worksection
Blog
Cum să gestionezi eficient sarcinile: 15 sfaturi pentru succes
  •     •   12 min read

Cum să gestionezi eficient sarcinile: 15 sfaturi pentru succes

Auz­im frecvent despre proiecte de suc­ces. Dar tre­buie să né dăm sea­ma că orice proiect con­stă din sarci­ni de diverse dimen­si­u­ni și com­plex­i­tate. Prin urmare, luat glob­al, finalizarea cu suc­ces a proiec­tu­lui depinde în mare măsură de cât de bine este final­iza­tă fiecare sarcină individuală.

Iată câte­va infor­mații despre ges­tionarea sarcinilor, care te va aju­ta să faci munca în echipă mai eficientă.

Ce este ges­tionarea sarcinilor și de ce este importantă?

Une­ori apare o situ­ație în echipe când unii anga­jați lucrează la capac­i­tate max­imă și real­izează cea mai mare parte a muncii, în timp ce alții sunt min­im încăr­cați. Pen­tru a evi­ta asta, este nece­sar să se imple­menteze o ges­tionare sis­tem­at­ică și inteligen­tă a sarcinilor.

Ges­tionarea sarcinilor este un pro­ces mul­ti-niv­el de lucru cu sarcinile: de la plan­i­fi­care și descriere până la acceptarea rezul­tatelor, corectarea ero­r­ilor și, dacă este nece­sar, repetarea.
Ges­tionarea sarcinilor implică ges­tionarea tutur­or com­po­nen­telor sarcinilor: timp, bani, resurse umane, echipa­mente etc.

Ges­tionarea sarcinilor este o parte impor­tan­tă a ges­tionării proiectelor. Dacă echipa nu știe cum să ges­tioneze efi­cient sarcinile, atun­ci cu sig­u­ranță va apărea între­barea cum să ges­tioneze efi­cient, să respecte termenele și, în cele din urmă, să final­izeze proiec­tul cu un rezul­tat decent.



Putem spune de aseme­nea că ges­tionarea proiectelor se referă la capac­i­tatea de a vedea imag­inea în ansam­blu, în timp ce ges­tionarea sarcinilor se referă la lucrul la niv­el micro, care con­sti­tu­ie suc­ce­sul global.

Ges­tionarea sarcinilor este foarte impor­tan­tă, deoarece multe prob­leme depind de aceas­ta, cum ar fi:
  1. un niv­el con­stant ridi­cat de pro­duc­tiv­i­tate a echipei datorită dis­tribuției uni­forme a sarcinilor;
  2. pro­gre­sul proiec­tu­lui con­form pro­gra­mu­lui, deoarece totul este plan­i­fi­cat și este clar cât timp durează finalizarea unei sarci­ni și dacă totul este final­izat la timp;
  3. coerența muncii chiar și în echipe mari, datorită așa-numitelor sarci­ni inter-echipă, când anga­jați din diferite depar­ta­mente lucrează la aceeași sarcină;
  4. opti­mizarea luării decizi­ilor, aceas­ta se datore­ază fap­tu­lui că o muncă bine struc­turată cu sarcinile per­mite în orice moment să înțele­gi starea curen­tă a proiec­tu­lui și să iei decizii pe baza datelor actuale.

Abil­ități de ges­tionare a sarcinilor și modal­ități de a le îmbunătăți

În esență, abil­itățile de ges­tionare a sarcinilor sunt ceea ce se numește abil­ități soft. Aces­tea pot diferi pen­tru difer­iți spe­cial­iști, dar există și unele uni­ver­sale, de exem­plu, ges­tionarea tim­pu­lui, care este esențială pen­tru toată lumea. În plus, este foarte impor­tant ca un man­ag­er de proiect să fie capa­bil să sta­bilească pri­or­ități, să delege, să con­troleze mai multe sarci­ni simul­tan și să comu­nice bine, pre­cum și să rezolve con­flictele, dacă este necesar.

Print­re abil­itățile de ges­tionare a sarcinilor care nu sunt foarte evi­dente se numără și următoarele:
  • Capac­i­tatea de a spune ​“nu”. Acest lucru te va aju­ta să nu faci muncă care nu te apropie cu nim­ic de obiec­tiv, ci o faci pen­tru tine și pen­tru o altă persoană.
  • Preno­tarea obi­ceiurilor care omoară pro­duc­tiv­i­tatea. De exem­plu, încer­când să faci sarci­na per­fec­tă aco­lo unde o exe­cutare bună este, de aseme­nea, sufi­cien­tă. Este foarte prob­a­bil ca atun­ci când rezul­tat­ul este în sfârșit per­fect, aces­ta să nu mai fie necesar.
  • Con­trolul pro­cras­tinării. Aproape toată lumea este pre­dis­pusă la aceas­ta într‑o măsură sau alta, și dacă pro­cras­tinarea nu se întâm­plă frecvent, ea nu reprez­in­tă o amenințare. Dar când iese de sub con­trol, sarcinile se adună pe tine ca o avalanșă.
  • Înțelegerea că nu este imposi­bil să con­trolezi totul. Indifer­ent cât de conști­in­cios îți plan­i­fi­ci munca, unele forțe majore cu ges­tionarea sarcinilor zil­nice vor apărea întot­deau­na. Prin urmare, pur și sim­plu ai ceva timp în plus pen­tru sarcini.
  • Luarea decizi­ilor și asumarea respon­s­abil­ității pen­tru aces­tea. De exem­plu, cine­va sug­erează un nou instru­ment care va crește efi­ciența muncii. Dar nece­sită timp și efor­turi pen­tru a‑l inte­gra. Așadar, man­agerul tre­buie să aibă cura­jul să spună că vor începe uti­lizarea instru­men­tu­lui. El ar tre­bui să explice ben­efici­ile aces­tu­ia și să se ocupe de con­secințe, în cazul în care nu există efec­tul așteptat.

15 sfa­turi pen­tru o ges­tionare efi­cien­tă a sarcinilor

Ca și în ges­tionarea proiectelor, există de obi­cei cin­ci etape în ges­tionarea sarcinilor: inițiere, plan­i­fi­care, exe­cuție, mon­i­tor­izare și con­trol, și închidere. Dacă există o prob­lemă la ori­care din­tre etape, aceas­ta va afec­ta cu sig­u­ranță proiec­tul în ansamblu.

Dacă nu există un obiec­tiv definit clar, atun­ci finalizarea sarcinii este o mare întrebare.
Prin urmare, mer­ită să faci timp pen­tru a cău­ta și a descrie clar la ce este pen­tru sarci­na respec­tivă și cum va afec­ta proiec­tul în ansamblu.

Asta a fost con­fir­mat și în 2017 de PMI Glob­al Project Man­age­ment. Studi­ul real­izat a demon­strat că 37% din­tre con­ducă­tori cred că prin­ci­pala cauză a eșecu­lui proiectelor este lip­sa unor obiec­tive și repere clar def­i­nite pen­tru a măsura progresul.

Print­re fac­torii care afectează neg­a­tiv suc­ce­sul proiectelor se numără lip­sa dis­ci­plinei în tim­pul imple­men­tării strate­giei. Mai jos sunt sfa­turi care te pot aju­ta să eviți aces­te probleme.

Împarte proiectele tale de mari dimen­si­u­ni în sarci­ni mai mici
Orice proiect, chiar și cel mai com­plex, con­stă din părți. Pen­tru a obține suc­ce­sul, este mai bine să împarți proiec­tul în etape de la bun început, să notezi sarcinile glob­ale pen­tru fiecare din­tre ele și apoi să le împarți în unele mai mici, tactice.

În acest fel, vei mon­i­tor­iza cum sunt real­izate sarcinile tac­tice. Dacă apare o prob­lemă cu o anu­mită sarcină, va fi mai ușor să o rezolvi și să con­tinui. Când nu există o listă de sarci­ni, ci doar proiec­tul ca atare, este aproape imposi­bil să observi difi­cultățile la timp. Și ade­sea o sarcină mică și nu foarte impor­tan­tă, așa cum poate părea, pune în peri­col exe­cuția proiec­tu­lui ca întreg.

Fă liste de sarcini
O mem­o­rie bună este exce­len­tă. Dar are și lim­ite. Și nu ar tre­bui să îți supra­so­li­ciți creierul încer­când să îți amintești totul, mai ales când ges­tionezi mai multe proiecte simul­tan. Are mai mult sens să faci o listă de sarci­ni pen­tru diferite perioade: o zi, o săp­tămână, o lună. Poți ver­i­fi­ca ce a fost deja real­izat. Desig­ur, lista poate să nu fie într-un car­net, ci, de exem­plu, într‑o apli­cație sau pro­gram specială.



Stochează-ți sarcinile într-un sin­gur loc
După cum am mențion­at mai sus, man­agerii de proiect ges­tionează ade­sea mai multe proiecte. Prin urmare, există multe prob­leme pe care tre­buie să le țină în minte. Schim­barea con­stan­tă între diferite ser­vicii (sau cai­ete, dacă este mai con­ven­abil pen­tru tine) nu este cea mai bună idee. Cel puțin, îți va fi greu să răspun­zi rapid la între­barea unui coleg dintr‑o anu­mită echipă. În cel mai rău caz, un car­net lăsat acasă va trans­for­ma ziua ta în haos.

Prin urmare, este mai bine să ale­gi un pro­dus care te va aju­ta să ges­tionezi mai multe proiecte într‑o sin­gură inter­față și să ai toate sarcinile la îndemână în orice moment.
Sta­bilește termene limită
Când o per­soană înțelege ter­menul lim­ită pen­tru o anu­mită sarcină, își plan­i­fică mai efi­cient pro­gra­mul de muncă și încearcă să reducă con­sumul de timp nepro­duc­tiv, de exem­plu, pauze lun­gi de cafea sau ver­i­fi­carea smartphone-ului.



Urmă­toarele acți­u­ni ajută sem­ni­fica­tiv la finalizarea sarcinilor la timp:
  1. avea un plan detal­i­at pen­tru o zi;
  2. capa­bil să blochezi distragerea;
  3. găsește ceva sau pe cine­va care te motivează;
  4. folosește un track­er de timp.

Începe sarci­ni mici
Coach-ul de afac­eri David Allen, în meto­da sa Get­ting Things Done (GTD), reco­mandă să faci sarci­ni care durează câte­va minute ime­di­at ce apar. De exem­plu, să răspun­zi ime­di­at la o între­bare din partea unui client în mes­sen­ger. Ast­fel este mai puțin prob­a­bil să uiți de aceasta.

Fii impli­cat în munca în echipă
Une­ori se pare man­ager­ilor că au con­fig­u­rat toate pro­ce­se­le în echipă, așa că colegii vor ges­tiona fără ei. În real­i­tate, nu este așa. Tre­buie să rămâi infor­mat. Nu tre­buie să con­trolezi pe toată lumea, dar fii în con­tact ast­fel încât să poți fi con­sul­tat rapid dacă există probleme.

Con­cen­trează-te pe o sin­gură sarcină deodată
Chiar dacă un plan de ges­tionare a proiectelor are de obi­cei un număr mare de sarci­ni, multe din­tre care tre­buie final­izate astăzi, nu încer­ca să faci mai multe sarci­ni deo­dată. Studi­ile au ară­tat demult că această metodă nu este efi­cien­tă atun­ci când este vor­ba de muncă men­tală. Este mai pro­duc­tiv să final­izezi o sarcină sau o parte din aceas­ta și apoi să tre­ci la alta.

Lim­itează numărul de sarci­ni pen­tru o zi
Există o ​“reg­ulă a trei”, care spune că tre­buie să ale­gi trei lucruri prin­ci­pale pen­tru fiecare zi și să te con­cen­trezi pe ele. Dacă mai rămâne timp, poți trece la sarcinile secundare.



Răs­plătește-te când final­izezi lucrurile
Dacă te ocu­pi de un fel de muncă mecanică care nu nece­sită cre­ativ­i­tate sau inspi­rație, atun­ci va fi efi­cient să îți promiți un bonus plă­cut ime­di­at ce muncă este final­iza­tă. De exem­plu, poți merge la cafea cu desert când rapor­tul este gata.

Revizuiește și reflectează asupra pro­gre­su­lui tău
Când revizuiești peri­od­ic lis­tele sarcinilor final­izate și obiec­tivele pe care le-ai real­izat, este ca și cum ai pri­mi feed­back de la tine însuți. Acest lucru este bun pen­tru moti­vația ta.

De aseme­nea, poți obser­va că unele sarci­ni nu au fost final­izate de mult timp. Este nece­sar să înțele­gi de ce s‑a întâm­plat acest lucru. S‑ar putea să vezi un blo­ca­tor pe care nu l‑ai obser­vat înainte.

Sta­bilește priorități
Nu tre­buie să începi să faci totul deo­dată. În primul rând, este mai bine să sta­bilești pri­or­itățile sarcinilor, de exem­plu, folosind matricea Eisen­how­er. Ast­fel vei vedea ce este impor­tant, dar nu urgent, și ce este atât impor­tant cât și urgent. Pe baza aces­teia, te vei con­cen­tra asupra sarcinilor cu cel mai mare niv­el de prioritate.



Fii flex­i­bil
Ges­tionarea sarcinilor zil­nice nece­sită une­ori mod­i­fi­carea decizi­ilor care au fost luate ante­ri­or. Nu întot­deau­na ace­leași idei sunt bune. Dacă ceva s‑a schim­bat brusc pe piața ta, cel mai prob­a­bil va tre­bui să reacționezi, ceea ce înseam­nă să schim­bi ceva în muncă ta. Capac­i­tatea de a ajus­ta plan­ul de acți­une este foarte valoroasă.

Ges­tionează schimbările
Cele mai grave lucruri care se pot întâm­pla sunt schim­bările forțate care nu mai pot fi ges­tion­ate. De aceea întâl­nir­ile reg­u­late ale echipei sunt impor­tante, pre­cum și rapoartele vizuale privind starea sarcinilor. Ast­fel poți obser­va prob­le­ma aproape în ace­lași moment în care a apărut. Și să faci mod­i­ficările nece­sare în activitate.

Deleagă
O per­soană poate fi pro­duc­tivă doar până la un anu­mit niv­el. Există doar 24 de ore într‑o zi, iar nu toate aces­tea pot fi ded­i­cate muncii. Prin urmare, în ges­tionarea sarcinilor, este foarte impor­tant să cunoști punctele forte ale fiecărui mem­bru al echipei pen­tru a da sarci­ni celor care pot să le ter­mine cel mai bine.

Această soluție are două avan­ta­je. În primul rând, vei evi­ta o sarcină exce­sivă și epuizarea în echipă. În al doilea rând, oamenii vor face ce le place cel mai mult, îmbunătățind pro­duc­tiv­i­tatea gen­er­ală și, foarte posi­bil, vor per­mite găsirea unor soluții non-triv­iale la probleme.

Folosește unelte de ges­tionare a sarcinilor
Dacă ai mulți anga­jați, domenii de muncă și sarci­ni, va veni un moment când totul se va ieși de sub con­trol. Adică, termenele vor fi strânse, bugetele vor crește, iar oamenii se vor epuiza.

Asta se datore­ază descrierii proaste a sarcinilor, execu­torii nu știu aria lor de respon­s­abil­i­tate, nu există noti­ficări despre termene lim­ită, iar man­agerul de proiect nu are o viz­iune de ansam­blu asupra proiec­tu­lui. Toate aces­te prob­leme sunt soluțion­ate prin unelte de ges­tionare a sarcinilor. Vei obține o reprezentare vizuală a lis­telor de sarci­ni de man­age­ment și soluții opti­mizate pen­tru a le finaliza.

Avan­ta­jele bunilor man­ageri de sarcini

Așa cum am mențion­at mai sus, pro­duse­le de ges­tionare a sarcinilor sunt într-ade­văr impor­tante și ajută la opti­mizarea muncii. Aces­tea sunt cele mai sem­ni­fica­tive avan­ta­je ale man­ager­ilor de sarcini:
  • For­mu­la­re stan­dard­izate pen­tru sarci­ni. Acest lucru facilitează muncă man­ageru­lui și întregii echipe, pre­cum și gener­area automată de rapoarte privind munca întregii echipe în acele pro­duse unde este pre­văzută de funcționalitate.
  • Toate datele într-un sin­gur loc. Dacă un spațiu mare de sto­care este ofer­it în track­er-ul sarcinilor, atun­ci pot fi sto­cate fișiere destul de mari în aces­ta. Dacă nu este prea mult spațiu, poți adău­ga un link către sarci­ni, de exem­plu, către dis­cul vir­tu­al unde se află fișierul.
  • Lucru de la dis­tanță sim­plu. Cu un track­er de sarci­ni, poți acce­sa datele de care ai nevoie din orice loc fără a fi depen­dent de un PC de birou.
  • Sta­tis­ti­ci ale tim­pu­lui petre­cut pe sarci­ni tipice. Acest lucru va fi util pen­tru plan­i­fi­carea unor noi proiecte.
  • Dis­tribuție bună a încăr­cării de muncă. Atun­ci când ai o viz­iune de ansam­blu a tutur­or sarcinilor și execu­to­rilor, este mai ușor să vezi că cine­va are o can­ti­tate exce­sivă de muncă, iar cine­va este acum aproape liber.
  • Economisirea tim­pu­lui prin autom­a­ti­zare. De exem­plu, sarcinile obiș­nu­ite pot fi atribuite automat fără a fi nevoie să final­izezi fiecare una man­u­al. Poate părea că nu este difi­cil, dar cu un număr mare de sarci­ni durează mult timp.
  • Finanțe ușoare. Unele trackere de sarci­ni îți per­mit să cal­culezi salari­ul. Și sunt com­panii unde pla­ta depinde de KPI, de exem­plu, numărul de sarci­ni final­izate la timp. Se dovedește că man­agerul de sarci­ni este util în ambele cazuri.

Cel mai bun soft­ware de ges­tionare a sarcinilor

Fiecare com­panie alege pro­dusul care este con­ven­abil pen­tru echipă, accept­abil ca preț, cu funcții care core­spund nevoilor și car­ac­ter­is­ti­cilor afac­erii. Iată câte­va exem­ple de trackere de sarci­ni cu eval­uări mari pe Capterra.

Work­sec­tion

Plat­forme: Web, Win­dows, iOS și Android

Funcții: Work­sec­tion este unul din­tre cele mai bune ser­vicii pen­tru ges­tionarea sarcinilor. Mulți uti­liza­tori ben­e­fi­ci­ază de flex­i­bil­i­tatea sa, de adapt­abil­i­tatea pen­tru echipe mari și mici și de inter­fața pri­etenoasă. Instru­men­tul este bun pen­tru echipe Agile și Water­fall.

Uti­liza­torii apre­ci­ază funcții pre­cum tabloul de bord detal­i­at, track­er-ul de timp, tablourile Kan­ban, inte­grările cu sis­temele CRM, Google­Docs, Slack, Telegram și Viber.

Asis­tența tehnică este pregătită să răspundă la între­bările tale în ter­men de 10 minute în tim­pul orelor de lucru și în ter­men de 1 oră în afara orelor de lucru.

Deza­van­ta­je: soft­ware-ul nu funcționează offline, apli­cația mobilă nece­sită îmbunătățiri.

Prețuri: există o perioadă de probă gra­tu­ită pen­tru 2 uti­liza­tori și 5 proiecte, acce­sul pen­tru 10 uti­liza­tori va cos­ta 29 USD pe lună.

Eval­u­are pe Capter­ra: 4,9 din 5.

Asana

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac

Funcții: un track­er de sarci­ni bazat pe cloud, cu o inter­față plă­cută, un cal­en­dar con­ven­abil și rapoarte bune. Poți descrie sarcinile, sta­bili termene lim­ită, atribui per­soane respon­s­abile, atașa fișiere și adău­ga comentarii.

Deza­van­ta­je: nu toate uti­liza­torii sunt mulțu­miți de prețuri ridi­cate, multe funcții sunt disponi­bile doar cu inte­grarea, e‑mailurile de noti­fi­care nu sunt întot­deau­na corecte.

Prețuri: o perioadă de probă gra­tu­ită cu funcții ale plan­u­lui tar­i­far Pre­mi­um este disponi­bilă, în timp ce o ver­si­une plătită costă între 13,49 USD și 30,49 USD pe lună.

Eval­u­are pe Capter­ra: 4,5 din 5.

Trel­lo

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac

Funcții: un track­er de sarci­ni sim­plu și clar cu o vizualizare plă­cută, care este ade­sea ales de echipe mici. Uti­liza­torii apre­ci­ază că proiectele și car­durile de sarci­ni sunt aran­jate sub for­mă de coloane, există de aseme­nea flux­u­ri de lucru, liste, stări, per­soane respon­s­abile și inte­grare cu ser­vicii terță parte.

Deza­van­ta­je: dacă proiec­tul este de mari dimen­si­u­ni, va fi inco­mod să lucrezi cu aces­ta în acest serviciu.

Prețuri: acces gra­tu­it la funcții pre­mi­um este disponi­bil pen­tru a te famil­iar­iza cu instru­men­tul, o ver­si­une plătită costă între 5 USD și 17,5 USD pe utilizator/​lună; există un plan tar­i­far com­plet gra­tu­it fără cronolo­gie și cal­en­dar de proiect.

Eval­u­are pe Capter­ra: 4,5 din 5.

Zoho Projects

Plat­forme: Web, iOS, Android.

Funcții: o soluție bună pen­tru cei care doresc să com­bine un track­er de sarci­ni cu o plat­for­mă de comu­ni­care pen­tru clienți și mem­bri ai echipei. Print­re alte avan­ta­je se numără dia­gramele Gantt, trackerul de timp, șabloanele, posi­bil­i­tatea de a crea sarci­ni sub­or­do­nate și de a gen­era rapoarte detaliate.

Deza­van­ta­je: inte­grarea nu este întot­deau­na corec­tă, nu este ușor de personalizat.

Prețuri: poți folosi o perioadă de probă gra­tu­ită sau alege o ver­si­une gra­tu­ită pen­tru doi uti­liza­tori și trei proiecte; o ver­si­une plătită pen­tru 50 de uti­liza­tori începe de la 5 € pe lună.

Eval­u­are pe Capter­ra: 4,2 din 5.

Wrike

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Funcții: acest instru­ment este de obi­cei ales de uti­liza­tori care au nevoie de flux­u­ri de lucru, for­mu­la­re și rapoarte analitice în timp real. Uti­liza­torii apre­ci­ază de aseme­nea dia­gramele Gantt și funcți­ile de bugetare. Uti­lizarea inte­grărilor API îți va oferi car­ac­ter­is­ti­ci extinse.

Deza­van­ta­je: scump, greu de con­fig­u­rat, fără asis­tență tehnică promptă.

Prețuri: poți tes­ta un instru­ment gra­tu­it, există de aseme­nea o ver­si­une gra­tu­ită cu un număr lim­i­tat de sarci­ni active și fără inte­grări; o ver­si­une plătită începe de la 9,80 USD pe utilizator/​lună, oferind inte­grări și o capac­i­tate de sto­care de 2 Gb de date.

Eval­u­are pe Capter­ra: 4,2 din 5.
Mulți fac­tori afectează efi­ciența ges­tionării sarcinilor. Pen­tru a atinge suc­ce­sul fără stresuri nes­fârșite, mer­ită să urmezi reco­mandările de mai sus. Cu aces­tea, lucrul cu echipa va fi mai plă­cut, mai rapid și mai productiv.
⇆

esc
Distribuie
или
Școala PM
Cum să gestionăm eficient termenele limită cu Worksection
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
21 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Cum te ajută Worksection să eviți pierderea fișierelor și să nu mai pierzi timp căutându-le
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
15 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Prezentare generală Worksection: manager de sarcini, kanban, diagramă Gantt, tracker de timp și raportare
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...
30 Iunie 2025   •   11 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂
Anula