ZIKZAK é um grupo dinâmico e comprometido de arquitetos e designers de interiores que amam o design e o processo criativo. Sua experiência e constante pesquisa de tendências permitem que atendam às expectativas e traduzam uma ideia ousada em soluções de design não convencionais. O estúdio de design está no mercado há mais de 5 anos e agora sua equipe é composta por mais de 20 designers e arquitetos.
Como vocês sistematizaram os projetos
Essa história em nossa empresa já dura há muito tempo. Tudo começou após um ano de trabalho com arquivos do Excel (como todos eles). Para cada projeto havia um arquivo separado de Excel no qual definíamos o cronograma. Isso acabou sendo muito inconveniente.
Por exemplo: se o prazo do projeto fosse adiado ou uma nova tarefa fosse adicionada, era necessário preencher manualmente todos os quadrados ao longo do caminho do projeto. Isso tomava muito tempo e era ineficiente.
Mais tarde, um arquivo Excel foi adicionado, onde os custos de mão de obra para os projetos eram registrados. Cada novo mês era um novo arquivo. E todo mês contávamos manualmente quantos e quais quadrados estavam envolvidos em cada projeto.
Contávamos os salários por hora no Excel, mas isso estava mais ligado não à hora, mas ao dia. Por exemplo: arredondávamos a mão de obra para um dia ou meia jornada.
Mas quando havia projetos demais, começamos a procurar outra solução. Tentamos diferentes sistemas: Asana, Trello, Worksection. Paramos no Worksection e ficamos felizes com nossa escolha.
Quais tarefas o gerenciador de tarefas deve resolver
Nos impusemos várias tarefas:
- Controlar o prazo do projeto.
- Controlar o orçamento do projeto.
- Controlar os custos de mão de obra do projeto.
- Conduzir o projeto dentro do cronograma.
O que o Worksection proporcionou à sua empresa
Isso nos trouxe sistematização. Agora estamos desenvolvendo processos de negócios, transformando-os em projetos no Worksection e monitorando como o processo corresponde aos planos.
Quais recursos do Worksection você começou a usar imediatamente
O primeiro estágio foi a criação de projetos manualmente dentro do Worksection. Definimos tarefa após tarefa e descrevemos cada novo projeto de novo.
O segundo estágio — Fizemos projetos modelo e simplesmente copiamos as tarefas de lá.
Agora estamos utilizando a API: geramos projetos do Excel, onde o algoritmo padrão de execução já está descrito. Isso nos permite armazenar um ponto centralizado do qual o projeto «se espalha» dentro do Worksection.
Como você trabalha com projetos no Worksection
Temos vários projetos padrão, mas alterações são feitas neles a cada vez. Carregamos os dados do projeto planejado no Worksection e, em seguida, a equipe pode fazer alterações que não poderiam ser previstas na fase de planejamento do projeto. É muito conveniente fazer isso no Worksection: você pode sempre adicionar uma tarefa ou excluir uma desnecessária.
Como você usa o rastreamento de tempo no Worksection
Calculamos o tempo e o orçamento. Nosso objetivo é rastrear o input real de mão de obra, para que possamos construir um cronograma mais realista dentro do projeto.
A equipe dominou facilmente a função. A única dificuldade é inserir os custos de mão de obra a tempo e não esquecer disso.
Você usa relatórios no Worksection?
Sim. Fazemos um relatório sobre os custos de mão de obra e verificamos se os dados reais correspondem aos planejados.
Temos uma regra: o líder da equipe pode definir tarefas. Inicialmente, o gerente recebe o cronograma já formado no Worksection. O gerente pode fazer mudanças no projeto, pode fechar e abrir tarefas.
Os demais participantes do projeto contribuem com os custos de mão de obra ao final de cada dia útil. Como resultado, obtemos uma visão completa do projeto.
Você usa e‑mail ou mensageiro para notificações do Worksection?
Ligamos o Worksection ao e‑mail. Notificações sobre tarefas a serem realizadas no dia atual são enviadas a cada funcionário pela manhã. Se desejado, os funcionários vinculam notificações ao mensageiro que utilizam.