À propos de nous :
- Agence de conseil ;
- 120 employés dans le secteur CIS ;
- Plus de 10 ans sur le marché ;
- Plus de 500 projets réussis ;
- Clients : Czech Post Print House, BogushTime, Water Energy, Global Security Technologies, etc.
Votre entreprise doit travailler pour vous, et non l’inverse
Visotsky Consulting est en activité depuis 2008. Notre objectif est simple : aider les petites et moyennes entreprises à évoluer, et pour cela, nous formons des entrepreneurs à gérer efficacement dans le cadre d’un cours basé sur un programme dans notre École pour Propriétaires d’Entreprises. Visotsky Consulting opère en Ukraine, Biélorussie, Kazakhstan, Russie, Amérique et Taïwan.
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L’école pour propriétaires d’entreprises représente un projet de conseil de 12 mois dans lequel nous enseignons aux fondateurs d’entreprises comment gérer une société. Plus de 500 entreprises ont déjà été diplômées.
Pourquoi Worksection ?
Ci-après, Anastasia Melnikova vous présentera la façon de sélectionner un système de gestion pour une entreprise de conseil :
Les principales ressources pour toute entreprise sont le temps, l’argent et les personnes. Il est important de planifier et de suivre les heures de travail des employés, de surveiller les dépenses de l’entreprise et de planifier les projets de manière judicieuse.
Pour travailler complètement sur les projets et superviser les employés, les gestionnaires d’entreprise utilisent des outils de gestion de projet, ou, plus simplement, des suiveurs de tâches.
Microsoft Planner est notre premier suiveur de tâches. Il est simple et pratique, mais il nous manquait des intégrations avec les services Google utilisés par l’ensemble de l’entreprise. Nous sommes donc passés à Bitrix24.
Bitrix représentait la plus grande complexité, car nous devions engager des spécialistes pour l’adapter et le mettre en œuvre. Nous avons fini par dépenser beaucoup d’argent, d’efforts et plusieurs mois à ajuster et retravailler le système pour répondre à nos besoins. Nous avons obtenu un outil compliqué et surchargé censé répondre à toutes les exigences de l’entreprise, telles que la gestion de projet, le marketing et l’interaction de tous les employés.
Nous avions besoin d’un outil avec les caractéristiques suivantes :
- interface simple pour permettre à chaque employé de s’en sortir le plus rapidement possible ;
- structure de projets flexible avec des tâches, sous-tâches et listes de contrôle ;
- personnalisation des tâches : priorités, délais, étiquettes et responsables ;
- outils de planification : diagramme de Gantt, tableaux Kanban, calendrier et suivi du temps ;
- système de rapport — plan/réel sur les tâches pour une semaine ;
- interfaces en russe, ukrainien et anglais pour simplifier l’adaptation de toutes les branches dans la CIS et d’autres pays ;
- application mobile pour un retour rapide des employés directement depuis le smartphone.
Résultat
Nous avons envisagé de nombreux suiveurs de tâches, mais nous avons trouvé le bon outil sur le marché ukrainien. Cela fait plus d’un an que nous utilisons Worksection comme principal outil pour gérer les projets de conseil. C’est un système de gestion de projet simple et intuitif pour un prix abordable. Grâce au soutien multilingue, Worksection est intégré dans nos branches à l’étranger.
Worksection est un couteau suisse dans la cuisine de la gestion de projet
Quels outils utilisez-vous ?
Nous avons de la planification stratégique, de la planification hebdomadaire, et des coordinations quotidiennes à différents niveaux, selon le département. Dans Worksection, nous gérons tous les projets de l’entreprise, et les outils suivants facilitent cela :
- Calendrier
Pour l’équipe de notre entreprise, l’intégration avec Google Calendar était très significative. Le calendrier de Worksection accueille la planification des activités régulières et la coordination des travaux, et, une fois synchronisé, toutes les données s’affichent dans les calendriers Google personnels des employés.
- Liste des tâches
Worksection aide à surveiller la charge de travail d’une personne. En voyant le nombre de tâches dans le projet d’un employé, nous pouvons estimer la quantité de travail supplémentaire à réaliser par eux.
- Priorités
Nous utilisons activement les priorités de tâche. Dans Worksection, nous pouvons définir une priorité de tâche de 1 à 10, mais nous avons choisi une simple gradation de priorités :
1 — pour les tâches régulières ;
5 — pour les tâches simples ;
10 — pour les tâches à exécuter de toute urgence.
- Diagramme de Gantt
Pour avoir des plans d’action démonstratifs, nous utilisons le diagramme de Gantt. Le tableau visualise parfaitement les délais des tâches dans un projet. En plus d’afficher les délais prévus dans le tableau, le graphique permet de les manipuler facilement.
- Rapports
Chaque semaine, nous examinons le même nombre total de tâches dans chaque projet que celles complétées la semaine précédente, ainsi que le nombre de tâches urgentes dans le projet. Nous prenons toutes les données des rapports basés sur Worksection.
- Le nombre de tâches prévues dans le projet ;
- Le nombre de tâches complétées dans le projet ;
- Tâches urgentes dans le projet (marquées par un point rouge).
Confidentialité des données et relations avec les clients
Tout d’abord, nous découvrons si nos clients utilisent des suiveurs de tâches. Si c’est le cas, nous ajoutons ce client dans Worksection. Pour rendre les activités de l’entreprise cliente visibles pour nous, nous nous connectons à leurs projets. De cette manière, nous pouvons suivre leur développement, analyser les activités du client, définir des tâches pour eux et participer à des discussions.
Worksection assure la confidentialité, et cela aide vraiment. Toutes les données confidentielles et les projets internes de notre entreprise sont par défaut invisibles pour le client. Les paramètres de confidentialité sont très flexibles, et chaque tâche peut être cachée d’un nombre défini de personnes.
À qui recommanderez-vous Worksection ?
Je recommanderais d’introduire Worksection à tous les propriétaires de petites et moyennes entreprises. À partir du moment où il y a au moins 2 gestionnaires chargés de l’évolution de l’entreprise, la séquence, les délais et même les tâches ont tendance à être oubliés. Non seulement Worksection se souvient de toutes les informations liées au projet, mais il permet également d’analyser la performance de l’entreprise.
Une planification de projet judicieuse contribue à diriger une équipe vers l’atteinte d’indicateurs cibles exacts.