Sobre nós:
- Agência de consultoria;
- 120 funcionários no setor de CIS;
- Mais de 10 anos no mercado;
- Mais de 500 projetos bem-sucedidos;
- Clientes: Casa de Impressão da Correios Tcheca, BogushTime, Energia da Água, Tecnologias de Segurança Global etc.
Sua empresa deve trabalhar para você, e não você para ela
Visotsky Consulting está em operação desde 2008. Nosso propósito é simples — ajudar pequenas e médias empresas a evoluir, e para isso, treinamos empreendedores para gerenciar de forma eficiente em um curso com base em programas na nossa Escola para Proprietários de Negócios. A Visotsky Consulting atua na Ucrânia, Belarus, Cazaquistão, Rússia, América e Taiwan.
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A escola para proprietários de negócios representa um projeto de consultoria de 12 meses no qual ensinamos os fundadores de empresas a gerenciar uma companhia. Mais de 500 empresas já se formaram.
Por que Worksection?
Na sequência, Anastasia Melnikova apresentará a você a maneira de selecionar um sistema de gestão para uma empresa de consultoria:
Os principais recursos para qualquer empresa são tempo, dinheiro e pessoas. É importante planejar e rastrear as horas de trabalho dos funcionários, supervisionar as despesas da empresa e planejar projetos de forma sábia.
Para trabalhar em projetos inteiramente e supervisionar os funcionários, os gerentes de empresa usam projetos de gerenciamento de projetos ou, mais simplesmente, rastreadores de tarefas.
O Microsoft Planner é nosso primeiro rastreador de tarefas. É simples e conveniente, mas carecíamos de integrações com os serviços do Google utilizados por toda a empresa. Então, mudamos para o Bitrix24.
O Bitrix apresentou a maior complexidade, pois precisávamos contratar especialistas para adaptá-lo e implementá-lo. Acabamos gastando muito dinheiro, esforços e vários meses ajustando e reestruturando o sistema para atender às nossas necessidades. Obtivemos uma ferramenta complicada e sobrecarregada que era destinada a cobrir todos os requisitos da empresa, como gerenciamento de projetos, marketing e interação de todos os funcionários.
Precisávamos de uma ferramenta com os seguintes recursos:
- interface simples para permitir que cada funcionário compreenda rapidamente;
- estrutura flexível de projetos com tarefas, subtarefas e listas de verificação;
- personalização de tarefas: prioridades, prazos, rótulos e executivos responsáveis;
- ferramentas de planejamento: gráfico de Gantt, quadros Kanban, calendário e rastreamento de tempo;
- sistema de relatórios — plano/real na tarefa por uma semana;
- interfaces em russo, ucraniano e inglês para simplificar a adaptação de todas as filiais no CIS e em outros países;
- aplicativo móvel para um feedback rápido dos funcionários diretamente pelo smartphone.
Resultado
Consideramos muitos rastreadores de tarefas, mas encontramos a ferramenta certa no mercado ucraniano. Por mais de um ano, usamos Worksection como a principal ferramenta para gerenciar projetos de consultoria. Este é um sistema de gerenciamento de projetos simples e intuitivo por um preço acessível. Devido ao suporte multilíngue, o Worksection está integrado em nossas filiais no exterior.
Worksection é um canivete suíço na cozinha de gerenciamento de projetos
Quais ferramentas você usa?
Temos planejamento estratégico, planejamento semanal e coordenações diárias em vários níveis, dependendo do departamento. No Worksection, gerenciamos todos os projetos da empresa, e as seguintes ferramentas facilitam isso:
- Calendário
Para a equipe da nossa empresa, a integração com o Google Calendar foi muito significativa. O calendário do Worksection hospeda o planejamento de atividades regulares e coordenação de trabalhos, e, uma vez sincronizados, todos os dados são exibidos nos calendários pessoais do Google dos funcionários.
- Lista de tarefas
O Worksection ajuda a monitorar a carga de trabalho de uma pessoa. Vendo o número de tarefas no projeto de um funcionário, podemos estimar a quantidade de trabalho que ele deve fazer adicionalmente.
- Prioridades
Usamos ativamente as prioridades das tarefas. No Worksection, podemos definir a prioridade de uma tarefa de 1 a 10, mas escolhemos uma gradação simples de prioridades:
1 — para tarefas regulares;
5 — para tarefas simples;
10 — para tarefas que devem ser cumpridas urgentemente.
- Gráfico de Gantt
Para ter planos de ação demonstrativos, usamos o Gráfico de Gantt. A tabela visualiza muito bem os prazos das tarefas dentro de um projeto. Juntamente com a exibição dos prazos planejados na tabela, o gráfico torna possível manipulá-los com facilidade.
- Relatórios
Semanalmente, visualizamos o mesmo número total de tarefas em cada projeto conforme concluídas na semana anterior, bem como o número de tarefas urgentes no projeto. Coletamos todos os dados de relatórios baseados no Worksection.
- O número de tarefas planejadas no projeto;
- O número de tarefas concluídas no projeto;
- Tarefas urgentes no projeto (marcadas com um ponto vermelho).
Privacidade de dados e relacionamento com clientes
Primordialmente, verificamos se nossos clientes utilizam rastreadores de tarefas. Se sim, adicionamos esse cliente no Worksection. Para tornar as atividades da empresa cliente visíveis para nós, nos conectamos aos projetos deles. Dessa forma, podemos rastrear seu desenvolvimento, analisar as atividades do cliente, definir tarefas para eles e participar de discussões.
O Worksection garante privacidade, e isso realmente ajuda. Todos os dados confidenciais e projetos internos da nossa empresa são invisíveis para o cliente por padrão. As configurações de privacidade são muito flexíveis, e cada tarefa pode ser ocultada de um número definido de pessoas.
A quem você recomendaria o Worksection?
Eu recomendaria apresentar o Worksection a todos os proprietários de pequenas e médias empresas. Na etapa em que há pelo menos 2 gerentes responsáveis pela evolução da empresa, a sequência, os prazos e até mesmo as tarefas tendem a ser esquecidos. Não só o Worksection lembra todas as informações relacionadas ao projeto, mas também possibilita analisar o desempenho da empresa.
Um planejamento de projeto sábio contribui para direcionar uma equipe para alcançar indicadores-alvo exatos.