ZIKZAK este un grup dinamic și dedicat de arhitecți și designeri de interior care iubesc designul și procesul creativ. Experiența lor și cercetarea constantă a tendințelor le permit să îndeplinească așteptările și să transforme o idee îndrăzneață în soluții de design non-standard. Studio-ul de design activează de peste 5 ani pe piață, iar în prezent echipa lor este formată din mai mult de 20 de designeri și arhitecți.
Cum ați ajuns să sistematizați proiectele
Această poveste în compania noastră durează de mult timp. Totul a început după un an de muncă cu fișiere Excel (ca toată lumea). Pentru fiecare proiect exista un fișier Excel separat în care stabiliam programul. Acest lucru s‑a dovedit a fi foarte incomod.
De exemplu: dacă termenul proiectului este mutat sau se adaugă o nouă sarcină, era necesar să colorăm manual toate pătratele pe parcursul căii proiectului. Acest lucru era consumator de timp și ineficient.
Mai târziu, s‑a adăugat un fișier Excel în care erau înregistrate costurile de muncă pentru proiecte. Fiecare lună nouă era un fișier nou. Și în fiecare lună, noi număram manual câte și ce pătrățele au fost implicate în fiecare proiect.
Am numărat salariile pe oră în Excel, dar acesta era mai mult legat de zi, nu de oră. De exemplu: noi am rotunjit munca la o zi sau o jumătate de zi.
Dar când erau prea multe proiecte, am început să căutăm o altă soluție. Am încercat diferite sisteme: Asana, Trello, Worksection. Né-am oprit la Worksection și am fost mulțumiți de alegerea noastră.
Ce taskuri ar trebui să rezolve managerul de sarcini
Né-am propus mai multe sarcini:
- Controlul timpului proiectului.
- Controlul bugetului proiectului.
- Controlul costurilor de muncă pentru proiect.
- Realizarea proiectului conform programului.
Ce a adus Worksection companiei dumneavoastră
Asta né‑a oferit sistematizare. Acum dezvoltăm procesele de afaceri, transformându-le în proiecte în Worksection și monitorizând cum corespunde procesul cu planurile.
Ce funcționalități Worksection ați început să folosiți imediat
Prima etapă a fost crearea manuală a proiectelor în Worksection. Am stabilit sarcină după sarcină și am descris fiecare proiect nou din nou.
A doua etapă — Am făcut proiecte template și am copiat pur și simplu sarcinile de acolo.
Acum folosim API-ul: generăm proiecte din Excel, unde algoritmul standard de execuție este deja descris. Acest lucru né permite să păstrăm un nucleu centralizat din care proiectul «se desfășoară» în Worksection.
Cum lucrați cu proiectele în Worksection
Avem mai multe proiecte standard, dar modificări sunt aduse la ele de fiecare dată. Încărcăm datele proiectului planificat în Worksection, iar apoi echipa poate face modificări care nu au putut fi prevăzute în etapa de planificare a proiectului. Este foarte convenabil să faci acest lucru în Worksection: poți adăuga întotdeauna o sarcină sau șterge una inutilă.
Cum utilizați urmărirea timpului în Worksection
Calculăm timpul și bugetul. Scopul nostru este să monitorizăm aportul real de muncă, astfel încât să putem construi un cadru de timp mai realist în proiect.
Personalul a stăpânit ușor funcția. Singura dificultate este să introducă costurile de muncă la timp și să nu uite de ele.
Folosiți rapoarte în Worksection?
Da. Facem un raport despre costurile de muncă și verificăm dacă datele reale corespund celor planificate.
Avem o regulă: liderul echipei poate stabili sarcini. Inițial, managerul primește programul deja format în Worksection. Managerul poate face modificări proiectului, poate închide și deschide sarcini.
Restul participanților la proiect contribuie cu costurile de muncă la sfârșitul fiecărei zile lucrătoare. Ca urmare, obținem o imagine completă a proiectului.
Folosiți e‑mail sau mesager pentru notificările Worksection?
Legăm Worksection de e‑mail. Notificările despre sarcinile de îndeplinit în ziua curentă sunt trimise fiecărui angajat dimineața. Dacă doresc, angajații le leagă de mesagerul pe care îl folosesc.