ZIKZAK è un gruppo dinamico e impegnato di architetti e designer d’interni che amano il design e il processo creativo. La loro esperienza e la costante ricerca di tendenze consentono di soddisfare le aspettative e tradurre un’idea audace in soluzioni di design non standard. Lo studio di design è sul mercato da oltre 5 anni e ora il loro team è composto da più di 20 designer e architetti.
Come siete arrivati a sistematizzare i progetti
Questa storia nella nostra azienda va avanti da molto tempo. Tutto è iniziato dopo un anno di lavoro con file Excel (come tutti). Per ogni progetto c’era un file Excel separato in cui impostavamo il programma. Questo si è rivelato molto scomodo.
Ad esempio: se il termine di progetto veniva spostato o veniva aggiunto un nuovo compito, era necessario colorare manualmente tutti i quadrati lungo il percorso del progetto. Era dispendioso in termini di tempo e inefficiente.
In seguito, è stato aggiunto un file Excel in cui venivano registrati i costi lavorativi per i progetti. Ogni nuovo mese era un nuovo file. E ogni mese contavamo manualmente quanti e quali quadrati erano coinvolti in ciascun progetto.
Calcolavamo le retribuzioni orarie in Excel, ma questo era più legato non all’ora, ma al giorno. Ad esempio: arrotondavamo il lavoro a un giorno o mezza giornata.
Ma quando i progetti sono diventati troppi, abbiamo iniziato a cercare un’altra soluzione. Abbiamo provato diversi sistemi: Asana, Trello, Worksection. Ci siamo fermati su Worksection e siamo stati soddisfatti della nostra scelta.
Quali compiti dovrebbe risolvere il gestore dei compiti
Ci siamo posti diversi obiettivi:
- Controllare i tempi del progetto.
- Controllare il budget del progetto.
- Controllare i costi lavorativi per il progetto.
- Gestire il progetto secondo il programma.
Cosa ha dato Worksection alla vostra azienda
Questo ci ha dato sistematizzazione. Ora stiamo sviluppando processi aziendali, trasformandoli in progetti in Worksection e monitorando come il processo corrisponde ai piani.
Quali funzionalità di Worksection avete iniziato a utilizzare da subito
La prima fase è stata creare progetti manualmente all’interno di Worksection. Impostavamo compito dopo compito e descrivevamo nuovamente ogni nuovo progetto.
La seconda fase — Abbiamo creato progetti template e semplicemente copiato i compiti da lì.
Ora stiamo usando l’API: generiamo progetti da Excel, dove è già descritto l’algoritmo di esecuzione standard. Questo ci consente di conservare un grano centralizzato da cui il progetto «si diffonde» all’interno di Worksection.
Come lavorate con i progetti in Worksection
Abbiamo diversi progetti standard, ma ogni volta vengono apportate modifiche. Carichiamo i dati del progetto pianificato in Worksection, e poi il team può apportare modifiche che non potevano essere previste nella fase di pianificazione del progetto. È molto conveniente farlo in Worksection: puoi sempre aggiungere un compito o eliminare uno superfluo.
Come usate il tracciamento del tempo in Worksection
Calcoliamo il tempo e il budget. Il nostro obiettivo è monitorare l’effettivo input lavorativo, in modo da poter costruire un quadro temporale più realistico per il progetto.
Il personale ha facilmente padroneggiato la funzione. L’unica difficoltà è inserire i costi lavorativi tempestivamente e non dimenticarsene.
Usate report in Worksection?
Sì. Facciamo un report sui costi lavorativi e vediamo se i dati effettivi corrispondono a quelli pianificati.
Abbiamo una regola: il team leader può impostare compiti. Inizialmente, il manager riceve il programma già formato in Worksection. Il manager può apportare modifiche al progetto, può chiudere e aprire compiti.
Il resto dei partecipanti al progetto contribuisce ai costi lavorativi alla fine di ogni giorno lavorativo. Di conseguenza, otteniamo un quadro completo del progetto.
Usate email o messaggero per le notifiche di Worksection?
Colleghiamo Worksection all’email. Le notifiche sui compiti da svolgere nel giorno corrente vengono inviate a ogni dipendente al mattino. Se desiderato, i dipendenti collegano le notifiche al messaggero che usano.