Assim que o chefe da empresa percebe que o número de projetos é bastante grande e continua a crescer, ele chega à efetividade da gestão de tarefas para equipes.
Uma das maneiras eficazes de aumentar a produtividade da equipe é a gestão de tarefas em equipe. Isso ajuda a fazer mais no tempo disponível e a prevenir o burnout dos funcionários. Nós vamos te contar como estabelecer uma gestão de tarefas realmente de alta qualidade.
Gestão de Tarefas em Equipe
Uma tarefa de projeto é uma ação específica, cujo cumprimento bem-sucedido é um passo em direção à realização do objetivo.Quando se fala em gestão de tarefas em equipe, isso significa que o gerente deve encontrar um equilíbrio entre a carga de trabalho da equipe e sua efetividade. Ou seja, distribuir as tarefas de tal forma que todas sejam concluídas a tempo e em conformidade com os requisitos técnicos, com os funcionários trabalhando sem horas extras e prazos apertados.
A Importância da Gestão de Tarefas em Equipe
A importância da gestão de tarefas eficaz não pode ser subestimada. O sucesso de projetos individuais e do negócio em geral depende disso.
Se a empresa não tem gestão de tarefas para equipes, os seguintes problemas terão que ser enfrentados no futuro.
- Tarefas que ninguém sabe que existem. Isso acontece quando elas foram simplesmente mencionadas ou escritas em um mensageiro, mas não há registro de quem deve fazer o que e quando.
- Tarefas perdidas. Se há vários executores de uma tarefa, pode acontecer que eles a passem uns aos outros sequencialmente. Algo pode acontecer e a tarefa não chega ao próximo executor, ficando em um estado de “suspenso”.
- Falta de componentes importantes para concluir a tarefa. A decomposição é uma coisa útil na resolução de problemas de grande escala. Às vezes, ocorre que na fase final não é possível obter tudo o que é necessário para concluir a tarefa, por exemplo, um membro da equipe não está disponível, e ninguém sabe onde estão seus materiais de trabalho.
- Tarefas atrasadas. Às vezes, as etapas intermediárias se atrasam tanto que os prazos das tarefas e do projeto como um todo são significativamente deslocados. Acontece que o resultado obtido já não é mais relevante, precisa de mudanças e, consequentemente, recursos adicionais para isso.
Se os fenômenos acima estão presentes na empresa, a perda da lealdade dos clientes e parte dos lucros é inevitável. A gestão de tarefas em equipe é necessária para evitar isso.
O que é Gestão de Tarefas Eficaz?
A gestão de tarefas pode ser considerada eficaz, se permitir o seguinte:
- falta de prioridades de tarefas idênticas para um único executor;
- uma fonte única de informação para todos os funcionários;
- a capacidade de acompanhar o progresso nas tarefas;
- estabilidade nos prazos;
- adequada carga de trabalho de cada membro da equipe;
- alta qualidade do trabalho realizado.
Quais São os 5 Componentes Chave da Gestão de Tarefas?
Dependendo das especificidades do projeto, as nuances da gestão de tarefas para equipes podem mudar. Mas geralmente a gestão de tarefas em equipe não pode prescindir dos componentes listados abaixo.
Planejamento estratégico O primeiro passo nesse processo é avaliar os objetivos da equipe e planejar as tarefas de ação que levarão ao sucesso.
Organização de recursos Depois que os objetivos estratégicos são estabelecidos e o plano de progresso é elaborado, é necessário avaliar os recursos disponíveis. Se houver recursos suficientes para concluir as tarefas, você pode coordenar as atividades das pessoas, nomear pessoas responsáveis por certos processos e seguir em frente.
Trabalho sistemático com talentos Quando uma pessoa faz o que mais gosta, ela é muito mais eficaz. Portanto, é necessário prestar atenção sistematicamente à comunicação com cada membro da equipe para entender suas aspirações e habilidades. Essa informação ajudará você a delegar tarefas para aqueles que podem lidar com elas da melhor forma.
Comunicação das tarefas e motivação para sua execução Uma ordem formal para concluir uma tarefa é, claro, necessária. Mas o gerente deve explicar em detalhes como essa tarefa afeta o projeto. Também é muito importante motivar as pessoas para que sintam que o trabalho que realizam é importante e apreciado.
Monitoramento constante do progresso Nas histórias de sucesso inspiradoras, não é frequentemente mencionado o quão importante é monitorar constantemente o estado do trabalho nas tarefas, acompanhar o progresso, observar pontos de estrangulamento, etc. Quando o gerente vê que algo não está indo bem, é possível ajustar as ações a tempo e aprender com essa experiência para o futuro, evitando cometer erros semelhantes.
Como Você Pode Organizar o Trabalho em Tarefas de Equipe?
A experiência de empresas líderes mostra que a forma ideal de organizar o trabalho é a gestão de tarefas em equipe. Ela aborda uma série de questões:
- Um espaço de trabalho único. Todos os níveis da empresa, desde os altos executivos até os especialistas juniores, colaborarão em um ambiente comum. Isso permitirá que a gestão veja claramente o status do projeto e organize um planejamento eficaz da gestão de tarefas.
- Estabelecimento de cooperação. Quando os membros da equipe em toda a empresa trabalham em tarefas conforme um padrão acordado, a aliança aumenta, afetando positivamente a produtividade.
- Prioridades claras. O gestor de tarefas indica claramente quais tarefas são as mais importantes no momento e exigem uma solução prioritária. Portanto, haverá com certeza menos confusão no trabalho.
- Automação que economiza tempo. O software permite que você planeje rapidamente as tarefas da equipe, utilizando, por exemplo, modelos para tarefas típicas e/ou repetitivas.
- Otimização do trabalho em equipe remoto. Onde quer que os funcionários estejam, eles têm acesso às tarefas e podem trabalhar nelas. Isso é especialmente conveniente para equipes que têm uma diferença de fuso horário.
Melhores Ferramentas de Gestão de Tarefas
Para gerenciar efetivamente as tarefas em equipe, você pode escolher uma das ferramentas populares e comprovadas.
Worksection
Plataformas: Web, Windows, iOS e Android.
Recursos: Uma ferramenta flexível para gestão de tarefas em grupo. Permite que você trabalhe de forma eficiente mesmo ao gerenciar vários projetos. Integrações embutidas com GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber, sistemas CRM atraem usuários. A plataforma também oferece quadros Kanban, um rastreador de tempo e gráficos de Gantt. O Painel Visual permite que você tenha uma visão geral dos indicadores mais importantes do projeto em uma única tela.
Desvantagens: Nem todos os usuários estão satisfeitos com o desempenho do aplicativo móvel, assim como a falta de solução offline.
Preços: Por R$29 por mês você pode gerenciar 10 projetos, com uma equipe de até 10 membros. R$49 por mês permite que você trabalhe com 20 projetos, com até 20 usuários. Números ilimitados de projetos com até 50 usuários custam R$199 por mês.
Avaliação no Capterra: 4.9 de 5.
Asana
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows.
Recursos: Simplicidade, interface visualmente atraente, atribuições de tarefas, definição de prazos, níveis de prioridade, anexos de arquivos, etc.
Desvantagens: As expectativas dos usuários em relação à relação custo/função nem sempre são atendidas. Notificações por e‑mail nem sempre são corretas.
Preços: Uma versão gratuita está disponível para até 15 usuários. Planos tarifários pagos custarão entre R$13.49 e R$30.49 por usuário/mês. Uma versão de teste de 30 dias está disponível.
Avaliação no Capterra: 4.5 de 5.
Wrike
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Recursos: Principalmente, os usuários gostam dos recursos de visualização que essa ferramenta oferece. Existem quadros Kanban, gráficos de Gantt, gráficos. Fluxos de trabalho e relatórios analíticos em tempo real também estão disponíveis.
Desvantagens: Os usuários muitas vezes têm que entrar em contato com o suporte técnico, pois não é fácil lidar com as configurações sem treinamento especial.
Preços: Uma versão gratuita oferece um número limitado de tarefas. Tarifas pagas variam entre R$9.80 e R$24.80 por usuário/mês. Um período de teste de 14 dias está disponível.
Avaliação no Capterra: 4.2 de 5.
Monday.com
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Recursos: Existem quadros que você pode copiar, atribuir status, assim como muitas configurações para trabalhar com tarefas, como prazos, status, prioridades, executores. Possibilidades de automação estão disponíveis.
Desvantagens: Bastante caro, o processo de configuração personalizada não é o mais fácil.
Preços: Para até 2 membros da equipe, uma versão gratuita está disponível. Tarifas pagas custam entre R$8 e R$16 por usuário/mês. Você pode usar uma versão de teste de 14 dias para verificar se a tarifa escolhida é adequada para você.
Avaliação no Capterra: 4.6 de 5.
ClickUp
Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Recursos: Os usuários gostam da flexibilidade da ferramenta e da disponibilidade de vários filtros, por exemplo, por prazos ou calendário. Integrações com Google Workspace, Dropbox, Zapier são possíveis. Documentos wiki e chats facilitam o trabalho em equipe.
Desvantagens: O aplicativo móvel precisa de melhorias.
Preços: Usar até 3 quadros é gratuito. A partir de R$5 por usuário/mês você obtém uma versão mais avançada. Você também pode escolher primeiro uma versão de teste de 14 dias de um determinado plano tarifário.
Avaliação no Capterra: 4.7 de 5.
Passo a passo: começando a gerenciar tarefas de equipe de forma eficiente
Primeiramente, anote para si mesmo que, independente da estratégia de gestão de tarefas que você escolher, no estágio inicial de implementação, as coisas definitivamente não acontecerão tão facilmente quanto você imagina.
Assim, o principal é entender o significado da gestão colaborativa de tarefas e os benefícios que isso trará para o negócio a longo prazo. Mas abordagens e métodos podem mudar. Experimentos são uma ferramenta perfeitamente normal no seu caminho para o sucesso.
Esses podem ser os primeiros passos para uma gestão de tarefas eficaz em equipe.
Descreva processos de negócios e digitalize tudo que puder
Mesmo que pareça que tudo já está claro, e a empresa não é grande, isso deve ser feito o mais cedo possível. As principais coisas a corrigir são
- estrutura organizacional;
- objetivos de trabalho;
- papéis, responsabilidades e tarefas dos funcionários.
Quando tudo estiver descrito, pode ser necessário olhar para a empresa de uma maneira geral e para certas equipes de uma nova forma.
Depois que você tiver uma visão completa do seu negócio, comece a se mover em direção à digitalização dos processos. Por exemplo, livre-se de cadernos e relatórios em papel em favor de documentos no Google Drive, ou seja, implemente uma espécie de transformação digital.
Escolha a ferramenta de gestão de tarefas que mais lhe convém
Acima, fornecemos exemplos de ferramentas que são eficazes para equipes. Cada uma delas precisa ser testada pelo gerente que será responsável por integrar o sistema no trabalho das equipes. Isso é importante porque:
- uma pessoa deve entender as vantagens e desvantagens dos rastreadores e escolher a ferramenta conscientemente;
- após a decisão de escolha ser feita, é necessário convencer os funcionários, ou seja, explicar quais vantagens o software oferece.
Se a empresa tem várias equipes, é possível envolver seus líderes nos testes e na seleção final da ferramenta, isso facilitará bastante a implementação do gestor de tarefas.
Trace o objetivo de curto prazo para a integração da ferramenta de gestão de tarefas
Acima, já falamos sobre a importância da gestão de tarefas. Mas nem todos os funcionários podem estar próximos a esses objetivos globais, além disso, às vezes são difíceis de entender. Portanto, é melhor descrever os resultados da implementação que devem ser almejados a curto prazo, por exemplo,
- 100% das tarefas estão registradas no rastreador de tarefas, não em chats, e‑mails, etc.;
- todas as comunicações e compartilhamento de arquivos sobre a tarefa são feitos no gestor de tarefas;
- três meses após a implementação da ferramenta, temos indicadores claros do tempo gasto para resolver problemas típicos.
Implemente a funcionalidade passo a passo
Será melhor se a equipe primeiro transferir as tarefas que eram tratadas verbalmente, em mensageiros ou em papel para o gestor de tarefas e começar a trabalhar com elas: criando conforme o modelo, delegando, mudando status e fechando.
Uma vez que todos entendem o processo, você pode passar para recursos adicionais, como priorização, rastreamento de tempo, orçamento etc.
Há outra opção de implementação: primeiro alguns funcionários individuais (ou uma das equipes, se houver várias) percorrem todo o caminho. E então o processo é escalado para toda a empresa.
Importante! Pode parecer impraticável pagar por todas as funcionalidades de um produto e usar apenas algumas delas. Nesse caso, primeiramente, você pode utilizar a versão de teste gratuita, disponível de muitos desenvolvedores de gestores de tarefas. Em segundo lugar, por que não adquirir primeiro a funcionalidade básica do serviço? Ela pode ser expandida ao longo do tempo para atender às necessidades da equipe.
Faça inovações um tema constante de discussão
Essa é a única maneira de obter feedback detalhado dos funcionários. Não se limite a perguntas formais mensais como “Ei, esse rastreador de tarefas é legal, não é?”
No início da integração do sistema de gestão de tarefas no trabalho da empresa, vale a pena iniciar uma conversa sobre isso regularmente. Por exemplo, em reuniões diárias e semanais, você pode ter cinco minutos para discutir as impressões de trabalhar com o gestor de tarefas.
Se alguém quiser fazer comentários detalhados que requerem mais tempo, discuta um horário que seja conveniente para todos, mas de forma alguma despreze o julgamento dos funcionários.
Portanto, gerenciar tarefas em equipe tem um impacto notável na eficiência do trabalho e no sucesso dos negócios. Para implementar essa ferramenta em sua empresa com facilidade, você deve:
- entender qual benefício específico ela trará;
- escolher um gestor de tarefas;
- integrá-la passo a passo nas atividades diárias, obtendo feedback constante da equipe.
Desejamos a você um trabalho produtivo!