Chi siamo:
- Agenzia di consulenza;
- 120 dipendenti nel settore CIS;
- Oltre 10 anni sul mercato;
- Oltre 500 progetti di successo;
- Clienti: Czech Post Print House, BogushTime, Water Energy, Global Security Technologies ecc.
La tua azienda dovrebbe lavorare per te, non tu per essa
Visotsky Consulting è attiva dal 2008. Il nostro scopo è semplice: aiutare le piccole e medie imprese ad evolversi, e per questo scopo, formiamo gli imprenditori a gestire in modo efficiente nel programma del nostro Scuola per Proprietari di Imprese. Visotsky Consulting opera in Ucraina, Bielorussia, Kazakhstan, Russia, America e Taiwan.
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La scuola per proprietari di imprese rappresenta un progetto di consulenza di 12 mesi in cui insegniamo ai fondatori di imprese come gestire un’azienda. Più di 500 aziende hanno già conseguito il diploma.
Perché Worksection?
Di seguito, Anastasia Melnikova ti presenterà il modo per selezionare un sistema di gestione per un’agenzia di consulenza:
Le principali risorse per qualsiasi azienda sono tempo, denaro e persone. È importante pianificare e monitorare le ore di lavoro dei dipendenti, tenere sotto controllo le spese aziendali e pianificare i progetti con saggezza.
Per lavorare su progetti in modo completo e per supervisionare i dipendenti, i manager dell’azienda utilizzano progetti di gestione del progetto, o, più semplicemente, tracker di attività.
Microsoft Planner è il nostro primo tracker di attività. È semplice e conveniente, ma ci mancavano integrazioni con i servizi Google utilizzati da tutta l’azienda. Poi siamo passati a Bitrix24.
Bitrix ha rappresentato la maggiore complessità, poiché dovevamo assumere specialisti per adattarlo e implementarlo. Abbiamo finito per spendere molti soldi, sforzi e diversi mesi per adattare e rielaborare il sistema per soddisfare le nostre esigenze. Abbiamo ottenuto uno strumento complicato e sovraccarico che doveva coprire tutti i requisiti dell’azienda, come gestione dei progetti, marketing e interazione di tutti i dipendenti.
Avevamo bisogno di uno strumento con le seguenti caratteristiche:
- interfaccia semplice per consentire a ogni dipendente di comprenderla il prima possibile;
- struttura flessibile dei progetti con compiti, sotto-compiti e checklist;
- personalizzazione dei compiti: priorità, scadenze, etichette e responsabili;
- strumenti di pianificazione: diagramma di Gantt, bacheche Kanban, calendario e monitoraggio del tempo;
- sistema di report — piano/reale sui compiti per una settimana;
- interfacce in russo, ucraino e inglese per semplificare l’adattamento di tutte le filiali nei PAESI CIS e in altri paesi;
- applicazione mobile per un rapido riscontro dai dipendenti direttamente dallo smartphone.
Risultato
Abbiamo considerato molti tracker di attività, ma abbiamo trovato lo strumento giusto nel mercato ucraino. Da più di un anno, stiamo utilizzando Worksection come strumento principale per gestire progetti di consulenza. Si tratta di un sistema di gestione dei progetti semplice e intuitivo a un prezzo accessibile. Grazie al supporto multilingue, Worksection è integrato nelle nostre filiali estere.
Worksection è un coltellino svizzero nella cucina della gestione dei progetti
Quali strumenti utilizzi?
Abbiamo pianificazione strategica, pianificazione settimanale e coordinamenti giornalieri a vari livelli, a seconda del dipartimento. In Worksection, gestiamo tutti i progetti dell’azienda, e i seguenti strumenti facilitano il lavoro:
- Calendario
Per il team della nostra azienda, l’integrazione con Google Calendar è stata molto significativa. Il calendario di Worksection ospita la pianificazione delle attività regolari e il coordinamento dei lavori e, una volta sincronizzati, tutti i dati vengono visualizzati nei calendari personali Google dei dipendenti.
- Lista delle attività
Worksection aiuta a monitorare il carico di lavoro di una persona. Visto il numero di compiti nel progetto di un dipendente, possiamo stimare la quantità di lavoro che devono svolgere aggiuntivamente.
- Priorità
Utilizziamo attivamente le priorità delle attività. In Worksection, possiamo impostare una priorità del compito da 1 a 10, ma abbiamo scelto una semplice graduazione delle priorità:
1 — per i compiti regolari;
5 — per i compiti semplici;
10 — per i compiti che devono essere eseguiti urgentemente.
- Diagramma di Gantt
Per avere piani d’azione dimostrativi, utilizziamo il Diagramma di Gantt. La tabella visualizza eccezionalmente le scadenze dei compiti all’interno di un progetto. Oltre a visualizzare le scadenze pianificate nella tabella, il diagramma permette di manipolarle con facilità.
- Report
Con cadenza settimanale, visualizziamo lo stesso numero totale di compiti in ciascun progetto completato nella settimana precedente, così come il numero di compiti urgenti nel progetto. Prendiamo tutti i dati dai report basati su Worksection.
- Il numero di compiti pianificati nel progetto;
- Il numero di compiti completati nel progetto;
- Compiti urgenti nel progetto (contrassegnati con un punto rosso).
Privacy dei dati e interazione con i clienti
Primariamente, scopriamo se i nostri clienti sfruttano i tracker di attività. Se lo fanno, aggiungiamo tale cliente in Worksection. Per rendere visibili le attività della società cliente, ci connettiamo ai loro progetti. In questo modo, possiamo monitorare il loro sviluppo, analizzare le attività del cliente, impostare compiti per loro e partecipare alle discussioni.
Worksection garantisce privacy, e questo è davvero utile. Tutti i dati riservati e i progetti interni della nostra azienda sono invisibili per il cliente per impostazione predefinita. Le impostazioni sulla privacy sono molto flessibili, e ogni compito può essere nascosto da un determinato numero di persone.
A chi raccomanderesti Worksection?
Consiglierei di introdurre Worksection a tutti i proprietari di piccole e medie imprese. Nella fase in cui ci sono almeno 2 manager responsabili dell’evoluzione dell’azienda, la sequenza, le scadenze e persino i compiti tendono a essere dimenticati. Non solo Worksection ricorda tutte le informazioni relative ai progetti, ma rende anche possibile analizzare le prestazioni dell’azienda.
Una pianificazione saggia dei progetti contribuisce a dirigere un team verso il raggiungimento di indicatori target precisi.