Sobald der Geschäftsführer des Unternehmens erkennt, dass die Anzahl der Projekte recht groß ist und weiterhin wächst, kommt es zu der Effektivität des Aufgabenmanagements für Teams.
Eine der effektiven Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität des Teams ist das Aufgabenmanagement im Team. Es hilft, in der zur Verfügung stehenden Zeit mehr zu erledigen und Mitarbeiterüberlastung zu vermeiden. Wir werden Ihnen erläutern, wie Sie ein wirklich qualitatives Aufgabenmanagement einrichten können.
Team Aufgabenmanagement
Eine Projektaufgabe ist eine spezifische Handlung, deren erfolgreicher Abschluss einen Schritt zur Erreichung des Ziels darstellt.Wenn es um das Aufgabenmanagement im Team geht, bedeutet das, dass der Manager ein Gleichgewicht zwischen der Arbeitslast des Teams und dessen Effektivität finden muss. Das heißt, die Aufgaben so zu verteilen, dass alle pünktlich und gemäß den technischen Anforderungen abgeschlossen werden, während die Mitarbeiter ohne Überstunden und zu enge Fristen arbeiten.
Die Bedeutung des Team Aufgabenmanagements
Die Bedeutung eines effektiven Aufgabenmanagements kann nicht überbewertet werden. Der Erfolg einzelner Projekte und des Unternehmens im Allgemeinen hängt davon ab.
Wenn das Unternehmen kein Aufgabenmanagement für Teams hat, wird es in Zukunft mit folgenden Problemen konfrontiert:
- Aufgaben, von denen niemand weiß. Dies geschieht, wenn darüber einfach gesprochen oder in den Messenger geschrieben wurde, aber es keine Aufzeichnung darüber gibt, wer was und wann zu tun hat.
- Verlorene Aufgaben. Wenn es mehrere Ausführende einer Aufgabe gibt, kann es passieren, dass sie sie nacheinander weitergeben. Es könnte passieren, dass die Aufgabe den nächsten Ausführenden nicht erreicht und irgendwo im “hängenden” Zustand bleibt.
- Fehlende wichtige Komponenten zur Erledigung der Aufgabe. Die Zergliederung ist ein nützliches Instrument zur Lösung großangelegter Probleme. Manchmal kann es jedoch vorkommen, dass in der Abschlussphase nicht alles, was nötig ist, um die Aufgabe abzuschließen, bereitsteht, z. B. ein Teammitglied nicht erreichbar ist und niemand weiß, wo seine Arbeitsmaterialien sind.
- Überfällige Aufgaben. Manchmal werden die Zwischenphasen so stark verzögert, dass die Fristen der Aufgaben und des gesamten Projekts erheblich verschoben werden. Es kommt vor, dass das Ergebnis nicht mehr relevant ist, Änderungen erfordert und folglich zusätzliche Ressourcen für deren Umsetzung benötigt.
Wenn die oben genannten Phänomene im Unternehmen vorhanden sind, ist der Verlust der Kundentreue und eines Teils des Gewinns unvermeidlich. Team Aufgabenmanagement ist erforderlich, um dies zu vermeiden.
Was ist effektives Aufgabenmanagement?
Aufgabenmanagement kann als effektiv angesehen werden, wenn es Folgendes ermöglicht:
- Fehlende identische Aufgabenprioritäten für einen Ausführenden;
- eine einheitliche Informationsquelle für alle Mitarbeiter;
- die Möglichkeit, Fortschritte bei den Aufgaben zu verfolgen;
- Stabilität der Fristen;
- angemessene Belastung jedes Teammitglieds;
- hohe Qualität der geleisteten Arbeit.
Was sind 5 Schlüsselkomponenten des Aufgabenmanagements?
Je nach den Besonderheiten des Projekts können sich die Nuancen des Aufgabenmanagements für Teams ändern. Aber normalerweise kann das Aufgabenmanagement im Team nicht ohne die unten aufgeführten Komponenten auskommen.
Strategische Planung Der erste Schritt in diesem Prozess besteht darin, die Ziele des Teams zu bewerten und die Handlungsschritte zu planen, die zum Erfolg führen.
Organisation der Ressourcen Nachdem die strategischen Ziele festgelegt und der Fortschrittsplan erstellt wurde, muss das verfügbare Ressourcenpotenzial eingeschätzt werden. Wenn genug vorhanden ist, um die Aufgaben zu erfüllen, können die Aktivitäten der Mitarbeiter koordiniert, Personen für bestimmte Prozesse verantwortlich ernannt und weitergearbeitet werden.
Systematisches Arbeiten mit Talenten Wenn eine Person das tut, was ihr am meisten Spaß macht, ist sie viel effektiver. Daher ist es notwendig, systematisch auf die Kommunikation mit jedem Teammitglied zu achten, um ihre Bestrebungen und Fähigkeiten zu verstehen. Diese Informationen helfen Ihnen, Aufgaben an diejenigen zu delegieren, die sie am besten bewältigen können.
Kommunikation der Aufgaben und Motivation ihrer Umsetzung Ein formeller Auftrag zur Erledigung einer Aufgabe ist natürlich notwendig. Aber der Manager muss im Detail erklären, wie diese Aufgabe das Projekt beeinflusst. Es ist auch sehr wichtig, Menschen zu motivieren, damit sie das Gefühl haben, dass die Arbeit, die sie leisten, wichtig und geschätzt ist.
Ständige Fortschrittsüberwachung In den inspirierenden Erfolgsgeschichten wird nicht oft darüber geschrieben, wie wichtig es ist, den Fortschritt bei der Arbeit an Aufgaben ständig zu überwachen, Fortschritte zu verfolgen, Engpässe zu beobachten usw. Wenn der Manager sieht, dass etwas nicht richtig läuft, kann er Aktionen rechtzeitig anpassen und aus dieser Erfahrung für die Zukunft lernen, um ähnliche Fehler zu vermeiden.
Wie können Sie die Arbeit an Teamaufgaben organisieren?
Die Erfahrungen führender Unternehmen zeigen, dass der optimale Weg, die Arbeit mit Teamaufgabenmanagement zu organisieren, eine Reihe von Problemen angeht:
- Ein einheitlicher Arbeitsbereich. Alle Ebenen des Unternehmens, von Top-Managern bis zu Junior-Spezialisten, arbeiten in einer gemeinsamen Umgebung zusammen. Dies ermöglicht es dem Management, den Projektstatus klar zu sehen und eine effektive Planung des Aufgabenmanagements zu organisieren.
- Kooperation etablieren. Wenn Teammitglieder im gesamten Unternehmen Aufgaben nach einem vereinbarten Standard bearbeiten, steigt die Abstimmung, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt.
- Klare Prioritäten. Der Aufgabenmanager weist klar darauf hin, welche Aufgaben derzeit am wichtigsten sind und eine prioritäre Lösung erfordern. Daher wird es auf der Arbeit definitiv weniger Verwirrung geben.
- Zeitersparende Automatisierung. Die Software ermöglicht es, Teamaufgaben schnell zu planen, indem beispielsweise Vorlagen für typische und/oder sich wiederholende Aufgaben verwendet werden.
- Optimierung der Remote-Zusammenarbeit. Wo immer die Mitarbeiter sind, sie haben Zugang zu Aufgaben und können daran arbeiten. Dies ist besonders praktisch für Teams, die einen Zeitunterschied haben.
Beste Aufgabenmanagement-Tools
Um die Aufgaben des Teamworks effektiv zu verwalten, können Sie eines der beliebten und bewährten Tools wählen.
Worksection
Plattformen: Web, Windows, iOS und Android.
Funktionen: Ein flexibles Tool für das Gruppenaufgabenmanagement. Es ermöglicht Ihnen, effizient zu arbeiten, selbst beim Management mehrerer Projekte. Eingebaute Integrationen mit GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber und CRM-Systemen ziehen die Nutzer an. Die Plattform bietet auch Kanban-Boards, einen Zeit-Tracker und Gantt-Diagramme. Das visuelle Dashboard ermöglicht es Ihnen, einen Überblick über die wichtigsten Indikatoren des Projekts auf einem Bildschirm zu erhalten.
Nachteile: Nicht alle Benutzer sind zufrieden mit der Leistung der mobilen App und dem Fehlen einer Offline-Lösung.
Preise: Für 29 $ pro Monat können Sie 10 Projekte verwalten, mit einem Team von bis zu 10 Mitgliedern. 49 $ pro Monat ermöglicht es Ihnen, mit 20 Projekten zu arbeiten, mit bis zu 20 Benutzern. Unbegrenzte Projektnummern mit bis zu 50 Benutzern kosten 199 $ pro Monat.
Bewertung auf Capterra: 4,9 von 5.
Asana
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows.
Funktionen: Einfachheit, visuell ansprechende Benutzeroberfläche, Aufgabenverteilung, Fristsetzung, Prioritätsstufen, Dateianhänge usw.
Nachteile: Die Benutzererwartungen hinsichtlich des Kosten-/Funktionsverhältnisses werden nicht immer erfüllt. E‑Mail-Benachrichtigungen sind nicht immer korrekt.
Preise: Eine kostenlose Version ist für bis zu 15 Benutzer verfügbar. Die kostenpflichtigen Tarifpläne kosten zwischen 13,49 $ und 30,49 $ pro Benutzer/Monat. Eine 30-tägige Testversion ist verfügbar.
Bewertung auf Capterra: 4,5 von 5.
Wrike
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funktionen: In erster Linie schätzen die Benutzer die Visualisierungsfunktionen, die dieses Tool bietet. Es gibt Kanban-Boards, Gantt-Diagramme, Graphen. Workflows und Echtzeitanalysen sind ebenfalls verfügbar.
Nachteile: Die Benutzer müssen oft den technischen Support kontaktieren, da es nicht einfach ist, die Einstellungen ohne spezielle Schulung zu erledigen.
Preise: Eine kostenlose Version bietet eine begrenzte Anzahl von Aufgaben. Kostenpflichtige Tarife kosten zwischen 9,80 $ und 24,80 $ pro Benutzer/Monat. Eine 14-tägige Testphase ist verfügbar.
Bewertung auf Capterra: 4,2 von 5.
Monday.com
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funktionen: Es gibt Boards, die Sie kopieren können, denen Sie Status zuweisen können, sowie viele Einstellungen zur Arbeit mit Aufgaben, wie Fristen, Status, Prioritäten, Ausführende. Möglichkeiten zur Automatisierung sind vorhanden.
Nachteile: Ziemlich teuer, nicht der einfachste Prozess der benutzerdefinierten Einrichtung.
Preise: Für bis zu 2 Teammitglieder ist eine kostenlose Version verfügbar. Kostenpflichtige Tarife kosten zwischen 8 $ und 16 $ pro Benutzer/Monat. Sie können auch eine 14-tägige Testversion wählen, um zu überprüfen, ob der gewählte Tarif für Sie geeignet ist.
Bewertung auf Capterra: 4,6 von 5.
ClickUp
Plattformen: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funktionen: Den Benutzern gefällt die Flexibilität des Tools und die Verfügbarkeit verschiedener Filter, z. B. nach Zeitrahmen oder Kalender. Integrationen mit Google Workspace, Dropbox, Zapier sind möglich. Wiki-Dokumente und Chats erleichtern die Teamarbeit.
Nachteile: Die mobile App muss verbessert werden.
Preise: Die Nutzung von bis zu 3 Boards ist kostenlos. Ab 5 $ pro Benutzer/Monat erhalten Sie eine erweiterte Version. Sie können auch zuerst eine 14-tägige Testversion eines bestimmten Tarifs auswählen.
Bewertung auf Capterra: 4,7 von 5.
Schritt für Schritt: Beginnen Sie effizient mit dem Management von Teamaufgaben
Beachten Sie zunächst, dass egal welche Strategie Sie für das Aufgabenmanagement wählen, zu Beginn der Implementierung die Dinge definitiv nicht so einfach ablaufen werden, wie Sie sich vorstellen.
Das Wichtigste ist, den Sinn des kollektiven Aufgabenmanagements zu verstehen und die Vorteile, die es dem Unternehmen langfristig bringen wird. Aber Ansätze und Methoden können sich ändern. Experimente sind ein vollkommen normales Werkzeug auf Ihrem Weg zum Erfolg.
Dies können die ersten Schritte zum effektiven Team Aufgabenmanagement sein.
Beschreiben Sie Geschäftsprozesse und digitalisieren Sie alles, was Sie können
Selbst wenn es Ihnen scheint, dass bereits alles klar ist und das Unternehmen nicht groß ist, sollte dies so früh wie möglich getan werden. Die Hauptpunkte, die es zu fixieren gilt, sind
- organisatorische Struktur;
- Arbeitsziele;
- Rollen, Verantwortlichkeiten und Aufgaben der Mitarbeiter.
Wenn alles beschrieben ist, müssen Sie das Unternehmen im Allgemeinen und bestimmte Teams möglicherweise aus einer neuen Perspektive betrachten.
Nachdem Sie einen vollständigen Überblick über Ihr Geschäft haben, beginnen Sie, auf die Digitalisierung der Prozesse zuzugehen. Zum Beispiel, befreien Sie sich von Papiernotizbüchern und Berichten zugunsten von Dokumenten auf Google Drive, d. h. implementieren Sie eine Art digitale Transformation.
Wählen Sie das Aufgabenmanagement-Tool, das am besten zu Ihnen passt
Oben haben wir Beispiele für Tools gegeben, die für Teams effektiv sind. Jedes von ihnen muss vom Manager getestet werden, der für die Integration des Systems in die Arbeit der Teams verantwortlich sein wird. Dies ist wichtig, weil:
- eine Person die Vorteile und Nachteile von Trackern verstehen muss und das Tool bewusst auswählen sollte;
- nachdem die Entscheidung getroffen wurde, müssen die Mitarbeiter überzeugt werden, d. h. es sollte erklärt werden, welche Vorteile die Software bietet.
Wenn das Unternehmen mehrere Teams hat, ist es möglich, die Führungskräfte der Teams in die Tests und die endgültige Auswahl des Tools einzubeziehen. Dies wird die weitere Implementierung des Aufgabenmanagers erheblich vereinfachen.
Umreißen Sie das kurzfristige Ziel für die Integration des Aufgabenmanagement-Tools
Oben haben wir bereits über die Bedeutung des Aufgabenmanagements gesprochen. Aber nicht jeder Mitarbeiter kann mit diesen globalen Zielen vertraut sein, außerdem sind sie manchmal schwer verständlich. Daher ist es besser, die Ergebnisse der Umsetzung zu beschreiben, die man kurzfristig anstreben sollte, zum Beispiel:
- 100% der Aufgaben sind im Aufgaben-Tracker aufgezeichnet, nicht in Chats, Mails usw.;
- alle Kommunikationen und Dateifreigaben zur Aufgabe erfolgen im Aufgabenmanager;
- drei Monate nach der Implementierung des Tools haben wir klare Indikatoren für die aufgewendete Zeit zur Lösung typischer Probleme.
Implementieren Sie die Funktionalität Schritt für Schritt
Es wäre besser, wenn das Team zunächst die Aufgaben, die verbal, in Messengern oder auf Papier behandelt wurden, in den Aufgabenmanager überträgt und beginnt, mit ihnen zu arbeiten: nach Vorlage zu erstellen, zu delegieren, Status zu ändern und abzuschließen.
Sobald jeder den Prozess versteht, können Sie zu zusätzlichen Funktionen wie Priorisierung, Zeiterfassung, Budgetierung usw. übergehen.
Es gibt eine andere Implementierungsoption: Zuerst durchlaufen einige einzelne Mitarbeiter (oder eines der Teams, wenn mehrere vorhanden sind) den gesamten Prozess. Und dann wird der Prozess auf das gesamte Unternehmen skaliert.
Wichtig! Es mag unpraktisch erscheinen, für alle Funktionen eines Produkts zu bezahlen und nur einige davon zu verwenden. In diesem Fall erstens können Sie die kostenlose Testversion nutzen, die viele Entwickler von Aufgabenmanagern anbieten. Zweitens können Sie auch zunächst die grundlegende Funktionalität des Dienstes erwerben. Diese kann im Laufe der Zeit an die Bedürfnisse des Teams angepasst werden.
Bringen Sie Innovationen als ständiges Gesprächsthema auf
Nur so erhalten Sie detailliertes Feedback von den Mitarbeitern. Begrenzen Sie sich nicht auf formelle monatliche Fragen wie “Hey, dieser Aufgaben-Tracker ist cool, oder?”
Zu Beginn der Integration des Aufgabenmanagementsystems in die Arbeit des Unternehmens ist es ratsam, darüber regelmäßig Gespräche zu führen. Zum Beispiel können Sie in täglichen und wöchentlichen Besprechungen fünf Minuten Zeit einräumen, um die Eindrücke der Arbeit mit dem Aufgabenmanager. zu besprechen.
Wenn jemand detaillierte Kommentare abgeben möchte, die mehr Zeit benötigen, diskutieren Sie einen passenden Zeitpunkt für alle, aber ignorieren Sie in keinem Fall die Urteile der Mitarbeiter.
Deshalb hat das Management von Teamaufgaben einen spürbaren Einfluss auf die Arbeitseffizienz und den Geschäftserfolg. Um dieses Tool in Ihrem Unternehmen einfach umzusetzen, müssen Sie:
- verstehen, welchen spezifischen Nutzen es Ihnen bringen wird;
- einen Aufgabenmanager auswählen;
- schrittweise in den täglichen Aktivitäten integrieren und ständiges Feedback vom Team einholen.
Wir wünschen Ihnen produktives Arbeiten!