Sentiamo parlare di progetti di successo piuttosto spesso. Ma dobbiamo renderci conto che ogni progetto è composto da compiti di varia scala e complessità. Pertanto, preso globalmente, il completamento con successo del progetto dipende in gran parte da quanto con successo ogni singolo compito viene completato.
Ecco alcune informazioni sulla gestione dei compiti, che ti aiuteranno a rendere il lavoro di squadra più efficiente.
Che cos’è la gestione dei compiti e perché è importante?
A volte si presenta una situazione nei team in cui alcuni dipendenti lavorano al massimo delle capacità e svolgono la maggior parte del lavoro, mentre altri sono minimamente occupati. Per evitare ciò, è necessario implementare una gestione dei compiti sistematica e intelligente.
La gestione dei compiti implica la gestione di tutti i componenti dei compiti: tempo, denaro, risorse umane, attrezzature, ecc.
La gestione dei compiti è una parte importante della gestione dei progetti. Se il team non sa come gestire efficacemente i compiti, sorge certamente la domanda su come gestire efficacemente, rispettare le scadenze e, alla fine, completare il progetto con un risultato dignitoso.
Possiamo anche dire che la gestione dei progetti riguarda la capacità di vedere la situazione nel suo insieme, mentre la gestione dei compiti riguarda il lavoro a livello micro, il quale costituisce il successo globale.
La gestione dei compiti è molto importante, perché da essa dipendono molte questioni, come:
- un costante livello elevato di produttività del team grazie a una distribuzione uniforme del carico di lavoro;
- il progresso del progetto secondo il programma, perché tutto è pianificato ed è chiaro quanto tempo richiede il completamento di un compito e se tutto è completato in tempo;
- la coerenza del lavoro anche in grandi team, anche grazie ai cosiddetti compiti trasversali, quando dipendenti di diversi dipartimenti lavorano sullo stesso compito;
- ottimizzazione del processo decisionale, questo è dovuto al fatto che un lavoro ben strutturato con i compiti consente di capire in qualsiasi momento lo stato attuale del progetto e di prendere decisioni basate sui dati attuali.
Competenze nella gestione dei compiti e modi per migliorarle
In sostanza, le competenze nella gestione dei compiti sono ciò che si chiama soft skills. Possono differire per diversi specialisti, ma ce né sono anche di universali, ad esempio, la gestione del tempo, fondamentale per tutti. Inoltre, è molto importante per un project manager saper prioritizzare, delegare, controllare più compiti contemporaneamente e comunicare bene, così come risolvere conflitti se necessario.
Tra le competenze nella gestione dei compiti non davvero ovvie ci sono anche le seguenti:
- La capacità di dire “no”. Questo ti permetterà di non svolgere lavori che non ti avvicinano al tuo obiettivo, ma che fai per te stesso e per un’altra persona.
- Abbandonare le abitudini che uccidono la produttività. Ad esempio, cercare di completare un compito perfettamente dove va bene anche un buon risultato. È molto probabile che quando il risultato è finalmente perfetto, non sia più necessario.
- Controllo della procrastinazione. Quasi tutti sono inclini ad essa in una certa misura, e se la procrastinazione non si verifica spesso, non rappresenta una minaccia. Ma quando esce di controllo, i compiti si accumulano su di te come una valanga.
- Comprendere che non è possibile controllare tutto. Non importa quanto conscienziosamente pianifichi il tuo lavoro, ci sarà sempre qualche imprevisto nella gestione quotidiana dei compiti. Pertanto, è bene avere un po’ di tempo extra per i compiti.
- Prendere decisioni e assumersi la responsabilità per esse. Ad esempio, qualcuno suggerisce uno strumento nuovo che aumenterà l’efficienza lavorativa. Ma ci vogliono tempo e sforzo per integrarlo. Quindi, il manager deve avere il coraggio di dire che inizieranno a utilizzarlo. Dovrebbe spiegare i vantaggi di questo e affrontare le conseguenze nel caso non ci sia l’effetto atteso.
15 consigli per una gestione efficace dei compiti
Come nella gestione dei progetti, ci sono spesso cinque fasi nella gestione dei compiti: avvio, pianificazione, esecuzione, monitoraggio e controllo, e chiusura. Se c’è un problema in una qualsiasi delle fasi, influenzerà sicuramente il progetto nel suo complesso.
Pertanto, vale la pena dedicare del tempo a cercare e descrivere chiaramente a cosa serve il compito e come influenzerà il progetto nel suo complesso.
Questo è stato confermato nel 2017 dal PMI Global Project Management. Lo studio condotto ha dimostrato che il 37% dei dirigenti ritiene che la principale causa di fallimento dei progetti sia la mancanza di obiettivi e traguardi chiaramente definiti per misurare i progressi.
Tra i fattori che influenzano negativamente il successo dei progetti c’è la mancanza di disciplina durante l’implementazione della strategia. Di seguito sono riportati consigli per aiutarti ad evitare questi problemi.
Dividi i tuoi progetti di grande scala in compiti più piccoli
Qualsiasi progetto, anche il più complesso, è composto da parti. Per raggiungere il successo, è meglio spezzare il progetto in fasi sin dall’inizio, scrivere compiti globali per ciascuna di esse e poi suddividerli in compiti più piccoli e tattici.
In questo modo, monitorerai come vengono eseguiti i compiti tattici. Se si presenta un problema con un compito particolare, sarà più facile risolverlo e andare avanti. Quando non c’è un elenco di compiti, ma solo il progetto in sé, è quasi impossibile notare le difficoltà in tempo. E spesso un compito piccolo e non molto importante, per quanto possa sembrare, mette a rischio l’esecuzione del progetto nel suo complesso.
Crea elenchi di cose da fare
Una buona memoria è fantastica. Ma ha anche dei limiti. E non dovresti sovraccaricare il tuo cervello cercando di ricordare tutto, soprattutto quando stai gestendo diversi progetti contemporaneamente. Ha più senso creare un elenco di cose da fare per diversi periodi: un giorno, una settimana, un mese. Puoi verificare cosa hai già fatto. Ovviamente, l’elenco potrebbe non essere in un quaderno, ma, ad esempio, in un’applicazione o programma speciale.
Conserva i tuoi compiti in un unico posto
Come accennato in precedenza, i project manager gestiscono spesso più progetti. Pertanto, ci sono molti problemi che devono tenere a mente. Passare continuamente tra diversi servizi (o quaderni, se è più comodo per te) non è la scelta migliore. Al minimo, sarà difficile per te rispondere rapidamente alla domanda di un collega di un certo team. Nel peggiore dei casi, un quaderno lasciato a casa trasformerà la tua giornata in caos.
Quindi, è meglio scegliere un prodotto che ti aiuti a gestire più progetti in un’unica interfaccia e avere tutti i compiti a portata di mano in qualsiasi momento.
Stabilisci scadenze
Quando una persona comprende la scadenza per un particolare compito pianifica il suo programma di lavoro in modo più efficace e cerca di ridurre il consumo di tempo improduttivo, ad esempio, lunghe pause caffè o controllare lo smartphone.
Le seguenti azioni aiutano significativamente a completare i compiti in tempo:
- avere un piano dettagliato per il giorno;
- essere in grado di bloccare le distrazioni;
- trova qualcosa o qualcuno che ti motiva;
- usa un tracker di tempo.
Inizia compiti di piccole dimensioni
Il coach aziendale David Allen, nel suo metodo Getting Things Done (GTD), consiglia di eseguire compiti che richiedono un paio di minuti non appena si presentano. Ad esempio, rispondere immediatamente a una domanda di un cliente nel messenger. In questo modo è meno probabile che tu ti dimentichi di esso.
Impegnati nel lavoro di squadra
A volte sembra ai manager che abbiano impostato tutti i processi nel team, quindi i colleghi gestiranno senza di loro. In realtà, non è così. Devi rimanere informato. Non devi controllare tutti, ma essere in contatto così che tu possa essere consultato rapidamente in caso di problemi.
Concentrati su un compito alla volta
Anche se un piano di gestione dei progetti di solito ha un gran numero di compiti, molti dei quali devono essere completati oggi, non cercare di fare più compiti contemporaneamente. La ricerca ha dimostrato da tempo che questo approccio non è efficace quando si tratta di lavoro mentale. È più produttivo completare un compito o una parte di esso e poi passare a un altro.
Limita il numero di compiti per un giorno
C’è una “regola del tre”, che dice che devi scegliere tre cose principali per ogni giorno e concentrarti su di esse. Se rimane tempo, puoi passare a compiti secondari.
Premiati quando completi i compiti
Se ti dedichi a un lavoro meccanico che non richiede creatività o ispirazione, allora sarà efficace promettere a te stesso un piacevole premio non appena il lavoro è completato. Ad esempio, puoi andare a prendere un caffè con dolce quando il rapporto è pronto.
Rivedi e rifletti sui tuoi progressi
Quando rivedi periodicamente gli elenchi di compiti completati e gli obiettivi che hai raggiunto, è come se stessi ricevendo feedback da te stesso. Questo è buono per la tua motivazione.
Puoi anche notare che alcuni compiti non sono stati completati per molto tempo. È necessario capire perché ciò è accaduto. Potresti vedere un ostacolo che non avevi notato prima.
Stabilisci le priorità
Non dovresti iniziare a fare tutto contemporaneamente. Prima, è meglio dare priorità ai compiti, ad esempio, usando la matrice di Eisenhower. In questo modo vedrai cosa è importante, ma non urgente, e cosa è sia importante che urgente. Basandoti su questo, ti concentrerai sui compiti con il livello di priorità più alto.
Essere flessibili
Gestire i compiti quotidiani a volte richiede di cambiare decisioni che sono state prese in precedenza. Non sempre le stesse idee vanno bene. Se qualcosa è cambiato improvvisamente nel tuo mercato, dovrai probabilmente reagire, il che significa modificare qualcosa nel tuo lavoro. La capacità di aggiustare il piano d’azione è molto preziosa.
Gestire i cambiamenti
La cosa peggiore che può accadere sono cambiamenti forzati che non sono più gestibili. Ecco perché riunioni regolari del team sono importanti, così come report visivi sullo stato dei compiti. In questo modo puoi notare il problema quasi nel momento in cui si presenta. E fare le necessarie modifiche all’attività.
Delegare
Una persona può essere produttiva solo fino a un certo livello. Ci sono solo 24 ore in un giorno, e non tutte possono essere dedicate al lavoro. Pertanto, nella gestione dei compiti, è molto importante conoscere i punti di forza di ciascun membro del team per assegnare i compiti a chi può gestirli meglio.
Questa soluzione ha due vantaggi. In primo luogo, eviterai un sovraccarico e il burnout nel team. In secondo luogo, le persone faranno ciò che piace di più, aumentando la produttività complessiva e, molto probabilmente, permetterà di trovare soluzioni non banali ai problemi.
Usa strumenti di gestione dei compiti
Se hai molti dipendenti, aree di lavoro e compiti, arriverà un momento in cui tutto sfuggirà al controllo. Cioè, le scadenze scadranno, i budget cresceranno, le persone si bruceranno.
Ciò è dovuto a scarse descrizioni dei compiti, gli esecutori non conoscono la loro area di responsabilità, non ci sono notifiche sulle scadenze, e il project manager non ha una panoramica del progetto. Tutti questi problemi vengono risolti dagli strumenti di gestione dei compiti. Otterrai una rappresentazione visiva delle liste di compiti da gestire e delle soluzioni ottimizzate per completarli.
I vantaggi di buoni gestori di compiti
Come accennato in precedenza, i prodotti di gestione dei compiti sono davvero importanti e aiutano a ottimizzare il lavoro. Questi sono i vantaggi più significativi dei gestori di compiti:
- Moduli standardizzati dei compiti. Questo facilita il lavoro del manager e dell’intero team con essi, oltre a generare report automatici sul lavoro dell’intero team in quei prodotti dove è previsto dalla funzionalità.
- Tutti i dati in un unico posto. Se viene fornito molto spazio di archiviazione nel tracker di compiti, possono essere memorizzati file piuttosto grandi. Se non c’è molto spazio, puoi aggiungere un link al compito, ad esempio, al disco virtuale dove si trova il file.
- Facile lavoro remoto. Con un tracker di compiti, puoi accedere ai dati di cui hai bisogno da qualsiasi luogo senza dipendere da un PC in ufficio.
- Statistiche del tempo trascorso su compiti tipici. Questo sarà utile per pianificare nuovi progetti.
- Buona distribuzione del carico di lavoro. Quando hai una panoramica di tutti i compiti e gli esecutori, è più facile vedere che qualcuno ha un carico di lavoro eccessivo, e qualcun altro è ora quasi libero.
- Risparmio di tempo grazie all’automazione. Ad esempio, i compiti regolari possono essere assegnati automaticamente senza dover completare ciascuno manualmente. Potrebbe sembrare che non sia difficile, ma con un numero elevato di compiti richiede molto tempo.
- Finanze semplici. Alcuni tracker di compiti ti consentono di calcolare gli stipendi. E ci sono aziende dove il pagamento dipende dai KPI, ad esempio, il numero di compiti chiusi in tempo. Si scopre che il gestore di compiti è utile in entrambi i casi.
Il miglior software di gestione dei compiti
Ogni azienda sceglie il prodotto che è conveniente per il team, accettabile nel prezzo, con funzioni che corrispondono alle esigenze e caratteristiche del business. Ecco alcuni esempi di tracker di compiti con alte valutazioni su Capterra.
Worksection
Piattaforme: Web, Windows, iOS e Android
Caratteristiche: Worksection è uno dei migliori servizi per la gestione dei compiti. Molti utenti approfittano della sua flessibilità, idoneità per team grandi e piccoli e interfaccia user-friendly. Lo strumento è buono per team Agile e Waterfall.
Agli utenti piacciono caratteristiche come cruscotto dettagliato, tracker di tempo, bacheche Kanban, integrazioni con sistemi CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram e Viber.
Agli utenti piacciono caratteristiche come cruscotto dettagliato, tracker di tempo, bacheche Kanban, integrazioni con sistemi CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram e Viber.
Il supporto tecnico è pronto a rispondere alle tue domande entro 10 minuti durante il loro orario lavorativo e entro 1 ora durante le ore non lavorative.
Svantaggi: il software non funziona offline, l’app mobile necessita di miglioramenti.
Prezzi: è disponibile un periodo di prova gratuito per 2 utenti e 5 progetti, l’accesso per 10 utenti costerà $29 al mese.
Valutazione su Capterra: 4.9 di 5.
Asana
Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Caratteristiche: un tracker di compiti basato su cloud, con un’interfaccia piacevole, un calendario conveniente e buoni report. Puoi descrivere i compiti, impostare scadenze, assegnare persone responsabili, allegare file e aggiungere commenti.
Svantaggi: non tutti gli utenti sono soddisfatti di un alto prezzo, molte funzionalità sono disponibili solo con integrazioni, le email di notifica non sempre sono corrette.
Prezzi: è disponibile una prova gratuita con le funzionalità del piano tariffario Premium, mentre la versione a pagamento costa tra $13.49 e $30.49 al mese.
Valutazione su Capterra: 4.5 di 5.
Trello
Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Caratteristiche: un tracker di compiti semplice e chiaro con una buona visualizzazione, spesso scelto da piccoli team. Agli utenti piace che i progetti e le schede dei compiti siano disposti in colonne, ci sono anche flussi di lavoro, elenchi, stati, persone responsabili e integrazione con servizi di terze parti.
Svantaggi: se il progetto è di grande scala, sarà scomodo lavorare con questo servizio.
Prezzi: l’accesso gratuito alle funzionalità premium è disponibile per familiarizzare con lo strumento, la versione a pagamento costa tra $5 e $17.5 per utente/mese; c’è un piano tariffario assolutamente gratuito senza timeline del progetto e calendario.
Valutazione su Capterra: 4.5 di 5.
Zoho Projects
Piattaforme: Web, iOS, Android.
Caratteristiche: una buona soluzione per chi desidera combinare un tracker di compiti con una piattaforma di comunicazione per clienti e membri del team. Tra gli altri vantaggi ci sono grafici di Gantt, tracker di tempo, modelli, possibilità di creare sottocompiti e generare report dettagliati.
Svantaggi: le integrazioni non sempre sono corrette, non facilmente personalizzabili.
Prezzi: puoi utilizzare una prova gratuita o scegliere una versione gratuita per due utenti e tre progetti; una versione a pagamento per 50 utenti inizia da €5 al mese.
Valutazione su Capterra: 4.2 di 5.
Wrike
Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Caratteristiche: questo strumento è solitamente scelto da utenti che hanno bisogno di flussi di lavoro, moduli e report analitici in tempo reale. Agli utenti piacciono anche i grafici di Gantt e le funzioni di budgeting. Utilizzare integrazioni API offrirà funzionalità estese.
Svantaggi: costoso, difficile da configurare, con supporto tecnico non tempestivo.
Prezzi: puoi testare lo strumento gratuitamente, c’è anche una versione gratuita con numero limitato di compiti attivi e senza integrazioni; una versione a pagamento parte da $9.80 per utente/mese, offrendo integrazioni e una capacità di archiviazione di 2 Gb.
Valutazione su Capterra: 4.2 di 5.
Molti fattori influenzano l’efficienza della gestione dei compiti. Per raggiungere il successo senza uno stress infinito, vale la pena seguire le raccomandazioni sopra. Con queste, lavorare con il team sarà più piacevole, veloce e produttivo.