Ouvimos falar de projetos bem-sucedidos com bastante frequência. Mas temos que perceber que qualquer projeto consiste em tarefas de várias escalas e complexidades. Portanto, considerando globalmente, a conclusão bem-sucedida do projeto depende amplamente de quão bem cada tarefa individual é concluída.
Aqui estão algumas informações sobre gestão de tarefas, que ajudarão você a tornar o trabalho em equipe mais eficiente.
O que é gestão de tarefas e por que é importante?
Às vezes, surge uma situação nas equipes em que alguns funcionários trabalham em capacidade máxima e fazem a maior parte do trabalho, enquanto outros estão minimamente sobrecarregados. Para evitar isso, é necessário implementar uma gestão de tarefas sistemática e inteligente.
A gestão de tarefas envolve gerenciar todos os componentes das tarefas: tempo, dinheiro, recursos humanos, equipamentos, etc.
A gestão de tarefas é uma parte importante da gestão de projetos. Se a equipe não sabe como gerenciar tarefas de forma eficaz, a questão certamente surgirá de como gerenciar eficientemente, cumprir prazos e, em última instância, concluir o projeto com um resultado satisfatório.
Podemos também dizer que gestão de projetos é sobre a capacidade de ver o quadro como um todo, enquanto gestão de tarefas é sobre trabalhar em um nível micro, que constitui o sucesso global.
A gestão de tarefas é muito importante, porque muitas questões dependem dela, como:
- consistentemente alto nível de produtividade da equipe devido à distribuição igualitária da carga de trabalho;
- avanço do projeto de acordo com o cronograma, pois tudo é planejado e está claro quanto tempo leva para concluir uma tarefa e se tudo está sendo concluído a tempo;
- coerência no trabalho mesmo em grandes equipes, também devido às chamadas tarefas inter-equipes, quando funcionários de diferentes departamentos trabalham na mesma tarefa;
- otimização na tomada de decisões, isso se deve ao fato de que um trabalho bem estruturado com tarefas permite a qualquer momento entender o status atual do projeto e tomar decisões com base em dados atuais.
Habilidades de gestão de tarefas e formas de melhorá-las
Essencialmente, as habilidades de gestão de tarefas são o que chamamos de soft skills. Elas podem diferir para diferentes especialistas, mas também existem algumas universais, por exemplo, a gestão do tempo, que é essencial para todos. Além disso, é muito importante que um gerente de projeto saiba priorizar, delegar, controlar várias tarefas ao mesmo tempo e se comunicar bem, além de resolver conflitos, se necessário.
Entre as habilidades de gestão de tarefas não tão óbvias estão também as seguintes:
- A capacidade de dizer “não”. Isso permitirá que você não realize trabalhos que de nenhuma forma o aproximam do objetivo, mas você os faz para si e para outra pessoa.
- Abandonar hábitos que matam a produtividade. Por exemplo, tentar fazer a tarefa perfeitamente onde o bom também é suficiente. É muito provável que, quando o resultado finalmente estiver perfeito, ele não será mais necessário.
- Controle da procrastinação. Quase todos são propensos a isso em algum grau ou outro, e se a procrastinação não acontece com frequência, não representa uma ameaça. Mas quando sai do controle, as tarefas se acumulam sobre você como uma avalanche.
- Compreensão de que é impossível controlar tudo. Não importa quão conscienciosamente você planeje seu trabalho, sempre haverá alguma força maior na gestão diária das tarefas. Portanto, tenha sempre um tempo extra para as tarefas.
- Tomada de decisões e assumir responsabilidades por elas. Por exemplo, alguém sugere uma nova ferramenta que aumentará a eficiência do trabalho. Mas leva tempo e esforço para integrá-la. Assim, o gerente deve ter coragem para dizer que começará a usar a ferramenta. Ele deve explicar os benefícios dela e lidar com as consequências, caso o efeito esperado não aconteça.
15 dicas para uma gestão de tarefas eficaz
Assim como na gestão de projetos, existem frequentemente cinco etapas na gestão de tarefas: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle, e fechamento. Se houver um problema em qualquer uma das etapas, isso afetará definitivamente o projeto como um todo.
Portanto, vale a pena dedicar tempo para buscar e descrever claramente para que a tarefa serve e como isso afetará o projeto como um todo.
Isso também foi confirmado em 2017 pelo PMI Global Project Management. O estudo realizado demonstrou que 37% dos executivos acreditam que a principal razão para o fracasso do projeto é a falta de objetivos e marcos claramente definidos para medir o progresso.
Entre os fatores que afetam negativamente o sucesso dos projetos está a falta de disciplina durante a implementação da estratégia. Abaixo estão dicas para ajudá-lo a evitar esses problemas.
Divida seus projetos de grande escala em tarefas menores
Qualquer projeto, mesmo o mais complexo, consiste em partes. Para alcançar o sucesso, é melhor dividir o projeto em etapas desde o início, escrever as tarefas globais para cada uma delas e, em seguida, dividi-las em tarefas menores e táticas.
Dessa forma, você monitorará como as tarefas táticas estão sendo executadas. Se o problema surgir com uma tarefa específica, será mais fácil resolvê-lo e seguir em frente. Quando não há uma lista de tarefas, mas apenas o projeto como um todo, é quase impossível perceber dificuldades a tempo. E muitas vezes uma tarefa pequena e não muito importante, como pode parecer, perigo a execução do projeto como um todo.
Faça listas de tarefas
Uma boa memória é ótima. Mas também tem limites. E você não deve sobrecarregar seu cérebro tentando se lembrar de tudo, especialmente quando você está gerenciando vários projetos ao mesmo tempo. Faz mais sentido fazer uma lista de tarefas para diferentes períodos: um dia, uma semana, um mês. Você pode verificar o que já foi feito. Claro, a lista pode não estar em um caderno, mas, por exemplo, em um aplicativo ou programa especial.
Armazene suas tarefas em um só lugar
Como mencionado acima, gerentes de projeto frequentemente gerenciam vários projetos. Portanto, há muitos problemas que eles devem manter em mente. Alternar constantemente entre diferentes serviços (ou cadernos, se isso for mais conveniente para você) não é a melhor ideia. No mínimo, será difícil para você responder rapidamente à pergunta de um colega de uma determinada equipe. No pior caso, um caderno esquecido em casa transformará seu dia em um caos.
Portanto, é melhor escolher um produto que o ajude a gerenciar vários projetos em uma única interface e ter todas as tarefas à mão a qualquer momento.
Defina prazos
Quando uma pessoa entende o prazo para uma tarefa específica, ela planeja sua agenda de trabalho de forma mais eficaz e tenta reduzir o consumo de tempo não produtivo, por exemplo, longas pausas para café ou checar o smartphone.
As seguintes ações ajudam significativamente a concluir tarefas a tempo:
- ter um plano detalhado para o dia;
- ser capaz de bloquear distrações;
- encontrar algo ou alguém que o motive;
- usar um rastreador de tempo.
Comece pequenas tarefas
O coach de negócios David Allen, em seu método Getting Things Done (GTD), aconselha a fazer tarefas que levam alguns minutos assim que surgem. Por exemplo, responder imediatamente a uma pergunta de um cliente no mensageiro. Assim você provavelmente esquecerá menos sobre isso.
Esteja envolvido no trabalho em equipe
Às vezes parece aos gerentes que eles configuraram todos os processos na equipe, então os colegas vão gerenciar sem eles. Na verdade, não é o caso. Você deve se manter informado. Você não precisa controlar todos, mas estar em contato para que você possa ser consultado rapidamente se houver problemas.
Concentre-se em uma tarefa de cada vez
Embora um plano de gestão de projetos geralmente tenha um grande número de tarefas, muitas das quais devem ser concluídas hoje, não tente fazer várias tarefas ao mesmo tempo. Pesquisas já mostraram há muito tempo que essa abordagem não é eficaz quando se trata de trabalho mental. É mais produtivo fazer uma tarefa ou parte dela e depois passar para a outra.
Limite o número de tarefas para um dia
Há uma “regra dos três”, que diz que você deve escolher três coisas principais para cada dia e se concentrar nelas. Se houver tempo sobrando, você pode passar para tarefas secundárias.
Recompense-se quando concluir as tarefas
Se você está envolvido em algum tipo de trabalho mecânico que não requer criatividade ou inspiração, então será eficaz prometer a si mesmo algum bônus agradável assim que o trabalho for concluído. Por exemplo, você pode ir tomar um café com sobremesa quando o relatório estiver pronto.
Revise e reflita sobre seu progresso
Quando você periodicamente revisa as listas de tarefas concluídas e os objetivos que alcançou, é como se estivesse recebendo um feedback de si mesmo. Isso é bom para sua motivação.
Você também pode ver que algumas tarefas não foram concluídas por muito tempo. É necessário entender por que isso aconteceu. Você pode notar um bloqueador que não percebeu antes.
Defina prioridades
Você não deve começar a fazer tudo ao mesmo tempo. Primeiro, é melhor priorizar tarefas, por exemplo, usando a matriz de Eisenhower. Assim você verá o que é importante, mas não urgente, e o que é tanto importante quanto urgente. Com base nisso, você se concentrará nas tarefas com o nível de prioridade mais alto.
Seja flexível
Gerenciar tarefas diárias às vezes requer mudanças nas decisões que foram tomadas antes. Nem sempre as mesmas ideias são boas. Se algo mudou repentinamente em seu mercado, você provavelmente terá que reagir, o que significa mudar algo em seu trabalho. A capacidade de ajustar o plano de ação é muito valiosa.
Gerencie mudanças
A pior coisa que pode acontecer são mudanças forçadas que não podem mais ser gerenciadas. É por isso que reuniões regulares da equipe são importantes, bem como relatórios visuais sobre o status das tarefas. Assim, você pode perceber o problema quase no mesmo momento em que ele surgiu. E fazer as mudanças necessárias na atividade.
Delegar
Uma pessoa só pode ser produtiva até um certo nível. Há apenas 24 horas em um dia, e nem todas podem ser dedicadas ao trabalho. Portanto, na gestão de tarefas, é muito importante conhecer as forças de cada membro da equipe para atribuir tarefas a quem pode executá-las melhor.
Essa solução tem duas vantagens. Primeiro, você evitará sobrecarga excessiva e desgaste na equipe. Em segundo lugar, as pessoas farão o que mais gostam, aumentando a produtividade geral e, possivelmente, permitirá encontrar maneiras não triviais de resolver problemas.
Use ferramentas de gestão de tarefas
Se você tem muitos funcionários, áreas de trabalho e tarefas, chegará o momento em que tudo sairá do controle. Ou seja, os prazos estarão apertados, os orçamentos crescerão, as pessoas estarão sobrecarregadas.
Isso se deve à descrição inadequada das tarefas, os executores não sabem sua área de responsabilidade, não há notificações sobre prazos, e o gerente de projeto não tem uma visão geral do projeto. Todos esses problemas são resolvidos por ferramentas de gestão de tarefas. Você obterá uma representação visual das listas de tarefas de gestão e soluções otimizadas para completá-las.
As vantagens de bons gerentes de tarefas
Como mencionado acima, os produtos de gestão de tarefas são realmente importantes e ajudam a otimizar o trabalho. Estas são as vantagens mais significativas dos gerentes de tarefas:
- Formulários padronizados de tarefas. Isso facilita o trabalho do gerente e de toda a equipe com as tarefas, além de gerar automaticamente relatórios sobre o trabalho de toda a equipe naqueles produtos onde isso é fornecido pela funcionalidade.
- Todos os dados em um só lugar. Se um amplo espaço de armazenamento é fornecido no rastreador de tarefas, é possível armazenar arquivos bastante grandes nele. Se não há muito espaço, você pode adicionar um link à tarefa, por exemplo, para o disco virtual onde o arquivo está localizado.
- Trabalho remoto simples. Com um rastreador de tarefas, você pode acessar os dados de que precisa de qualquer lugar, sem depender de um PC de escritório.
- Estatísticas do tempo gasto em tarefas típicas. Isso será útil para planejar novos projetos.
- Boa distribuição da carga de trabalho. Quando você tem uma visão geral de todas as tarefas e executores, é mais fácil ver que alguém tem uma carga de trabalho excessiva, e alguém está quase livre no momento.
- Economia de tempo devido à automação. Por exemplo, tarefas regulares podem ser atribuídas automaticamente sem ter que concluir cada uma manualmente. Pode parecer que não é difícil, mas com um grande número de tarefas isso leva muito tempo.
- Finanças fáceis. Alguns rastreadores de tarefas permitem que você calcule salários. E existem empresas onde o pagamento depende de KPI, por exemplo, do número de tarefas fechadas a tempo. Isso resulta que o gerente de tarefas é útil em ambos os casos.
Melhores softwares de gestão de tarefas
Cada empresa escolhe o produto que é conveniente para a equipe, aceitável em preço, com funções que correspondem às necessidades e características do negócio. Aqui estão alguns exemplos de rastreadores de tarefas com altas classificações na Capterra.
Worksection
Plataformas: Web, Windows, iOS e Android
Funcionalidades: Worksection é um dos melhores serviços para gestão de tarefas. Muitos usuários aproveitam sua flexibilidade, adequação para equipes grandes e pequenas e interface amigável. A ferramenta é boa para equipes Agile e Waterfall.
Os usuários gostam de recursos como painel detalhado, rastreador de tempo, quadros Kanban, integrações com sistemas de CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram e Viber.
Os usuários gostam de recursos como painel detalhado, rastreador de tempo, quadros Kanban, integrações com sistemas de CRM, GoogleDocs, Slack, Telegram e Viber.
O suporte técnico está pronto para responder às suas perguntas em até 10 minutos durante seu horário de trabalho e em até 1 hora durante horários não úteis.
Desvantagens: o software não funciona offline, o aplicativo móvel precisa de melhorias.
Preços: há um período de teste gratuito para 2 usuários e 5 projetos, o acesso para 10 usuários custará $29 por mês.
Classificação na Capterra: 4.9 de 5.
Asana
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funcionalidades: um rastreador de tarefas baseado em nuvem, com uma interface agradável, calendário conveniente e boas relatórios. Você pode descrever tarefas, definir prazos, atribuir responsáveis, anexar arquivos e adicionar comentários.
Desvantagens: nem todos os usuários estão satisfeitos com o preço elevado, muitos recursos estão disponíveis apenas com integrações, e os e‑mails de notificação nem sempre estão corretos.
Preços: um teste gratuito com funcionalidades do plano tarifário Premium está disponível, enquanto a versão paga varia entre $13.49 e $30.49 por mês.
Classificação na Capterra: 4.5 de 5.
Trello
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funcionalidades: um rastreador de tarefas simples e claro com boa visualização, que é frequentemente escolhido por equipes pequenas. Os usuários gostam que os projetos e cartões de tarefas sejam organizados na forma de colunas, além de haver fluxos de trabalho, listas, status, responsáveis e integração com serviços de terceiros.
Desvantagens: se o projeto for de grande escala, será inconveniente trabalhá-lo neste serviço.
Preços: acesso gratuito a recursos premium está disponível para se familiarizar com a ferramenta, a versão paga custa entre $5 e $17.5 por usuário/mês; há um plano tarifário absolutamente gratuito sem cronograma de projeto e calendário.
Classificação na Capterra: 4.5 de 5.
Zoho Projects
Plataformas: Web, iOS, Android.
Funcionalidades: uma boa solução para quem gostaria de combinar um rastreador de tarefas com uma plataforma de comunicação para clientes e membros da equipe. Entre outras vantagens estão gráficos de Gantt, rastreador de tempo, modelos, possibilidade de criar subtarefas e gerar relatórios detalhados.
Desvantagens: integrações nem sempre são corretas, não são facilmente personalizáveis.
Preços: você pode usar um teste gratuito ou escolher uma versão gratuita para dois usuários e três projetos; uma versão paga para 50 usuários começa em €5 por mês.
Classificação na Capterra: 4.2 de 5.
Wrike
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funcionalidades: esta ferramenta é geralmente escolhida por usuários que precisam de fluxos de trabalho, formulários e relatórios analíticos em tempo real. Os usuários também gostam de gráficos de Gantt e funções de orçamento. Usar integrações da API oferecerá a você recursos estendidos.
Desvantagens: caro, difícil de configurar, sem suporte técnico ágil.
Preços: você pode testar a ferramenta gratuitamente, há também uma versão gratuita com número limitado de tarefas ativas e sem integrações; uma versão paga começa em $9.80 por usuário/mês, oferecendo integrações e capacidade de armazenamento de 2 Gb.
Classificação na Capterra: 4.2 de 5.
Muitos fatores afetam a eficiência da gestão de tarefas. Para alcançar o sucesso sem estresse interminável, vale a pena seguir as recomendações acima. Com isso, trabalhar com a equipe será mais agradável, rápido e produtivo.