Tan pronto como el director de la empresa se da cuenta de que el número de proyectos es bastante grande y continúa creciendo, se llega à la eficacia de la gestión de tareas para equipos.
Una de las formas efectivas de aumentar la productividad del equipo es la gestión de tareas del equipo. Ayuda a hacer más en el tiempo asignado y a prevenir el agotamiento de los empleados. Te diremos cómo establecer una gestión de tareas realmente de alta calidad.
Gestión de Tareas del Equipo
Una tarea del proyecto es una acción específica, cuya finalización exitosa es un paso hacia el logro del objetivo.Cuando se trata de la gestión de tareas del equipo, significa que el gerente debe encontrar un equilibrio entre la carga de trabajo del equipo y su eficacia. Es decir, distribuir las tareas de tal manera que todas sean completadas a tiempo y de acuerdo con los requisitos técnicos, con los empleados trabajando sin horas extras y sin plazos demasiado ajustados.
La Importancia de la Gestión de Tareas del Equipo
La importancia de una gestión efectiva de tareas no puede ser sobrestimada. El éxito de los proyectos individuales y del negocio en general depende de ello.
Si la empresa no cuenta con gestión de tareas para equipos, deberá enfrentar los siguientes problemas en el futuro.
- Tareas que nadie conoce. Esto ocurre cuando simplemente se habla de ellas o se escriben en el mensajero, pero no hay un registro de quién debe hacer qué y cuándo.
- Tareas perdidas. Si hay varios ejecutores de una tarea, a veces se la pasan entre sí secuencialmente. Puede suceder que la tarea no llegue al siguiente ejecutor y quede en un estado de “suspensión”.
- Falta de componentes importantes para completar la tarea. La descomposición es útil para resolver problemas a gran escala. Sin embargo, a veces ocurre que en la etapa final no es posible conseguir todo lo necesario para completar la tarea, por ejemplo, un miembro del equipo no está disponible, y nadie sabe dónde están sus materiales de trabajo.
- Tareas atrasadas. A veces, las etapas intermedias se retrasan tanto que los plazos de las tareas y del proyecto completo se desplazan significativamente. Sucede que el resultado obtenido ya no es relevante, necesita cambios y, en consecuencia, recursos adicionales para ello.
Si los fenómenos anteriores están presentes en la empresa, la pérdida de lealtad de los clientes y parte de las ganancias es inevitable. Se necesita gestión de tareas del equipo para evitar esto.
¿Qué Es una Gestión de Tareas Efectiva?
La gestión de tareas puede considerarse efectiva si te permite lo siguiente:
- falta de prioridades de tareas idénticas para un solo ejecutor;
- una fuente única de información para todos los empleados;
- la capacidad de rastrear el progreso en las tareas;
- estabilidad de los plazos;
- una carga de trabajo adecuada para cada miembro del equipo;
- alta calidad del trabajo realizado.
¿Cuáles Son los 5 Componentes Clave de la Gestión de Tareas?
Dependiendo de las especificidades del proyecto, los matices de la gestión de tareas para equipos pueden cambiar. Pero generalmente la gestión de tareas del equipo no puede prescindir de los componentes que se enumeran a continuación.
Planificación estratégica El primer paso en este proceso es evaluar los objetivos del equipo y planificar las tareas de acción que llevarán al éxito.
Organización de recursos Una vez que se establecen los objetivos estratégicos y se elabora el plan de progreso, es necesario evaluar los recursos disponibles. Si hay suficientes para completar las tareas, puedes coordinar las actividades de las personas, nombrar a responsables de ciertos procesos y continuar.
Trabajo sistemático con talentos Cuando una persona hace lo que más le gusta, es mucho más efectiva. Por lo tanto, es necesario prestar atención sistemáticamente à la comunicación con cada miembro del equipo para entender sus aspiraciones y habilidades. Esta información te ayudará a delegar tareas a quienes mejor pueden manejarlas.
Comunicación de las tareas y motivación para su implementación Una orden formal para completar una tarea es, por supuesto, necesaria. Pero el gerente debe explicar en detalle cómo esta tarea afecta al proyecto. También es muy importante motivar a las personas para que sientan que el trabajo que realizan es importante y apreciado.
Monitoreo constante del progreso En las historias de éxito inspiradoras, no se suele mencionar cuán importante es monitorear constantemente el estado del trabajo en las tareas, rastrear el progreso, observar cuellos de botella, etc. Cuando el gerente ve que algo no está yendo bien, es posible ajustar acciones a tiempo y aprender de esta experiencia para el futuro para evitar cometer errores similares.
¿Cómo Puedes Organizar el Trabajo en Tareas del Equipo?
La experiencia de las empresas líderes muestra que la forma óptima de organizar el trabajo es la gestión de tareas en equipo. Aborda una serie de cuestiones:
- Un espacio de trabajo único. Todos los niveles de la empresa, desde los directivos hasta los especialistas junior, colaborarán en un entorno común. Esto permitirá à la dirección ver claramente el estado del proyecto y organizar una planificación efectiva de la gestión de tareas.
- Establecer cooperación. Cuando los miembros del equipo en toda la empresa están trabajando en tareas conforme a un estándar acordado, la alineación aumenta, afectando positivamente la productividad.
- Prioridades claras. El gestor de tareas indica claramente qué tareas son las más importantes en este momento y requieren una solución prioritaria. Por lo tanto, definitivamente habrá menos confusión en el trabajo.
- Automatización que ahorra tiempo. El software te permite planificar rápidamente las tareas del equipo, utilizando, por ejemplo, plantillas para tareas típicas y/o repetitivas.
- Optimización del trabajo en equipo remoto. Independientemente de dónde estén los empleados, tienen acceso a las tareas y pueden trabajar en ellas. Esto es especialmente conveniente para equipos que tienen diferencia horaria.
Mejores Herramientas de Gestión de Tareas
Para gestionar de manera efectiva las tareas del trabajo en equipo, puedes elegir una de las herramientas populares y comprobadas.
Worksection
Plataformas: Web, Windows, iOS y Android.
Funciones: Una herramienta flexible para la gestión de tareas en grupo. Te permite trabajar de manera eficiente incluso al gestionar múltiples proyectos. Las integraciones incorporadas con GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber y sistemas CRM atraen a los usuarios. La plataforma también ofrece tableros Kanban, un rastreador de tiempo y gráficos de Gantt. El tablero visual permite obtener una visión general de los indicadores más importantes del proyecto en una sola pantalla.
Desventajas: No todos los usuarios están satisfechos con el rendimiento de la aplicación móvil, así como con la falta de una solución offline.
Precios: Por $29 al mes puedes gestionar 10 proyectos, con un equipo de hasta 10 miembros. $49 al mes te permite trabajar con 20 proyectos, con hasta 20 usuarios. El número ilimitado de proyectos con hasta 50 usuarios costará $199 al mes.
Calificación en Capterra: 4.9 de 5.
Asana
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows.
Funciones: Simplicidad, interfaz visualmente atractiva, asignación de tareas, establecimiento de plazos, niveles de prioridad, adjuntos de archivos, etc.
Desventajas: Las expectativas de los usuarios respecto à la relación costo/funcionalidad no siempre se cumplen. Las notificaciones por correo electrónico no siempre son correctas.
Precios: Una versión gratuita está disponible para hasta 15 usuarios. Los planes tarifarios de pago costarán entre $13.49 y $30.49 por usuario/mes. Hay una versión de prueba de 30 días disponible.
Calificación en Capterra: 4.5 de 5.
Wrike
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funciones: Principalmente, a los usuarios les gusta las características de visualización que proporciona esta herramienta. Hay tableros Kanban, gráficos de Gantt, gráficos. También están disponibles flujos de trabajo e informes analíticos en tiempo real.
Desventajas: Los usuarios a menudo tienen que contactar con el soporte técnico, porque no es fácil manejar los ajustes sin formación especial.
Precios: Una versión gratuita ofrece un número limitado de tareas. Las tarifas pagas cuestan entre $9.80 y $24.80 por usuario/mes. Hay un periodo de prueba de 14 días disponible.
Calificación en Capterra: 4.2 de 5.
Monday.com
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funciones: Hay tableros que puedes copiar, asignar estados, así como muchas configuraciones para trabajar con tareas, como plazos, estados, prioridades, ejecutores. También están disponibles posibilidades de automatización.
Desventajas: Bastante caro, no es el proceso más fácil de configuración personalizada.
Precios: Para hasta 2 miembros del equipo hay una versión gratuita disponible. Las tarifas pagas cuestan entre $8 y $16 por usuario/mes. Puedes usar una versión de prueba de 14 días para ver que la tarifa elegida es adecuada para ti.
Calificación en Capterra: 4.6 de 5.
ClickUp
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funciones: A los usuarios les gusta la flexibilidad de la herramienta y la disponibilidad de varios filtros, por ejemplo, por cronogramas o calendario. Son posibles integraciones con Google Workspace, Dropbox, Zapier. Documentos tipo Wiki y chats facilitan el trabajo en equipo.
Desventajas: La aplicación móvil necesita mejoras.
Precios: Usar hasta 3 tableros es gratis. A partir de $5 por usuario/mes obtienes una versión más avanzada. También puedes elegir primero una versión de prueba de 14 días de un plan tarifario en particular.
Calificación en Capterra: 4.7 de 5.
Paso a paso: comenzando a gestionar tareas del equipo de manera eficiente
Primero que nada, anota para ti que, independientemente de la estrategia de gestión de tareas del equipo que elijas, en la etapa inicial de implementación, las cosas definitivamente no sucederán tan fácilmente como imaginas.
Así que, lo principal es entender el significado de la gestión colaborativa de tareas y los beneficios que traerá al negocio a largo plazo. Pero los enfoques y métodos pueden cambiar. Los experimentos son una herramienta perfectamente normal en tu camino hacia el éxito.
Estos pueden ser los primeros pasos hacia una gestión efectiva de tareas del equipo.
Describe los procesos empresariales y digitaliza todo lo que puedas
Aún si te parece que todo está claro y la empresa no es grande, debe hacerse lo antes posible. Las principales cosas a corregir son
- estructura organizacional;
- objetivos laborales;
- roles, responsabilidades y tareas de los empleados.
Cuando todo está descrito, es posible que debas mirar à la empresa en general y a ciertos equipos de una manera nueva.
Después de tener una visión general de tu negocio, comienza a avanzar hacia la digitalización de procesos. Por ejemplo, deshazte de los cuadernos y informes en papel a favor de documentos en Google Drive, es decir, implementa un tipo de transformación digital.
Elige la herramienta de gestión de tareas que más te convenga
Arriba hemos dado ejemplos de herramientas que son efectivas para equipos. Cada una de ellas debe ser probada por el gerente que será responsable de integrar el sistema en el trabajo de los equipos. Esto es importante porque:
- una persona debe entender los ventajas y desventajas de los rastreadores y elegir la herramienta de manera consciente;
- después de tomar la decisión de elección, es necesario convencer a los empleados, es decir, explicar qué ventajas ofrece el software.
Si la empresa tiene varios equipos, es posible involucrar a sus líderes en las pruebas y selección final de la herramienta, esto simplificará enormemente la implementación posterior del gestor de tareas.
Delimita el objetivo a corto plazo para la integración de la herramienta de gestión de tareas
Arriba ya hemos hablado sobre la importancia de la gestión de tareas. Pero no todos los empleados pueden estar cerca de estos objetivos globales, además, a veces son difíciles de comprender. Por lo tanto, es mejor describir los resultados de la implementación que deben ser alcanzados a corto plazo, por ejemplo,
- 100% de las tareas están registradas en el rastreador de tareas, no en chats, correo, etc.;
- t todas las comunicaciones y el intercambio de archivos sobre la tarea se realizan en el gestor de tareas;
- tres meses después de implementar la herramienta, tenemos indicadores claros del tiempo dedicado a resolver problemas típicos.
Implementa la funcionalidad paso a paso
Será mejor si el equipo primero transfiere las tareas que se trataban verbalmente, en mensajeros o en papel al gestor de tareas y comienza a trabajar con ellas: creando según la plantilla, delegando, cambiando estados y cerrando.
Una vez que todos entiendan el proceso, puedes pasar a características adicionales como priorización, seguimiento de tiempo, presupuestos, etc.
Hay otra opción de implementación: primero algunos empleados individuales (o uno de los equipos, si hay varios) van todo el camino. Y luego, el proceso se amplía a toda la empresa.
¡Importante! Puede parecer poco práctico pagar por todas las características de un producto y solo usar algunas de ellas. En este caso, primero, puedes usar la versión de prueba gratuita, disponible de muchos desarrolladores de gestores de tareas. En segundo lugar, ¿por qué no comprar primero la funcionalidad básica del servicio? Puede expandirse con el tiempo para adaptarse a las necesidades del equipo.
Haz de las innovaciones un tema constante de discusión
Esta es la única manera de obtener comentarios detallados de los empleados. No te limites a preguntas formales mensuales como “Oye, ¿no es genial este rastreador de tareas?”.
Al comienzo de la integración del sistema de gestión de tareas en el trabajo de la empresa, vale la pena iniciar una conversación al respecto regularmente. Por ejemplo, en las reuniones diarias y semanales, puedes tener cinco minutos para discutir las impresiones de trabajar con el gestor de tareas.
Si alguien quiere hacer comentarios detallados que requieren más tiempo, discute un momento que sea conveniente para todos, pero de ninguna manera ignores el juicio de los empleados.
Por lo tanto, gestionar tareas del equipo tiene un impacto notable en la eficiencia del trabajo y el éxito empresarial. Para implementar esta herramienta en tu empresa de manera sencilla, debes:
- entender qué beneficio específico te traerá;
- elegir un gestor de tareas;
- integrarlo paso a paso en las actividades diarias, obteniendo comentarios constantes del equipo.
¡Te deseamos un trabajo productivo!