus de 20 designers et architectes.
Comment avez-vous commencé à systématiser les projets
Cette histoire dans notre entreprise dure depuis longtemps. Tout a commencé après un an de travail avec des fichiers Excel (comme tous les autres). Pour chaque projet, il y avait un fichier Excel séparé dans lequel nous définissions le calendrier. Cela s’est avéré très peu pratique.
Par exemple : si le délai du projet est décalé ou qu’une nouvelle tâche est ajoutée, il était nécessaire de colorier manuellement tous les carrés tout au long du parcours du projet. C’était chronophage et inefficace.
Plus tard, un fichier Excel a été ajouté, où les coûts de main-d’œuvre pour les projets étaient enregistrés. Chaque nouveau mois était un nouveau fichier. Et chaque mois, nous comptions manuellement combien et quels carrés étaient impliqués dans chaque projet.
Nous comptions les salaires horaires dans Excel, mais cela était plus lié au jour qu’à l’heure. Par exemple : nous arrondissions le travail à une journée ou une demi-journée.
Mais quand il y avait trop de projets, nous avons commencé à chercher une autre solution. Nous avons essayé différents systèmes : Asana, Trello, Worksection. Nous nous sommes arrêtés chez Worksection et étions contents de notre choix.
Quelles tâches le gestionnaire de tâches doit-il résoudre
Nous nous sommes fixé plusieurs tâches :
- Contrôler le calendrier du projet.
- Contrôler le budget du projet.
- Contrôler les coûts de main-d’œuvre pour le projet.
- Conduire le projet selon le calendrier.
Que vous a apporté Worksection à votre entreprise
Cela nous a permis de systématiser. Maintenant, nous développons des processus d’affaires, les transformant en projets dans Worksection et surveillons comment le processus correspond aux plans.
Quelles fonctionnalités de Worksection avez-vous commencées à utiliser immédiatement
Le premier stade consistait à créer des projets manuellement dans Worksection. Nous avons ajouté tâche après tâche et décrit chaque nouveau projet à nouveau.
Le deuxième stade — Nous avons créé des projets modèles et avons simplement copié les tâches à partir de là.
Nous utilisons maintenant l’API : nous générons des projets à partir d’Excel, où l’algorithme d’exécution standard est déjà décrit. Cela nous permet de stocker un grain centralisé à partir duquel le projet « se déploie » dans Worksection.
Comment travaillez-vous sur des projets dans Worksection
Nous avons plusieurs projets standards, mais des modifications leur sont apportées à chaque fois. Nous téléchargeons les données de projet prévues dans Worksection, puis l’équipe peut apporter des modifications qui n’ont pas pu être prévues à l’étape de la planification du projet. Il est très pratique de faire cela dans Worksection : vous pouvez toujours ajouter une tâche ou supprimer une tâche inutile.
Comment utilisez-vous le suivi du temps dans Worksection
Nous calculons le temps et le budget. Notre objectif est de suivre l’apport en main-d’œuvre réel, afin que nous puissions intégrer un cadre temporel plus réaliste dans le projet.
Le personnel a facilement maîtrisé la fonction. La seule difficulté est d’entrer les coûts de main-d’œuvre à temps et de né pas oublier de le faire.
Utilisez-vous des rapports dans Worksection ?
Oui. Nous faisons un rapport sur les coûts de main-d’œuvre et voyons si les données réelles correspondent aux données prévues.
Nous avons une règle : le chef d’équipe peut établir des tâches. Au départ, le directeur reçoit le calendrier déjà formé dans Worksection. Le directeur peut apporter des modifications au projet, il peut clôturer et ouvrir des tâches.
Les autres participants du projet contribuent aux coûts de main-d’œuvre à la fin de chaque journée de travail. En conséquence, nous obtenons une vue d’ensemble complète du projet.
Utilisez-vous l’email ou un messager pour les notifications de Worksection ?
Nous relions Worksection à l’email. Des notifications concernant les tâches à réaliser le jour même sont envoyées à chaque employé le matin. Si souhaité, les employés lient les notifications au messager qu’ils utilisent.