ZIKZAK ist eine dynamische und engagierte Gruppe von Architekten und Innendesignern, die das Design und den kreativen Prozess lieben. Ihre Erfahrung und ständige Recherché von Trends ermöglichen es ihnen, Erwartungen zu erfüllen und eine mutige Idee in nicht-standardisierte Designlösungen zu übersetzen. Das Designstudio ist seit über 5 Jahren auf dem Markt und nun besteht ihr Team aus mehr als 20 Designern und Architekten.
Wie sind Sie dazu gekommen, die Projekte zu systematisieren
Diese Geschichte in unserem Unternehmen geht schon lange. Alles begann nach einem Jahr Arbeit mit Excel-Dateien (wie alle). Für jedes Projekt gab es eine separate Excel-Datei, in der wir den Zeitplan festlegten. Dies erwies sich als sehr unpraktisch.
Zum Beispiel: Wenn sich der Projektzeitraum verschob oder eine neue Aufgabe hinzugefügt wurde, musste man manuell alle Kästchen entlang des Projektwegs ausmalen. Dies war zeitaufwändig und ineffizient.
Später wurde eine Excel-Datei hinzugefügt, in der die Arbeitskosten für die Projekte erfasst wurden. Jeder neue Monat war eine neue Datei. Und jeden Monat haben wir manuell gezählt, wie viele und welche Kästchen in jedes Projekt involviert waren.
Wir haben die Stundensätze in Excel berechnet, aber das war mehr an den Tag als an die Stunde gebunden. Zum Beispiel: Wir haben die Arbeit auf einen Tag oder einen halben Tag gerundet.
Aber als es zu viele Projekte gab, begannen wir nach einer anderen Lösung zu suchen. Wir haben verschiedene Systeme ausprobiert: Asana, Trello, Worksection. Wir haben uns für Worksection entschieden und waren mit unserer Wahl zufrieden.
Welche Aufgaben sollte der Aufgabenmanager lösen
Wir haben uns mehrere Aufgaben gesetzt:
- Die Zeitplanung des Projekts kontrollieren.
- Das Projektbudget kontrollieren.
- Die Arbeitskosten für das Projekt überwachen.
- Das Projekt nach Zeitplan führen.
Was hat die Worksection Ihrem Unternehmen gegeben
Das hat uns Systematisierung gebracht. Jetzt entwickeln wir Geschäftsprozesse, transformieren sie in Projekte in Worksection und überwachen, wie der Prozess den Plänen entspricht.
Welche Funktionen von Worksection haben Sie sofort genutzt?
Die erste Phase bestand darin, Projekte manuell innerhalb der Worksection zu erstellen. Wir haben Aufgabe für Aufgabe festgelegt und jedes neue Projekt neu beschrieben.
Die zweite Phase — Wir haben Projektvorlagen erstellt und die Aufgaben einfach von dort kopiert.
Jetzt nutzen wir die API: wir generieren Projekte aus Excel, wo der Standardausführungsalgorithmus bereits beschrieben ist. Dies ermöglicht es uns, ein zentrales Korn zu speichern, aus dem das Projekt innerhalb der Worksection „wächst“.
Wie arbeiten Sie mit Projekten in Worksection
Wir haben mehrere Standardprojekte, aber jedes Mal werden Änderungen daran vorgenommen. Wir laden die geplanten Projektdaten in Worksection hoch, und dann kann das Team Änderungen vornehmen, die in der Planungsphase des Projekts nicht vorhergesehen werden konnten. Es ist sehr praktisch, dies in Worksection zu tun: Man kann immer eine Aufgabe hinzufügen oder eine unnötige löschen.
Wie verwenden Sie das Zeittracking in Worksection
Wir berechnen die Zeit und das Budget. Unser Ziel ist es, den tatsächlichen Arbeitsaufwand zu verfolgen, damit wir einen realistischeren Zeitrahmen in das Projekt einbauen können.
Das Personal hat die Funktion leicht gemeistert. Die einzige Schwierigkeit besteht darin, die Arbeitskosten rechtzeitig einzugeben und nicht zu vergessen.
Verwenden Sie Berichte in Worksection?
Ja. Wir erstellen einen Bericht über die Arbeitskosten und sehen, ob die tatsächlichen Daten den geplanten entsprechen.
Wir haben eine Regel: Der Teamleiter kann Aufgaben festlegen. Zunächst erhält der Manager den bereits erstellten Zeitplan in der Worksection. Der Manager kann Änderungen am Projekt vornehmen, Aufgaben schließen und öffnen.
Die anderen Projektteilnehmer erfassen die Arbeitskosten am Ende jedes Arbeitstags. Als Ergebnis erhalten wir ein vollständiges Bild des Projekts.
Verwenden Sie E‑Mail oder Messenger für Worksection-Benachrichtigungen?
Wir verknüpfen die Worksection mit der E‑Mail. Benachrichtigungen über Aufgaben, die am aktuellen Tag ausgeführt werden müssen, werden jeden Morgen an jeden Mitarbeiter gesendet. Auf Wunsch können die Mitarbeiter die Benachrichtigungen mit dem Messenger verknüpfen, den sie verwenden.