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Visotsky Consulting: Gerenciador de Tarefas para uma Empresa de Consultoria
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Visotsky Consulting: Gerenciador de Tarefas para uma Empresa de Consultoria

Anastasia Melnikova
CEO e Executivo Corporativo da Visotsky Consulting

Sobre nós:

  • Agên­cia de consultoria;
  • 120 fun­cionários no setor de CIS;
  • Mais de 10 anos no mercado;
  • Mais de 500 pro­je­tos bem-suce­di­dos;
  • Clientes: Casa de Impressão da Cor­reios Tcheca, Bogush­Time, Ener­gia da Água, Tec­nolo­gias de Segu­rança Glob­al etc.

Sua empre­sa deve tra­bal­har para você, e não você para ela

Visot­sky Con­sult­ing está em oper­ação des­de 2008. Nos­so propósi­to é sim­ples — aju­dar peque­nas e médias empre­sas a evoluir, e para isso, treinamos empreende­dores para geren­ciar de for­ma efi­ciente em um cur­so com base em pro­gra­mas na nos­sa Esco­la para Pro­pri­etários de Negó­cios. A Visot­sky Con­sult­ing atua na Ucrâ­nia, Belarus, Caza­quistão, Rús­sia, Améri­ca e Taiwan.

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A esco­la para pro­pri­etários de negó­cios rep­re­sen­ta um pro­je­to de con­sul­to­ria de 12 meses no qual ensi­namos os fun­dadores de empre­sas a geren­ciar uma com­pan­hia. Mais de 500 empre­sas já se formaram.


Por que Worksection?

Na sequên­cia, Anas­ta­sia Mel­niko­va apre­sen­tará a você a maneira de sele­cionar um sis­tema de gestão para uma empre­sa de consultoria:

Os prin­ci­pais recur­sos para qual­quer empre­sa são tem­po, din­heiro e pes­soas. É impor­tante plane­jar e ras­trear as horas de tra­bal­ho dos fun­cionários, super­vi­sion­ar as despe­sas da empre­sa e plane­jar pro­je­tos de for­ma sábia.

Para tra­bal­har em pro­je­tos inteira­mente e super­vi­sion­ar os fun­cionários, os ger­entes de empre­sa usam pro­je­tos de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos ou, mais sim­ples­mente, ras­treadores de tarefas.

O ras­treador de tare­fas é um pro­gra­ma para ras­trear as ativi­dades da empre­sa. Ele per­mite definir tare­fas, pra­zos, mon­i­torar o sta­tus das tare­fas e anal­is­ar a efi­ciên­cia da empresa.
O Microsoft Plan­ner é nos­so primeiro ras­treador de tare­fas. É sim­ples e con­ve­niente, mas carecíamos de inte­grações com os serviços do Google uti­liza­dos por toda a empre­sa. Então, mudamos para o Bitrix24.

O Bitrix apre­sen­tou a maior com­plex­i­dade, pois pre­cisá­va­mos con­tratar espe­cial­is­tas para adap­tá-lo e imple­men­tá-lo. Acabamos gas­tan­do muito din­heiro, esforços e vários meses aju­s­tan­do e reestru­tu­ran­do o sis­tema para aten­der às nos­sas neces­si­dades. Obtive­mos uma fer­ra­men­ta com­pli­ca­da e sobre­car­rega­da que era des­ti­na­da a cobrir todos os req­ui­si­tos da empre­sa, como geren­ci­a­men­to de pro­je­tos, mar­ket­ing e inter­ação de todos os funcionários.


Pre­cisá­va­mos de uma fer­ra­men­ta com os seguintes recursos:

  • inter­face sim­ples para per­mi­tir que cada fun­cionário com­preen­da rapidamente;
  • estru­tu­ra flexív­el de pro­je­tos com tare­fas, subtare­fas e lis­tas de verificação;
  • per­son­al­iza­ção de tare­fas: pri­or­i­dades, pra­zos, rótu­los e exec­u­tivos responsáveis;
  • fer­ra­men­tas de plane­ja­men­to: grá­fi­co de Gantt, quadros Kan­ban, cal­endário e ras­trea­men­to de tempo;
  • sis­tema de relatórios — plano/real na tare­fa por uma semana;
  • inter­faces em rus­so, ucra­ni­ano e inglês para sim­pli­ficar a adap­tação de todas as fil­i­ais no CIS e em out­ros países;
  • aplica­ti­vo móv­el para um feed­back rápi­do dos fun­cionários dire­ta­mente pelo smartphone.

Resul­ta­do

Con­sid­er­amos muitos ras­treadores de tare­fas, mas encon­tramos a fer­ra­men­ta cer­ta no mer­ca­do ucra­ni­ano. Por mais de um ano, usamos Work­sec­tion como a prin­ci­pal fer­ra­men­ta para geren­ciar pro­je­tos de con­sul­to­ria. Este é um sis­tema de geren­ci­a­men­to de pro­je­tos sim­ples e intu­iti­vo por um preço acessív­el. Dev­i­do ao suporte mul­ti­língue, o Work­sec­tion está inte­gra­do em nos­sas fil­i­ais no exterior.


Work­sec­tion é um canivete suíço na coz­in­ha de geren­ci­a­men­to de projetos

Quais fer­ra­men­tas você usa?

Temos plane­ja­men­to estratégi­co, plane­ja­men­to sem­anal e coor­de­nações diárias em vários níveis, depen­den­do do depar­ta­men­to. No Work­sec­tion, geren­ci­amos todos os pro­je­tos da empre­sa, e as seguintes fer­ra­men­tas facili­tam isso:

  • Cal­endário
Para a equipe da nos­sa empre­sa, a inte­gração com o Google Cal­en­dar foi muito sig­ni­fica­ti­va. O cal­endário do Work­sec­tion hospe­da o plane­ja­men­to de ativi­dades reg­u­lares e coor­de­nação de tra­bal­hos, e, uma vez sin­croniza­dos, todos os dados são exibidos nos cal­endários pes­soais do Google dos funcionários.



  • Lista de tarefas
O Work­sec­tion aju­da a mon­i­torar a car­ga de tra­bal­ho de uma pes­soa. Ven­do o número de tare­fas no pro­je­to de um fun­cionário, podemos esti­mar a quan­ti­dade de tra­bal­ho que ele deve faz­er adicionalmente.




  • Pri­or­i­dades
Usamos ati­va­mente as pri­or­i­dades das tare­fas. No Work­sec­tion, podemos definir a pri­or­i­dade de uma tare­fa de 1 a 10, mas escol­he­mos uma gradação sim­ples de prioridades:


1 — para tare­fas regulares;

5 — para tare­fas simples;

10 — para tare­fas que devem ser cumpri­das urgentemente.




  • Grá­fi­co de Gantt
Para ter planos de ação demon­stra­tivos, usamos o Grá­fi­co de Gantt. A tabela visu­al­iza muito bem os pra­zos das tare­fas den­tro de um pro­je­to. Jun­ta­mente com a exibição dos pra­zos plane­ja­dos na tabela, o grá­fi­co tor­na pos­sív­el manip­ulá-los com facilidade.



  • Relatórios
Sem­anal­mente, visu­al­izamos o mes­mo número total de tare­fas em cada pro­je­to con­forme con­cluí­das na sem­ana ante­ri­or, bem como o número de tare­fas urgentes no pro­je­to. Cole­ta­mos todos os dados de relatórios basea­d­os no Worksection.

  1. O número de tare­fas plane­jadas no projeto;
  2. O número de tare­fas con­cluí­das no projeto;
  3. Tare­fas urgentes no pro­je­to (mar­cadas com um pon­to vermelho).



Pri­vaci­dade de dados e rela­ciona­men­to com clientes

Pri­mor­dial­mente, ver­i­fi­camos se nos­sos clientes uti­lizam ras­treadores de tare­fas. Se sim, adi­cionamos esse cliente no Work­sec­tion. Para tornar as ativi­dades da empre­sa cliente visíveis para nós, nos conec­ta­mos aos pro­je­tos deles. Dessa for­ma, podemos ras­trear seu desen­volvi­men­to, anal­is­ar as ativi­dades do cliente, definir tare­fas para eles e par­tic­i­par de discussões.

O Work­sec­tion garante pri­vaci­dade, e isso real­mente aju­da. Todos os dados con­fi­den­ci­ais e pro­je­tos inter­nos da nos­sa empre­sa são invisíveis para o cliente por padrão. As con­fig­u­rações de pri­vaci­dade são muito flexíveis, e cada tare­fa pode ser ocul­ta­da de um número definido de pessoas.



A quem você recomen­daria o Worksection?

Eu recomen­daria apre­sen­tar o Work­sec­tion a todos os pro­pri­etários de peque­nas e médias empre­sas. Na eta­pa em que há pelo menos 2 ger­entes respon­sáveis pela evolução da empre­sa, a sequên­cia, os pra­zos e até mes­mo as tare­fas ten­dem a ser esque­ci­dos. Não só o Work­sec­tion lem­bra todas as infor­mações rela­cionadas ao pro­je­to, mas tam­bém pos­si­bili­ta anal­is­ar o desem­pen­ho da empresa.

Um plane­ja­men­to de pro­je­to sábio con­tribui para dire­cionar uma equipe para alcançar indi­cadores-alvo exatos.
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