Компания занимается архитектурой и дизайном интерьеров. Пять лет на рынке Украины. Коллектив: 21 дизайнер и архитектор. Одно из преимуществ — «глубокое погружение» в проект через историю заказчика для формирования целостной концепции.
Короткий видео-кейс:
Как пришли к систематизации проектов?
Эта история в нашей компании длится давно. Все началось спустя год работы студии с Excel-файлов (как и у всех). Для каждого проекта был отдельный Excel-файл, в котором мы ставили график. Это оказалось очень неудобно.
Например: если сроки проекта смещаются или добавляется новая задача, приходилось вручную закрашивать все квадратики по всему пути проекта. Это отнимало много времени и было неэффективно.
Позже добавился Excel-файл, где фиксировали трудозатраты по проектам. Каждый новый месяц — новый файл. И каждый месяц мы считали вручную, сколько и каких квадратиков на каждом проекте было задействовано.
Считали почасовку в Excel, но больше привязывались не до часа, а до дня. Например: округляли трудозатраты до дня или полдня.
Когда проектов стало много — пришло время искать новое решение. Мы перепробовали разные системы: Asana, Trello, Worksection. Остановились на Worksection и довольны своим выбором.
Какие задачи должен был решать таск-менеджер?
Мы ставили себе несколько задач:
- Контролировать сроки проекта.
- Контролировать бюджет проекта.
- Контролировать трудозатраты на проект.
- Вести проект в соответствии с графиком.
Что дал Worksection вашей компании?
Он дал нам систематизацию. Сейчас мы разрабатываем бизнес-процессы, трансформируем их в проекты в Worksection и отслеживаем, насколько процесс соответствует планам.
Какие функции Worksection начали использовать сразу?
Первый этап — создавали проекты вручную внутри Worksection. Ставили задачу за задачей и каждый новый проект описывали заново.
Второй этап — сделали шаблонные проекты и просто копировали оттуда задачи.
Сейчас используем API: генерируем проекты из Excel, где уже описан стандартный алгоритм выполнения. Это позволяет нам хранить централизованное зерно, из которого «проращивается» проект внутри Worksection.
Как работаете с проектами в Worksection?
У нас есть несколько стандартных проектов, но каждый раз в них вносятся изменения. Мы выгружаем в Worksection плановые данные по проекту, а дальше команда может вносить изменения, которые нельзя было предвидеть на этапе планирования проекта. Это очень удобно делать в Worksection: всегда можно добавить задачу или удалить ненужную.
У нас есть правило: сотрудник не закрывает задачу, а отмечает как выполненную, чтобы каждый успел внести свои трудозатраты. В конце дня руководитель проекта закрывает все задачи как выполненные.
Как используете тайм-трекинг в Worksection?
Считаем время и бюджет. Наша цель: отследить соответствие фактических трудозатрат планируем, чтобы потом закладывать в проект более реалистичные сроки.
Сотрудники легко освоили функцию. Единственная сложность — вовремя вносить трудозатраты и не забывать об этом.
Используете отчеты Worksection?
Да. Делаем отчет по трудозатратам и видим, соответствуют ли фактические данные плановым.
У нас есть правило: ставить задачи может руководитель команды. Изначально руководитель получает уже сформированный график в Worksection. Руководитель может вносить изменения в проект, может закрывать и открывать задачи. Остальные участники проекта вносят трудозатраты в конце каждого рабочего дня. В результате мы получаем полную картину по проекту.
Используете почту или мессенджер для уведомлений Worksection?
Мы привязываем Worksection к почте. Уведомления о задачах, которые необходимо выполнить на текущий день, приходят на почту каждому сотруднику каждое утро. По желанию, сотрудники привязывают уведомления к мессенджеру, которым пользуются.