•   11 min read

Ефективне управління задачами: 15 порад, як досягти успіху

Про успішні проекти ми чуємо досить часто. Але варто розуміти, що будь-який проект складається з задач різних ступенів масштабності і складності. Тому, якщо дивитися глобально, вдале завершення проекту багато в чому залежить від того, наскільки успішно виконана кожна окрема задача в ньому.

Отже, ми підготували матеріал про керування задачами або таск-менеджмент, який допоможе побудувати роботу з командою ефективніше. 

Що таке керування задачами і чому воно важливе?

Іноді у командах складається ситуація, коли хтось працює на максимумі можливостей і робить левову частину роботи, а хтось завантажений мінімально. Щоб уникнути таких випадків, варто запровадити системне і розумне управління задачами.

Таск-менеджмент – це багаторівневий процес роботи із задачами: від планування і опису до прийняття результатів, роботи над помилками і, за необхідності, повторення.
Таск-менеджмент передбачає управління всіма складовими задач: час, гроші, люди, обладнання тощо.

Управління задачами – важлива частина project-менеджменту. Якщо у команді не знають, як ефективно управляти задачами, то неодмінно постане питання про те, як вкластися в терміни і зрештою завершити проект достойним результатом. 



Можна також сказати, що project-менеджмент – про вміння бачити картину в цілому, а таск-менеджмент – про роботу на мікро-рівні, з якого потім будується глобальний успіх. 

Управління задачами дуже важливе, бо багато в чому від нього залежать:
  1. стабільно високий рівень продуктивності команди за рахунок того, що навантаження розподілене рівномірно;
  2. просування проекту згідно графіку, бо все розплановано і ясно, яка задача скільки часу займає, а також зрозуміло, чи все виконується вчасно;
  3. формування злагодженості навіть великих команд. Цьому сприяють поміж іншого так звані крос-командні задачі, коли над одним завданням працюють співробітники, наприклад, з різних департаментів;
  4. оптимізація прийняття рішень. Цьому сприяє те, що добре структурована робота з задачами дозволяє у будь-який момент зрозуміти ситуацію у проекті в цілому і прийняти рішення, спираючись на актуальні дані. 

Навички управління задачами і способи їх вдосконалити

По суті, навички управління завданнями – це те, що називають soft skills. Для різних спеціалістів вони можуть відрізнятися, але є і універсальні, наприклад, тайм-менеджмент. А от project-менеджеру ще дуже важливо вміти встановлювати пріоритети, делегувати, контролювати кілька задач одночасно і якісно спілкуватися, при потребі вирішувати конфлікти. 

Також серед не зовсім очевидних на перший погляд навичок управління задачами можна виділити наступні:

  • Вміння казати «ні». Це дозволить не виконувати роботу, яка аж ніяк не наближає вас до цілі, але яку ви змушені робити за іншу людину.
  • Відмова від звичок, що вбивають продуктивність. Наприклад, намагання зробити ідеально те, що достатньо зробити просто добре. Є ймовірність, що коли нарешті вийде ідеально, у цьому вже не буде необхідності.
  • Контроль прокрастинації. До неї в тій чи іншій мірі схильні майже всі, і якщо прокрастинація трапляється не часто — вона не несе загрози. А от коли вона виходить з‑під контролю, то задачі навалюються на вас подібно лавині.
  • Розуміння того, що контролювати все неможливо. Наскільки б сумлінно ви не планували роботу, завжди станеться якийсь форс-мажор. Тому просто відведіть додатковий час на виконання задач. 
  • Вміння приймати рішення і брати за них відповідальність. Від цього залежить успіх не лише однієї виконаної задачі, але й проекту загалом.

15 порад для ефективного управління задачами

Як і в project-менеджменті, в керуванні задачами найчастіше є п’ять етапів: ініціація, планування, безпосередньо виконання, моніторинг і контроль, закриття. Якщо на якомусь з етапів є проблема, не слід розраховувати, що вона ніяк не вплине на проект в цілому. 

Якщо немає чітко визначеної цілі, то виконання задачі під великим питанням.
Тому варто витратити час на пошук і зрозумілий опис того, для чого робиться задача як така і як вона вплине на проект. 

Це підтверджено ще у 2017 році компанією PMI Global Project Management. Вона провела дослідження, у результаті якого стало відомо, що 37% виконавчих керівників вважають основною причиною невдачі проектів відсутність чітко визначених цілей і факторів для вимірювання прогресу. 

Ще серед факторів, що негативно впливають на успішність проектів – брак дисципліни під час реалізації стратегії. Нижче ми приведемо поради, які допоможуть уникнути цих проблем, а також багатьох інших. 

Розділіть великі проекти на этапи
Будь-який, навіть найскладніший проект, складається з частин. Щоб досягти успіху, краще з самого початку розбити проект на етапи, для кожного з них прописати глобальні задачі, а потім розділити їх на менші, тактичні.

Таким чином можна буде спостерігати за тим, як виконуються тактичні задачі. Якщо проблема з’явиться у окремому завданні, її простіше буде вирішити і рухатися далі. Адже часто маленька і не дуже важлива, здавалося б, задача ставить під загрозу виконання проекту в цілому.

Створюйте списки справ
Гарна пам’ять – це добре. Але і вона має межі. Та і не варто перевантажувати свій мозок намаганням запам’ятати все, особливо, коли ви керуєте кількома проектами одночасно. Правильніше зробити список справ на різні періоди: день, тиждень, місяць. В ньому можна відмічати те, що вже виконане. Звичайно, список може бути не в блокноті, а, наприклад, у спеціальному застосунку чи програмі.



Зберігайте свої задачі в одному місці
Як ми вже казали вище, project-менеджери часто керують кількома проектами. Тому задач у полі їх зору дуже багато. Постійно перемикатися між різними сервісами (чи блокнотами, якщо вам так зручніше) – не краща ідея. Як мінімум, вам буде складно швидко відповісти на питання колеги із якоїсь команди. А як максимум записник, забутий вдома, перетворить ваш день на хаос.

Тому краще обрати продукт, який допоможе вести кілька проектів в одному інтерфейсі і в будь-який час мати під рукою всі задачі. 

Встановіть дедлайни
Коли людина знає термін, до якого потрібно закінчити роботу, вона ефективніше планує робочий графік і намагається зменшити непродуктивні витрати часу. Такі, наприклад, як довгі перерви на каву чи перевірка смартфона.



У своєчасному виконанні задач суттєво допомагають такі дії:
  1. складати детальний план на день;
  2. блокувати відволікаючі фактори;
  3. знайти те, або того, хто вас мотивує;
  4. користуватися тайм-трекером.

Почніть з невеликих задач
Бізнес-тренер Девід Аллен у своєму методі Getting Things Done (GTD) радить робити задачі, які потребують буквально пари хвилин, одразу ж, як вони виникли. Наприклад, одразу дайте відповідь на запитання від клієнта в месенджері. Так ймовірність того, що ви про нього забудете, зменшується. 

Будьте залучені в роботу команди
Іноді керівникам здається, що вони класно налагодили всі процеси у команді, тому далі колеги впораються без них. Насправді це не так. Ви маєте бути в курсі справ. Так, не варто контролювати кожного, але будьте на зв’язку, щоб у разі виникнення проблем з вами можна було швидко порадитися. 

Зосередьтеся на одному завданні за раз
Незважаючи на те, що у плані управління проектом зазвичай велика кількість задач, і багато з них мають бути виконані прямо сьогодні, не намагайтеся робити одночасно кілька завдань. Дослідження вже давно показали, що такий спосіб роботи не є ефективним, коли мова йде про розумову працю. Продуктивніше – зробити одну задачу чи її частину, а потім перейти до іншої. 

Обмежте кількість задач на день
Існує «правило трьох», яке говорить про те, що на кожен день потрібно обрати три головні справи і фокусуватися на них. Якщо час залишився, можна перейти до другорядних завдань. 


Винагороджуйте себе за виконані справи
Якщо ви займаєтеся якоюсь механічною роботою, яка не потребує творчості чи натхнення, то ефективним буде пообіцяти собі щось приємне, як тільки задача буде виконана. Наприклад, можна піти на каву з десертом, коли звіт буде готовий. 

Аналізуйте свій прогрес
Коли ви періодично переглядаєте списки завершених справ і цілей, яких досягли, то ніби отримуєте зворотній зв’язок від себе ж. Це добре впливає на мотивацію. 

Також ви можете побачити, що якісь задачі вже довго не виконані. Слід розібратися, чому так сталося. Можливо, ви побачите блокер, якого не помічали раніше. 

Ставте пріоритети
Не варто хапатися за все і одразу. Спочатку краще оцінити задачі, наприклад, за допомогою матриці Ейзенхауера. Так ви побачите, що є важливим, але не терміновим, а що – і важливим, і терміновим. Виходячи з цього, можна буде акцентувати увагу на задачах з найвищим пріоритетом. 



Будьте гнучким
Управління щоденними задачами іноді потребує зміни рішень, які були прийняті раніше. Не завжди незмінність позицій – це добре. Якщо, наприклад, щось раптово змінилося на вашому ринку, скоріш за все, треба буде реагувати, а значить – щось міняти в роботі. Вміння вчасно коригувати план дій – дуже цінне. 

Керуйте змінами
Найгірше, що може статися – вимушені зміни, якими вже неможливо керувати. Саме тому настільки важливі регулярні зустрічі команди і наочні звіти щодо стану задач. Так можна помітити проблему майже в той самий момент, коли вона виникла і внести у діяльність необхідні зміни. 

Делегуйте
Людина може бути продуктивною лише до певного рівня, тому що у добі лише 24 години і не всі з них можна присвятити роботі. Тому в управлінні задачами дуже важливо знати сильні сторони кожного члена команди, щоб вчасно віддавати завдання тим, хто впорається з ними найкраще. 

У такого рішення є дві переваги. Перша – у команді не буде надмірного навантаження і вигорання. Друга – багато хто зможе займатися тим, що подобається і надихає, а це точно підвищить загальну продуктивність і, цілком можливо, дозволить знайти нетривіальні способи вирішення задач. 

Використовуйте продукти для керування задачами
Якщо у вас багато співробітників, напрямків роботи і ще більше задач, скоріш за все, настане момент, коли все почне у буквальному сенсі слова «сипатися». Тобто дедлайни будуть горіти, бюджети — рости, люди — вигорати.

А причиною цього буде те, що задачі погано описані, виконавці не знають свою зону відповідальності, сповіщень про спливаючі терміни нема, а project-менеджер не розуміє повної картини по проекту. Всі ці проблеми і вирішують таск-менеджери. Вони дають наочне уявлення про задачі та оптимізують роботу з ними. 

Переваги таск-менеджерів

Вище ми сказали про те, що продукти для управління задачами дійсно важливі і допомагають оптимізувати роботу. Серед суттєвих переваг таск-менеджерів можна виділити такі:
  • Стандартизовані форми задач. Це спрощує спрощує роботу з задачами для керівника та всієї команди, а також дозволяє автоматично генерувати звіти про роботу команди у тих продуктах, де це передбачено функціоналом. 
  • Можливість тримати всі необхідні дані в одному місці. Якщо у таск-трекері надається багато місця для зберігання, то в ньому можна зберігати доволі великі файли. Якщо простору небагато, то в задачі можна додавати посилання на дані, наприклад, на віртуальний диск.
  • Спрощення віддаленої роботи. Маючи таск-трекер, можна отримати доступ до потрібних даних звідки завгодно, не прив’язуючись до офісного ПК.
  • Можливість вивести статистику витрат часу на типові задачі. Це знадобиться при плануванні нових проектів.
  • Рівномірне розподілення навантаження в команді. Коли всі задачі і виконавці перед очима, простіше побачити, що у когось надмірна кількість роботи, а хтось зараз майже вільний. 
  • Економія часу за рахунок автоматизації. Наприклад, регулярні задачі можна призначати автоматично, не оформлюючи кожну з них вручну. Може здатися, що це доволі просто й без автоматизації, але при великій кількості задач це займає багато часу.
  • Спрощення роботи з фінансами. Існують компанії, де оплата залежить від кількості закритих вчасно задач або часу, витраченого на їх виконання. Виходить, що таск-менеджер корисний в обох випадках.

Найкращі системи для таск-менеджменту

Кожна компанія обирає той продукт, який є зручним для команди, функціональним з огляду на потреби і особливості бізнесу і прийнятним по ціні. Наведемо кілька прикладів таск-трекерів, які мають високі рейтинги на порталі Capterra.

Worksection

Платформи: Web, Windows, iOS та Android

Особливості: Цей продукт – серед кращих сервісів для таск-менеджменту. Багатьом подобається його універсальність, зручність як для малих, так і для великих команд та зрозумілий з першого погляду інтерфейс. Продукт підійде тим, хто працює по методологіях Agile та Waterfall.

Користувачі виділяють такі можливості: інформативний дашборд, тайм-трекер, Канбан-дошки, діаграма Ганта, інтеграції з CRM-системами, GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber.

Дуже важливо і те, що техпідтримка у робочий час відповідає за 10 хвилин, у неробочий – за годину. 

Недоліки: Софт не працює в режимі офлайн, а мобільний додаток потребує поліпшення.

Тарифи: є безкоштовний тріал для 2 користувачів і 5 проектів, за $29 на місяць доступ до продукту отримують 10 користувачів.

Рейтинг на Capterra: 4,9 з 5.

Asana

Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Особливості: Хмарний таск-трекер, який обирають за приємний інтерфейс, зручність роботи з календарем та гарні звіти. Задачі можна описувати, призначати дедлайни, відповідального, прікріплювати файли і коментарі. 

Недоліки: Не всі задоволені високою ціною, а також тим, що багато функцій доступні лише через інтеграцію. Не завжди коректно працюють сповіщення на електронну пошту. 

Тарифи: доступна безкоштовна тестова версія, в рамках якої надається доступ до преміального тарифу, а користуватися платною можна за $13,49-$30,49 на місяць.

Рейтинг на Capterra: 4,5 з 5.

Trello

Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac

Особливості: Простий і зрозумілий таск-трекер з приємною візуалізацією, який часто обирають невеликі команди. Користувачам подобається те, що проекти і задачі-картки розташовані у вигляді колонок, також є workflows, списки, статуси, відповідальні, інтеграції зі сторонніми сервісами.

Недоліки: Якщо проект масштабний, у цьому сервісі працювати з ним буде незручно. 

Тарифи: для безкоштовного вивчення продукту надається доступ до преміум-функцій, а від $5 до $17,5 за користувача на місяць софт обійдеться у платних версіях; є повністю безкоштовний тариф, але там не буде хронології проектів, календаря.

Рейтинг на Capterra: 4,5 з 5

Zoho Projects

Платформи: Web, iOS, Android.

Особливості: Зручний варіант для тих, хто хоче поєднати таск-трекер з простором для спілкування між клієнтами і командою. Також серед переваг: діаграми Ганта, тайм-трекер, шаблони, можливість створювати підзадачі і генерувати інформативні звіти. 

Недоліки: Іноді не зовсім коректно працюють інтеграції, не всім просто налаштувати проекти під себе.

Тарифи: можна скористатися безкоштовною тестовою версією або взагалі обрати повністю безоплатний тариф для 2 користувачів та 3 проектів; від 5 на місяць обійдеться платний тариф для 50 співробітників.

Рейтинг на Capterra: 4,2 з 5.

Wrike

Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac.

Особливості: Софт обирають ті, кому потрібні workflows, форми і аналітичні звіти в режимі реального часу, приваблюють користувачів і діаграми Ганта, бюджетування. Розширити функціонал можна за допомогою інтеграцій API.

Недоліки: Висока ціна і складнощі з налаштуваннями подобаються не всім, як і не найшвидша техпідтримка.

Тарифи: познайомитися з продуктом можна безкоштовно, також є безоплатний тариф з невеликою кількістю активних задач і без інтеграцій; якщо обрати платний тариф, він буде коштувати від $9,80 за користувача на місяць і дасть доступ до інтеграцій і 2 Гб простору для збереження даних.

Рейтинг на Capterra: 4,2 з 5.

На рівень ефективності керування задачами впливає багато чинників і щоб досягти успіху, не поринаючи у нескінченний стрес, варто дотримуватися рекомендацій, які ми навели вище. З ними працювати з командою буде приємніше, швидше та продуктивніше. 
відповісти
Нцнврурврру 4 січня 2023
Ср ра ркоарарариврарвоврврвррврв
відповісти
Дмитро 5 січня 2023
Скоріш за все котик пройшовся по вашій клавіатурі. Напишіть, будь ласка, якщо потрібна буде допомога з системою Worksection:)
відповісти
Валентина 14 серпня 2023
Доброго дня. Підкажіть, де можна ознайомитися із дослідженням компанії PMI Global Project Management, про яке йдеться у статті? Дуже цікава інформація, хочу детальніше почитати. Дякую
відповісти
Дмитро 21 серпня 2023
Доброго дня. Посилання на дослідження: www.pmi.org/-/media/pmi/documents/public/pdf/learning/thought-leadership/pulse/pulse-of-the-profession-2017.pdf

esc
Поділитись у
или
Школа PM
Як використовувати Worksection на всі 100%? В цьому матеріалі ми поділимось неочевиднами фішками, які стануть в нагоді при щоденному використанні системи та зекономлять ваш час. Можливості налаштувань...
24 січня 2024   •   5 min read
Новинки
​​​​ Ми додали можливість встановлювати час початку завдання для більш точного планування робочих процесів. Реалізували оновлення подій в реальному часі, що прискорить будь-які взаємодії...
16 січня 2024   •   3 min read
Школа PM
Objectives and Key Results, або коротко — OKR це один з найпоширеніших інструментів в управлінні бізнес-процесами, і не дарма. Саме OKR допомагає встановити цілі для всієї команди, синхронізувати її дії...
16 січня 2024   •   9 min read
Почніть роботу прямо зараз
Введіть, будь ласка, свій справжній email 🙂