Często słyszymy o udanych projektach. Ale musimy zdawać sobie sprawę, że każdy projekt składa się z zadań o różnej skali i złożoności. Dlatego, biorąc pod uwagę globalnie, sukces projektu w dużej mierze zależy od tego, jak skutecznie zrealizowane są poszczególne zadania.
Oto kilka informacji na temat zarządzania zadaniami, które pomogą ci zwiększyć efektywność pracy zespołowej.
Czym jest zarządzanie zadaniami i dlaczego jest ważne?
Czasami w zespołach pojawia się sytuacja, gdy niektórzy pracownicy pracują na maksymalnych obrotach i wykonują dużą część pracy, podczas gdy inni są minimalnie obciążeni. Aby tego uniknąć, konieczne jest wdrożenie systematycznego i inteligentnego zarządzania zadaniami.
Zarządzanie zadaniami obejmuje zarządzanie wszystkimi składnikami zadań: czasem, pieniędzmi, zasobami ludzkimi, sprzętem itp.
Zarządzanie zadaniami jest ważną częścią zarządzania projektami. Jeśli zespół nie wie, jak skutecznie zarządzać zadaniami, wówczas pojawi się pytanie, jak efektywnie zarządzać, dotrzymywać terminów i ostatecznie zakończyć projekt z przyzwoitym wynikiem.
Możemy również powiedzieć, że zarządzanie projektami polega na umiejętności dostrzegania całości, podczas gdy zarządzanie zadaniami polega na pracy na poziomie mikro, co stanowi globalny sukces.
Zarządzanie zadaniami jest bardzo ważne, ponieważ zależy od niego wiele kwestii, takich jak:
- nieprzerwanie wysoki poziom produktywności zespołu dzięki równomiernemu rozkładowi obciążenia;
- postęp projektu zgodnie z harmonogramem, ponieważ wszystko jest zaplanowane i wiadomo, jak długo trwa zakończenie zadania i czy wszystko jest zakończone na czas;
- spójność pracy nawet w dużych zespołach, również dzięki tak zwanym zadaniom międzyzespołowym, kiedy pracownicy różnych działów pracują nad tym samym zadaniem;
- optymalizacja podejmowania decyzji, co wynika z faktu, że dobrze zorganizowana praca z zadaniami pozwala w każdej chwili zrozumieć aktualny stan projektu i podejmować decyzje na podstawie aktualnych danych.
Umiejętności zarządzania zadaniami i sposoby ich poprawy
W zasadzie umiejętności zarządzania zadaniami to to, co nazywa się umiejętnościami miękkimi. Mogą się różnić w zależności od specjalistów, ale są także uniwersalne, na przykład zarządzanie czasem, które jest niezbędne dla wszystkich. Co więcej, dla menedżera projektu bardzo ważne jest, aby umieć ustalać priorytety, delegować, kontrolować kilka zadań jednocześnie i dobrze komunikować się, a także rozwiązywać konflikty w razie potrzeby.
Wśród mniej oczywistych umiejętności zarządzania zadaniami znajdują się również następujące:
- Umiejętność powiedzenia „nie”. Dzięki temu nie będziesz robić pracy, która w żaden sposób nie przybliża cię do celu, a robisz to dla siebie i dla innej osoby.
- Rezygnacja z nawyków, które zabijają produktywność. Na przykład, próba wykonania zadania perfekcyjnie tam, gdzie dobra jakość również wystarczy. Bardzo prawdopodobne, że gdy rezultat w końcu będzie perfekcyjny, nie będzie już potrzebny.
- Kontrola prokrastynacji. Prawie każdy jest jej podatny do pewnego stopnia, a jeśli prokrastynacja nie zdarza się często, nie stanowi zagrożenia. Ale gdy wymyka się spod kontroli, zadania piling się na ciebie jak lawina.
- Zrozumienie, że niemożliwe jest kontrolowanie wszystkiego. Niezależnie od tego, jak sumiennie planujesz swoją pracę, zawsze zdarzy się jakieś siły wyższe związane z codziennym zarządzaniem zadaniami. Dlatego po prostu miej trochę dodatkowego czasu na zadania.
- Podejmowanie decyzji i branie za nie odpowiedzialności. Na przykład ktoś proponuje nowe narzędzie, które zwiększy efektywność pracy. Ale wymaga to czasu i wysiłku na wprowadzenie go. Tak więc, menedżer musi mieć odwagę powiedzieć, że zacznie korzystać z narzędzia. Powinien wyjaśnić jego zalety i zmierzyć się z konsekwencjami, w razie braku oczekiwanego efektu.
15 wskazówek dla skutecznego zarządzania zadaniami
Jak w zarządzaniu projektami, często w zarządzaniu zadaniami mamy pięć etapów: inicjacja, planowanie, realizacja, monitorowanie i kontrola oraz zakończenie. Jeśli podczas któregokolwiek z etapów wystąpi problem, z pewnością wpłynie on na projekt jako całość.
Dlatego warto poświęcić czas na poszukiwanie i dokładne opisanie, do czego służy zadanie i jak wpłynie na projekt jako całość.
To zostało również potwierdzone w 2017 roku przez PMI Global Project Management. Przeprowadzone badania wykazały, że 37% menedżerów uważa, że głównym powodem niepowodzenia projektów jest brak wyraźnie określonych celów i kamieni milowych do mierzenia postępów.
Wśród czynników, które negatywnie wpływają na sukces projektów, znajduje się brak dyscypliny podczas wdrażania strategii. Poniżej przedstawione są wskazówki, które pomogą ci uniknąć tych problemów.
Podziel swoje duże projekty na mniejsze zadania
Każdy projekt, nawet najbardziej skomplikowany, składa się z części. Aby osiągnąć sukces, lepiej jest podzielić projekt na etapy od samego początku, zapisać ogólne zadania dla każdego z nich, a następnie podzielić je na mniejsze, taktyczne.
W ten sposób będziesz monitorować, jak realizowane są taktyczne zadania. Jeśli pojawi się problem z danym zadaniem, łatwiej będzie go rozwiązać i kontynuować. Gdy nie ma listy zadań, a tylko projekt jako taki, niemal niemożliwe jest dostrzeżenie trudności w porę. A często małe i niezbyt ważne zadanie, jak może się wydawać, zagraża wykonaniu projektu jako całości.
Twórz listy rzeczy do zrobienia
Dobra pamięć jest wspaniała. Ale ma również ograniczenia. I nie powinieneś przeciążać swojego mózgu, próbując zapamiętać wszystko, zwłaszcza gdy zarządzasz kilkoma projektami jednocześnie. Lepiej jest stworzyć listę rzeczy do zrobienia na różne okresy: dzień, tydzień, miesiąc. Możesz sprawdzić, co już zostało zrobione. Oczywiście, lista może być nie w zeszycie, ale na przykład w specjalnej aplikacji lub programie.
Przechowuj swoje zadania w jednym miejscu
Jak wspomniano powyżej, menedżerowie projektów często zarządzają kilkoma projektami. Dlatego jest wiele problemów, które powinny być w ich pamięci. Ciągłe przełączanie się pomiędzy różnymi usługami (lub zeszytami, jeśli to jest dla ciebie wygodniejsze) nie jest najlepszym pomysłem. Przynajmniej trudno ci będzie szybko odpowiedzieć na pytanie kolegi z danego zespołu. W najgorszym przypadku zostawiony w domu zeszyt zamieni twój dzień w chaos.
Dlatego lepiej jest wybrać produkt, który pomoże ci zarządzać kilkoma projektami w jednym interfejsie i mieć wszystkie zadania zawsze pod ręką.
Ustal terminy
Kiedy osoba rozumie termin realizacji danego zadania lepiej planuje swój harmonogram pracy i stara się zredukować czas nieproduktywny, na przykład długie przerwy na kawę czy sprawdzanie smartfona.
Nasze działania znacząco pomagają w terminowym zakończeniu zadań:
- mieć szczegółowy plan na dzień;
- umieć blokować rozpraszacze;
- znaleźć coś lub kogoś, kto cię motywuje;
- korzystać ze śledzenia czasu.
Rozpoczynaj małe zadania
Trener biznesu David Allen, w swojej metodzie Getting Things Done (GTD), radzi wykonywać zadania, które zajmują kilka minut, jak tylko się pojawią. Na przykład, od razu odpowiedzieć na pytanie klienta w komunikatorze. W ten sposób zmniejszysz szansę na zapomnienie o tym.
Bądź zaangażowany w pracę zespołową
Czasami menedżerom wydaje się, że ustalili wszystkie procesy w zespole, więc koledzy poradzą sobie bez nich. W rzeczywistości tak nie jest. Musisz być na bieżąco. Nie musisz kontrolować wszystkich, ale bądź w kontakcie, aby szybko można było cię skonsultować w przypadku jakichkolwiek problemów.
Skup się na jednej rzeczy naraz
Chociaż plan zarządzania projektem zwykle zawiera dużą liczbę zadań, z których wiele musi zostać wykonanych dzisiaj, nie próbuj wykonywać wielu zadań jednocześnie. Badania od dawna pokazują, że taka metoda nie jest skuteczna, jeśli chodzi o pracę umysłową. Produktywniej jest wykonać jedno zadanie lub jego część, a potem przejść do następnego.
Ogranicz liczbę zadań na dzień
Istnieje “zasada trzech”, która mówi, że musisz wybrać trzy główne rzeczy na każdy dzień i skupić się na nich. Jeśli zostanie czas, możesz przejść do zadań drugorzędnych.
Nagradzaj się, gdy kończysz zadania
Jeśli zajmujesz się jakąś mechaniczną pracą, która nie wymaga kreatywności ani inspiracji, to skuteczne będzie obiecanie sobie jakiejś miłej nagrody zaraz po zakończeniu pracy. Na przykład możesz iść na kawę z deserem, gdy raport będzie gotowy.
Przeglądaj i reflektuj nad swoimi postępami
Kiedy okresowo przeglądasz listy zakończonych zadań oraz osiągniętych celów, to tak, jakbyś otrzymywał informację zwrotną od samego siebie. Jest to dobre dla twojej motywacji.
Możesz również zauważyć, że niektóre zadania nie były realizowane przez długi czas. Należy zrozumieć, dlaczego tak się stało. Możesz dostrzec przeszkodę, której wcześniej nie zauważyłeś.
Ustal priorytety
Nie powinieneś zaczynać robić wszystkiego na raz. Najpierw lepiej ustalić priorytety zadań, na przykład, wykorzystując macierz Eisenhowera. Dzięki temu zobaczysz, co jest ważne, ale nie pilne, i co jest zarówno ważne, jak i pilne. Na podstawie tego skupisz się na zadaniach o najwyższym poziomie priorytetu.
Bądź elastyczny
Zarządzanie codziennymi zadaniami czasami wymaga zmiany podjętych wcześniej decyzji. Nie zawsze te same pomysły są dobre. Jeśli coś nagle zmieniło się na twoim rynku, najprawdopodobniej będziesz musiał zareagować, co oznacza, że musisz coś zmienić w swojej pracy. Umiejętność dostosowania planu działań jest bardzo cenna.
Zarządzaj zmianami
Najgorsze, co może się zdarzyć, to przymusowe zmiany, które są już nie do zarządzania. Dlatego regularne spotkania zespołowe są ważne, podobnie jak wizualne raporty o statusie zadań. Dzięki temu możesz zauważyć problem niemal w momencie, gdy się pojawił. I wprowadzić niezbędne zmiany w działalności.
Deleguj
Osoba może być produktywna tylko do pewnego poziomu. W ciągu dnia są tylko 24 godziny, i nie wszystkie z nich można poświęcić pracy. Dlatego w zarządzaniu zadaniami jest bardzo ważne, aby znać mocne strony każdego członka zespołu, aby powierzyć zadania tym, którzy najlepiej sobie z nimi poradzą.
To rozwiązanie ma dwie zalety. Po pierwsze, unikniesz nadmiernego obciążenia i wypalenia w zespole. Po drugie, ludzie będą robić to, co lubią najbardziej, zwiększając ogólną produktywność i, być może, pozwoli to znaleźć nietrywialne sposoby rozwiązywania problemów.
Korzystaj z narzędzi do zarządzania zadaniami
Jeśli masz wielu pracowników, obszarów pracy i zadań, nadejdzie moment, w którym wszystko zacznie wymykać się spod kontroli. To znaczy, terminy będą się zbliżać, budżety będą rosły, a ludzie będą się wypalać.
Wynika to z nieprawidłowego opisu zadań, wykonawcy nie znają swojego obszaru odpowiedzialności, brakuje powiadomień o terminach, a menedżer projektu nie ma przeglądu projektu. Wszystkie te problemy rozwiązuje narzędzie do zarządzania zadaniami. Otrzymasz wizualną reprezentację list zadań do zarządzania i zoptymalizowane rozwiązania do ich realizacji.
Zalety dobrych menedżerów zadań
Jak już wspomniano, produkty do zarządzania zadaniami są naprawdę ważne i pomagają optymalizować pracę. Oto najważniejsze zalety menedżerów zadań:
- Ustandaryzowane formularze zadań. Ułatwia to menedżerowi i całemu zespołowi pracę z nimi, a także automatyczne generowanie raportów dotyczących pracy całego zespołu w tych produktach, gdzie to jest zapewnione przez funkcjonalność.
- Wszystkie dane w jednym miejscu. Jeśli w systemie monitorowania zadań dostępna jest duża przestrzeń do przechowywania, to można w nim przechowywać dość duże pliki. Jeśli przestrzeń nie jest zbyt duża, możesz dodać link do zadania, na przykład do wirtualnego dysku, na którym znajduje się plik.
- Prosta praca zdalna. Dzięki systemowi monitorowania zadań możesz uzyskać dostęp do potrzebnych danych z dowolnego miejsca, nie będąc uzależnionym od komputera biurowego.
- Statystyki czasu poświęconego na typowe zadania. Będzie to przydatne do planowania nowych projektów.
- Dobre rozdzielenie obciążenia. Kiedy masz przegląd wszystkich zadań i wykonawców, łatwiej jest zauważyć, że ktoś ma nadmierną ilość pracy, a ktoś jest prawie wolny.
- Oszczędność czasu dzięki automatyzacji. Na przykład, regularne zadania można przypisać automatycznie, nie musząc wypełniać każdego z nich ręcznie. Może się wydawać, że to nie jest trudne, ale przy dużej liczbie zadań zajmuje to dużo czasu.
- Łatwe finanse. Niektóre systemy monitorowania zadań umożliwiają obliczenie wynagrodzenia. A są firmy, w których wynagrodzenie zależy od KPI, na przykład, liczby zadań zrealizowanych na czas. Okazuje się, że menedżer zadań jest przydatny w obu przypadkach.
Najlepsze oprogramowanie do zarządzania zadaniami
Każda firma wybiera produkt, który jest wygodny dla zespołu, odpowiedni cenowo, z funkcjami odpowiadającymi potrzebom i cechom biznesu. Oto kilka przykładów systemów monitorowania zadań z wysokimi ocenami w Capterra.
Worksection
Platformy: Web, Windows, iOS i Android
Funkcje: Worksection to jedna z najlepszych usług do zarządzania zadaniami. Wiele użytkowników korzysta z jego elastyczności, odpowiedniości do dużych i małych zespołów oraz przyjaznego interfejsu. Narzędzie jest dobre dla zespołów Agile i Waterfall.
Użytkownicy cenią takie funkcje, jak szczegółowy pulpit, śledzenie czasu, tablice Kanban, integracje z systemami CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram i Viber.
Użytkownicy cenią takie funkcje, jak szczegółowy pulpit, śledzenie czasu, tablice Kanban, integracje z systemami CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram i Viber.
Wsparcie techniczne jest gotowe odpowiedzieć na twoje pytania w ciągu 10 minut w godzinach pracy, a w ciągu 1 godziny w godzinach pozasłużbowych.
Wady: oprogramowanie nie działa offline, aplikacja mobilna wymaga poprawy.
Cena: dostępny jest darmowy okres próbny dla 2 użytkowników i 5 projektów, dostęp dla 10 użytkowników kosztuje 29 USD miesięcznie.
Ocena w Capterra: 4,9 z 5.
Asana
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funkcje: chmurowy system monitorowania zadań, z przyjemnym interfejsem, wygodnym kalendarzem i dobrym raportowaniem. Możesz opisać zadania, ustawić terminy, przypisać odpowiedzialne osoby, dołączyć pliki i dodać komentarze.
Wady: nie wszyscy użytkownicy są zadowoleni z wysokich cen, wiele funkcji dostępnych jest tylko po integracjach, a powiadomienia e‑mail nie zawsze są poprawne.
Cena: dostępny jest darmowy okres próbny z funkcjami taryfy premium, a płatna wersja kosztuje od 13,49 USD do 30,49 USD miesięcznie.
Ocena w Capterra: 4,5 z 5.
Trello
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funkcje: prosty i przejrzysty system monitorowania zadań z ładną wizualizacją, często wybierany przez małe zespoły. Użytkownicy cenią, że projekty i karty zadań są uporządkowane w formie kolumn, a także istnieją przepływy pracy, listy, statusy, odpowiedzialne osoby i integracje z zewnętrznymi usługami.
Wady: jeśli projekt jest rozbudowany, praca z nim w tej usłudze może być niewygodna.
Cena: dostęp do funkcji premium można uzyskać za darmo, płatna wersja kosztuje od 5 USD do 17,5 USD za użytkownika/miesiąc; istnieje całkowicie darmowy plan taryfowy bez harmonogramu projektu i kalendarza.
Ocena w Capterra: 4,5 z 5.
Zoho Projects
Platformy: Web, iOS, Android.
Funkcje: dobre rozwiązanie dla tych, którzy chcieliby połączyć system monitorowania z narzędziem komunikacyjnym dla klientów i członków zespołu. Do innych zalet należą diagramy Gantta, śledzenie czasu, szablony, możliwość tworzenia podzadań i generowania szczegółowych raportów.
Wady: integracje nie zawsze działają poprawnie, trudno jest je dostosować.
Cena: możesz skorzystać z darmowego okresu próbnego lub wybrać bezpłatną wersję dla dwóch użytkowników i trzech projektów; płatna wersja dla 50 użytkowników zaczyna się od 5 € miesięcznie.
Ocena w Capterra: 4,2 z 5.
Wrike
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funkcje: to narzędzie jest zazwyczaj wybierane przez użytkowników, którzy potrzebują przepływów pracy, formularzy i analiz w czasie rzeczywistym. Użytkownicy doceniają również wykresy Gantta i funkcje budżetowe. Korzystając z integracji API, uzyskasz rozszerzone funkcje.
Wady: wysoka cena, trudności w konfiguracji, brak szybkiego wsparcia technicznego.
Cena: możesz przetestować narzędzie za darmo, istnieje także darmowa wersja z ograniczoną liczbą aktywnych zadań i bez integracji; płatna wersja zaczyna się od 9,80 USD za użytkownika/miesiąc, oferując integracje i 2 GB pojemności na dane.
Ocena w Capterra: 4,2 z 5.
Wiele czynników wpływa na efektywność zarządzania zadaniami. Aby osiągnąć sukces bez nieustannego stresu, warto stosować się do powyższych zaleceń. Dzięki nim praca z zespołem będzie przyjemniejsza, szybsza i bardziej produktywna.