Про компанію:
- Консалтингове агентство;
- 120 співробітників;
- Понад 10 років на ринку;
- Понад 500 успішних проєктів;
- Клієнти: Чех Post Print House, BogushTime, Water Energy, Global Security Technologies та інші.
Компанія має працювати на вас, а не ви на неї
Visotsky Consulting на ринку з 2008 року. Наша мета проста — допомогти малому і середньому бізнесу розвиватись і для цього ми навчаємо підприємців ефективному управлінню в ході програми школи власників бізнесу. Висоцький консалтинг працює в Україні, Білорусії, Казахстані, Росії, Америці та Тайвані.
Школа власників бізнесу — це 12-місячний консалтинговий проєкт, у якому ми навчаємо засновників компаній, як управляти компанією. Підготовку вже закінчили понад 500 компаній.
Повна версія інтерв’ю на нашому Youtube Worksection
Чому Worksection?
Далі Анастасія Мельникова розповість про вибір системи управління для консалтингової компанії:
Головні ресурси будь-якої компанії — час, гроші, люди. Важливо планувати і враховувати робочий час співробітників, контролювати витрати компанії і правильно планувати проєкти.
Для всієї проєктної роботи, а так само для управління співробітниками — керівники компаній використовують програми для управління проєктами, або по-простому — таск-трекери.
Microsoft Planner — наш перший таск-трекер. Він простий і зручний, але нам не вистачало інтеграцій з Google-сервісами, якими користується вся компанія. Далі ми перейшли на Бітрікс 24.
З Бітріксом було найскладніше, адже на його адаптацію та впровадження потрібно наймати фахівців. У підсумку, витратили купу грошей, багато зусиль і кілька місяців, щоб налаштувати і доопрацювати систему під наші потреби. Вийшов складний і перевантажений інструмент, яким ми намагалися замінити всі потреби компанії: і управління проєктами, і маркетинг, і взаємодію всіх співробітників.
Нам був необхідний інструмент з:
- простим інтерфейсом, щоб кожен співробітник міг у ньому розібратися в короткий термін;
- гнучкою структурою проєктів із завданнями, підзавданнями і чек-листами;
- кастомізацією завдань: пріоритети, терміни, мітки та відповідальні;
- інструментами для планування: діаграма Ганта, Канбан дошки, календар і облік часу;
- системою звітів — план-факт за завданнями за тиждень;
- українською, російською та англійською мовами інтерфейсу для простої адаптації всіх філій.
- мобільним додатком для швидкого фідбеку від співробітників прямо зі смартфона.
Результат:
Розглядали багато таск-трекерів, але відповідний інструмент ми знайшли на українському ринку. Уже понад рік використовуємо Worksection як основний інструмент управління проєктами консалтингу. Це проста та інтуїтивна система управління проєктами за прийнятною ціною. За рахунок підтримки різних мов Worksection інтегрований у наших закордонних філіях.
Worksection — швейцарський ніж на кухні управління проєктом
Якими інструментами користуєтеся?
У нас є стратегічне планування, тижневе планування, щоденні координації на різних рівнях і залежно від підрозділу. У Worksection ми ведемо всі проєкти компанії і в цьому нам допомагають такі інструменти:
- Календарь
Для команди нашої компанії було дуже важливо, що Worksection інтегрується з Google Calendar. У календарі Worksection відбувається планування регулярних дій і координація робіт, а після синхронізації всі дані відображаються в особистих гугл-календарях співробітників.Календар Worksection
синхронізація з Google Calendar
- Список задач
Worksection допомагає подивитися на завантаження людини. Коли видно, яка кількість завдань у співробітника в проєкті — ми можемо оцінити, скільки роботи він ще зможе виконати.
Список задач за фільтром учасника
- Приоритети
Активно використовуємо пріоритети в завданнях. У Worksection можна поставити пріоритет для завдання від 1 до 10, але ми використовуємо просту градацію пріоритетів:
1 — для регулярних завдань;
5 — для простих завдань;
10 — для завдань, які потрібно виконати терміново.
Перемикання пріоритетів у Worksection
- Діаграма Ганта
Для наочного плану роботи використовуємо діаграму Ганта. Таблиця чудово візуалізує терміни завдань у рамках одного проєкту. Діаграма не тільки відображає заплановані терміни в таблиці, а й дає змогу легко ними маніпулювати.
Діаграма Ганта Worksection
- Звіти
На щотижневій основі ми дивимося, скільки завдань загалом у кожному проєкті, скільки було виконано минулого тижня та кількість гарячих завдань у проєкті. Усі дані ми беремо в Worksection зі звітів.
- Кількість запланованих задач у проєкті;
- кількість виконаних задач у проєкті;
- гарячі задачі в проєкті (позначаються червоною крапкою).
Звіти за проєктами в Worksection
Приватність даних і робота з клієнтами
Насамперед ми дізнаємося — чи працюють клієнти з таск-трекерами. Якщо так, то додаємо клієнта в Worksection. Для того, щоб було видно роботу компанії клієнта, підключаємося до їхніх проєктів. Так ми можемо стежити за розвитком, аналізувати дії клієнта, ставити їм завдання і брати участь в обговореннях.
Допомагає наявність приватності в Worksection. Усі конфіденційні дані та внутрішні проєкти нашої компанії за замовчуванням приховані від очей клієнта. Налаштування приватності дуже гнучкі і кожне завдання можна приховати від певного кола людей.
FAQ: Як обмежити видимість задачі?
Кому порекомендуєте Worksection?
Я б рекомендувала всім власникам малого та середнього бізнесу впроваджувати Worksection. Починаючи на етапі, коли вже є щонайменше 2 керівники, які відповідають за розвиток компанії, забувається послідовність, терміни та навіть завдання. Worksection не тільки запам’ятовує всю інформацію за проєктами, а й дає змогу аналізувати результати компанії.
Правильне планування проєктів допомагає спрямувати команду на досягнення точних показників.