Wir hören oft von erfolgreichen Projekten. Aber wir müssen uns bewusst machen, dass jedes Projekt aus Aufgaben unterschiedlichen Maßstabs und Komplexität besteht. Daher hängt der erfolgreiche Abschluss des Projekts global betrachtet weitgehend davon ab, wie erfolgreich jede einzelne Aufgabe abgeschlossen wird.
Hier sind einige Informationen über Aufgabenmanagement, die Ihnen helfen werden, die Teamarbeit effizienter zu gestalten.
Was ist Aufgabenmanagement und warum ist es wichtig?
Manchmal entsteht in Teams eine Situation, in der einige Mitarbeiter an ihre maximale Kapazität arbeiten und den Großteil der Arbeit erledigen, während andere minimal belastet sind. Um dies zu vermeiden, ist es notwendig, systematisches und intelligentes Aufgabenmanagement umzusetzen.
Aufgabenmanagement umfasst die Verwaltung aller Komponenten von Aufgaben: Zeit, Geld, menschliche Ressourcen, Ausrüstung usw.
Aufgabenmanagement ist ein wichtiger Teil des Projektmanagements. Wenn das Team nicht weiß, wie man Aufgaben effektiv verwaltet, wird unweigerlich die Frage aufkommen, wie man effizient verwaltet, Fristen einhält und letztendlich das Projekt mit einem respektablen Ergebnis abschließt.
Man kann auch sagen, dass Projektmanagement die Fähigkeit ist, das Bild als Ganzes zu sehen, während Aufgabenmanagement die Arbeit auf Mikroebene darstellt, die den globalen Erfolg ausmacht.
Aufgabenmanagement ist sehr wichtig, da viele Fragen davon abhängen, wie:
- konstant hohes Niveau der Teamproduktivität aufgrund einer gleichmäßigen Arbeitsverteilung;
- Fortschritt des Projekts gemäß dem Zeitplan, weil alles geplant ist und klar ist, wie lange die Fertigstellung einer Aufgabe dauert und ob alles pünktlich abgeschlossen wird;
- Arbeitskohärenz selbst in großen Teams, auch aufgrund so genannter teamübergreifender Aufgaben, bei denen Mitarbeiter verschiedener Abteilungen an derselben Aufgabe arbeiten;
- Optimierung der Entscheidungsfindung, dies liegt daran, dass gut strukturiertes Arbeiten mit Aufgaben es ermöglicht, jederzeit den aktuellen Projektstatus zu verstehen und Entscheidungen basierend auf den aktuellen Daten zu treffen.
Aufgabenmanagementfähigkeiten und Möglichkeiten zu deren Verbesserung
Im Wesentlichen sind Fähigkeiten im Aufgabenmanagement das, was man weiche Fähigkeiten nennt. Sie können je nach Fachrichtung unterschiedlich sein, es gibt aber auch universelle, wie z.B. Zeitmanagement, das für alle unerlässlich ist. Darüber hinaus ist es für einen Projektleiter sehr wichtig, priorisieren, delegieren, mehrere Aufgaben gleichzeitig kontrollieren und gut kommunizieren sowie Konflikte lösen zu können, falls erforderlich.
Zu den nicht wirklich offensichtlichen Fähigkeiten im Aufgabenmanagement gehören auch:
- Die Fähigkeit “Nein” zu sagen. Dies ermöglicht es Ihnen, Arbeiten zu vermeiden, die Sie in keiner Weise dem Ziel näherbringen, die Sie jedoch für sich selbst und für eine andere Person erledigen.
- Gewohnheiten aufgeben, die die Produktivität behindern. Zum Beispiel, zu versuchen, die Aufgabe perfekt zu machen, wo auch gut genug ist. Es ist sehr wahrscheinlich, dass, wenn das Ergebnis schließlich perfekt ist, es nicht mehr benötigt wird.
- Prokrastination kontrollieren. So gut wie jeder ist in irgendeinem Maße anfällig dafür, und wenn Prokrastination nicht oft auftritt, stellt sie keine Bedrohung dar. Aber wenn sie außer Kontrolle gerät, türmen sich die Aufgaben wie eine Lawine auf.
- Verstehen, dass man nicht alles kontrollieren kann. Egal wie gewissenhaft Sie Ihre Arbeit planen, es wird immer irgendeine Art von höherer Gewalt beim täglichen Aufgabenmanagement geben. Daher sollten Sie einfach etwas mehr Zeit für Aufgaben einplanen.
- Entscheidungsfindung und Verantwortung dafür übernehmen. Zum Beispiel schlägt jemand ein neues Werkzeug vor, das die Arbeitseffizienz steigern wird. Aber es erfordert Zeit und Mühe, es zu integrieren. Daher muss der Manager den Mut haben zu sagen, dass er das Werkzeug verwenden wird. Er sollte die Vorteile erklären und sich mit den Folgen befassen, falls kein erwarteter Effekt eintritt.
15 Tipps für effektives Aufgabenmanagement
Wie im Projektmanagement gibt es auch im Aufgabenmanagement oft fünf Phasen: Initiierung, Planung, Durchführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss. Wenn es bei einer der Phasen ein Problem gibt, wird sich das mit Sicherheit auf das Projekt insgesamt auswirken.
Deshalb lohnt es sich, Zeit darauf zu verwenden, zu suchen und klar zu beschreiben, wofür die Aufgabe gedacht ist und wie sie sich auf das Projekt als Ganzes auswirkt.
Dies wurde auch 2017 vom PMI Global Project Management bestätigt. Die durchgeführte Studie zeigte, dass 37% der Führungskräfte glauben, der Hauptgrund für das Scheitern von Projekten sei das Fehlen klar definierter Ziele und Meilensteine zur Messung des Fortschritts.
Zu den Faktoren, die den Erfolg von Projekten negativ beeinflussen, gehört das Fehlen von Disziplin bei der Strategieumsetzung. Im Folgenden finden Sie Tipps, die Ihnen helfen, diese Probleme zu vermeiden.
Teilen Sie Ihre groß angelegten Projekte in kleinere Aufgaben auf
Jedes Projekt, selbst das komplexeste, besteht aus Teilen. Um Erfolg zu haben, ist es besser, das Projekt von Anfang an in Phasen aufzuteilen, globale Aufgaben für jede von ihnen zu notieren und diese dann in kleinere, taktische Aufgaben zu gliedern.
Auf diese Weise werden Sie überwachen, wie die taktischen Aufgaben erfüllt werden. Wenn mit einer bestimmten Aufgabe ein Problem auftritt, wird es einfacher sein, es zu lösen und weiterzumachen. Wenn es keine Aufgabenliste gibt, sondern nur das Projekt an sich, ist es fast unmöglich, Schwierigkeiten rechtzeitig zu bemerken. Und oft stellt eine kleine und nicht besonders wichtige Aufgabe, wie sie scheinen mag, die Ausführung des Projekts insgesamt in Frage.
Erstellen Sie To-do-Listen
Ein gutes Gedächtnis ist großartig. Aber es hat auch Grenzen. Und Sie sollten Ihr Gehirn nicht überlasten, indem Sie versuchen, sich an alles zu erinnern, insbesondere wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Es macht mehr Sinn, eine To-do-Liste für verschiedene Zeiträume zu erstellen: einen Tag, eine Woche, einen Monat. Sie können überprüfen, was bereits erledigt wurde. Natürlich muss die Liste nicht in einem Notizbuch sein, sondern kann beispielsweise in einer speziellen Anwendung oder einem Programm sein.
Speichern Sie Ihre Aufgaben an einem Ort
Wie oben erwähnt, verwalten Projektleiter oft mehrere Projekte. Daher gibt es viele Probleme, die sie im Hinterkopf behalten sollten. Ständiges Wechseln zwischen verschiedenen Diensten (oder Notizbüchern, wenn Ihnen das angenehmer ist) ist nicht die beste Idee. Im besten Fall werden Sie Schwierigkeiten haben, schnell auf die Frage eines Kollegen aus einem bestimmten Team zu antworten. Im schlimmsten Fall verwandelt ein zu Hause vergessenes Notizbuch Ihren Tag in Chaos.
Daher ist es besser, ein Produkt zu wählen, das Ihnen hilft, mehrere Projekte in einer Schnittstelle zu verwalten und jederzeit alle Aufgaben griffbereit zu haben.
Setzen Sie Fristen
Wenn eine Person das Datum für eine bestimmte Aufgabe versteht, plant sie ihren Arbeitszeitplan effektiver und versucht, den unproduktiven Zeitverbrauch zu reduzieren, beispielsweise lange Kaffeepausen oder das Überprüfen des Smartphones.
Die folgenden Maßnahmen helfen erheblich dabei, Aufgaben rechtzeitig abzuschließen:
- eine detaillierte Tagesplanung haben;
- in der Lage sein Ablenkungen zu blockieren;
- etwas oder jemanden finden der Sie motiviert;
- einen Zeittracker verwenden.
Beginnen Sie mit kleinen Aufgaben
Business-Coach David Allen empfiehlt in seiner Getting Things Done (GTD)-Methode, Aufgaben, die ein paar Minuten dauern, so schnell wie möglich zu erledigen, sobald sie anfallen. Zum Beispiel, sofort eine Frage eines Kunden im Messenger zu beantworten. So vergessen Sie es weniger wahrscheinlich.
Seien Sie in der Teamarbeit engagiert
Manchmal scheinen es den Managern, als hätten sie alle Prozesse im Team eingerichtet, sodass die Kollegen ohne sie auskommen können. In Wirklichkeit ist das nicht der Fall. Sie müssen informiert bleiben. Sie müssen nicht jeden kontrollieren, aber Sie sollten in Kontakt sein, damit Sie schnell konsultiert werden können, wenn es Probleme gibt.
Konzentrieren Sie sich auf eine Aufgabe zur gleichen Zeit
Obwohl ein Projektmanagementplan in der Regel viele Aufgaben umfasst, von denen viele heute abgeschlossen werden müssen, versuchen Sie nicht, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu erledigen. Untersuchungen haben seit langem gezeigt, dass dieser Weg nicht effektiv ist, wenn es um geistige Arbeit geht. Es ist produktiver, eine Aufgabe oder einen Teil davon zu erledigen und dann zur nächsten überzugehen.
Begrenzen Sie die Anzahl der Aufgaben für einen Tag
Es gibt eine “Regel der Drei”, die besagt, dass Sie für jeden Tag drei Hauptsachen wählen und sich auf diese konzentrieren müssen. Wenn noch Zeit bleibt, können Sie zu sekundären Aufgaben übergehen.
Belohnen Sie sich, wenn Sie Aufgaben abschließen
Wenn Sie sich mit irgendeiner mechanischen Arbeit beschäftigen, die keine Kreativität oder Inspiration erfordert, dann ist es effektiv, sich ein angenehmes Bonus zu versprechen, sobald die Arbeit abgeschlossen ist. Zum Beispiel können Sie nach dem Erstellen des Berichts zum Kaffee mit Dessert gehen.
Überprüfen und reflektieren Sie Ihren Fortschritt
Wenn Sie regelmäßig die Listen der abgeschlossenen Aufgaben und die Ziele, die Sie erreicht haben, überprüfen, ist es, als ob Sie Feedback von sich selbst erhalten. Dies ist gut für Ihre Motivation.
Sie können auch sehen, dass einige Aufgaben schon lange nicht abgeschlossen wurden. Es ist wichtig, zu verstehen, warum dies geschehen ist. Sie könnten einen Hindernis sehen, das Sie zuvor nicht bemerkt haben.
Setzen Sie Prioritäten
Sie sollten nicht versuchen, alles auf einmal zu erledigen. Zuerst ist es besser, die Aufgaben zu priorisieren, zum Beispiel mit Hilfe der Eisenhower-Matrix. So sehen Sie, was wichtig, aber nicht dringend ist, und was wichtig und dringend ist. Basierend darauf konzentrieren Sie sich auf die Aufgaben mit der höchsten Priorität.
Seien Sie flexibel
Das tägliche Aufgabenmanagement erfordert manchmal, Entscheidungen zu ändern, die zuvor getroffen wurden. Nicht immer sind die gleichen Ideen gut. Wenn sich plötzlich etwas auf Ihrem Markt geändert hat, müssen Sie höchstwahrscheinlich reagieren, was bedeutet, etwas an Ihrer Arbeit zu ändern. Die Fähigkeit, den Aktionsplan anzupassen, ist sehr wertvoll.
Verwalten Sie Veränderungen
Das Schlimmste, was passieren kann, sind erzwungene Änderungen, die nicht mehr beherrschbar sind. Aus diesem Grund sind regelmäßige Teammeetings wichtig, ebenso wie visuelle Berichte über den Aufgabenstatus. So können Sie das Problem fast im gleichen Moment bemerken, in dem es auftritt. Und die notwendigen Änderungen an den Aktivitäten vornehmen.
Delegieren
Eine Person kann nur bis zu einem bestimmten Niveau produktiv sein. Es gibt nur 24 Stunden am Tag, und nicht alle davon können der Arbeit gewidmet werden. Daher ist es im Aufgabenmanagement sehr wichtig, die Stärken jedes Teammitglieds zu kennen, um Aufgaben an diejenigen zu verteilen, die damit am besten umgehen können.
Diese Lösung hat zwei Vorteile. Erstens vermeiden Sie übermäßige Arbeitsbelastung und Burnout im Team. Zweitens werden die Menschen das tun, was ihnen am meisten Freude bereitet, was die Gesamteffizienz steigert und möglicherweise nicht triviale Lösungsmöglichkeiten für Probleme findet.
Verwenden Sie Aufgabenmanagement-Tools
Wenn Sie viele Mitarbeiter, Arbeitsbereiche und Aufgaben haben, wird der Moment kommen, in dem alles aus dem Ruder läuft. Das heißt, Fristen werden brennen, Budgets werden steigen, Menschen werden ausbrennen.
Dies liegt an schlechter Aufgabenbeschreibung, die Verantwortlichen wissen nicht, welches ihre Zuständigkeit ist, es gibt keine Benachrichtigungen über Fristen, und der Projektleiter hat keinen Überblick über das Projekt. All diese Probleme werden durch Aufgabenmanagement-Tools gelöst. Sie erhalten eine visuelle Darstellung der Managementaufgabenlisten und optimierte Lösungen zu deren Erledigung.
Die Vorteile guter Aufgabenmanager
Wie oben erwähnt, sind Produkte zum Aufgabenmanagement wirklich wichtig und helfen, die Arbeit zu optimieren. Dies sind die bedeutendsten Vorteile von Aufgabenmanagern:
- Standardisierte Aufgabentypen. Dies erleichtert dem Manager und dem gesamten Team die Arbeit damit sowie die automatische Erstellung von Berichten über die Arbeit des gesamten Teams in denen Produkten, bei denen die Funktionalität dies vorsieht.
- Alle Daten an einem Ort. Wenn viel Speicherplatz im Aufgabenmanager bereitgestellt wird, können ziemlich große Dateien gespeichert werden. Wenn nicht viel Platz vorhanden ist, können Sie einen Link zur Aufgabe hinzufügen, zum Beispiel zum virtuellen Speicher, wo die Datei gespeichert ist.
- Einfaches Remote-Arbeiten. Mit einem Aufgabenmanager können Sie von überall auf die Daten zugreifen, die Sie benötigen, ohne von einem Büro-PC abhängig zu sein.
- Statistiken über die auf typische Aufgaben verwendete Zeit. Dies wird nützlich sein für die Planung neuer Projekte.
- Gute Arbeitsverteilung. Wenn Sie einen Überblick über alle Aufgaben und Ausführenden haben, ist es einfacher zu erkennen, dass jemand eine übermäßige Menge an Arbeit hat und jemand jetzt fast frei ist.
- Zeitersparnis durch Automatisierung. Zum Beispiel können regelmäßige Aufgaben automatisch zugewiesen werden, ohne dass jede manuell abgeschlossen werden muss. Es mag so erscheinen, dass es nicht schwierig ist, aber bei einer großen Anzahl von Aufgaben nimmt es viel Zeit in Anspruch.
- Einfache Finanzen. Einige Aufgabenmanager ermöglichen die Berechnung von Gehalt. Und es gibt Unternehmen, bei denen die Zahlung von KPI abhängt, zum Beispiel, die Anzahl der Aufgaben, die pünktlich abgeschlossen werden. Es stellt sich heraus, dass der Aufgabenmanager in beiden Fällen nützlich ist.
Beste Aufgabenmanagement-Software
Jedes Unternehmen wählt das Produkt, das für das Team bequem, preislich akzeptabel, mit Funktionen ausgestattet ist, die den Bedürfnissen und Besonderheiten des Geschäfts entsprechen. Hier sind einige Beispiele für Aufgabenmanager mit hohen Capterra-Bewertungen.
Worksection
Plattformen: Web, Windows, iOS und Android
Merkmale: Worksection ist einer der besten Dienste für das Aufgabenmanagement. Viele Benutzer profitieren von seiner Flexibilität, Eignung für große und kleine Teams und benutzerfreundlicher Oberfläche. Das Tool ist gut für Agile- und Waterfall-Teams.
Benutzer schätzen solche Funktionen wie das detaillierte Dashboard, den Zeittracker, Kanban-Boards, Integrationen mit CRM-Systemen, GoogleDocs, Slack, Telegram und Viber.
Benutzer schätzen solche Funktionen wie das detaillierte Dashboard, den Zeittracker, Kanban-Boards, Integrationen mit CRM-Systemen, GoogleDocs, Slack, Telegram und Viber.
Der technische Support ist bereit, Ihre Fragen innerhalb von 10 Minuten während ihrer Arbeitszeiten und innerhalb von 1 Stunde außerhalb der Arbeitszeiten zu beantworten.
Nachteile: Die Software funktioniert nicht offline; eine mobile App benötigt Verbesserungen.
Preise: Es gibt eine kostenlose Testphase für 2 Benutzer und 5 Projekte; der Zugang für 10 Benutzer kostet $29 pro Monat.
Bewertung bei Capterra: 4,9 von 5.
Asana
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Merkmale: ein cloudbasierter Aufgabenmanager mit angenehmem Benutzerinterface, praktischem Kalender und guter Berichterstattung. Sie können Aufgaben beschreiben, Fristen setzen, zuständige Personen zuweisen, Dateien anhängen und Kommentare hinzufügen.
Nachteile: Nicht alle Benutzer sind mit den hohen Preisen zufrieden; viele Funktionen sind nur mit Integrationen verfügbar, und die Benachrichtigungs-E-Mails sind nicht immer korrekt.
Preise: Eine kostenlose Testversion mit Funktionen des Premium-Tarifplans ist verfügbar, während die kostenpflichtige Version zwischen $13,49 und $30,49 pro Monat kostet.
Bewertung bei Capterra: 4,5 von 5.
Trello
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Merkmale: Ein einfacher und klarer Aufgabenmanager mit schöner Visualisierung, der oft von kleinen Teams gewählt wird. Benutzer mögen, dass Projekte und Aufgaben-Karten in Form von Spalten angeordnet sind, es gibt auch Workflows, Listen, Status, verantwortliche Personen und Integrationen mit Drittanbieterdiensten.
Nachteile: Wenn das Projekt groß angelegt ist, wird es unbequem, in diesem Dienst damit zu arbeiten.
Preise: Kostenloser Zugang zu Premium-Funktionen ist verfügbar, um sich mit dem Tool vertraut zu machen; eine kostenpflichtige Version kostet zwischen $5 und $17,50 pro Benutzer/Monat; es gibt einen völlig kostenlosen Tarifplan ohne Projektzeitplan und Kalender.
Bewertung bei Capterra: 4,5 von 5.
Zoho Projects
Plattformen: Web, iOS, Android.
Merkmale: Eine gute Lösung für diejenigen, die einen Aufgabenmanager mit einer Kommunikationsplattform für Kunden und Teammitglieder kombinieren möchten. Zu den weiteren Vorteilen gehören Gantt-Diagramme, Zeitverfolgung, Vorlagen, die Möglichkeit zur Erstellung von Unteraufgaben und die Erstellung detaillierter Berichte.
Nachteile: Integrationen funktionieren nicht immer korrekt, nicht leicht anpassbar.
Preise: Sie können eine kostenlose Testversion nutzen oder eine kostenlose Version für zwei Benutzer und drei Projekte wählen; eine kostenpflichtige Version für 50 Benutzer beginnt bei €5 pro Monat.
Bewertung bei Capterra: 4,2 von 5.
Wrike
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Merkmale: Dieses Tool wird normalerweise von Benutzern gewählt, die Workflows, Formulare und Echtzeitanalysen benötigen. Benutzer mögen auch Gantt-Diagramme und Budgetierungsfunktionen. Die Verwendung von API-Integrationen bietet Ihnen erweiterte Funktionen.
Nachteile: teuer, schwer einzurichten, ohne prompten technischen Support.
Preise: Sie können ein Tool kostenlos testen, es gibt auch eine kostenlose Version mit einer begrenzten Anzahl aktiver Aufgaben und ohne Integrationen; eine kostenpflichtige Version beginnt bei $9,80 pro Benutzer/Monat und bietet Integrationen sowie 2 GB Speicherplatz.
Bewertung bei Capterra: 4,2 von 5.
Viele Faktoren beeinflussen die Effizienz des Aufgabenmanagements. Um ohne endlosen Stress Erfolg zu haben, lohnt es sich, die oben genannten Empfehlungen zu befolgen. Damit wird die Zusammenarbeit im Team angenehmer, schneller und produktiver.