ZIKZAK to dynamiczna i zaangażowana grupa architektów i projektantów wnętrz, którzy kochają projektowanie i proces twórczy. Ich doświadczenie oraz stałe badanie trendów pozwala im spełniać oczekiwania i przekładać odważne pomysły na nietypowe rozwiązania projektowe. Pracownia projektowa działa na rynku od ponad 5 lat, a ich zespół liczy ponad 20 projektantów i architektów.
Jak doszło do systematyzacji projektów
Tami historia w naszej firmie trwa już długo. Wszystko zaczęło się po roku pracy z plikami Excel (jak wszyscy). Dla każdego projektu istniał osobny plik Excel, w którym ustalaliśmy harmonogram. Okazało się to bardzo niewygodne.
Na przykład: jeśli termin projektu się przesunął lub dodano nowe zadanie, trzeba było ręcznie pomalować wszystkie kwadraty na całej ścieżce projektu. Było to czasochłonne i nieefektywne.
Później dodano plik Excel, w którym rejestrowano koszty pracy dla projektów. Każdy nowy miesiąc to nowy plik. I co miesiąc ręcznie liczyliśmy, ile i które kwadraty były zaangażowane w każdy projekt.
Liczyliśmy wynagrodzenia godzinowe w Excelu, ale było to bardziej związane z dniem niż z godziną. Na przykład: zaokrąglaliśmy robocze godziny do jednego dnia lub pół dnia.
Jednak gdy projektów było za dużo, zaczęliśmy szukać innego rozwiązania. Wypróbowaliśmy różne systemy: Asana, Trello, Worksection. Zatrzymaliśmy się na Worksection i byliśmy zadowoleni z naszego wyboru.
Jakie zadania powinien rozwiązać menedżer zadań
Postawiliśmy sobie kilka zadań:
- Kontrolować czas realizacji projektu.
- Kontrolować budżet projektu.
- Kontrolować koszty pracy dla projektu.
- Realizować projekt zgodnie z harmonogramem.
Co Worksection dał waszej firmie
To dało nam systematyzację. Teraz rozwijamy procesy biznesowe, przekształcając je w projekty w Worksection i monitorując, jak proces odpowiada planom.
Jakie funkcje Worksection zaczęliście od razu używać
Pierwszy etap to ręczne tworzenie projektów w Worksection. Ustawialiśmy zadanie za zadaniem i opisywaliśmy każdy nowy projekt na nowo.
Drugi etap — Stworzyliśmy projekty szablonowe i po prostu kopiowaliśmy stamtąd zadania.
Teraz korzystamy z API: generujemy projekty z Excela, w którym opisany jest standardowy algorytm wykonania. To pozwala nam przechowywać scentralizowane ziarno, z którego projekt „rozprzestrzenia się” w Worksection.
Jak pracujecie z projektami w Worksection
Mamy kilka standardowych projektów, ale zmiany wprowadzane są do nich za każdym razem. Wprowadzamy planowane dane projektu do Worksection, a następnie zespół może wprowadzać zmiany, których nie można było przewidzieć na etapie planowania projektu. To bardzo wygodne w Worksection: zawsze można dodać zadanie lub usunąć zbędne.
Jak korzystacie ze śledzenia czasu w Worksection
Liczymy czas i budżet. Naszym celem jest śledzenie rzeczywistego wkładu pracy, aby móc wprowadzać bardziej realistyczny harmonogram do projektu.
Personel łatwo opanował tę funkcję. Jedyną trudnością jest wprowadzenie kosztów pracy na czas i nie zapomnienie o tym.
Czy korzystacie z raportów w Worksection?
Tak. Sporządzamy raport o kosztach pracy i sprawdzamy, czy rzeczywiste dane odpowiadają planowanym.
Mamy zasadę: lider zespołu może ustalać zadania. Początkowo menedżer otrzymuje już uformowany harmonogram w Worksection. Menedżer może wprowadzać zmiany w projekcie, może zamykać i otwierać zadania.
Pozostali uczestnicy projektu wnoszą koszty pracy na koniec każdego dnia roboczego. W rezultacie otrzymujemy pełny obraz projektu.
Czy korzystacie z e‑maila lub komunikatora do powiadomień z Worksection?
Łączymy Worksection z e‑mailem. Powiadomienia o zadaniach do wykonania w danym dniu są wysyłane do każdego pracownika rano. W razie potrzeby pracownicy mogą powiązać powiadomienia z używanym przez siebie komunikatorem.