ZIKZAK: Worksection дал нам систематизацию
Компания занимается архитектурой и дизайном интерьеров. Пять лет на рынке Украины. Коллектив: 21 дизайнер и архитектор. Одно из преимуществ — «глубокое погружение» в проект через историю заказчика для формирования целостной концепции.
Короткий видео-кейс:
Как пришли к систематизации проектов?
Эта история в нашей компании длится давно. Все началось спустя год работы студии с Excel-файлов (как и у всех). Для каждого проекта был отдельный Excel-файл, в котором мы ставили график. Это оказалось очень неудобно.
Например: если сроки проекта смещаются или добавляется новая задача, приходилось вручную закрашивать все квадратики по всему пути проекта. Это отнимало много времени и было неэффективно.
Позже добавился Excel-файл, где фиксировали трудозатраты по проектам. Каждый новый месяц — новый файл. И каждый месяц мы считали вручную, сколько и каких квадратиков на каждом проекте было задействовано.
Считали почасовку в Excel, но больше привязывались не до часа, а до дня. Например: округляли трудозатраты до дня или полдня.
Когда проектов стало много — пришло время искать новое решение. Мы перепробовали разные системы: Asana, Trello, Worksection. Остановились на Worksection и довольны своим выбором.
Какие задачи должен был решать таск-менеджер?
Мы ставили себе несколько задач:
- Контролировать сроки проекта.
- Контролировать бюджет проекта.
- Контролировать трудозатраты на проект.
- Вести проект в соответствии с графиком.
Что дал Worksection вашей компании?
Он дал нам систематизацию. Сейчас мы разрабатываем бизнес-процессы, трансформируем их в проекты в Worksection и отслеживаем, насколько процесс соответствует планам.
Какие функции Worksection начали использовать сразу?
Первый этап — создавали проекты вручную внутри Worksection. Ставили задачу за задачей и каждый новый проект описывали заново.
Второй этап — сделали шаблонные проекты и просто копировали оттуда задачи.
Сейчас используем API: генерируем проекты из Excel, где уже описан стандартный алгоритм выполнения. Это позволяет нам хранить централизованное зерно, из которого «проращивается» проект внутри Worksection.
Как работаете с проектами в Worksection?
У нас есть несколько стандартных проектов, но каждый раз в них вносятся изменения. Мы выгружаем в Worksection плановые данные по проекту, а дальше команда может вносить изменения, которые нельзя было предвидеть на этапе планирования проекта. Это очень удобно делать в Worksection: всегда можно добавить задачу или удалить ненужную.
У нас есть правило: сотрудник не закрывает задачу, а отмечает как выполненную, чтобы каждый успел внести свои трудозатраты. В конце дня руководитель проекта закрывает все задачи как выполненные.
Как используете тайм-трекинг в Worksection?
Считаем время и бюджет. Наша цель: отследить соответствие фактических трудозатрат планируем, чтобы потом закладывать в проект более реалистичные сроки.
Сотрудники легко освоили функцию. Единственная сложность — вовремя вносить трудозатраты и не забывать об этом.
Используете отчеты Worksection?
Да. Делаем отчет по трудозатратам и видим, соответствуют ли фактические данные плановым.
У нас есть правило: ставить задачи может руководитель команды. Изначально руководитель получает уже сформированный график в Worksection. Руководитель может вносить изменения в проект, может закрывать и открывать задачи. Остальные участники проекта вносят трудозатраты в конце каждого рабочего дня. В результате мы получаем полную картину по проекту.
Используете почту или мессенджер для уведомлений Worksection?
Мы привязываем Worksection к почте. Уведомления о задачах, которые необходимо выполнить на текущий день, приходят на почту каждому сотруднику каждое утро. По желанию, сотрудники привязывают уведомления к мессенджеру, которым пользуются.
Мы всегда советуем Worksection тем компаниям и своих друзьям, которые хотят систематизировать внутренние процессы.
ответить
Каретин Олег 22 января 2021
Супер!
Школа PM
24 февраля 2022 года Российская Федерация начала полномасштабную войну против Украины. Россия уже подверглась множественным санкциям со стороны Европы, США и ряда других стран, которые не поддерживают...
23 марта 2022 • 5 min read
Школа PM
Закладки – полезная опция, которая расположена в верхнем правом углу вашего аккаунта Worksection. Для чего нужны закладки Все "горящее", "срочное" и "важное" можно добавить в закладки, чтобы держать на...
22 июня 2021 • 2 min read
Школа PM
В компании, где ведется несколько проектов одновременно, важно собирать данные по разным параметрам: по количеству затраченного на проект времени, по количеству успешно завершенных задач, по плановому...
31 мая 2021 • 4 min read