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ZIKZAK : Worksection nous a offert une systématisation.

Kirill Komarov
ZIKZAK est un groupe dynamique et engagé d’ar­chi­tectes et de design­ers d’in­térieur qui aiment le design et le proces­sus créatif. Leur expéri­ence et leur recher­ché con­stante de ten­dances leur per­me­t­tent de répon­dre aux attentes et de traduire une idée auda­cieuse en solu­tions de design non stan­dard. Le stu­dio de design est sur le marché depuis plus de 5 ans et main­tenant leur équipe se com­pose de plus de 20 design­ers et architectes.


Com­ment avez-vous com­mencé à sys­té­ma­tis­er les projets


Cette his­toire dans notre entre­prise dure depuis longtemps. Tout a com­mencé après un an de tra­vail avec des fichiers Excel (comme tous les autres). Pour chaque pro­jet, il y avait un fichi­er Excel séparé dans lequel nous définis­sions le cal­en­dri­er. Cela s’est avéré très peu pratique.


Par exem­ple : si le délai du pro­jet est décalé ou qu’une nou­velle tâche est ajoutée, il était néces­saire de col­o­ri­er manuelle­ment tous les car­rés tout au long du par­cours du pro­jet. C’é­tait chronophage et inefficace.

Plus tard, un fichi­er Excel a été ajouté, où les coûts de main-d’œu­vre pour les pro­jets étaient enreg­istrés. Chaque nou­veau mois était un nou­veau fichi­er. Et chaque mois, nous comp­tions manuelle­ment com­bi­en et quels car­rés étaient impliqués dans chaque projet.




Nous comp­tions les salaires horaires dans Excel, mais cela était plus lié au jour qu’à l’heure. Par exem­ple : nous arrondis­sions le tra­vail à une journée ou une demi-journée.

Mais quand il y avait trop de pro­jets, nous avons com­mencé à chercher une autre solu­tion. Nous avons essayé dif­férents sys­tèmes : Asana, Trel­lo, Work­sec­tion. Nous nous sommes arrêtés chez Work­sec­tion et étions con­tents de notre choix.


Quelles tâch­es le ges­tion­naire de tâch­es doit-il résoudre


Nous nous sommes fixé plusieurs tâches :




  1. Con­trôler le cal­en­dri­er du projet.
  2. Con­trôler le bud­get du projet.
  3. Con­trôler les coûts de main-d’œu­vre pour le projet.
  4. Con­duire le pro­jet selon le calendrier.



Que vous a apporté Work­sec­tion à votre entreprise

Cela nous a per­mis de sys­té­ma­tis­er. Main­tenant, nous dévelop­pons des proces­sus d’af­faires, les trans­for­mant en pro­jets dans Work­sec­tion et sur­veil­lons com­ment le proces­sus cor­re­spond aux plans.


Quelles fonc­tion­nal­ités de Work­sec­tion avez-vous com­mencées à utilis­er immédiatement

Le pre­mier stade con­sis­tait à créer des pro­jets manuelle­ment dans Work­sec­tion. Nous avons ajouté tâche après tâche et décrit chaque nou­veau pro­jet à nouveau.



Le deux­ième stade — Nous avons créé des pro­jets mod­èles et avons sim­ple­ment copié les tâch­es à par­tir de là.

Nous util­isons main­tenant l’API : nous générons des pro­jets à par­tir d’Ex­cel, où l’al­go­rithme d’exé­cu­tion stan­dard est déjà décrit. Cela nous per­met de stock­er un grain cen­tral­isé à par­tir duquel le pro­jet « se déploie » dans Worksection.


Com­ment tra­vaillez-vous sur des pro­jets dans Worksection

Nous avons plusieurs pro­jets stan­dards, mais des mod­i­fi­ca­tions leur sont apportées à chaque fois. Nous téléchar­geons les don­nées de pro­jet prévues dans Work­sec­tion, puis l’équipe peut apporter des mod­i­fi­ca­tions qui n’ont pas pu être prévues à l’é­tape de la plan­i­fi­ca­tion du pro­jet. Il est très pra­tique de faire cela dans Work­sec­tion : vous pou­vez tou­jours ajouter une tâche ou sup­primer une tâche inutile.

Nous avons une règle : l’em­ployé né clôt pas la tâche, mais la mar­que comme com­plétée, afin que tout le monde ait le temps d’ap­porter sa con­tri­bu­tion. À la fin de la journée, le chef de pro­jet clôt toutes les tâch­es comme complètes.

Com­ment utilisez-vous le suivi du temps dans Worksection

Nous cal­cu­lons le temps et le bud­get. Notre objec­tif est de suiv­re l’ap­port en main-d’œu­vre réel, afin que nous puis­sions inté­gr­er un cadre tem­porel plus réal­iste dans le projet.



Le per­son­nel a facile­ment maîtrisé la fonc­tion. La seule dif­fi­culté est d’en­tr­er les coûts de main-d’œu­vre à temps et de né pas oubli­er de le faire.


Utilisez-vous des rap­ports dans Worksection ?

Oui. Nous faisons un rap­port sur les coûts de main-d’œu­vre et voyons si les don­nées réelles cor­re­spon­dent aux don­nées prévues.



Nous avons une règle : le chef d’équipe peut établir des tâch­es. Au départ, le directeur reçoit le cal­en­dri­er déjà for­mé dans Work­sec­tion. Le directeur peut apporter des mod­i­fi­ca­tions au pro­jet, il peut clô­tur­er et ouvrir des tâches.

Les autres par­tic­i­pants du pro­jet con­tribuent aux coûts de main-d’œu­vre à la fin de chaque journée de tra­vail. En con­séquence, nous obtenons une vue d’ensem­ble com­plète du projet.


Utilisez-vous l’e­mail ou un mes­sager pour les noti­fi­ca­tions de Worksection ?

Nous relions Work­sec­tion à l’e­mail. Des noti­fi­ca­tions con­cer­nant les tâch­es à réalis­er le jour même sont envoyées à chaque employé le matin. Si souhaité, les employés lient les noti­fi­ca­tions au mes­sager qu’ils utilisent.



Nous recom­man­dons tou­jours Work­sec­tion aux entre­pris­es et amis qui souhait­ent sys­té­ma­tis­er leurs proces­sus internes.

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