ZIKZAK es un grupo dinámico y comprometido de arquitectos y diseñadores de interiores que aman el diseño y el proceso creativo. Su experiencia y constante investigación de tendencias les permite cumplir con las expectativas y traducir una idea audaz en soluciones de diseño no estándar. El estudio de diseño ha estado en el mercado durante más de 5 años y ahora su equipo consta de más de 20 diseñadores y arquitectos.
¿Cómo llegaron a sistematizar los proyectos?
Esta historia en nuestra empresa ha estado sucediendo durante mucho tiempo. Todo comenzó después de un año de trabajo con archivos de Excel (como todos). Para cada proyecto había un archivo de Excel separado en el que establecíamos el cronograma. Esto resultó ser muy inconveniente.
Por ejemplo: si el plazo del proyecto se pospone o se añade una nueva tarea, era necesario pintar manualmente todos los cuadros a lo largo del camino del proyecto. Era un proceso que consumía mucho tiempo y era ineficiente.
Más tarde, se añadió un archivo de Excel donde se registraban los costos laborales para los proyectos. Cada nuevo mes era un nuevo archivo. Y cada mes contábamos manualmente cuántos y cuáles cuadros estaban involucrados en cada proyecto.
Contábamos los salarios por hora en Excel, pero esto estaba más relacionado no con la hora, sino con el día. Por ejemplo: redondeábamos la labor a un día o medio día.
Pero cuando había demasiados proyectos, comenzamos a buscar otra solución. Probamos diferentes sistemas: Asana, Trello, Worksection. Nos detuvimos en Worksection y estábamos contentos con nuestra elección.
¿Qué tareas debería resolver el gestor de tareas?
Nos planteamos varias tareas:
- Controlar el tiempo del proyecto.
- Controlar el presupuesto del proyecto.
- Controlar los costos laborales del proyecto.
- Dirigir el proyecto según el cronograma.
¿Qué le ha dado Worksection a su empresa?
Esto nos dio sistematización. Ahora estamos desarrollando procesos de negocio, transformándolos en proyectos en Worksection y monitoreando cómo el proceso corresponde a los planes.
¿Qué funciones de Worksection empezaron a usar de inmediato?
La primera etapa fue crear proyectos manualmente dentro de Worksection. Establecíamos tarea tras tarea y describíamos cada nuevo proyecto de nuevo.
La segunda etapa — Creamos proyectos plantillas y solo copiamos las tareas de allí.
Ahora estamos usando la API: generamos proyectos desde Excel, donde ya está descrito el algoritmo de ejecución estándar. Esto nos permite almacenar un grano centralizado a partir del cual el proyecto se «expande» dentro de Worksection.
¿Cómo trabajan con los proyectos en Worksection?
Tenemos varios proyectos estándar, pero se hacen cambios en ellos cada vez. Cargamos los datos del proyecto planificado en Worksection, y luego el equipo puede hacer cambios que no se pudieron prever en la etapa de planificación del proyecto. Es muy conveniente hacerlo en Worksection: siempre puedes añadir una tarea o eliminar una innecesaria.
¿Cómo utilizan el seguimiento del tiempo en Worksection?
Calculamos el tiempo y el presupuesto. Nuestro objetivo es rastrear la entrada laboral real, para que podamos construir un marco temporal más realista en el proyecto.
El personal dominó fácilmente la función. La única dificultad es ingresar los costos laborales a tiempo y no olvidar hacerlo.
¿Utilizan informes en Worksection?
Sí. Hacemos un informe sobre los costos laborales y vemos si los datos reales corresponden a los planificados.
Tenemos una regla: el líder del equipo puede establecer tareas. Inicialmente, el gerente recibe el cronograma ya formado en Worksection. El gerente puede hacer cambios en el proyecto, puede cerrar y abrir tareas.
El resto de los participantes del proyecto contribuyen con costos laborales al final de cada día laboral. Como resultado, obtenemos una imagen completa del proyecto.
¿Usan correo electrónico o mensajería para las notificaciones de Worksection?
Vinculamos Worksection al correo electrónico. Se envían notificaciones sobre las tareas que deben ser realizadas en el día actual a cada empleado por la mañana. Si lo desean, los empleados pueden vincular las notificaciones à la mensajería que utilizan.