O úspěšných projektech slýcháme docela často. Musíme si však uvědomit, že každý projekt se skládá z úkolů různé velikosti a složitosti. Proto, z globálního pohledu, úspěšné dokončení projektu do značné míry závisí na tom, jak úspěšně je každý jednotlivý úkol splněn.
Zde je několik informací o řízení úkolů, které vám pomohou učinit týmovou práci efektivnější.
Co je řízení úkolů a proč je důležité?
Někdy v týmech nastane situace, kdy někteří zaměstnanci pracují na maximum a dělají značnou část práce, zatímco ostatní jsou minimálně zatíženi. Abychom tomu předešli, je nutné zavést systematické a chytré řízení úkolů.
Řízení úkolů zahrnuje správu všech komponent úkolů: čas, peníze, lidské zdroje, vybavení atd.
Řízení úkolů je důležitou součástí projektového řízení. Pokud tým neví, jak efektivně řídit úkoly, pak se jistě objeví otázka, jak efektivně řídit, dodržovat termíny a nakonec dokončit projekt s uspokojivým výsledkem.
Můžeme také říci, že projektové řízení se týká schopnosti vidět celkový obraz, zatímco řízení úkolů se týká práce na mikroúrovni, která tvoří globální úspěch.
Řízení úkolů je velmi důležité, protože na něm závisí mnoho otázek, jako:
- konzistentně vysoký úroveň produktivity týmu díky rovnoměrnému rozložení zátěže;
- pokrok projektu podle plánu, protože vše je naplánováno a je jasné, jak dlouho trvá dokončení úkolu a zda je vše splněno včas;
- koherence práce i ve velkých týmech, také díky takzvaným mezi-týmovým úkolům, když zaměstnanci různých oddělení pracují na stejném úkolu;
- optimalizace rozhodování, což je dáno tím, že dobře strukturovaná práce s úkoly umožňuje v jakémkoli okamžiku pochopit aktuální stav projektu a rozhodovat na základě aktuálních dat.
Schopnosti řízení úkolů a způsoby, jak je zlepšit
V podstatě jsou dovednosti řízení úkolů to, čemu se říká měkké dovednosti. Mohou se lišit pro různé specialisty, ale existují také univerzální, například řízení času, které je nezbytné pro každého. Kromě toho je pro projektového manažera velmi důležité umět prioritizovat, delegovat, kontrolovat několik úkolů najednou a dobře komunikovat, stejně jako řešit konflikty, pokud je to nutné.
Mezi né zcela zřejmé dovednosti řízení úkolů patří také následující:
- Schopnost říct „né“. To vám umožní nedělat práci, která vás nijak nepřibližuje k cíli, ale děláte ji pro sebe a pro druhého člověka.
- Vzdání se zvyklostí, které zabíjejí produktivitu. Například snažit se udělat úkol dokonale tam, kde je dobré také dost. Velmi pravděpodobně, když bude výsledek konečně dokonalý, už nebude potřeba.
- Kontrola prokrastinace. Téměř každý na ni je u jednoho nebo jiného stupně náchylný, a pokud se prokrastinace nestává často, nepředstavuje hrozbu. Ale když se vymkne kontrole, úkoly se na vás navalí jako lavina.
- Chápat, že není možné vše kontrolovat. Bez ohledu na to, jak svědomitě plánujete svou práci, nějaká mimořádná událost s každodenním řízením úkolů se vždy stane. Proto si prostě vyhraďte nějaký čas navíc na úkoly.
- Rozhodování a přebírání odpovědnosti za ně. Například někdo navrhuje nový nástroj, který zvýší efektivitu práce. Ale integrace trvá čas a úsilí. Takže manažer musí mít odvahu říct, že začnou používat nástroj. Měl by vysvětlit výhody a vypořádat se s následky, v případě že se nedostaví očekávaný efekt.
15 tipů pro efektivní řízení úkolů
Jak v projektovém řízení, existuje často pět fází v řízení úkolů: zahájení, plánování, provádění, monitorování a kontrola, a uzavření. Pokud je v některé z fází problém, jistě to ovlivní projekt jako celek.
Proto stojí za to věnovat čas hledání a jasně popsat, k čemu je úkol určen a jak ovlivní projekt jako celek.
To také potvrdila PMI Global Project Management v roce 2017. Provedená studie prokázala, že 37% vedoucích pracovníků se domnívá, že hlavním důvodem selhání projektů je nedostatek jasně definovaných cílů a milníků pro měření pokroku.
Mezi faktory, které negativně ovlivňují úspěch projektů, je nedostatek disciplíny při realizaci strategie. Níže jsou tipy, které vám pomohou vyhnout se těmto problémům.
Rozdělte své velké projekty na menší úkoly
Každý projekt, dokonce i ten nejkomplexnější, se skládá z částí. Abychom dosáhli úspěchu, je lepší rozdělit projekt na fáze už od samého začátku, sepsat globální úkoly pro každou z nich a poté je rozdělit na menší, taktické.
Tímto způsobem budete sledovat, jak jsou taktické úkoly plněny. Pokud se objeví problém s konkrétním úkolem, bude snazší ho vyřešit a pokračovat. Když není seznam úkolů, ale pouze projekt jako takový, je téměř nemožné včas si všimnout obtíží. A často malý a zdánlivě nepodstatný úkol ohrožuje plnění projektu jako celku.
Vytvářejte seznamy úkolů
Dobrá paměť je skvělá. Ale má také své limity. A neměli byste přetěžovat svůj mozek tím, že se snažíte si všechno zapamatovat, zvlášť když řídíte několik projektů najednou. Má více smyslu udělat seznam úkolů pro různé období: den, týden, měsíc. Můžete zkontrolovat, co už bylo hotovo. Samozřejmě, že seznam může být né v zápisníku, ale například v nějaké speciální aplikaci nebo programu.
Uchovávejte své úkoly na jednom místě
Jak bylo zmíněno výše, projektoví manažeři často řídí několik projektů. Proto existuje mnoho problémů, které by měli mít na paměti. Neustálé přepínání mezi různými službami (nebo sešitkami, pokud je to pro vás pohodlnější) není nejlepší nápad. Minimálně pro vás bude těžké rychle odpovědět na otázku kolegy z určitého týmu. V nejhorším případě vám sešitka zapomenutá doma může proměnit den v chaos.
Proto je lepší vybrat produkt, který vám pomůže řídit několik projektů v jednom rozhraní a mít všechny úkoly po ruce kdykoliv.
Stanovte lhůty
Když člověk rozumí lhůtě pro určitý úkol, plánuje svůj pracovní rozvrh efektivněji a snaží se snížit neproduktivní čas, například dlouhé přestávky na kávu nebo kontrolování smartphonu.
Následující kroky výrazně pomáhají dokončit úkoly včas:
- mít podrobný plán na den;
- umět blokovat rušivé vlivy;
- najít někoho nebo něco, co vás motivuje;
- používat časový sledovač.
Začněte malé úkoly
Obchodní kouč David Allen ve své metodě Getting Things Done (GTD) doporučuje realizovat úkoly, které trvají pár minut, ihned, jakmile se objeví. Například ihned odpovědět na dotaz od klienta v messengeru. Tímto způsobem je méně pravděpodobné, že na to zapomenete.
Buďte zapojeni do týmové práce
Někdy se manažerům zdá, že nastavili všechny procesy v týmu, takže kolegové budou zvládat i bez nich. Ve skutečnosti to tak není. Musíte být informováni. Nemusíte kontrolovat každého, ale buďte v kontaktu, abyste mohli být rychle konzultováni, pokud nastanou nějaké problémy.
Soustřeďte se na jeden úkol najednou
I když plán řízení projektu obvykle obsahuje velké množství úkolů, mnohé z nich musí být splněny dnes, nesnažte se dělat více úkolů najednou. Výzkum již dlouho prokázal, že tento způsob není efektivní, pokud jde o mentální práci. Je produktivnější udělat jeden úkol nebo jeho část a poté přejít k dalšímu.
Omezte počet úkolů na den
Existuje „pravidlo tří“, které říká, že si musíte vybrat tři hlavní věci pro každý den a soustředit se na ně. Pokud zbude čas, můžete se pustit do vedlejších úkolů.
Odměňte se, když splníte věci
Když se zabýváte nějakou mechanickou prací, která nevyžaduje kreativitu nebo inspiraci, pak bude efektivní slíbit si nějaký příjemný bonus, jakmile bude práce dokončena. Například můžete jít na kávu s dezertem, když je zpráva hotova.
Zhodnoťte a zamyslete se nad svým pokrokem
Když pravidelně přezkoumáváte seznamy splněných úkolů a cílů, kterých jste dosáhli, je to jako byste od sebe dostávali zpětnou vazbu. To je dobré pro vaši motivaci.
Můžete také vidět, že některé úkoly nebyly dlouho splněny. Je nutné pochopit, proč se to stalo. Možná vidíte blokátor, který jste předtím nezaznamenali.
Stanovte priority
Nebudete začínat dělat vše najednou. Nejprve je lepší stanovit priority úkolů, například pomocí Eisenhowerovy matice. Tak uvidíte, co je důležité, ale neurgentní, a co je jak důležité, tak urgentní. Na základě toho se zaměříte na úkoly s nejvyšší prioritou.
Buďte flexibilní
Řízení každodenních úkolů někdy vyžaduje změnu dříve přijatých rozhodnutí. Né vždy jsou stejné nápady dobré. Pokud se na vašem trhu náhle něco změní, pravděpodobně budete muset reagovat, což znamená změnit něco ve své práci. Schopnost upravit akční plán je velmi cenná.
Řídit změny
Nejhorší, co se může stát, jsou nucené změny, které už nejsou řešitelné. Proto jsou pravidelná týmová setkání důležitá, stejně jako vizuální zprávy o stavu úkolu. Tak si můžete všimnout problémů téměř v okamžiku, kdy vznikly. A provést potřebné změny v aktivitě.
Delegovat
Osoba může být produktivní pouze do určité úrovně. V jednom dni je pouze 24 hodin a né všechny mohou být věnovány práci. Proto je při řízení úkolů velmi důležité znát silné stránky každého člena týmu, abyste svěřili úkoly těm, kteří je mohou nejlépe zvládnout.
Toto řešení má dvě výhody. Za prvé, vyhnete se nadměrnému zatížení a vyhoření v týmu. Za druhé, lidé budou dělat to, co mají nejraději, zvyšují celkovou produktivitu a pravděpodobně najdou netriviální způsoby, jak řešit problémy.
Používat nástroje pro řízení úkolů
Pokud máte mnoho zaměstnanců, pracovní oblastí a úkolů, přijde okamžik, kdy se všechno vymkne kontrole. To znamená, že termíny budou hořet, rozpočty porostou, lidé se vyhoří.
To je způsobeno špatným popisem úkolu, vykonavatelé nevědí svou oblast odpovědnosti, nejsou žádná oznámení o termínech, a projektový manažer nemá přehled o projektu. Všechny tyto problémy řeší nástroje pro řízení úkolů. Získáte vizuální znázornění seznamů úkolů a optimalizovaná řešení k jejich splnění.
Výhody dobrých manažerů úkolů
Jak bylo již zmíněno, produkty pro řízení úkolů jsou skutečně důležité a pomáhají optimalizovat práci. Toto jsou nejvýznamnější výhody manažerů úkolů:
- Standardizované formuláře úkolů. To zjednodušuje práci manažera a celého týmu, a také automaticky generuje zprávy o práci celého týmu v těch produktech, kde je to funkčností zajištěno.
- Všechna data na jednom místě. Pokud je v sledovači úkolů poskytováno hodně úložného prostoru, mohou být v něm uloženy docela velké soubory. Pokud není moc místa, můžete k úkolu přidat odkaz, například na virtuální disk, kde se soubor nachází.
- Snadná práce na dálku. S sledovačem úkolů můžete mít přístup k potřebným datům odkudkoli, aniž byste byli závislí na kancelářském PC.
- Statistiky času stráveného na typických úlohách. To bude užitečné při plánování nových projektů.
- Dobré rozložení zátěže. Když máte přehled o všech úkolech a vykonavatelích, je snazší vidět, že někdo má nadměrné množství práce, a někdo je nyní téměř volný.
- Úspora času díky automatizaci. Například pravidelné úkoly mohou být určeny automaticky, aniž by bylo nutné každý z nich dokončit ručně. Možná se to nezdá těžké, ale s velkým množstvím úkolů to zabere hodně času.
- Snadné finanční řízení. Některé sledovače úkolů vám umožňují počítat mzdu. A jsou firmy, kde platba závisí na KPI, například na počtu úloh uzavřených včas. Ukazuje se, že manažer úkolů je užitečný v obou případech.
Nejlepší software pro řízení úkolů
Každá společnost vybírá produkt, který je pro tým pohodlný, přijatelný cenově, s funkcemi odpovídajícími potřebám a vlastnostem podnikání. Zde je několik příkladů sledovačů úkolů s vysokými hodnoceními na Capterra.
Worksection
Platformy: Web, Windows, iOS a Android
Funkce: Worksection je jednou z nejlepších služeb pro řízení úkolů. Mnoho uživatelů využívá její flexibilitu, vhodnost pro velké i malé týmy a uživatelsky příjemné rozhraní. Nástroj je dobrý pro týmy pracující metodou Agile i Waterfall.
Uživatelé mají rádi funkce, jako jsou podrobný panel, časový sledovač, Kanban desky, integrace s CRM systémy, Google Docs, Slack, Telegram a Viber.
Uživatelé mají rádi funkce, jako jsou podrobný panel, časový sledovač, Kanban desky, integrace s CRM systémy, Google Docs, Slack, Telegram a Viber.
Technická podpora je připravena odpovědět na vaše dotazy během 10 minut během jejich pracovních hodin a do 1 hodiny během mimo pracovních hodin.
Nevýhody: software nepracuje offline, mobilní aplikace potřebuje vylepšení.
Cena: je k dispozici bezplatná zkušební lhůta pro 2 uživatele a 5 projektů, přístup pro 10 uživatelů bude stát $29 měsíčně.
Hodnocení na Capterra: 4.9 z 5.
Asana
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funkce: cloudový sledovač úkolů, s příjemným uživatelským rozhraním, pohodlným kalendářem a dobrým reportováním. Můžete popsat úkoly, stanovit termíny, přiřadit odpovědné osoby, přiložit soubory a přidat komentáře.
Nevýhody: né všichni uživatelé jsou spokojeni s vysokou cenou, mnoho funkcí je dostupných pouze s integracemi, e‑maily s oznámeními nejsou vždy přesné.
Cena: je k dispozici bezplatná zkušební verze s funkcemi prémiového tarifu, zatímco placená verze stojí mezi $13.49 a $30.49 měsíčně.
Hodnocení na Capterra: 4.5 z 5.
Trello
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac
Funkce: jednoduchý a přehledný sledovač úkolů s hezkou vizualizací, který je často volen menšími týmy. Uživatelé mají rádi, že projekty a kartičky úkolů jsou uspořádány ve formě sloupců, jsou zde také pracovní toky, seznamy, stavy, odpovědné osoby a integrace se třetími stranami.
Nevýhody: pokud je projekt rozsáhlý, bude nepohodlné s ním pracovat v této službě.
Cena: bezplatný přístup k prémiovým funkcím je k dispozici pro seznámení se s nástrojem, placená verze stojí mezi $5 a $17.5 na uživatele/měsíc; je k dispozici zcela bezplatný tarifní plán bez časového plánu projektu a kalendáře.
Hodnocení na Capterra: 4.5 z 5.
Zoho Projects
Platformy: Web, iOS, Android.
Funkce: dobré řešení pro ty, kdo by chtěli kombinovat sledovač úkolů s komunikační platformou pro klienty a členy týmu. Mezi další výhody patří Ganttovy diagramy, časový sledovač, šablony, možnost vytvářet podúkoly a generovat podrobné reporty.
Nevýhody: integrace nejsou vždy správné, né snadno přizpůsobitelné.
Cena: můžete použít bezplatnou zkušební verzi nebo si vybrat bezplatnou verzi pro dva uživatele a tři projekty; placená verze pro 50 uživatelů začíná na 5€ měsíčně.
Hodnocení na Capterra: 4.2 z 5.
Wrike
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funkce: tento nástroj si obvykle vybírají uživatelé, kteří potřebují pracovní toky, formuláře a analytické reporty v reálném čase. Uživatelé také rádi používají Ganttovy diagramy a funkce rozpočtování. Použití API integrací vám poskytne rozšířené funkce.
Nevýhody: drahé, obtížné nastavení, bez rychlé technické podpory.
Cena: můžete nástroj testovat zdarma, je zde také bezplatná verze s omezeným počtem aktivních úkolů a bez integrací; placená verze začíná na $9.80 na uživatele/měsíc, nabízí integrace a 2 GB kapacity úložiště.
Hodnocení na Capterra: 4.2 z 5.
Mnoho faktorů ovlivňuje efektivitu řízení úkolů. Aby bylo dosaženo úspěchu bez nekonečného stresu, stojí za to řídit se výše uvedenými doporučeními. S nimi bude práce s týmem příjemnější, rychlejší a produktivnější.