В той момент, коли керівник компанії розуміє, що кількість проєктів в роботі доволі велика та продовжує зростати, постає питання про ефективність керування завданнями для команд.
Одним з ефективних способів підвищити продуктивність колективу є командний таск-менеджмент. Саме він допомагає зробити більше за відведений проміжок часу та запобігти вигоранню співробітників. Про те, як побудувати дійсно якісне управління завданнями, розповідаємо далі.
Що таке командний таск-менеджмент
Завдання в рамках проєкту — конкретна дія, успішне виконання якої є кроком до досягнення мети.Коли мова йде про командний таск-менеджмент, то він полягає в тому, що керівник має знайти баланс між робочим навантаженням колективу та його ефективністю. Тобто розподілити завдання у такий спосіб, щоб всі вони були виконані вчасно та відповідно до ТЗ, а співробітники при цьому працювали без овертаймів та занадто стислих термінів.
Наскільки важливе управління завданнями для команди
Значення ефективного керування завданнями складно переоцінити. Саме від нього залежить успіх окремих проєктів та бізнесу загалом.
Якщо в компанії не налаштоване керування завданнями для команд, в майбутньому доведеться зіткнутися з наступними проблемами:
- Завдання, про які ніхто не знає. Таке відбувається, коли про них просто поговорили чи написали у месенджері, але ніде не зафіксували, хто, що і коли має зробити.
- Загублені таски. Якщо у завдання кілька виконавців, буває так, що вони передають його один одному послідовно. На одній з ланок стається щось непередбачене, до наступного виконавця завдання вже не надходить та лишається десь у «підвішеному» стані.
- Відсутність важливих складових для завершення завдання. Декомпозиція — корисна річ у розв’язанні масштабних завдань. Але іноді стається так, що на завершальній стадії зібрати докупи все необхідне для завершення не виходить. Наприклад, хтось із команди не на зв’язку, а де його робочі матеріали — невідомо.
- Протерміновані завдання. Іноді проміжні етапи затягуються настільки, що дедлайни завдань та всього проєкту суттєво зсуваються. Трапляється, що отриманий результат вже не актуальний, потребує змін та, відповідно, додаткових ресурсів на них.
Якщо у компанії присутні описані вище явища, втрата лояльності клієнтів та частини прибутків неминуча. Щоб цього уникнути й потрібен командний таск-менеджмент.
Що таке ефективний таск-менеджмент?
Ефективним можна назвати керування завданнями, яке дає змогу забезпечити:
- відсутність однакових пріоритетів для одного виконавця;
- єдине джерело інформації для всіх співробітників;
- можливість відстежувати прогрес по завданням;
- стабільність термінів виконання робіт;
- адекватну завантаженість кожного члена команди;
- високу якість виконаної роботи.
5 складових керування завданнями
Залежно від специфіки проєкту можуть змінюватися нюанси управління завданнями для команд. Але, частіше за все, без перелічених далі складових у командному таск-менеджменті не обійтися.
Стратегічне планування Перший крок у цьому процесі — оцінити цілі команди та спланувати дії-завдання, які приведуть до успіху.
Організація ресурсів Після того, як стратегічні цілі встановлені, а план просування до них складений, потрібно оцінити наявні ресурси. Якщо їх вистачає для виконання завдань, можна скоординувати діяльність людей, призначити відповідальних за ті чи інші процеси та рухатися далі.
Систематична робота з талантами Коли людина робить те, що їй найбільше подобається, вона значно ефективніша. Отже, необхідно систематично приділяти увагу спілкуванню з кожним членом команди, щоб розуміти їхні прагнення та навички. Ця інформація допоможе без помилок делегувати завдання саме тим, хто впорається з ними найкраще.
Донесення суті завдань Формальне розпорядження виконати ту чи іншу роботу, звісно, потрібне. Але керівник має докладно пояснити, як це завдання впливає на проєкт. Також дуже важливо саме мотивувати людей, щоб вони відчували, що їх цінують, а робота, яку вони роблять — важлива.
Постійний контроль стану справ В історіях успіху, якими багато хто надихається, не часто пишуть про те, наскільки важливо постійно моніторити стан роботи над завданнями, відстежувати прогрес, пильнувати вузькі місця тощо. Коли керівник бачить, що щось йде не за планом, можна вчасно коригувати дії та у майбутньому враховувати цей досвід, не допускати подібних помилок.
Як організувати роботу з командними завданнями?
Досвід провідних компаній вказує на те, що оптимальний варіант організації роботи з командними завданнями — таск-менеджер. Він дозволяє вирішити низку питань:
- Єдиний простір для роботи. Всі ланки компанії, від топ-менеджерів до junior-спеціалістів, будуть співпрацювати у спільному середовищі. Це дозволить керівництву наочно бачити стан справ та організувати дійсно спільне управління завданнями.
- Налагодження співпраці. Якщо члени команд у масштабах всієї компанії працюють з завданнями за узгодженим стандартом, злагодженість зростає. А це позитивно впливає на продуктивність.
- Зрозумілі пріоритети. У таск-менеджері чітко позначено, які завдання є найважливішими саме зараз та вимагають першочергового розв’язання. Тому плутанини в роботі точно стане менше.
- Автоматизація, яка заощаджує час. Система дозволяє швидко планувати командні завдання, користуючись, наприклад, шаблонами для типових та/або повторюваних завдань.
- Оптимізація віддаленої командної роботи. Де б не знаходилися співробітники, вони мають доступ до задач та можуть працювати над ними. Особливо зручно це для команд, які мають різницю у часі.
Найкращі продукти для таск-менеджменту
Щоб ефективно керувати завданнями для командної роботи, можна вибрати один з популярних та перевірених багатьма колективами таск-менеджерів.
Worksection
Платформи: Web, Windows, iOS та Android.
Переваги: Гнучкий інструмент для управління завданнями команд. Він дозволяє ефективно працювати навіть тоді, коли в роботі кілька проєктів. Приваблюють користувачів вбудовані інтеграції з GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber, CRM-системами. Також є дошки Канбан, тайм-трекер, діаграми Ганта. Наочний Дашборд — функціонал який дозволяє на одному екрані побачити всі найважливіші показники проєкту.
Недоліки: Не всі користувачі задоволені якістю роботи мобільного застосунку та відсутністю офлайн-рішення.
Тарифи: За $29 на місяць можна керувати десятьма проєктами, команда має складатися з десяти й менше людей. Тариф за $49 на місяць дозволяє працювати з 20 проєктами, кількість користувачів — до 20. Сплативши $199 на місяць, ви знімаєте обмеження на число проєктів в роботі, користувачів може бути до 50.
Рейтинг на Capterra: 4,9 з 5.
Asana
Платформи: Web, iOS, Android, Windows.
Переваги: Простота, візуальна привабливість інтерфейсу, можливість призначати відповідального за завдання, задати дедлайн, рівень пріоритету, прикріпити файли тощо.
Недоліки: Очікування користувачів з приводу співвідношення вартості та функціоналу не завжди справджуються. Також помічені збої у роботі сповіщень на електронну пошту.
Тарифи: Є безкоштовна версія, вона призначена для 15 користувачів. Платні тарифи обійдуться від $13,49 до $30,49 за користувача на місяць. Можна скористатися 30-денним тріалом.
Рейтинг на Capterra: 4,5 з 5.
Wrike
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Переваги: Головним чином користувачам подобаються можливості візуалізації роботи з задачами, які дає цей інструмент. Тут є дошки Канбан, діаграма Ганта, графіки. Також доступні workflows, аналітичні звіти в реальному часі.
Недоліки: Користувачам часто доводиться звертатися до технічної підтримки, адже з налаштуваннями без спеціальної підготовки впоратися нелегко.
Тарифи: Безкоштовна версія дає змогу працювати з обмеженою кількістю задач. Вартість платних тарифів — від $9,80 до $24,80 за користувача на місяць. Протягом 14 днів можна користуватися тріал-версією.
Рейтинг на Capterra: 4,2 з 5.
Monday.com
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Переваги: Тут є зручні дошки, які можна копіювати, призначати їм статуси, та багато налаштувань для роботи із задачами, наприклад, дедлайни, статуси, пріоритети, виконавці. Є можливості для автоматизації.
Недоліки: Доволі висока вартість, не найпростіший процес налаштування таск-трекера під себе.
Тарифи: Доступна безкоштовна версія для двох членів команди. Платні тарифи коштують від $8 до $16 за користувача на місяць. Щоб впевнитися в тому, що тариф вам підходить, є тріал-версія на 14 днів.
Рейтинг на Capterra: 4,6 з 5.
ClickUp
Платформи: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Переваги: Користувачам подобається гнучкість інструменту та наявність різноманітних фільтрів для задач, наприклад, за таймлайнами чи календарем. Є інтеграції з Google Workspace, Dropbox, Zapier. Спрощують роботу команд наявні вікі-документи, чати.
Недоліки: Мобільна версія потребує вдосконалення.
Тарифи: При роботі з трьома та менше дошками продукт безкоштовний. При оплаті від $5 за користувача на місяць можна отримати більш просунутий функціонал, ніж у безкоштовній версії. Є тріал-версія обраного тарифу на 14 днів.
Рейтинг на Capterra: 4,7 з 5.
Крок за кроком: як почати ефективно керувати командними завданнями
Насамперед зрозумійте для себе, яку б стратегію командного таск-менеджменту ви не обрали, на початковому етапі впровадження події точно не будуть відбуватися так, як ви уявляєте в ідеальному сценарії.
Отже, головне — розуміти сенс таск-менеджменту для команд та користь, яку він принесе бізнесу в перспективі. А от підходи та методи роботи можуть змінюватися. Експерименти — цілком нормальний інструмент на шляху до успіху.
Першими кроками до ефективного керування командними завданнями можуть стати перераховані нижче.
Опишіть бізнес-процеси та оцифруйте все, що можливо
Навіть якщо вам здається, що все і так зрозуміло, а компанія не є великою, це варто зробити якомога раніше. Головне, що потрібно фіксувати:
- організаційну структуру;
- цілі роботи;
- ролі, обов’язки та завдання співробітників.
Коли все буде описано, можливо, доведеться подивитися на компанію загалом та певні команди по-новому.
Після того, як у вас перед очима опиниться повна картина бізнесу, починайте рух до оцифровки процесів. Наприклад, відмовляйтеся від паперових записників та звітів на користь документів на віртуальному диску Google, тобто, впроваджуйте таку собі цифрову трансформацію.
Оберіть таск-менеджер, який вас влаштовує
Вище ми навели приклади ефективних для команд продуктів. Кожен з них потрібно протестувати керівнику, який буде відповідати за інтеграцію системи в роботу команд. Це важливо, тому що:
- людина мусить розуміти переваги та недоліки трекерів та обирати продукт свідомо;
- після того, як рішення про вибір прийняте, потрібно «продати» таск-трекер співробітникам, тобто, пояснити, які переваги їм дасть використання цього сервісу.
Якщо у компанії кілька команд та є така можливість, варто залучити їхніх керівників до тестування та остаточного вибору сервісу. Це значно спростить подальше впровадження таск-менеджера в роботу.
Окресліть короткострокову мету інтеграції системи для управління завданнями
Вище ми вже говорили про важливість управління завданнями. Але не кожному співробітнику ці глобальні цілі можуть бути близькими, крім того, їх іноді складно осягнути. Тому краще описати результати від впровадження, до яких потрібно прагнути у короткостроковій перспективі, наприклад, щоб:
- 100% задач були зафіксовані у таск-трекері, а не у чатах, пошті тощо;
- всі комунікації та обмін файлами по завданнях відбувалися у таск-менеджері;
- впродовж трьох місяців після початку роботи з системою ми мали чіткі показники часу, який витрачається на розв’язання типових задач.
Впроваджуйте функціонал поступово
Буде краще, якщо спочатку команда перенесе у таск-менеджер завдання, які до того ставилися усно, в месенджерах або на папері, та почне працювати з ними: створювати по шаблону, делегувати, міняти статуси та закривати.
Після того, як всі розберуться у процесі, можна переходити до додаткових функцій, наприклад, розстановки пріоритетів, тайм-трекінгу, бюджетування тощо.
Є ще один варіант впровадження: спочатку весь шлях проходять деякі окремі співробітники (або одна з команд, якщо у компанії їх кілька). А потім процес масштабується на всю компанію.
Важливо! Може здатися, що недоцільно сплачувати за всі функції продукту, а використовувати лише частину. В такому випадку, по-перше, можна скористатися безкоштовною тестовою версією, багато розробників таск-менеджерів це дозволяють. По-друге, чому б не придбати спочатку базовий функціонал сервісу? З плином часу його можна буде розширювати відповідно до потреб команди.
Зробіть нововведення постійною темою обговорень
Тільки так можна здобути розгорнутий зворотній зв’язок від співробітників. Не слід обмежуватися формальними запитаннями на кшталт «Ну що, таск-трекер — це ж круто?» раз на місяць.
На початку інтеграції системи для управління груповими завданнями в роботу компанії варто регулярно заводити про нього розмову. Наприклад, на щоденних та щотижневих зустрічах можна приділити п’ять хвилин обговоренню вражень від роботи з таск-менеджером.
Якщо хтось хоче дати детальні коментарі, на які потрібно більше часу, обговоріть зручний для цього час, але у жодному разі не нехтуйте судженнями співробітників.
Отже, керування завданнями команди має помітний вплив на ефективність роботи та успішність бізнесу. Щоб легко та без негативу впровадити цей інструмент у своїй компанії треба:
- зрозуміти, яку конкретно користь він принесе вам;
- обрати таск-менеджер;
- крок за кроком інтегрувати його у повсякденну діяльність, постійно отримуючи зворотній зв’язок від команди.
Тож бажаємо продуктивної роботи!