О компании:
- Консалтинговое агентство;
- 120 сотрудников;
- Более 10 лет на рынке;
- Более 500 успешных проектов;
- Клиенты: Чех Post Print House, BogushTime, Water Energy, Global Security Technologies и другие.
Компания должна работать на вас, а не вы на нее
Visotsky Consulting на рынке с 2008 года. Наша цель проста — помочь малому и среднему бизнесу развиваться и для этого мы обучаем предпринимателей эффективному управлению в ходе программы школы владельцев бизнеса. Высоцкий консалтинг работает в Украине, Казахстане, Америке и Тайване.
Школа владельцев бизнеса — это 12‑и месячный консалтинговый проект, в котором мы обучаем основателей компаний как управлять компанией. Подготовку уже закончили более 500 компаний.
Почему Worksection?
Далее Анастасия Мельникова расскажет про выбор системы управления для консалтинговой компании:
Главные ресурсы любой компании — время, деньги, люди. Важно планировать и учитывать рабочее время сотрудников, контролировать расходы компании и правильно планировать проекты.
Для всей проектной работы, а так же для управления сотрудниками — руководители компаний используют программы для управления проектами, или по-простому — таск-трекеры.
Microsoft Planner — наш первый таск-трекер. Он простой и удобный, но нам не хватало интеграций с Google-сервисами, которыми пользуется вся компания. Далее мы перешли на Битрикс 24.
С Битриксом было сложнее всего, ведь на его адаптацию и внедрение нужно нанимать специалистов. В итоге, потратили кучу денег, много усилий и несколько месяцев, чтобы настроить и доработать систему под наши потребности. Получился сложный и перегруженный инструмент, которым мы пытались заменить все нужды компании: и управление проектами, и маркетинг, и взаимодействие всех сотрудников.
Нам был необходим инструмент с:
- простым интерфейсом, чтобы каждый сотрудник мог в нём разобраться в короткий срок;
- гибкой структурой проектов с задачами, подзадачами и чек-листами;
- кастомизацией задач: приоритеты, сроки, метки и ответственные;
- инструментами для планирования: диаграмма Ганта, доски задач, календарь и учет времени;
- системой отчетов — план-факт по задачам за неделю;
- украинским и английским языками интерфейса для простой адаптации всех филиалов.
- мобильным приложением для быстрого фидбэка от сотрудников прямо со смартфона.
Результат:
Рассматривали много таск-трекеров, но подходящий инструмент мы нашли на украинском рынке. Уже более года используем Worksection как основной инструмент управления проектами консалтинга. Это простая и интуитивная система управления проектами по приемлемой цене. За счет поддержки разных языков Worksection интегрирован в наших заграничных филиалах.
Worksection — швейцарский нож на кухне управления проектом
Какими инструментами пользуетесь?
У нас есть стратегическое планирование, недельное планирование, ежедневные координации на разных уровнях и зависимости от подразделения. В Worksection мы ведем все проекты компании и в этом нам помогают следующие инструменты:
- Календарь
Для команды нашей компании было очень важно, что Worksection интегрируется с Google Calendar. В календаре Worksection проходит планирование регулярных действий и координация работ, а после синхронизации все данные отображаются в личных гугл-календарях сотрудников.Календарь Worksection
синхронизация с Google Calendar
- Список задач
Worksection помогает посмотреть на загрузку человека. Когда видно какое количество задач у сотрудника в проекте — мы можем оценить сколько работы он еще сможет выполнить.
- Приоритеты
Активно используем приоритеты в задачах. В Worksection можно поставить приоритет для задачи от 1 до 10, но мы используем простую градацию приоритетов:
1 — для регулярных задач;
5 — для простых задач;
10 — для задач, которые нужно выполнить срочно.
- Диаграмма Ганта
Для наглядного плана работы используем диаграмму Ганта. Таблица отлично визуализирует сроки задач в рамках одного проекта. Диаграмма не только отображает запланированные сроки в таблице, но и позволяет легко ими манипулировать.
- Отчёты
На еженедельной основе мы смотрим сколько задач всего в каждом проекте, сколько было выполнено на прошлой неделе и количество горящих задач в проекте. Все данные мы берем в Worksection из отчетов.
Приватность данных и работа с клиентами
В первую очередь мы узнаем — работают ли клиенты с таск-трекерами. Если да, то добавляем клиента в Worksection. Для того, чтобы было видно работу компании клиента подключаемся к их проектам. Так мы можем следить за развитием, анализировать действия клиента, ставить им задачи и принимать участие в обсуждениях.
Помогает наличие приватности в Worksection. Все конфиденциальные данные и внутренние проекты нашей компании по умолчанию скрыты от глаз клиента. Настройки приватности очень гибкие и каждую задачу можно скрыть от определенного круга людей.
Кому порекомендуете Worksection?
Я бы рекомендовала всем владельцам малого и среднего бизнеса внедрять Worksection. Начиная на этапе, когда уже есть минимум 2 руководителя, которые отвечают за развитие компании, забывается последовательность, сроки и даже задачи. Worksection не только запоминает всю информацию по проектам, но и позволяет анализировать результаты компании.
Правильное планирование проектов помогает направить команду на достижение точных показателей.