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Comment gérer efficacement les tâches : 15 conseils pour réussir.
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Trucs et astuces Gestion des tâches

Comment gérer efficacement les tâches : 15 conseils pour réussir.

Nous enten­dons par­ler de pro­jets réus­sis assez sou­vent. Mais nous devons réalis­er que tout pro­jet se com­pose de tâch­es de dif­férentes échelles et com­plex­ités. Par con­séquent, de manière glob­ale, l’achève­ment réus­si du pro­jet dépend en grande par­tie de la manière dont chaque tâche indi­vidu­elle est accom­plie avec succès.

Voici quelques infor­ma­tions sur la ges­tion des tâch­es, qui vous aideront à ren­dre le tra­vail d’équipe plus efficace.

Qu’est-ce que la ges­tion des tâch­es et pourquoi est-elle importante ?

Par­fois, une sit­u­a­tion survient dans les équipes où cer­tains employés tra­vail­lent à pleine capac­ité et font la plus grande par­tie du tra­vail, tan­dis que d’autres sont à peine chargés. Pour éviter cela, il est néces­saire de met­tre en œuvre une ges­tion des tâch­es sys­té­ma­tique et intelligente.

La ges­tion des tâch­es est un proces­sus mul­ti-niveaux qui tra­vaille avec les tâch­es : de la plan­i­fi­ca­tion et de la descrip­tion à l’ac­cep­ta­tion des résul­tats, à la cor­rec­tion des erreurs et, si néces­saire, à la répétition.
La ges­tion des tâch­es implique la ges­tion de tous les com­posants des tâch­es : le temps, l’ar­gent, les ressources humaines, l’équipement, etc.

La ges­tion des tâch­es est une par­tie impor­tante de la ges­tion de pro­jet. Si l’équipe né sait pas com­ment gér­er les tâch­es effi­cace­ment, la ques­tion de la façon de gér­er effi­cace­ment, de respecter les délais et, en fin de compte, de ter­min­er le pro­jet avec un résul­tat sat­is­faisant se posera certainement.



Nous pou­vons égale­ment dire que la ges­tion de pro­jet con­siste à avoir la capac­ité de voir l’ensem­ble de la sit­u­a­tion, tan­dis que la ges­tion des tâch­es con­cerne le tra­vail à un niveau micro, qui con­stitue le suc­cès global.

La ges­tion des tâch­es est très impor­tante, car de nom­breux prob­lèmes en dépen­dent, comme :
  1. un niveau de pro­duc­tiv­ité d’équipe con­stam­ment élevé grâce à une répar­ti­tion équitable de la charge de travail ;
  2. le pro­grès du pro­jet selon le cal­en­dri­er, car tout est plan­i­fié et il est clair com­bi­en de temps prend l’achève­ment d’une tâche et si tout est ter­miné à temps ;
  3. la cohérence du tra­vail même dans les grandes équipes, égale­ment grâce à ce que l’on appelle les tâch­es inter-équipes, lorsque des employés de dif­férents départe­ments tra­vail­lent sur la même tâche ;
  4. l’op­ti­mi­sa­tion de la prise de déci­sion, ce qui est dû au fait qu’un tra­vail bien struc­turé avec des tâch­es per­met à tout moment de com­pren­dre l’é­tat actuel du pro­jet et de pren­dre des déci­sions basées sur des don­nées actuelles.

Com­pé­tences en ges­tion des tâch­es et moyens de les améliorer

Essen­tielle­ment, les com­pé­tences en ges­tion des tâch­es sont ce que l’on appelle des soft skills. Elles peu­vent dif­fér­er pour dif­férents spé­cial­istes, mais il en existe égale­ment des uni­verselles, par exem­ple, la ges­tion du temps, qui est essen­tielle pour tout le monde. De plus, il est très impor­tant qu’un chef de pro­jet sache pri­oris­er, déléguer, con­trôler plusieurs tâch­es à la fois et com­mu­ni­quer effi­cace­ment, ain­si que résoudre des con­flits si nécessaire.

Par­mi les com­pé­tences en ges­tion des tâch­es pas si évi­dentes fig­urent égale­ment les suivantes :
  • La capac­ité à dire “non”. Cela vous per­me­t­tra de né pas effectuer un tra­vail qui né vous rap­proche en rien de l’ob­jec­tif, mais que vous faites pour vous-même et pour une autre personne.
  • Aban­don­ner les habi­tudes qui tuent la pro­duc­tiv­ité. Par exem­ple, essay­er de faire la tâche par­faite­ment là où un résul­tat sat­is­faisant est égale­ment suff­isant. Il est très prob­a­ble que lorsque le résul­tat est enfin par­fait, il né sera plus nécessaire.
  • Con­trôle de la pro­cras­ti­na­tion. Presque tout le monde y est sujet dans une cer­taine mesure, et si la pro­cras­ti­na­tion n’ar­rive pas sou­vent, elle né pose pas de men­ace. Mais lorsqu’elle devient incon­trôlable, les tâch­es s’ac­cu­mu­lent sur vous comme une avalanche.
  • Com­pren­dre qu’il est impos­si­ble de tout con­trôler. Peu importe la manière dont vous plan­i­fiez con­scien­cieuse­ment votre tra­vail, des imprévus survien­dront tou­jours dans la ges­tion quo­ti­di­enne des tâch­es. Par con­séquent, prévoyez sim­ple­ment un peu de temps sup­plé­men­taire pour les tâches.
  • Prise de déci­sions et respon­s­abil­ité à leur égard. Par exem­ple, quelqu’un pro­pose un nou­v­el out­il qui aug­mentera l’ef­fi­cac­ité du tra­vail. Mais cela demande du temps et des efforts pour l’in­té­gr­er. Ain­si, le respon­s­able doit avoir le courage de dire qu’il com­mencera à utilis­er l’outil. Il doit expli­quer ses avan­tages et gér­er les con­séquences en cas d’ab­sence d’ef­fet attendu.

15 con­seils pour une ges­tion effi­cace des tâches

Tout comme dans la ges­tion de pro­jet, il y a sou­vent cinq étapes dans la ges­tion des tâch­es : l’ini­ti­a­tion, la plan­i­fi­ca­tion, l’exé­cu­tion, le suivi et le con­trôle, et la clô­ture. S’il y a un prob­lème à l’une des étapes, cela affectera cer­taine­ment le pro­jet dans son ensemble.

S’il n’y a pas de objec­tif claire­ment défi­ni, alors l’achève­ment de la tâche est une grande question.
Par con­séquent, il vaut la peine de pren­dre le temps de rechercher et de décrire claire­ment à quoi sert la tâche et com­ment elle va affecter le pro­jet dans son ensemble.

Cela a égale­ment été con­fir­mé en 2017 par le PMI Glob­al Project Man­age­ment. L’é­tude menée a démon­tré que 37% des dirigeants pensent que la prin­ci­pale rai­son de l’échec des pro­jets est le man­qué d’ob­jec­tifs et de jalons claire­ment défi­nis pour mesur­er les progrès.

Par­mi les fac­teurs qui affectent néga­tive­ment le suc­cès des pro­jets, on trou­ve le man­qué de dis­ci­pline lors de la mise en œuvre de la stratégie. Voici des con­seils pour vous aider à éviter ces problèmes.

Divisez vos pro­jets de grande enver­gure en tâch­es plus petites
Tout pro­jet, même le plus com­plexe, se com­pose de par­ties. Pour réus­sir, il est préférable de divis­er le pro­jet en étapes dès le départ, de not­er les tâch­es glob­ales pour cha­cune d’elles, puis de les divis­er en petites tâch­es tactiques.

De cette manière, vous sur­veillerez la façon dont les tâch­es tac­tiques sont exé­cutées. Si un prob­lème appa­raît avec une tâche par­ti­c­ulière, il sera plus facile de le résoudre et de pass­er à autre chose. Lorsqu’il n’y a pas de liste de tâch­es, mais seule­ment le pro­jet en tant que tel, il est presque impos­si­ble de not­er les dif­fi­cultés à temps. Et sou­vent, une tâche petite et peu impor­tante, comme elle peut sem­bler, met en dan­ger l’exé­cu­tion du pro­jet dans son ensemble.

Faites des listes de tâches
Une bonne mémoire est for­mi­da­ble. Mais elle a aus­si des lim­ites. Et vous né devez pas sur­charg­er votre cerveau en essayant de tout mémoris­er, surtout lorsque vous gérez plusieurs pro­jets simul­tané­ment. Il est plus judi­cieux de faire une liste de tâch­es pour dif­férentes péri­odes : un jour, une semaine, un mois. Vous pou­vez véri­fi­er ce qui a déjà été fait. Bien sûr, la liste peut né pas être dans un car­net, mais, par exem­ple, dans une appli­ca­tion ou un pro­gramme spécial.



Con­servez vos tâch­es au même endroit
Comme men­tion­né précédem­ment, les chefs de pro­jet gèrent sou­vent plusieurs pro­jets. Par con­séquent, il y a de nom­breux prob­lèmes qu’ils doivent garder à l’e­sprit. Chang­er con­stam­ment entre dif­férents ser­vices (ou car­nets, si cela vous con­vient mieux) n’est pas la meilleure idée. Dans le meilleur des cas, il vous sera dif­fi­cile de répon­dre rapi­de­ment à la ques­tion d’un col­lègue d’une cer­taine équipe. Dans le pire des cas, un car­net lais­sé à la mai­son ren­dra votre journée chaotique.

Par con­séquent, il est préférable de choisir un pro­duit qui vous aidera à gér­er plusieurs pro­jets dans une seule inter­face et à avoir toutes les tâch­es à portée de main à tout moment.
Fix­ez des délais
Lorsqu’une per­son­ne com­prend l’échéance d’une tâche par­ti­c­ulière, elle plan­i­fie son emploi du temps plus effi­cace­ment et essaie de réduire la con­som­ma­tion de temps non pro­duc­tif, par exem­ple, les longues paus­es café ou la véri­fi­ca­tion de son smartphone.



Les actions suiv­antes aident con­sid­érable­ment à ter­min­er les tâch­es à temps :
  1. avoir un plan détail­lé pour la journée ;
  2. être capa­ble de blo­quer les distractions ;
  3. trou­ver quelque chose ou quelqu’un qui vous motive ;
  4. utilis­er un suivi du temps.

Com­mencez par de petites tâches
Le coach d’af­faires David Allen, dans sa méth­ode Get­ting Things Done (GTD), con­seille d’ac­com­plir les tâch­es qui pren­nent quelques min­utes dès qu’elles survi­en­nent. Par exem­ple, répon­dre immé­di­ate­ment à une ques­tion d’un client dans le mes­sager. Ain­si, vous êtes moins sus­cep­ti­ble d’oublier.

Impli­querez-vous dans le tra­vail d’équipe
Par­fois, il sem­ble aux respon­s­ables qu’ils ont mis en place tous les proces­sus dans l’équipe, donc les col­lègues pour­ront gér­er sans eux. En fait, ce n’est pas le cas. Vous devez rester infor­mé. Vous n’avez pas besoin de con­trôler tout le monde, mais restez en con­tact afin de pou­voir être con­sulté rapi­de­ment s’il y a des problèmes.

Con­cen­trez-vous sur une tâche à la fois
Bien qu’un plan de ges­tion de pro­jet ait générale­ment un grand nom­bre de tâch­es, dont beau­coup doivent être effec­tuées aujour­d’hui, né ten­tez pas de réalis­er plusieurs tâch­es à la fois. La recher­ché a depuis longtemps mon­tré que cette méth­ode n’est pas effi­cace lorsqu’il s’ag­it de tra­vail men­tal. Il est plus pro­duc­tif d’ac­com­plir une tâche ou une par­tie de celle-ci puis de pass­er à une autre.

Lim­itez le nom­bre de tâch­es pour une journée
Il y a une “règle des trois”, qui dit que vous devez choisir trois choses prin­ci­pales pour chaque jour et vous con­cen­tr­er dessus. S’il reste du temps, vous pou­vez pass­er à des tâch­es secondaires.



Récom­pensez-vous lorsque vous avez ter­miné des tâches
Si vous êtes engagé dans un tra­vail mécanique qui né néces­site ni créa­tiv­ité ni inspi­ra­tion, alors il sera effi­cace de vous promet­tre un bon bonus dès que le tra­vail sera ter­miné. Par exem­ple, vous pou­vez aller pren­dre un café avec un dessert lorsque le rap­port est prêt.

Révisez et réfléchissez à vos progrès
Lorsque vous passez péri­odique­ment en revue les listes de tâch­es accom­plies et les objec­tifs que vous avez atteints, c’est comme si vous rece­viez des retours de vous-même. Cela est bon pour votre motivation.

Vous pou­vez égale­ment voir que cer­taines tâch­es n’ont pas été accom­plies depuis longtemps. Il est néces­saire de com­pren­dre pourquoi cela a eu lieu. Vous pour­riez voir un obsta­cle que vous n’aviez pas remar­qué auparavant.

Fix­ez des priorités
Vous né devez pas com­mencer à tout faire en même temps. D’abord, il est préférable de pri­oris­er les tâch­es, par exem­ple, en util­isant la matrice d’Eisen­how­er. Ain­si, vous ver­rez ce qui est impor­tant, mais pas urgent, et ce qui est à la fois impor­tant et urgent. Sur cette base, vous vous con­cen­tr­erez sur les tâch­es ayant le plus haut niveau de priorité.



Soyez flex­i­ble
Gér­er les tâch­es quo­ti­di­ennes néces­site par­fois de mod­i­fi­er les déci­sions qui ont été pris­es aupar­a­vant. Toutes les idées né sont pas tou­jours bonnes. Si quelque chose a soudaine­ment changé dans votre marché, vous devrez très prob­a­ble­ment réa­gir, ce qui sig­ni­fie chang­er quelque chose dans votre tra­vail. La capac­ité d’a­juster le plan d’ac­tion est très précieuse.

Gérez le changement
Le pire qui puisse arriv­er, ce sont des change­ments for­cés qui né sont plus gérables. C’est pourquoi les réu­nions régulières d’équipe sont impor­tantes, ain­si que les rap­ports visuels sur l’é­tat des tâch­es. Ain­si, vous pou­vez remar­quer le prob­lème presque au moment où il est sur­venu. Et apporter les change­ments néces­saires dans l’activité.

Déléguez
Une per­son­ne né peut être pro­duc­tive que jusqu’à un cer­tain niveau. Il y a seule­ment 24 heures dans une journée, et toutes né peu­vent pas être con­sacrées au tra­vail. Par con­séquent, dans la ges­tion des tâch­es, il est très impor­tant de con­naître les forces de chaque mem­bre de l’équipe afin de don­ner des tâch­es à ceux qui peu­vent le mieux les gérer.

Cette solu­tion a deux avan­tages. Tout d’abord, vous éviterez une sur­charge de tra­vail exces­sive et l’épuise­ment de l’équipe. Deux­ième­ment, les gens fer­ont ce qu’ils aiment le plus, aug­men­tant la pro­duc­tiv­ité glob­ale et, très prob­a­ble­ment, per­me­t­tront de trou­ver des moyens non triv­i­aux de résoudre des problèmes.

Utilisez des out­ils de ges­tion des tâches
Si vous avez de nom­breux employés, domaines de tra­vail et tâch­es, il vien­dra un moment où tout devien­dra incon­trôlable. C’est-à-dire que les délais seront dépassés, les bud­gets aug­menteront, les gens s’épuiseront.

Cela est dû à une descrip­tion des tâch­es médiocre, les exé­cu­tants né savent pas leur domaine de respon­s­abil­ité, il n’y a pas de noti­fi­ca­tions sur les délais, et le chef de pro­jet n’a pas de vue d’ensem­ble du pro­jet. Tous ces prob­lèmes sont réso­lus par des out­ils de ges­tion des tâch­es. Vous obtien­drez une représen­ta­tion visuelle des listes de tâch­es de ges­tion et des solu­tions opti­misées pour les accomplir.

Les avan­tages de bons ges­tion­naires de tâches

Comme men­tion­né précédem­ment, les pro­duits de ges­tion des tâch­es sont vrai­ment impor­tants et aident à opti­miser le tra­vail. Voici les avan­tages les plus sig­ni­fi­cat­ifs des ges­tion­naires de tâches :
  • Des for­mu­laires stan­dard­is­és de tâch­es. Cela facilite le tra­vail pour le man­ag­er et toute l’équipe, ain­si que la généra­tion automa­tique de rap­ports sur le tra­vail de l’ensem­ble de l’équipe dans les pro­duits où cela est prévu par la fonctionnalité.
  • Toutes les don­nées au même endroit. Si un grand espace de stock­age est prévu dans le suivi des tâch­es, alors des fichiers assez volu­mineux peu­vent y être stock­és. S’il n’y a pas beau­coup d’e­space, vous pou­vez ajouter un lien vers la tâche, par exem­ple, vers le disque virtuel où le fichi­er est situé.
  • Un tra­vail à dis­tance sim­ple. Avec un suivi des tâch­es, vous pou­vez accéder aux don­nées dont vous avez besoin de n’im­porte où sans être dépen­dant d’un PC de bureau.
  • Sta­tis­tiques du temps con­sacré à des tâch­es typ­iques. Cela sera utile pour plan­i­fi­er de nou­veaux projets.
  • Bonne répar­ti­tion de la charge de tra­vail. Lorsque vous avez une vue d’ensem­ble de toutes les tâch­es et des exé­cu­tants, il est plus facile de voir que quelqu’un a une quan­tité exces­sive de tra­vail, et que quelqu’un est main­tenant presque libre.
  • Gain de temps grâce à l’au­toma­ti­sa­tion. Par exem­ple, des tâch­es régulières peu­vent être attribuées automa­tique­ment sans avoir à accom­plir cha­cune manuelle­ment. Cela peut sem­bler sim­ple, mais avec un grand nom­bre de tâch­es, cela demande beau­coup de temps.
  • Des finances sim­ples. Cer­tains suiv­is de tâch­es vous per­me­t­tent de cal­culer le salaire. Et il y a des entre­pris­es où le paiement dépend des KPI, par exem­ple, du nom­bre de tâch­es clô­turées à temps. Cela sig­ni­fie que le ges­tion­naire de tâch­es est utile dans les deux cas.

Meilleurs logi­ciels de ges­tion des tâches

Chaque entre­prise choisit le pro­duit qui est pra­tique pour l’équipe, accept­able en prix, avec des fonc­tions cor­re­spon­dant aux besoins et car­ac­téris­tiques de l’en­tre­prise. Voici quelques exem­ples de suivi de tâch­es avec de bonnes notes sur Capterra.

Work­sec­tion

Plate­formes : Web, Win­dows, iOS et Android

Fonc­tion­nal­ités : Work­sec­tion est l’un des meilleurs ser­vices de ges­tion des tâch­es. De nom­breux util­isa­teurs prof­i­tent de sa flex­i­bil­ité, de son adéqua­tion pour les grandes et les petites équipes et de son inter­face con­viviale. L’outil est bon pour les équipes Agile et Water­fall.

Les util­isa­teurs aiment des car­ac­téris­tiques telles que le tableau de bord détail­lé, le suivi du temps, les tableaux Kan­ban, les inté­gra­tions avec les sys­tèmes CRM, Google­Docs, Slack, Telegram et Viber.

Le sup­port tech­nique est prêt à répon­dre à vos ques­tions dans les 10 min­utes durant leurs horaires de tra­vail, et dans l’heure durant les heures non ouvrables.

Incon­vénients : le logi­ciel né fonc­tionne pas hors ligne, l’ap­pli­ca­tion mobile néces­site des améliorations.

Tar­i­fi­ca­tion : il y a une péri­ode d’es­sai gra­tu­ite pour 2 util­isa­teurs et 5 pro­jets, l’ac­cès pour 10 util­isa­teurs coûtera 29 $ par mois.

Note sur Capter­ra : 4,9 sur 5.

Asana

Plate­formes : Web, iOS, Android, Win­dows, Mac

Fonc­tion­nal­ités : un suivi des tâch­es basé sur le cloud, avec une inter­face agréable, un cal­en­dri­er pra­tique et de bons rap­ports. Vous pou­vez décrire les tâch­es, fix­er des délais, assign­er des respon­s­ables, attach­er des fichiers et ajouter des commentaires.

Incon­vénients : tous les util­isa­teurs né sont pas sat­is­faits des prix élevés, de nom­breuses fonc­tion­nal­ités né sont disponibles qu’avec des inté­gra­tions, les emails de noti­fi­ca­tion né sont pas tou­jours corrects.

Tar­i­fi­ca­tion : une péri­ode d’es­sai gra­tu­ite avec les car­ac­téris­tiques du plan tar­i­faire Pre­mi­um est disponible, tan­dis qu’une ver­sion payante coûte entre 13,49 $ et 30,49 $ par mois.

Note sur Capter­ra : 4,5 sur 5.

Trel­lo

Plate­formes : Web, iOS, Android, Win­dows, Mac

Fonc­tion­nal­ités : un sim­ple et clair suivi des tâch­es avec une belle visu­al­i­sa­tion, sou­vent choisi par de petites équipes. Les util­isa­teurs appré­cient que les pro­jets et les cartes de tâch­es soient organ­isés sous forme de colonnes, il y a aus­si des flux de tra­vail, des listes, des statuts, des per­son­nes respon­s­ables et une inté­gra­tion avec des ser­vices tiers.

Incon­vénients : si le pro­jet est de grande enver­gure, il sera incon­venant d’y tra­vailler dans ce service.

Tar­i­fi­ca­tion : un accès gra­tu­it aux fonc­tion­nal­ités pre­mi­um est disponible pour se famil­iaris­er avec l’outil, une ver­sion payante coûte entre 5 $ et 17,5 $ par utilisateur/mois ; il existe un plan tar­i­faire entière­ment gra­tu­it sans chronolo­gie de pro­jet ni calendrier.

Note sur Capter­ra : 4,5 sur 5.

Zoho Projects

Plate­formes : Web, iOS, Android.

Fonc­tion­nal­ités : une bonne solu­tion pour ceux qui souhait­eraient com­bin­er un suivi des tâch­es avec une plate­forme de com­mu­ni­ca­tion pour les clients et les mem­bres de l’équipe. Par­mi les autres avan­tages fig­urent les dia­grammes de Gantt, le suivi du temps, les mod­èles, la pos­si­bil­ité de créer des sous-tâch­es et de génér­er des rap­ports détaillés.

Incon­vénients : les inté­gra­tions né sont pas tou­jours cor­rectes, pas facile­ment personnalisables.

Tar­i­fi­ca­tion : vous pou­vez utilis­er une péri­ode d’es­sai gra­tu­ite ou choisir une ver­sion gra­tu­ite pour deux util­isa­teurs et trois pro­jets ; une ver­sion payante pour 50 util­isa­teurs com­mence à 5 € par mois.

Note sur Capter­ra : 4,2 sur 5.

Wrike

Plate­formes : Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Fonc­tion­nal­ités : cet out­il est générale­ment choisi par les util­isa­teurs qui ont besoin de flux de tra­vail, de for­mu­laires et de rap­ports ana­ly­tiques en temps réel. Les util­isa­teurs appré­cient égale­ment les dia­grammes de Gantt et les fonc­tions de budgéti­sa­tion. L’u­til­i­sa­tion des inté­gra­tions API vous offrira des fonc­tion­nal­ités étendues.

Incon­vénients : cher, dif­fi­cile à con­fig­ur­er, sans sup­port tech­nique rapide.

Tar­i­fi­ca­tion : vous pou­vez tester l’outil gra­tu­ite­ment, il existe égale­ment une ver­sion gra­tu­ite avec un nom­bre lim­ité de tâch­es actives et sans inté­gra­tions ; une ver­sion payante com­mence à 9,80 $ par utilisateur/mois, offrant des inté­gra­tions et une capac­ité de stock­age de 2 Go.

Note sur Capter­ra : 4,2 sur 5.
De nom­breux fac­teurs affectent l’ef­fi­cac­ité de la ges­tion des tâch­es. Pour réus­sir sans stress sans fin, il vaut la peine de suiv­re les recom­man­da­tions ci-dessus. Avec celles-ci, tra­vailler avec l’équipe sera plus agréable, plus rapi­de et plus productif.
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