ZIKZAK: Worksection hat uns Systematisierung gegeben.

Kirill Komarov
ZIKZAK ist eine dynamis­che und engagierte Gruppe von Architek­ten und Innen­de­sign­ern, die das Design und den kreativ­en Prozess lieben. Ihre Erfahrung und ständi­ge Recher­ché von Trends ermöglichen es ihnen, Erwartun­gen zu erfüllen und eine mutige Idee in nicht-stan­dar­d­isierte Design­lö­sun­gen zu über­set­zen. Das Design­stu­dio ist seit über 5 Jahren auf dem Markt und nun beste­ht ihr Team aus mehr als 20 Design­ern und Architekten.


Wie sind Sie dazu gekom­men, die Pro­jek­te zu systematisieren


Diese Geschichte in unserem Unternehmen geht schon lange. Alles begann nach einem Jahr Arbeit mit Excel-Dateien (wie alle). Für jedes Pro­jekt gab es eine sep­a­rate Excel-Datei, in der wir den Zeit­plan fes­tlegten. Dies erwies sich als sehr unpraktisch.


Zum Beispiel: Wenn sich der Pro­jek­tzeitraum ver­schob oder eine neue Auf­gabe hinzuge­fügt wurde, musste man manuell alle Kästchen ent­lang des Pro­jek­twegs aus­malen. Dies war zeitaufwändig und ineffizient.

Später wurde eine Excel-Datei hinzuge­fügt, in der die Arbeit­skosten für die Pro­jek­te erfasst wur­den. Jed­er neue Monat war eine neue Datei. Und jeden Monat haben wir manuell gezählt, wie viele und welche Kästchen in jedes Pro­jekt involviert waren.




Wir haben die Stun­den­sätze in Excel berech­net, aber das war mehr an den Tag als an die Stunde gebun­den. Zum Beispiel: Wir haben die Arbeit auf einen Tag oder einen hal­ben Tag gerundet.

Aber als es zu viele Pro­jek­te gab, began­nen wir nach ein­er anderen Lösung zu suchen. Wir haben ver­schiedene Sys­teme aus­pro­biert: Asana, Trel­lo, Work­sec­tion. Wir haben uns für Work­sec­tion entsch­ieden und waren mit unser­er Wahl zufrieden.


Welche Auf­gaben sollte der Auf­gaben­man­ag­er lösen


Wir haben uns mehrere Auf­gaben gesetzt:




  1. Die Zeit­pla­nung des Pro­jek­ts kontrollieren.
  2. Das Pro­jek­t­bud­get kontrollieren.
  3. Die Arbeit­skosten für das Pro­jekt überwachen.
  4. Das Pro­jekt nach Zeit­plan führen.



Was hat die Work­sec­tion Ihrem Unternehmen gegeben

Das hat uns Sys­tem­a­tisierung gebracht. Jet­zt entwick­eln wir Geschäft­sprozesse, trans­formieren sie in Pro­jek­te in Work­sec­tion und überwachen, wie der Prozess den Plä­nen entspricht.


Welche Funk­tio­nen von Work­sec­tion haben Sie sofort genutzt?

Die erste Phase bestand darin, Pro­jek­te manuell inner­halb der Work­sec­tion zu erstellen. Wir haben Auf­gabe für Auf­gabe fest­gelegt und jedes neue Pro­jekt neu beschrieben.



Die zweite Phase — Wir haben Pro­jek­tvor­la­gen erstellt und die Auf­gaben ein­fach von dort kopiert.

Jet­zt nutzen wir die API: wir gener­ieren Pro­jek­te aus Excel, wo der Stan­dar­d­aus­führungsal­go­rith­mus bere­its beschrieben ist. Dies ermöglicht es uns, ein zen­trales Korn zu spe­ich­ern, aus dem das Pro­jekt inner­halb der Work­sec­tion wächst“.


Wie arbeit­en Sie mit Pro­jek­ten in Worksection

Wir haben mehrere Stan­dard­pro­jek­te, aber jedes Mal wer­den Änderun­gen daran vorgenom­men. Wir laden die geplanten Pro­jek­t­dat­en in Work­sec­tion hoch, und dann kann das Team Änderun­gen vornehmen, die in der Pla­nungsphase des Pro­jek­ts nicht vorherge­se­hen wer­den kon­nten. Es ist sehr prak­tisch, dies in Work­sec­tion zu tun: Man kann immer eine Auf­gabe hinzufü­gen oder eine unnötige löschen.

Wir haben eine Regel: Der Mitar­beit­er schließt die Auf­gabe nicht, son­dern markiert sie als abgeschlossen, damit jed­er Zeit hat, seinen Beitrag zu leis­ten. Am Ende des Tages schließt der Pro­jek­tleit­er alle Auf­gaben als abgeschlossen.

Wie ver­wen­den Sie das Zeit­track­ing in Worksection

Wir berech­nen die Zeit und das Bud­get. Unser Ziel ist es, den tat­säch­lichen Arbeit­saufwand zu ver­fol­gen, damit wir einen real­is­tis­cheren Zeitrah­men in das Pro­jekt ein­bauen können.



Das Per­son­al hat die Funk­tion leicht gemeis­tert. Die einzige Schwierigkeit beste­ht darin, die Arbeit­skosten rechtzeit­ig einzugeben und nicht zu vergessen.


Ver­wen­den Sie Berichte in Worksection?

Ja. Wir erstellen einen Bericht über die Arbeit­skosten und sehen, ob die tat­säch­lichen Dat­en den geplanten entsprechen.



Wir haben eine Regel: Der Team­leit­er kann Auf­gaben fes­tle­gen. Zunächst erhält der Man­ag­er den bere­its erstell­ten Zeit­plan in der Work­sec­tion. Der Man­ag­er kann Änderun­gen am Pro­jekt vornehmen, Auf­gaben schließen und öffnen.

Die anderen Pro­jek­t­teil­nehmer erfassen die Arbeit­skosten am Ende jedes Arbeit­stags. Als Ergeb­nis erhal­ten wir ein voll­ständi­ges Bild des Projekts.


Ver­wen­den Sie E‑Mail oder Mes­sen­ger für Worksection-Benachrichtigungen?

Wir verknüpfen die Work­sec­tion mit der E‑Mail. Benachrich­ti­gun­gen über Auf­gaben, die am aktuellen Tag aus­ge­führt wer­den müssen, wer­den jeden Mor­gen an jeden Mitar­beit­er gesendet. Auf Wun­sch kön­nen die Mitar­beit­er die Benachrich­ti­gun­gen mit dem Mes­sen­ger verknüpfen, den sie verwenden.



Wir empfehlen Work­sec­tion immer den Unternehmen und Fre­un­den, die ihre inter­nen Prozesse sys­tem­a­tisieren möchten.

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