ZIKZAK: Worksection дал нам систематизацию

Кирилл Комаров
Компания занимается архитектурой и дизайном интерьеров. Пять лет на рынке Украины. Коллектив: 21 дизайнер и архитектор. Одно из преимуществ — «глубокое погружение» в проект через историю заказчика для формирования целостной концепции.

Короткий видео-кейс:

Как пришли к систематизации проектов?

Эта история в нашей компании длится давно. Все началось спустя год работы студии с Excel-файлов (как и у всех). Для каждого проекта был отдельный Excel-файл, в котором мы ставили график. Это оказалось очень неудобно.

Например: если сроки проекта смещаются или добавляется новая задача, приходилось вручную закрашивать все квадратики по всему пути проекта. Это отнимало много времени и было неэффективно.

Позже добавился Excel-файл, где фиксировали трудозатраты по проектам. Каждый новый месяц — новый файл. И каждый месяц мы считали вручную, сколько и каких квадратиков на каждом проекте было задействовано.



Считали почасовку в Excel, но больше привязывались не до часа, а до дня. Например: округляли трудозатраты до дня или полдня.

Когда проектов стало много — пришло время искать новое решение. Мы перепробовали разные системы: Asana, Trello, Worksection. Остановились на Worksection и довольны своим выбором.

Какие задачи должен был решать таск-менеджер?


Мы ставили себе несколько задач:




  1. Контролировать сроки проекта.
  2. Контролировать бюджет проекта.
  3. Контролировать трудозатраты на проект.
  4. Вести проект в соответствии с графиком.

Что дал Worksection вашей компании?

Он дал нам систематизацию. Сейчас мы разрабатываем бизнес-процессы, трансформируем их в проекты в Worksection и отслеживаем, насколько процесс соответствует планам.


Какие функции Worksection начали использовать сразу?

Первый этап — создавали проекты вручную внутри Worksection. Ставили задачу за задачей и каждый новый проект описывали заново.



Второй этап — сделали шаблонные проекты и просто копировали оттуда задачи.

Сейчас используем API: генерируем проекты из Excel, где уже описан стандартный алгоритм выполнения. Это позволяет нам хранить централизованное зерно, из которого «проращивается» проект внутри Worksection.


Как работаете с проектами в Worksection?

У нас есть несколько стандартных проектов, но каждый раз в них вносятся изменения. Мы выгружаем в Worksection плановые данные по проекту, а дальше команда может вносить изменения, которые нельзя было предвидеть на этапе планирования проекта. Это очень удобно делать в Worksection: всегда можно добавить задачу или удалить ненужную.

У нас есть правило: сотрудник не закрывает задачу, а отмечает как выполненную, чтобы каждый успел внести свои трудозатраты. В конце дня руководитель проекта закрывает все задачи как выполненные.

Как используете тайм-трекинг в Worksection?

Считаем время и бюджет. Наша цель: отследить соответствие фактических трудозатрат планируем, чтобы потом закладывать в проект более реалистичные сроки.



Сотрудники легко освоили функцию. Единственная сложность — вовремя вносить трудозатраты и не забывать об этом.

Используете отчеты Worksection?

Да. Делаем отчет по трудозатратам и видим, соответствуют ли фактические данные плановым.



У нас есть правило: ставить задачи может руководитель команды. Изначально руководитель получает уже сформированный график в Worksection. Руководитель может вносить изменения в проект, может закрывать и открывать задачи. Остальные участники проекта вносят трудозатраты в конце каждого рабочего дня. В результате мы получаем полную картину по проекту.

Используете почту или мессенджер для уведомлений Worksection?

Мы привязываем Worksection к почте. Уведомления о задачах, которые необходимо выполнить на текущий день, приходят на почту каждому сотруднику каждое утро. По желанию, сотрудники привязывают уведомления к мессенджеру, которым пользуются.


Мы всегда советуем Worksection тем компаниям и своих друзьям, которые хотят систематизировать внутренние процессы.

ответить
Каретин Олег 22 января 2021
Супер!

esc
Поделиться в
или
Школа PM
Бывает так, что дедлайн по задаче уже приближается, а работа еще не начата. Не реже встречается вариант, когда каждая задача кажется важной, а выбрать, с какой начать – непонятно. Часто с такими ситуациями...
6 сентября 2022   •   9 min read
Школа PM
Об успешных проектах мы слышим довольно часто. Но следует понимать, что любой из них состоит из задач разной степени масштабности и сложности. Поэтому, если смотреть глобально, удачное завершение проекта...
23 августа 2022   •   11 min read
Школа PM
Количество удаленных команд растет с каждым годом. Дистанционная работа имеет свои преимущества, но вместе с тем возникают вопросы об управлении задачами, синхронизации действий и коммуникациями между...
16 августа 2022   •   13 min read

Более 1000 компаний используют Worksection . Присоединяйтесь!

Worksection используют 1000 компаний

Отлично!