Об успешных проектах мы слышим довольно часто. Но следует понимать, что любой из них состоит из задач разной степени масштабности и сложности. Поэтому, если смотреть глобально, удачное завершение проекта во многом зависит от того, насколько успешно выполнена каждая отдельная задача в нем.
Мы подготовили материал об управлении задачами или таск-менеджменте, который поможет построить работу с командой более эффективно.
Что такое управление задачами и почему оно важно?
Иногда в командах складывается ситуация, когда кто-то трудится на максимуме возможностей и делает львиную часть работы, а кто-то загружен минимально. Чтобы избежать таких случаев, следует ввести системное и разумное управление задачами.
Таск-менеджмент предполагает управление всеми составляющими задач: время, деньги, люди, оборудование и т.д.
Управление задачами – важная часть проектного менеджмента. Если в команде не знают, как эффективно управлять задачами, то непременно встанет вопрос о том, как уложиться в сроки и наконец завершить проект достойным результатом.
Можно также сказать, что project-менеджмент – об умении видеть картину в целом, а таск-менеджмент – о работе на микроуровне, из которого затем строится глобальный успех.
Управление задачами очень важно, потому что во многом от него зависят:
- стабильно высокий уровень продуктивности команды за счет того, что нагрузка распределена равномерно;
- продвижение проекта согласно графику, потому что все распланировано и ясно, какая задача сколько времени занимает, а также понятно, все ли выполняется вовремя;
- формированию слаженности даже больших команд. Этому способствуют, среди прочего, так называемые кросс-командные задачи, когда над одной задачей работают сотрудники, например, из разных департаментов;
- оптимизация принятия решений. Этому способствует то, что хорошо структурированная работа с задачами позволяет в любой момент понять ситуацию в проекте в целом и принять решение, опираясь на актуальные данные.
Навыки управления задачами и способы их усовершенствовать
На самом деле, навыки управления задачами – это то, что называют soft skills. Для разных специалистов они могут отличаться, но есть и универсальные, например, тайм-менеджмент. А вот project-менеджеру очень важно уметь устанавливать приоритеты, делегировать, контролировать несколько задач одновременно и качественно общаться, при необходимости решать конфликты.
Также среди не совсем очевидных на первый взгляд навыков управления задачами можно выделить следующие:
- Умение говорить «нет». Это позволит не выполнять работу, которая никак не приближает вас к цели, но вы вынуждены делать за другого человека.
- Отказ от привычек, убивающих продуктивность. К примеру, попытки сделать идеально то, что достаточно сделать просто хорошо. Есть вероятность, что когда получится идеально, то в этом уже не будет необходимости.
- Контроль прокрастинации. Ей в той или иной степени подвержены почти все, и если это случается не часто — она не несет угрозы. А вот когда прокрастинация выходит из-под контроля, задачи наваливаются на вас подобно лавине.
- Понимание того, что контролировать все невозможно. Насколько бы тщательно вы ни планировали работу, всегда произойдет какой-нибудь форс-мажор. Поэтому просто отведите дополнительное время для выполнения задач.
- Умение принимать решения и брать за них ответственность. От этого зависит успех не только одной выполненной задачи, но и успех проекта в целом.
15 советов по эффективному управлению задачами
Как и в project-менеджменте, в управлении задачами чаще всего есть пять этапов: инициация, планирование, непосредственно выполнение, мониторинг и контроль, закрытие. Если на каком-либо этапе есть проблема, не следует рассчитывать, что она никак не повлияет на проект в целом.
Поэтому стоит потратить время на поиск и понятное описание того, для чего делается задача сама по себе и как она повлияет на проект.
Это подтверждено еще в 2017 году компанией PMI Global Project Management. Она провела исследование, в результате которого стало известно, что 37% исполнительных руководителей считают основной причиной неудачи проектов отсутствие четко определенных целей и факторов для измерения прогресса.
Еще среди факторов, негативно влияющих на успешность проектов, – нехватка дисциплины при реализации стратегии. Ниже мы приведем советы, которые помогут избежать этих проблем, а также многих других.
Разделите большие проекты на этапы
Любой, даже самый сложный проект, состоит из частей. Чтобы добиться успеха, лучше с самого начала разбить проект на этапы, для каждого из них прописать глобальные задачи, а затем разделить их на меньшие, тактические.
Таким образом, можно будет наблюдать за тем, как выполняются тактические задачи. Если проблема появится в отдельной задаче, ее проще будет решить и двигаться дальше. Ведь часто маленькая и не очень важная, казалось бы, задача ставит под угрозу реализацию проекта в целом.
Создавайте списки дел
Сильная память – это хорошо. Но и она имеет пределы. Да и не стоит перегружать свой мозг попытками запомнить все, особенно, когда вы управляете несколькими проектами одновременно. Правильнее сделать список дел на разные периоды: день, неделю, месяц. В нем можно отметить то, что уже выполнено. Конечно, список может быть не в блокноте, а, например, в специальном приложении или программе.
Сохраняйте свои задачи в одном месте
Как мы уже говорили выше, project-менеджеры часто управляют несколькими проектами. Поэтому задач в поле их зрения очень много. Постоянно переключаться между разными сервисами (или блокнотами, если вам так удобнее) – не лучшая идея. Как минимум, вам будет сложно быстро ответить на вопросы коллеги из какой-нибудь команды. А как максимум – записная книжка, забытая дома, превратит ваш день в хаос.
Поэтому лучше выбрать продукт, который поможет вести несколько проектов в одном интерфейсе и в любое время иметь под рукой все задачи.
Установите дедлайны
Когда человек знает срок, до истечения которого нужно закончить работу, он эффективнее планирует рабочий график и пытается уменьшить непроизводительные затраты времени. Такие, как длинные перерывы на кофе или постоянная проверка смартфона.
Вовремя выполнять задачи существенно помогают такие действия:
- составлять детальный план на день;
- блокировать отвлекающие факторы;
- найти то или того, кто вас мотивирует;
- пользоваться тайм-трекером.
Начните с небольших задач
Бизнес-тренер Дэвид Аллен в своем методе Getting Things Done (GTD) советует делать задачи, требующие буквально пары минут времени, сразу же, как только они возникли. Например, сразу ответьте на вопросы от клиента в мессенджере. Так вероятность того, что вы о них забудете, уменьшается.
Будьте вовлечены в работу команды
Иногда руководителям кажется, что они классно наладили все процессы в команде, поэтому дальше коллеги справятся без них. На самом деле, это не так. Вы должны быть в курсе дел. Да, не стоит контролировать каждого, но будьте на связи, чтобы при возникновении проблем с вами можно было быстро посоветоваться.
Сосредоточьтесь на одном задании за раз
Несмотря на то, что в плане управления проектом обычно большое количество задач, и многие из них должны быть сделаны прямо сегодня, не пытайтесь выполнять одновременно несколько задач. Исследования уже давно показали, что такой способ работы не эффективен, когда речь идет об умственном труде. Более продуктивно – сделать одну задачу или ее часть, а затем перейти к другой.
Ограничьте количество задач на день
Существует «правило трех», оно говорит о том, что на каждый день нужно выбрать три главных дела и фокусироваться на них. Если осталось свободное время, можно перейти к второстепенным задачам.
Вознаграждайте себя за выполненные задачи
Если вы занимаетесь какой-то механической работой, которая не требует творчества или вдохновения, то эффективным будет пообещать себе что-нибудь приятное, как только задача будет выполнена. К примеру, можно пойти на кофе с десертом, когда отчет будет готов.
Анализируйте свой прогресс
Когда вы периодически просматриваете списки завершенных дел и целей, которых достигли, то получаете обратную связь от себя же. Это хорошо влияет на мотивацию.
Также вы можете увидеть, что какие-либо задачи уже долго не выполняются. Следует разобраться, почему так вышло. Возможно, вы увидите блокер, которого не замечали раньше.
Ставьте приоритеты
Не стоит хвататься за все и сразу. Сначала лучше оценить задачи, например, с помощью матрицы Эйзенхауэра. Так вы увидите, что важно, но не срочно, а что – и важно, и срочно. Исходя из этого, можно будет акцентировать внимание на задачах с высоким приоритетом.
Будьте гибкими
Управление ежедневными задачами иногда требует изменения решений, которые были приняты ранее. Не всегда неизменность позиций – это хорошо. Если, например, что-то внезапно изменилось на вашем рынке, скорее всего нужно будет реагировать, а значит – что-то менять в работе. Умение вовремя корректировать план действий — очень ценно.
Управляйте изменениями
Самое плохое, что может произойти – вынужденные изменения, которыми уже невозможно управлять. Именно поэтому столь важны регулярные встречи команды и наглядные отчеты о состоянии задач. Так можно заметить проблему почти в тот момент, когда она возникла и внести в деятельность нужные коррективы.
Делегируйте
Человек может быть продуктивным только до определенного уровня, потому что в сутках всего 24 часа и не все из них можно посвятить работе. Поэтому в управлении задачами очень важно знать сильные стороны каждого члена команды, чтобы вовремя отдавать задания тем, кто справится с ними лучше.
У такого решения есть два преимущества. Первое – в команде не будет чрезмерной нагрузки и выгорания. Второе – многие смогут заниматься тем, что нравится и вдохновляет, а это точно повысит общую производительность и, вполне возможно, позволит найти нетривиальные способы решения задач.
Используйте продукты для управления задачами
Если у вас много сотрудников, направлений работы и еще больше задач, скорее всего, настанет момент, когда все начнет в буквальном смысле слова «сыпаться». То есть, дедлайны будут срываться, бюджеты — расти, люди — выгорать.
А причиной этого станет то, что задачи плохо описаны, исполнители не знают свою зону ответственности, уведомлений об истекающих сроках нет, а project-менеджер не понимает полную картину по проекту. Все эти проблемы и решают таск-менеджеры. Они дают наглядное представление о задачах и оптимизируют работу с ними.
Преимущества таск-менеджеров
Выше мы сказали, что продукты для управления задачами действительно важны и помогают оптимизировать работу. Среди преимуществ таск-менеджеров можно выделить следующие:
- Стандартизированные формы задач. Это упрощает руководителю и всей команде работу с ними и позволяет автоматически генерировать отчеты о работе всей команды в тех продуктах, где это предусмотрено функционалом.
- Возможность хранить все необходимые данные в одном месте. Если в таск-трекере предоставляется много места для хранения, то в нем можно хранить довольно большие файлы. Если места немного, то в задаче можно добавлять ссылки на данные, например, на виртуальный диск.
- Упрощение удаленной работы. Имея таск-трекер, можно получить доступ к нужным данным откуда угодно, не привязываясь к офисному ПК.
- Возможность вывести статистику затрат времени на типовые задачи. Это пригодится при планировании новых проектов.
- Равномерное распределение нагрузки в команде. Когда все задачи и исполнители перед глазами, проще увидеть, что у кого-то чрезмерное количество работы, а кто-то сейчас почти свободен.
- Экономия времени за счет автоматизации. К примеру, регулярные задачи можно назначать автоматически, не оформляя каждую из них вручную. Может показаться, что это довольно просто и без автоматизации, но при большом количестве задач это занимает много времени.
- Упрощение работы с финансами. Есть компании, где оплата зависит от количества закрытых вовремя задач или потраченного на их выполнение время. Выходит, что таск-менеджер полезен в обоих случаях.
Лучшие системы для таск-менеджмента
Каждая компания выбирает тот продукт, который удобен для команды, функциональный с точки зрения потребностей и особенностей бизнеса и приемлем по цене. Приведем несколько примеров таск-трекеров, имеющих высокие рейтинги на портале Capterra.
Worksection
Платформы: Web, Windows, iOS и Android.
Особенности: Этот продукт – среди лучших сервисов для таск-менеджмента. Многим нравится его универсальность, удобство как для малых, так и для больших команд и понятный с первого взгляда интерфейс. Продукт подойдет тем, кто работает по методологии Agile и Waterfall.
Пользователи выделяют такие возможности: информативный дашборд, тайм-трекер, Канбан-доски, диаграмма Ганта, интеграции с CRM-системами, GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber.
Очень важно и то, что техподдержка в рабочее время отвечает за 10 минут, в нерабочее – за час.
Недостатки: Софт не работает в режиме офлайн, а мобильное приложение требует улучшения.
Тарифы: есть бесплатный триал для 2 пользователей и 5 проектов, за $29 в месяц доступ к продукту получают 10 пользователей.
Рейтинг на Capterra: 4,9 из 5.
Asana
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особенности: Облачный таск-трекер, востребованный за счет приятного интерфейса, удобства работы с календарем и хороших отчетов. Задачи можно описывать, назначать дедлайны, ответственных, прикреплять файлы и комментарии.
Недостатки: Не все довольны высокой ценой, а также тем, что многие функции доступны только через интеграцию. Не всегда корректно работают уведомления по электронной почте.
Тарифы: доступна бесплатная тестовая версия, в рамках которой предоставляется доступ к премиальному тарифу, а пользоваться платной можно за сумму $13,49-$30,49 в месяц.
Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5
Trello
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особенности: Простой и понятный таск-трекер с приятной визуализацией, который часто выбирают небольшие команды. Пользователям нравится то, что проекты и задачи-карточки расположены в виде колонок, также есть workflows, списки, статусы, ответственные, интеграции со сторонними сервисами.
Недостатки: Если проект масштабный, в этом сервисе работать с ним будет неудобно.
Тарифы: бесплатный триал дает доступ к премиум-функциям, а от $5 до $17,5 за пользователя в месяц софт обойдется в платных версиях; есть полностью бесплатный тариф, но в нем не будет хронологии проектов, календаря.
Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.
Zoho Projects
Платформы: Web, iOS, Android.
Особенности: Удобный вариант для тех, кто хочет объединить таск-трекер с пространством для общения между клиентами и командой. Также среди преимуществ: диаграммы Ганта, тайм-трекер, шаблоны, возможность создавать подзадачи и генерировать информативные отчеты.
Недостатки: Иногда не совсем корректно работают интеграции, не всем просто настроить проекты под себя.
Тарифы: можно воспользоваться бесплатной тестовой версией или вообще выбрать полностью бесплатный тариф для 2 пользователей и 3 проектов; платный тариф обойдется €5 в месяц для 50 сотрудников.
Рейтинг на Capterra: 4,2 из 5.
Wrike
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Особенности: Софт выбирают те, кому нужны workflows, формы и аналитические отчеты в режиме реального времени. Также пользователей привлекают диаграммы Ганта, бюджетирование. Расширить функционал можно с помощью интеграций API.
Недостатки: Высокая цена и сложности с настройками нравятся не всем, как и не самая быстрая техподдержка.
Тарифы: познакомиться с продуктом можно без оплаты, также есть бесплатный тариф с небольшим количеством активных задач и без интеграций; если выбрать платный тариф, он будет стоить от $9,80 за пользователя в месяц и даст доступ к интеграциям и 2 Гб пространства для хранения данных.
Рейтинг на Capterra: 4,2 из 5.
На уровень эффективности управления задачами влияют много многих факторов и чтобы добиться успеха, не погружаясь в бесконечный стресс, следует придерживаться рекомендаций, которые мы привели выше. С ними работа команды станет более приятной, быстрой и продуктивной.