Oímos hablar de proyectos exitosos con bastante frecuencia. Pero debemos darnos cuenta de que cualquier proyecto consiste en tareas de diversas escalas y complejidades. Por lo tanto, en términos globales, la finalización exitosa del proyecto depende en gran medida de cuán exitosamente se complete cada tarea individual.
Aquí hay información sobre gestión de tareas, que te ayudará a hacer que el trabajo en equipo sea más eficiente.
¿Qué es la gestión de tareas y por qué es importante?
A veces surge una situación en los equipos cuando algunos empleados trabajan a máxima capacidad y hacen la mayor parte del trabajo, mientras que otros están mínimamente cargados. Para evitar esto, es necesario implementar una gestión de tareas sistemática e inteligente.
La gestión de tareas implica administrar todos los componentes de las tareas: tiempo, dinero, recursos humanos, equipos, etc.
La gestión de tareas es una parte importante de la gestión de proyectos. Si el equipo no sabe cómo gestionar tareas de manera efectiva, entonces seguramente surgirá la pregunta de cómo gestionar eficazmente, cumplir con los plazos y, en última instancia, completar el proyecto con un resultado decente.
También podemos decir que la gestión de proyectos se trata de la capacidad de ver la imagen en su conjunto, mientras que la gestión de tareas se trata de trabajar a nivel micro, lo que constituye el éxito global.
La gestión de tareas es muy importante, porque muchas cuestiones dependen de ella, como:
- un nivel continuamente alto de productividad del equipo debido a una distribución equitativa de la carga de trabajo;
- el progreso del proyecto según lo programado, porque todo está planeado y es claro cuánto tiempo lleva completar una tarea y si todo se completa a tiempo;
- coherencia laboral incluso en equipos grandes, también debido a las llamadas tareas cruzadas, cuando empleados de diferentes departamentos trabajan en la misma tarea;
- optimización de la toma de decisiones, esto se debe a que un trabajo bien estructurado con tareas permite entender en cualquier momento el estado actual del proyecto y tomar decisiones basadas en datos actuales.
Habilidades de gestión de tareas y formas de mejorarlas
Esencialmente, las habilidades de gestión de tareas son lo que se llama habilidades blandas. Pueden diferir para diferentes especialistas, pero también hay algunas universales, por ejemplo, la gestión del tiempo, que es esencial para todos. Además, es muy importante para un gerente de proyectos poder priorizar, delegar, controlar varias tareas al mismo tiempo y comunicarse bien, así como resolver conflictos si es necesario.
Entre las habilidades de gestión de tareas no tan obvias también están las siguientes:
- La capacidad de decir “no”. Esto te permitirá no hacer trabajos que de ninguna manera te acerquen à la meta, pero lo haces para ti y para otra persona.
- Renunciar a hábitos que matan la productividad. Por ejemplo, intentar hacer la tarea perfectamente donde lo bueno también es suficiente. Es muy probable que cuando el resultado sea finalmente perfecto, ya no sea necesario.
- Control de la procrastinación. Casi todos son propensos a ello en mayor o menor grado, y si la procrastinación no ocurre a menudo, no representa una amenaza. Pero cuando se sale de control, las tareas se acumulan sobre ti como una avalancha.
- Entender que es imposible controlar todo. No importa cuán concienzudamente planees tu trabajo, siempre sucederá algún imprevisto con la gestión diaria de tareas. Por lo tanto, simplemente ten algo de tiempo extra para las tareas.
- Toma de decisiones y asumir responsabilidades por ellas. Por ejemplo, alguien sugiere una nueva herramienta que aumentará la eficiencia del trabajo. Pero se necesita tiempo y esfuerzo para integrarla. Entonces, el gerente debe tener el valor de decir que comenzarán a usar la herramienta. Debe explicar sus beneficios y lidiar con las consecuencias, en caso de no obtener el efecto esperado.
15 consejos para una gestión de tareas efectiva
Al igual que en la gestión de proyectos, a menudo hay cinco etapas en la gestión de tareas: iniciación, planificación, ejecución, monitoreo y control, y cierre. Si hay un problema en cualquiera de las etapas, definitivamente afectará al proyecto en su conjunto.
Por lo tanto, vale la pena tomarse el tiempo para buscar y describir claramente para qué es la tarea y cómo afectará al proyecto en su conjunto.
Esto también fue confirmado en 2017 por PMI Global Project Management. El estudio realizado demostró que 37% de los ejecutivos creen que la principal razón del fracaso de un proyecto es la falta de objetivos claramente definidos y hitos para medir el progreso.
Entre los factores que afectan negativamente el éxito de los proyectos está la falta de disciplina durante la implementación de la estrategia. A continuación se presentan consejos para ayudarte a evitar estos problemas.
Divide tus proyectos de gran escala en tareas más pequeñas
Cualquier proyecto, incluso el más complejo, consta de partes. Para lograr el éxito, es mejor dividir el proyecto en etapas desde el principio, anotar tareas globales para cada una de ellas y luego dividirlas en tareas más pequeñas y tácticas.
De esta manera, monitorearás cómo se realizan las tareas tácticas. Si aparece un problema con una tarea en particular, será más fácil resolverlo y seguir adelante. Cuando no hay una lista de tareas, sino solo el proyecto en sí, es casi imposible notar las dificultades a tiempo. Y a menudo, una tarea pequeña y no muy importante, como puede parecer, pone en peligro la ejecución del proyecto en su conjunto.
Haz listas de tareas
Una buena memoria es genial. Pero también tiene límites. Y no debes sobrecargar tu cerebro tratando de recordar todo, especialmente cuando estás gestionando varios proyectos al mismo tiempo. Tiene más sentido hacer una lista de tareas para diferentes períodos: un día, una semana, un mes. Puedes comprobar lo que ya se ha hecho. Por supuesto, la lista puede no estar en un cuaderno, sino, por ejemplo, en una aplicación o programa especial.
Almacena tus tareas en un solo lugar
Como se mencionó anteriormente, los gerentes de proyectos a menudo gestionan varios proyectos. Por lo tanto, hay muchos problemas que deben tener en cuenta. Cambiar constantemente entre diferentes servicios (o cuadernos, si eso es más conveniente para ti) no es la mejor idea. Al menos, será difícil para ti responder rápidamente à la pregunta de un colega de un equipo determinado. En el peor de los casos, un cuaderno olvidado en casa convertirá tu día en un caos.
Por lo tanto, es mejor elegir un producto que te ayude a gestionar varios proyectos en una sola interfaz y tener todas las tareas a mano en cualquier momento.
Establece plazos
Cuando una persona comprende el plazo para una tarea en particular, planifica su horario de trabajo de manera más efectiva y trata de reducir el consumo de tiempo no productivo, por ejemplo, largos descansos para café o revisando su smartphone.
Las siguientes acciones ayudan significativamente a completar las tareas a tiempo:
- tener un plan detallado para el día;
- ser capaz de bloquear distracciones;
- encontrar algo o alguien que te motive;
- usar un rastreador de tiempo.
Comienza con tareas pequeñas
El coach empresarial David Allen, en su método Getting Things Done (GTD), aconseja hacer tareas que tomen un par de minutos tan pronto como surjan. Por ejemplo, responder inmediatamente a una pregunta de un cliente en el mensajero. Así es menos probable que te olvides de ello.
Involúcrate en el trabajo en equipo
A veces, a los gerentes les parece que han establecido todos los procesos en el equipo, por lo que los colegas se manejarán sin ellos. En realidad, este no es el caso. Debes mantenerte informado. No tienes que controlar a todos, pero estar en contacto para que puedan consultarte rápidamente si hay algún problema.
Concéntrate en una tarea à la vez
A pesar de que un plan de gestión de proyectos normalmente tiene un gran número de tareas, muchas de las cuales deben completarse hoy, no intentes hacer múltiples tareas à la vez. Las investigaciones han demostrado desde hace tiempo que este enfoque no es efectivo cuando se trata de trabajo mental. Es más productivo realizar una tarea o parte de ella y luego pasar a otra.
Limita el número de tareas para un día
Existe una “regla de tres”, que dice que debes elegir tres cosas principales para cada día y concentrarte en ellas. Si queda tiempo, puedes pasar a tareas secundarias.
Recompénsate cuando termines tus trabajos
Si estás realizando algún tipo de trabajo mecánico que no requiere creatividad o inspiración, entonces será efectivo prometerte un buen bono tan pronto como el trabajo se complete. Por ejemplo, puedes ir a tomar un café con postre cuando el informe esté listo.
Revisa y reflexiona sobre tu progreso
Cuando revisas periódicamente las listas de tareas completadas y los objetivos que has alcanzado, es como si recibieras retroalimentación de ti mismo. Esto es bueno para tu motivación.
También puedes ver que algunas tareas no se han completado durante mucho tiempo. Es necesario entender por qué sucedió esto. Podrías ver un bloqueo que no habías notado antes.
Establece prioridades
No debes comenzar a hacer todo à la vez. Primero, es mejor priorizar tareas, por ejemplo, utilizando la matriz de Eisenhower. Así verás qué es importante, pero no urgente, y qué es tanto importante como urgente. Con base en esto, te enfocarás en las tareas con el nivel de prioridad más alto.
Sé flexible
Gestionar tareas diarias a veces requiere cambiar decisiones que se han tomado anteriormente. No siempre las mismas ideas son buenas. Si algo ha cambiado repentinamente en tu mercado, lo más probable es que debas reaccionar, lo que significa cambiar algo en tu trabajo. La capacidad de ajustar el plan de acción es muy valiosa.
Gestionar cambios
Lo peor que puede suceder son cambios forzados que ya no son manejables. Por eso son importantes las reuniones regulares del equipo, así como los informes visuales sobre el estado de las tareas. Así podrás notar el problema casi en el mismo momento en que surge. Y hacer los cambios necesarios en la actividad.
Delegar
Una persona solo puede ser productiva hasta cierto nivel. Hay solo 24 horas en un día, y no todas pueden dedicarse al trabajo. Por lo tanto, al gestionar tareas, es muy importante conocer las fortalezas de cada miembro del equipo para asignar tareas a quienes pueden manejarlas mejor.
Esta solución tiene dos ventajas. Primero, evitarás una carga de trabajo excesiva y agotamiento en el equipo. En segundo lugar, las personas harán lo que más les gusta, aumentando la productividad general y, posiblemente, permitirá encontrar formas no triviales de resolver problemas.
Usa herramientas de gestión de tareas
Si tienes muchos empleados, áreas de trabajo y tareas, llegará un momento en que todo se saldrá de control. Es decir, los plazos se quemarán, los presupuestos crecerán, las personas se agotarán.
Esto se debe a una mala descripción de tareas, los ejecutores no conocen su área de responsabilidad, no hay notificaciones sobre los plazos y el gerente de proyecto no tiene una visión general del proyecto. Todos estos problemas se resuelven con herramientas de gestión de tareas. Obtendrás una representación visual de las listas de tareas de gestión y soluciones optimizadas para completarlas.
Las ventajas de una buena gestión de tareas
Como se mencionó anteriormente, los productos de gestión de tareas son realmente importantes y ayudan a optimizar el trabajo. Estas son las ventajas más significativas de los gerentes de tareas:
- Formularios estandarizados de tareas. Esto facilita el trabajo del gerente y de todo el equipo con ellos, así como generar informes automáticamente sobre el trabajo de todo el equipo en aquellos productos donde la funcionalidad lo permite.
- Todos los datos en un solo lugar. Si se proporciona mucho espacio de almacenamiento en el rastreador de tareas, se pueden guardar archivos bastante grandes en él. Si no hay mucho espacio, puedes agregar un enlace à la tarea, por ejemplo, al disco virtual donde se encuentra el archivo.
- Trabajo remoto simple. Con un rastreador de tareas, puedes acceder a los datos que necesitas desde cualquier lugar sin depender de un PC de oficina.
- Estadísticas del tiempo gastado en tareas típicas. Esto será útil para planificar nuevos proyectos.
- Buena distribución de la carga de trabajo. Cuando tienes una visión general de todas las tareas y ejecutores, es más fácil ver que alguien tiene una cantidad excesiva de trabajo y que alguien está casi libre ahora.
- Ahorro de tiempo gracias à la automatización. Por ejemplo, las tareas regulares pueden asignarse automáticamente sin tener que completar cada una manualmente. Puede parecer que no es difícil, pero con un gran número de tareas lleva mucho tiempo.
- Finanzas simples. Algunos rastreadores de tareas te permiten calcular el salario. Y hay empresas donde el pago depende de KPI, por ejemplo, el número de tareas cerradas a tiempo. Resulta que el gerente de tareas es útil en ambos casos.
Mejores software de gestión de tareas
Cada empresa elige el producto que es conveniente para el equipo, aceptable en precio, con funciones que corresponden a las necesidades y características del negocio. A continuación se presentan algunos ejemplos de rastreadores de tareas con altas calificaciones en Capterra.
Worksection
Plataformas: Web, Windows, iOS y Android
Funciones: Worksection es uno de los mejores servicios para la gestión de tareas. Muchos usuarios aprovechan su flexibilidad, idoneidad para equipos grandes y pequeños y su interfaz amigable. La herramienta es buena para equipos Agile y Waterfall.
Los usuarios aprecian funciones como tablero de control detallado, rastreador de tiempo, tableros Kanban, integraciones con sistemas CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram y Viber.
Los usuarios aprecian funciones como tablero de control detallado, rastreador de tiempo, tableros Kanban, integraciones con sistemas CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram y Viber.
El soporte técnico está listo para responder tus preguntas en un plazo de 10 minutos durante su horario laboral, y dentro de 1 hora durante las horas no laborales.
Desventajas: el software no funciona sin conexión, la aplicación móvil necesita mejoras.
Precios: hay un período de prueba gratuito para 2 usuarios y 5 proyectos, el acceso para 10 usuarios costará $29 al mes.
Calificación en Capterra: 4.9 de 5.
Asana
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funciones: un rastreador de tareas basado en la nube, con una interfaz agradable, un calendario conveniente y buenos informes. Puedes describir tareas, establecer plazos, asignar responsables, adjuntar archivos y añadir comentarios.
Desventajas: no todos los usuarios están satisfechos con un precio alto, muchas funciones solo están disponibles con integraciones, los correos electrónicos de notificación no siempre son correctos.
Precios: está disponible una prueba gratuita con las características del plan tarifario Premium, mientras que una versión de pago cuesta entre $13.49 y $30.49 al mes.
Calificación en Capterra: 4.5 de 5.
Trello
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funciones: un rastreador de tareas simple y claro con una agradable visualización, que es a menudo elegido por equipos pequeños. A los usuarios les gusta que los proyectos y las tarjetas de tareas se organizan en forma de columnas, también hay flujos de trabajo, listas, estados, personas responsables e integración con servicios de terceros.
Desventajas: si el proyecto es de gran escala, será incómodo trabajar con él en este servicio.
Precios: el acceso gratuito a funciones premium está disponible para familiarizarse con la herramienta, una versión de pago cuesta entre $5 y $17.5 por usuario/mes; hay un plan tarifario absolutamente gratuito sin línea de tiempo del proyecto y calendario.
Calificación en Capterra: 4.5 de 5.
Zoho Projects
Plataformas: Web, iOS, Android.
Funciones: una buena solución para quienes desean combinar un rastreador de tareas con una plataforma de comunicación para clientes y miembros del equipo. Entre otras ventajas se encuentran los gráficos de Gantt, el rastreador de tiempo, plantillas, la posibilidad de crear subtareas y generar informes detallados.
Desventajas: las integraciones no siempre son correctas, no son fácilmente personalizables.
Precios: puedes utilizar una prueba gratuita o elegir una versión gratuita para dos usuarios y tres proyectos; una versión de pago para 50 usuarios comienza en €5 al mes.
Calificación en Capterra: 4.2 de 5.
Wrike
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funciones: esta herramienta normalmente es elegida por usuarios que necesitan flujos de trabajo, formularios e informes analíticos en tiempo real. A los usuarios también les gustan los gráficos de Gantt y las funciones de presupuesto. Usar integraciones API te ofrecerá funciones ampliadas.
Desventajas: cara, difícil de configurar, sin soporte técnico rápido.
Precios: puedes probar una herramienta de forma gratuita, también hay una versión gratuita con un número limitado de tareas activas y sin integraciones; una versión de pago comienza en $9.80 por usuario/mes, ofreciendo integraciones y 2 Gb de capacidad de almacenamiento de datos.
Calificación en Capterra: 4.2 de 5.
Muchos factores afectan la eficiencia de la gestión de tareas. Para lograr el éxito sin un estrés interminable, vale la pena seguir las recomendaciones anteriores. Con estos, trabajar con el equipo será más agradable, rápido y productivo.