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Guide de gestion des tâches d'équipe
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Équipes Gestion des tâches

Guide de gestion des tâches d'équipe

Dès que le respon­s­able de l’en­tre­prise réalise que le nom­bre de pro­jets est assez élevé et con­tin­ue de croître, il s’ag­it de l’ef­fi­cac­ité de la ges­tion des tâch­es pour les équipes.

Un des moyens effi­caces d’aug­menter la pro­duc­tiv­ité de l’équipe est la ges­tion des tâch­es d’équipe. Cela aide à faire plus dans le temps impar­ti et à prévenir l’épuise­ment des employés. Nous allons vous expli­quer com­ment établir une ges­tion des tâch­es de haute qualité.

Ges­tion des Tâch­es d’Équipe

Une tâche de pro­jet est une action spé­ci­fique, dont l’exé­cu­tion réussie est une étape vers l’at­teinte de l’objectif.
Lorsqu’il s’ag­it de la ges­tion des tâch­es d’équipe, cela sig­ni­fie que le respon­s­able doit trou­ver un équili­bre entre la charge de tra­vail de l’équipe et son effi­cac­ité. C’est-à-dire, répar­tir les tâch­es de manière à ce que toutes soient com­plétées à temps et con­for­mé­ment aux exi­gences tech­niques, avec des employés tra­vail­lant sans heures sup­plé­men­taires et sans délais trop serrés.

L’Im­por­tance de la Ges­tion des Tâch­es d’Équipe 

L’im­por­tance d’une ges­tion effi­cace des tâch­es né peut être sures­timée. Le suc­cès des pro­jets indi­vidu­els et le busi­ness en général en dépendent.

Si l’en­tre­prise n’a pas de ges­tion des tâch­es pour les équipes, les prob­lèmes suiv­ants devront être ren­con­trés à l’avenir.
  • Tâch­es dont per­son­ne né sait rien. Cela se pro­duit lorsqu’elles ont sim­ple­ment été évo­quées ou écrites dans le mes­sen­ger, mais qu’il n’y a aucune trace de qui doit faire quoi et quand.
  • Tâch­es per­dues. Si plusieurs exé­cu­teurs sont asso­ciés à une tâche, il arrive qu’ils se la passent les uns aux autres de manière séquen­tielle. Il se peut que la tâche n’at­teigne pas le prochain exé­cu­teur et reste dans un état « suspendu ».
  • Man­qué de com­posants impor­tants pour com­pléter la tâche. La décom­po­si­tion est quelque chose d’u­tile pour résoudre des prob­lèmes à grande échelle. Toute­fois, il arrive par­fois qu’à l’é­tape finale, il né soit pas pos­si­ble d’obtenir tout le néces­saire pour achev­er la tâche, par exem­ple, un mem­bre de l’équipe n’est pas joignable et per­son­ne né sait où sont ses matéri­aux de travail.
  • Tâch­es en retard. Par­fois, les étapes inter­mé­di­aires pren­nent telle­ment de temps que les délais des tâch­es et de l’ensem­ble du pro­jet sont con­sid­érable­ment mod­i­fiés. Il arrive que le résul­tat obtenu né soit plus per­ti­nent, néces­site des mod­i­fi­ca­tions et, par con­séquent, des ressources supplémentaires.
Si les phénomènes ci-dessus sont présents dans l’en­tre­prise, la perte de la fidél­ité des clients et une par­tie des béné­fices est inévitable. La ges­tion des tâch­es d’équipe est néces­saire pour éviter cela.


Qu’est-ce que la Ges­tion Effi­cace des Tâches?

La ges­tion des tâch­es peut être con­sid­érée comme effi­cace, si elle vous per­met les choses suivantes:
  1. absence de pri­or­ités de tâch­es iden­tiques pour un seul exécutant;
  2. une source d’in­for­ma­tion unique pour tous les employés;
  3. la capac­ité de suiv­re les pro­grès des tâches;
  4. sta­bil­ité des délais;
  5. une charge de tra­vail adéquate pour chaque mem­bre de l’équipe;
  6. haute qual­ité du tra­vail effectué.

Quels Sont les 5 Com­posants Clés de la Ges­tion des Tâches?

Selon les spé­ci­ficités du pro­jet, les nuances de la ges­tion des tâch­es pour les équipes peu­vent chang­er. Mais générale­ment, la ges­tion des tâch­es d’équipe né peut se pass­er des com­posants ci-dessous.

Plan­i­fi­ca­tion stratégique La pre­mière étape de ce proces­sus est d’é­val­uer les objec­tifs de l’équipe et de plan­i­fi­er les tâch­es d’ac­tion qui mèneront au succès.

Organ­i­sa­tion des ressources Après que les objec­tifs stratégiques sont fixés et que le plan de pro­grès est établi, il est néces­saire d’é­val­uer les ressources disponibles. S’il y en a suff­isam­ment pour com­pléter les tâch­es, vous pou­vez coor­don­ner les activ­ités des per­son­nes, nom­mer des per­son­nes respon­s­ables de cer­tains proces­sus et aller de l’avant.

Tra­vail sys­té­ma­tique avec les tal­ents Quand une per­son­ne fait ce qu’elle aime le plus, elle est beau­coup plus effi­cace. C’est pourquoi il est néces­saire de prêter sys­té­ma­tique­ment atten­tion à la com­mu­ni­ca­tion avec chaque mem­bre de l’équipe pour com­pren­dre ses aspi­ra­tions et com­pé­tences. Cette infor­ma­tion vous aidera à déléguer les tâch­es à ceux qui peu­vent le mieux les gérer.

Com­mu­ni­ca­tion des tâch­es et moti­va­tion pour leur mise en œuvre Un ordre formel de com­pléter une tâche est, bien sûr, néces­saire. Mais le man­ag­er doit expli­quer en détail com­ment cette tâche affecte le pro­jet. Il est égale­ment très impor­tant de motiv­er les gens afin qu’ils sen­tent que le tra­vail qu’ils font est impor­tant et apprécié.

Suivi con­stant des pro­grès Dans les his­toires de suc­cès inspi­rantes, on écrit rarement à quel point il est impor­tant de suiv­re con­stam­ment l’é­tat du tra­vail sur les tâch­es, de suiv­re les pro­grès, de sur­veiller les goulets d’é­tran­gle­ment, etc. Quand le man­ag­er voit que quelque chose né va pas, il est pos­si­ble d’a­juster les actions à temps et d’ap­pren­dre de cette expéri­ence pour le futur afin d’éviter de com­met­tre des erreurs similaires.


Com­ment Organ­is­er le Tra­vail sur les Tâch­es d’Équipe?

L’ex­péri­ence des entre­pris­es lead­ers mon­tre que le moyen opti­mal pour organ­is­er le tra­vail avec la ges­tion des tâch­es en équipe. Cela abor­de un cer­tain nom­bre de questions:
  1. Un espace de tra­vail unique. Tous les niveaux de l’en­tre­prise, des cadres supérieurs aux spé­cial­istes juniors, col­la­borent dans un envi­ron­nement com­mun. Cela per­me­t­tra à la direc­tion de voir claire­ment l’é­tat du pro­jet et d’or­gan­is­er une plan­i­fi­ca­tion effi­cace de la ges­tion des tâches.
  2. Établir la coopéra­tion. Lorsque les mem­bres de l’équipe à tra­vers l’en­tre­prise tra­vail­lent sur des tâch­es selon un stan­dard con­venu, l’aligne­ment aug­mente, ce qui affecte pos­i­tive­ment la productivité.
  3. Pri­or­ités claires. Le ges­tion­naire de tâch­es indique claire­ment quelles tâch­es sont les plus impor­tantes en ce moment et néces­si­tent une solu­tion pri­or­i­taire. Par con­séquent, il y aura cer­taine­ment moins de con­fu­sion au travail.
  4. Une automa­ti­sa­tion qui fait gag­n­er du temps. Le logi­ciel vous per­met de plan­i­fi­er rapi­de­ment des tâch­es d’équipe, en util­isant, par exem­ple, des mod­èles pour des tâch­es typ­iques et/ou répétitives.
  5. Opti­mi­sa­tion du tra­vail d’équipe à dis­tance. Où que se trou­vent les employés, ils ont accès aux tâch­es et peu­vent y tra­vailler. C’est par­ti­c­ulière­ment pra­tique pour les équipes ayant un décalage horaire.

Meilleurs Out­ils de Ges­tion des Tâches

Pour gér­er effi­cace­ment les tâch­es d’équipe, vous pou­vez choisir l’un des out­ils pop­u­laires et éprouvés. 

Work­sec­tion

Plate­formes: Web, Win­dows, iOS et Android.

Fonc­tion­nal­ités: Un out­il flex­i­ble pour la ges­tion des tâch­es de groupe. Il vous per­met de tra­vailler effi­cace­ment même lorsque vous gérez plusieurs pro­jets. Les inté­gra­tions inté­grées avec Google­Docs, Slack, Telegram, Viber, les sys­tèmes CRM attirent les util­isa­teurs. La plate­forme pro­pose égale­ment des tableaux Kan­ban, un suiveur de temps et des graphiques de Gantt. Le tableau de bord visuel per­met d’obtenir un aperçu des indi­ca­teurs les plus impor­tants du pro­jet sur un seul écran.



Incon­vénients: Tous les util­isa­teurs né sont pas sat­is­faits des per­for­mances de l’ap­pli­ca­tion mobile, ain­si que du man­qué de solu­tion hors ligne.

Tar­i­fi­ca­tion: Pour 29 $ par mois, vous pou­vez gér­er 10 pro­jets, avec une équipe de 10 mem­bres max­i­mum. 49 $ par mois vous per­met de tra­vailler avec 20 pro­jets, avec jusqu’à 20 util­isa­teurs. Un nom­bre illim­ité de pro­jets avec jusqu’à 50 util­isa­teurs vous coûtera 199 $ par mois.

Éval­u­a­tion sur Capter­ra: 4.9 sur 5.

Asana

Plate­formes: Web, iOS, Android, Windows.

Fonc­tion­nal­ités: Sim­plic­ité, inter­face visuelle­ment attrayante, attri­bu­tion de tâch­es, déf­i­ni­tion de délais, niveaux de pri­or­ité, pièces jointes de fichiers, etc.



Incon­vénients: Les attentes des util­isa­teurs con­cer­nant le rap­port coût/fonctionnalité né sont pas tou­jours sat­is­faites. Les noti­fi­ca­tions par e‑mail né sont pas tou­jours correctes.

Tar­i­fi­ca­tion: Une ver­sion gra­tu­ite est disponible pour jusqu’à 15 util­isa­teurs. Les plans tar­i­faires payants coûteront entre 13,49 $ et 30,49 $ par utilisateur/mois. Une ver­sion d’es­sai de 30 jours est disponible. 

Éval­u­a­tion sur Capter­ra: 4.5 sur 5.

Wrike

Plate­formes: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Fonc­tion­nal­ités: Prin­ci­pale­ment, les util­isa­teurs appré­cient les fonc­tion­nal­ités de visu­al­i­sa­tion que cet out­il four­nit. Il y a des tableaux Kan­ban, des graphiques de Gantt, des graphiques. Des flux de tra­vail, des rap­ports ana­ly­tiques en temps réel sont égale­ment disponibles.



Incon­vénients: Les util­isa­teurs doivent sou­vent con­tac­ter le sup­port tech­nique, car il n’est pas facile de gér­er les paramé­trages sans for­ma­tion spéciale.

Tar­i­fi­ca­tion: Une ver­sion gra­tu­ite pro­pose un nom­bre lim­ité de tâch­es. Les tar­ifs payants coû­tent entre 9,80 $ et 24,80 $ par utilisateur/mois. Une péri­ode d’es­sai de 14 jours est disponible.

Éval­u­a­tion sur Capter­ra: 4.2 sur 5.

Monday.com

Plate­formes: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Fonc­tion­nal­ités: Il existe des tableaux que vous pou­vez copi­er, attribuer des statuts, ain­si que de nom­breux paramètres pour tra­vailler avec les tâch­es, tels que les délais, les statuts, les pri­or­ités, les exé­cu­tants. Des pos­si­bil­ités d’au­toma­ti­sa­tion sont disponibles.



Incon­vénients: Assez cher, proces­sus de con­fig­u­ra­tion per­son­nal­isé pas si simple.

Tar­i­fi­ca­tion: Pour jusqu’à 2 mem­bres de l’équipe, une ver­sion gra­tu­ite est disponible. Les tar­ifs payants coû­tent entre 8 $ et 16 $ par utilisateur/mois. Vous pou­vez utilis­er une ver­sion d’es­sai de 14 jours pour véri­fi­er que le tarif choisi vous convient.

Éval­u­a­tion sur Capter­ra: 4.6 sur 5.

Click­Up

Plate­formes: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Fonc­tion­nal­ités: Les util­isa­teurs appré­cient la flex­i­bil­ité de l’outil et la disponi­bil­ité de divers fil­tres, par exem­ple, par délais ou cal­en­dri­er. Des inté­gra­tions avec Google Work­space, Drop­box, Zapi­er sont pos­si­bles. Les doc­u­ments Wiki et les chats facili­tent le tra­vail d’équipe.



Incon­vénients: L’ap­pli­ca­tion mobile néces­site des améliorations.

Tar­i­fi­ca­tion: Utilis­er jusqu’à 3 tableaux est gra­tu­it. À par­tir de 5 $ par utilisateur/mois, vous béné­fi­ciez d’une ver­sion plus avancée. Vous pou­vez égale­ment choisir une ver­sion d’es­sai de 14 jours d’un plan tar­i­faire par­ti­c­uli­er en premier.

Éval­u­a­tion sur Capter­ra: 4.7 sur 5.

Étape par étape: com­mencer à gér­er les tâch­es d’équipe efficacement

Tout d’abord, notez pour vous-même que quelle que soit la stratégie de ges­tion des tâch­es d’équipe que vous choi­sis­sez, à la phase ini­tiale d’im­plé­men­ta­tion, les choses né se passeront cer­taine­ment pas aus­si facile­ment que vous l’imaginez.

Ain­si, l’im­por­tant est de com­pren­dre la sig­ni­fi­ca­tion de la ges­tion col­lab­o­ra­tive des tâch­es et les avan­tages qu’elle apportera à l’en­tre­prise à long terme. Mais les approches et méth­odes peu­vent chang­er. Les expéri­ences sont un out­il par­faite­ment nor­mal sur votre chemin vers le succès.

Voici les pre­mières étapes vers une ges­tion effi­cace des tâch­es d’équipe.

Décrire les proces­sus d’af­faires et numéris­er tout ce que vous pouvez

Même s’il vous sem­ble que tout est déjà clair, et que l’en­tre­prise n’est pas grande, cela doit être fait le plus tôt pos­si­ble. Les prin­ci­pales choses à cor­riger sont
  • la struc­ture organisationnelle;
  • les objec­tifs de travail;
  • les rôles, respon­s­abil­ités et tâch­es des employés.
Lorsque tout est décrit, vous devrez peut-être regarder l’en­tre­prise dans son ensem­ble et cer­taines équipes sous un nou­veau jour.

Après avoir une vue d’ensem­ble com­plète de votre entre­prise, com­mencez à avancer vers la numéri­sa­tion des proces­sus. Par exem­ple, débar­rassez-vous des car­nets de notes et des rap­ports papiers en faveur de doc­u­ments sur Google Dri­ve, c’est-à-dire met­tez en œuvre une sorte de trans­for­ma­tion numérique.

Choi­sis­sez l’outil de ges­tion des tâch­es qui vous con­vient le mieux

Nous avons don­né ci-dessus des exem­ples d’outils qui sont effi­caces pour les équipes. Cha­cun d’eux doit être testé par le respon­s­able qui sera en charge de l’in­té­gra­tion du sys­tème dans le tra­vail des équipes. C’est impor­tant car:
  1. une per­son­ne doit com­pren­dre les avan­tages et incon­vénients des out­ils de suivi et choisir l’outil en toute con­nais­sance de cause;
  2. une fois la déci­sion de choix prise, il est néces­saire de con­va­in­cre les employés, c’est-à-dire d’ex­pli­quer quels avan­tages le logi­ciel offre.
Si l’en­tre­prise a plusieurs équipes, il est pos­si­ble d’im­pli­quer leurs respon­s­ables dans le test et la sélec­tion finale de l’outil, cela sim­pli­fiera grande­ment la mise en œuvre ultérieure du ges­tion­naire de tâches.

Esquis­sez l’ob­jec­tif à court terme pour l’in­té­gra­tion de l’outil de ges­tion des tâches

Nous avons déjà par­lé de l’im­por­tance de la ges­tion des tâch­es. Mais tous les employés peu­vent né pas être proches de ces objec­tifs globaux, d’ailleurs, ils sont par­fois dif­fi­ciles à saisir. Par con­séquent, il est préférable de décrire les résul­tats de la mise en œuvre qui devraient être visés à court terme, par exemple,
  • 100% des tâch­es sont enreg­istrées dans le ges­tion­naire de tâch­es, pas dans les chats, les e‑mails, etc.;
  • toutes les com­mu­ni­ca­tions et le partage de fichiers sur la tâche sont effec­tués dans le ges­tion­naire de tâches;
  • trois mois après la mise en œuvre de l’outil, nous avons des indi­ca­teurs clairs du temps passé à résoudre des prob­lèmes typiques.

Met­tez en œuvre la fonc­tion­nal­ité étape par étape

Il serait préférable que l’équipe com­mence par trans­fér­er les tâch­es qui étaient traitées ver­bale­ment, dans les mes­sen­gers ou sur papi­er au ges­tion­naire de tâch­es et com­mence à tra­vailler avec elles: créer selon le mod­èle, déléguer, chang­er les statuts et fermer.

Une fois que tout le monde com­prend le proces­sus, vous pou­vez pass­er à des fonc­tion­nal­ités sup­plé­men­taires telles que la pri­or­i­sa­tion, le suivi des temps, le budgéti­sa­tion etc.

Il y a une autre option d’im­plé­men­ta­tion: d’abord cer­tains employés (ou l’une des équipes, s’il y en a plusieurs) effectuent toute la démarche. Et ensuite le proces­sus se généralise à toute l’entreprise.

Impor­tant! Il peut sem­bler impra­tique de pay­er pour toutes les fonc­tion­nal­ités d’un pro­duit et de n’en utilis­er que cer­taines. Dans ce cas, pre­mière­ment, vous pou­vez utilis­er la ver­sion d’es­sai gra­tu­ite, disponible auprès de nom­breux développeurs de ges­tion­naires de tâch­es. Deux­ième­ment, pourquoi né pas d’abord acheter les fonc­tion­nal­ités de base du ser­vice? Il peut être éten­du au fil du temps en fonc­tion des besoins de l’équipe.

Faites des inno­va­tions un sujet de dis­cus­sion constant

Il n’y a qu’ain­si que vous pou­vez obtenir des retours d’ex­péri­ence détail­lés des employés. Né vous lim­itez pas à des ques­tions formelles men­su­elles comme « Hé, ce ges­tion­naire de tâch­es est super, n’est-ce pas? »

Au début de l’in­té­gra­tion du sys­tème de ges­tion des tâch­es dans le tra­vail de l’en­tre­prise, il est bon de com­mencer une con­ver­sa­tion à ce sujet régulière­ment. Par exem­ple, lors des réu­nions quo­ti­di­ennes et heb­do­madaires, vous pou­vez con­sacr­er cinq min­utes à dis­cuter des impres­sions de tra­vail avec le ges­tion­naire de tâches.

Si quelqu’un souhaite faire des com­men­taires détail­lés qui néces­si­tent plus de temps, dis­cutez d’un moment qui con­vient à tous, mais né nég­ligez en aucun cas le juge­ment des employés.
Par con­séquent, la ges­tion des tâch­es d’équipe a un impact notable sur l’ef­fi­cac­ité du tra­vail et le suc­cès des affaires. Pour met­tre cet out­il en œuvre facile­ment dans votre entre­prise, vous devez:
  • com­pren­dre quel béné­fice spé­ci­fique cela vous apportera;
  • choisir un ges­tion­naire de tâches;
  • étape par étape l’in­té­gr­er dans les activ­ités quo­ti­di­ennes, en obtenant un feed­back con­stant de l’équipe.
Nous vous souhaitons un tra­vail productif!
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