worksection
Blog
Ghid pentru gestionarea sarcinilor echipei
  •     •   10 min read

Ghid pentru gestionarea sarcinilor echipei

De îndată ce lid­erul com­paniei își dă sea­ma că numărul proiectelor este destul de mare și con­tin­uă să crească, se ajunge la efi­cac­i­tatea ges­tionării sarcinilor pen­tru echipe.

Una din­tre modal­itățile efi­ciente de a crește pro­duc­tiv­i­tatea echipei este ges­tionarea sarcinilor de echipă. Aceas­ta ajută la realizarea mai mul­tor activ­ități în tim­pul alo­cat și la pre­venirea epuizării anga­jaților. Vă vom spune cum să sta­bil­iți o ges­tionare a sarcinilor de înaltă calitate.

Ges­tionarea Sarcinilor de Echipa

O sarcină de proiect este o acți­une speci­fică, finalizarea cu suc­ces a căreia reprez­in­tă un pas spre atin­gerea obiectivului.
Când vine vor­ba de ges­tionarea sarcinilor de echipă, înseam­nă că man­agerul tre­buie să găsească un echili­bru între încăr­carea de muncă a echipei și efi­cac­i­tatea aces­teia. Adică, să dis­tribuie sarcinile într-un mod în care toate să fie final­izate la timp și con­form cer­ințelor tehnice, cu anga­jații lucrând fără ore supli­menta­re și termene prea strânse.

Impor­tanța Ges­tionării Sarcinilor de Echipa

Impor­tanța ges­tionării efi­ciente a sarcinilor nu poate fi supraes­ti­mată. Suc­ce­sul proiectelor indi­vid­uale și al afac­erii în gen­er­al depinde de aceasta.

Dacă com­pa­nia nu are ges­tionarea sarcinilor pen­tru echipe, în viitor se va con­frun­ta cu urmă­toarele probleme.
  • Sarci­ni despre care nimeni nu știe. Acest lucru se întâm­plă când aces­tea au fost pur și sim­plu dis­cu­tate sau scrise în mesager, dar nu există nicio înreg­is­trare cu privire la cine ar tre­bui să facă ce și când.
  • Sarci­ni pier­dute. Dacă există mai mulți exe­cu­tanți ai unei sarci­ni, se întâm­plă ca aceș­tia să o trans­mită unul altu­ia în mod secvențial. Poate apărea ceva care să facă ca sarci­na să nu ajungă la urmă­torul exe­cu­tant și să rămână unde­va într‑o stare de ​„sus­pendare”.
  • Lip­sa com­po­nen­telor impor­tante pen­tru finalizarea sarcinii. Decom­punerea este un lucru util în soluționarea prob­lemelor la scară largă. Une­ori însă, se întâm­plă ca în eta­pa finală să nu fie posi­bil să obții tot ce este nece­sar pen­tru a final­iza sarci­na, de exem­plu, un mem­bru al echipei nu este în con­tact, iar nimeni nu știe unde sunt mate­ri­alele sale de lucru.
  • Sarci­ni depășite. Une­ori etapele inter­me­di­are sunt întârzi­ate atât de mult încât termenele sarcinilor și întreg­ul proiect sunt sem­ni­fica­tiv întârzi­ate. Se întâm­plă ca rezul­tat­ul obțin­ut să nu mai fie rel­e­vant, să nece­site mod­i­ficări și, în con­secință, resurse supli­menta­re pen­tru acestea.
Dacă așa-zise­le fenomene sunt prezente în com­panie, pierderea loial­ității clienților și o parte din prof­i­turi este inevitabilă. Ges­tionarea sarcinilor de echipă este nece­sară pen­tru a evi­ta acest lucru.


Ce Este Ges­tionarea Efi­cien­tă a Sarcinilor?

Ges­tionarea sarcinilor poate fi con­sid­er­ată efi­cien­tă, dacă vă per­mite următoarele:
  1. lip­sa pri­or­ităților iden­tice pen­tru o sin­gură persoană;
  2. o surse unică de infor­mații pen­tru toți angajații;
  3. capac­i­tatea de a urmări pro­gre­sul la sarcini;
  4. sta­bil­i­tatea termenelor;
  5. o încăr­care de muncă adec­vată pen­tru fiecare mem­bru al echipei;
  6. cal­i­tatea înaltă a muncii realizate.

Care Sunt Cele 5 Com­po­nente Cheie ale Ges­tionării Sarcinilor?

În funcție de speci­fi­cul proiec­tu­lui, nuanțele ges­tionării sarcinilor pen­tru echipe pot varia. Dar, de obi­cei, ges­tionarea sarcinilor de echipă nu poate avea loc fără com­po­nen­tele enu­mer­ate mai jos.

Plan­i­fi­carea strate­gică Primul pas în acest pro­ces este eval­u­area obiec­tivelor echipei și plan­i­fi­carea sarcinilor de acți­une care vor duce la succes.

Orga­ni­zarea resurselor După ce obiec­tivele strate­gice sunt sta­bilite și plan­ul de pro­gres este întocmit, este nece­sar să eval­u­ați resurse­le disponi­bile. Dacă există sufi­ciente pen­tru a final­iza sarcinile, puteți coor­dona activ­itățile oame­nilor, numiți per­soane respon­s­abile pen­tru anu­mite pro­cese și mergeți mai departe.

Lucru sis­tem­at­ic cu tal­ente Când o per­soană face ceea ce îi place cel mai mult, este mult mai efi­cien­tă. Prin urmare, este nece­sar să se acorde sis­tem­at­ic atenție comu­nicării cu fiecare mem­bru al echipei pen­tru a înțelege aspi­rați­ile și abil­itățile. Aces­te infor­mații vă vor aju­ta să del­e­gați sarci­ni celor care pot face față cel mai bine.

Comu­ni­carea sarcinilor și moti­varea pen­tru îndeplinirea aces­to­ra Un ordin for­mal de a final­iza o sarcină este, desig­ur, nece­sar. Dar man­agerul tre­buie să explice în detal­iu cum această sarcină afectează proiec­tul. Este, de aseme­nea, foarte impor­tant să moti­vați oamenii pen­tru ca aceș­tia să simtă că muncă pe care o fac este impor­tan­tă și apreciată.

Mon­i­tor­izarea con­stan­tă a pro­gre­su­lui În poveștile de suc­ces inspi­raționale nu se scrie ade­sea despre cât de impor­tant este să mon­i­tor­izăm con­stant starea de lucru la sarci­ni, să urmărim pro­gre­sul, să fim atenți la punctele prob­lem­at­ice etc. Când man­agerul vede că ceva nu decurge con­form plan­u­lui, este posi­bil să ajusteze acți­u­nile la timp și să învețe din această expe­riență pen­tru viitor, pen­tru a evi­ta să repete greșeli similare.


Cum Puteți Orga­ni­za Munca la Sarcinile de Echipa?

Expe­riența com­pani­ilor de frunte arată că cea mai opti­mă modal­i­tate de a orga­ni­za munca cu ges­tionarea sarcinilor de echipă. Aceas­ta se ocupă de o serie de probleme:
  1. Un sin­gur spațiu de lucru. Toate nivelurile com­paniei, de la man­ageri de top la spe­cial­iști juniori, vor colab­o­ra într-un mediu comun. Acest lucru va per­mite man­age­men­tu­lui să vadă clar starea proiec­tu­lui și să orga­nizeze o plan­i­fi­care efi­cien­tă a ges­tionării sarcinilor.
  2. Sta­bilirea coop­erării. Când mem­brii echipei din întrea­ga com­panie lucrează la sarci­ni con­form unui stan­dard con­ven­it, alin­ierea crește, afec­tând poz­i­tiv productivitatea.
  3. Pri­or­ități clare. Man­agerul de sarci­ni indică clar care sarci­ni sunt cele mai impor­tante în acest moment și nece­sită o soluție pri­or­i­tară. Prin urmare, va exista cu sig­u­ranță mai puțină con­fuzie la muncă.
  4. Autom­a­ti­zare economisi­toare de timp. Soft­ware-ul vă per­mite să plan­i­fi­cați rapid sarcinile de echipă, folosind, de exem­plu, șabloane pen­tru sarci­ni tipice și/​sau repetitive.
  5. Opti­mizarea lucru­lui în echipă la dis­tanță. Indifer­ent unde se află anga­jații, au acces la sarci­ni și pot lucra la ele. Acest lucru este deosebit de con­ven­abil pen­tru echipele care au o difer­ență de fus orar.

Cele Mai Bune Instru­mente de Ges­tionare a Sarcinilor

Pen­tru a ges­tiona efi­cient sarcinile de echipă, puteți alege unul din­tre instru­mentele pop­u­lare și dovedite.

Work­sec­tion

Plat­forme: Web, Win­dows, iOS și Android.

Funcțion­al­ități: Un instru­ment flex­i­bil pen­tru ges­tionarea sarcinilor de grup. Vă per­mite să lucrați efi­cient chiar și atun­ci când ges­tion­ați mai multe proiecte. Inte­grările încor­po­rate cu Google­Docs, Slack, Telegram, Viber, sis­temele CRM atrag uti­liza­torii. Plat­for­ma oferă de aseme­nea tablouri Kan­ban, un track­er de timp și grafice Gantt. Panoul vizual per­mite obținerea unei viz­iu­ni de ansam­blu asupra celor mai impor­tante indi­ca­tori ai proiec­tu­lui pe un sin­gur ecran.



Deza­van­ta­je: Nu toți uti­liza­torii sunt mulțu­miți de per­for­manța apli­cației mobile, pre­cum și de lip­sa unei soluții offline.

Prețuri: Pen­tru $29 pe lună, puteți ges­tiona 10 proiecte, cu o echipă de până la 10 mem­bri. $49 pe lună vă per­mite să lucrați cu 20 de proiecte, cu până la 20 de uti­liza­tori. Număr nelim­i­tat de proiecte cu până la 50 de uti­liza­tori va cos­ta $199 pe lună.

Eval­u­are la Capter­ra: 4.9 din 5.

Asana

Plat­forme: Web, iOS, Android, Windows.

Funcțion­al­ități: Sim­pli­tate, inter­față atrac­tivă vizual, atribuirea sarcinilor, sta­bilirea termenelor, niveluri de pri­or­i­tate, atașa­mente de fișiere etc.



Deza­van­ta­je: Aștep­tările uti­liza­to­rilor cu privire la rapor­tul cost/​funcționalitate nu sunt întot­deau­na îndepli­n­ite. Noti­ficările prin e‑mail nu sunt întot­deau­na corecte.

Prețuri: O ver­si­une gra­tu­ită este disponi­bilă pen­tru până la 15 uti­liza­tori. Pla­nurile tar­i­fare plătite vor cos­ta între $13.49 și $30.49 per utilizator/​lună. O ver­si­une de încer­care de 30 de zile este disponibilă.

Eval­u­are la Capter­ra: 4.5 din 5.

Wrike

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac.

Funcțion­al­ități: În prin­ci­pal, uti­liza­torii apre­ci­ază car­ac­ter­is­ti­cile de vizualizare pe care acest instru­ment le oferă. Există tablouri Kan­ban, grafice Gantt, grafice. Flux­u­ri de lucru, rapoarte analitice în timp real sunt de aseme­nea disponibile.



Deza­van­ta­je: Uti­liza­torii tre­buie ade­sea să con­tacteze supor­tul tehnic, pen­tru că nu este ușor să ges­tioneze setările fără o pregătire specială.

Prețuri: O ver­si­une gra­tu­ită oferă un număr lim­i­tat de sarci­ni. Tar­ifele plătite costă între $9.80 și $24.80 per utilizator/​lună. Perioa­da de probă de 14 zile este disponibilă.

Eval­u­are la Capter­ra: 4.2 din 5.

Mon​day​.com

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Funcțion­al­ități: Există tablouri pe care le puteți copia, atribui statu­turi, pre­cum și multe setări pen­tru lucrul cu sarcinile, cum ar fi termene, sta­tusuri, pri­or­ități, exe­cu­tanți. Posi­bil­ități pen­tru autom­a­ti­zare sunt disponibile.



Deza­van­ta­je: Destul de scump, pro­ce­sul de setare per­son­al­iza­tă nu este cel mai simplu.

Prețuri: Pen­tru până la 2 mem­bri ai echipei, o ver­si­une gra­tu­ită este disponi­bilă. Tar­ifele plătite costă între $8 și $16 per utilizator/​lună. Puteți folosi o ver­si­une de probă de 14 zile pen­tru a ver­i­fi­ca dacă tar­i­ful ales este bun pen­tru dumneavoastră.

Eval­u­are la Capter­ra: 4.6 din 5.

Click­Up

Plat­forme: Web, iOS, Android, Win­dows, Mac, Linux.

Funcțion­al­ități: Uti­liza­torii apre­ci­ază flex­i­bil­i­tatea instru­men­tu­lui și disponi­bil­i­tatea diverselor fil­tre, de exem­plu, după date lim­ită sau cal­en­dar. Inte­grarea cu Google Work­space, Drop­box, Zapi­er este posi­bilă. Doc­u­mentele wiki și chats facilitează munca în echipă.



Deza­van­ta­je: Apli­cația mobilă nece­sită îmbunătățiri.

Prețuri: Uti­lizarea a până la 3 tablouri este gra­tu­ită. Începând de la $5 per utilizator/​lună, obțineți o ver­si­une mai avansată. De aseme­nea, puteți alege mai întâi o ver­si­une de probă de 14 zile a unui plan tar­i­far specific.

Eval­u­are la Capter­ra: 4.7 din 5.

Pas cu pas: începerea ges­tionării efi­ciente a sarcinilor de echipă

În primul rând, notează-te că ori­care strate­gie de ges­tionare a sarcinilor de echipă ale­gi, în eta­pa inițială de imple­mentare, lucrurile nu se vor des­fășu­ra atât de ușor pe cât îți imaginezi.

Așadar, partea prin­ci­pală este să înțele­gi sem­nifi­cația ges­tionării colab­o­ra­tive a sarcinilor și ben­efici­ile pe care le va aduce afac­erii pe ter­men lung. Dar abor­dările și metodele pot varia. Exper­i­mentele sunt un instru­ment per­fect nor­mal pe dru­mul tău spre succes.

Aces­tea pot fi prim­ii pași către ges­tionarea efi­cien­tă a sarcinilor de echipă.

Descrie pro­ce­se­le de afac­eri și dig­i­tal­izează tot ce poți

Chiar dacă ți se pare că totul este deja clar și com­pa­nia nu este mare, ar tre­bui să se facă cât mai devreme posi­bil. Lucrurile prin­ci­pale de fix­at sunt
  • struc­tura orga­ni­za­torică;
  • obiec­tivele de muncă;
  • rolurile, respon­s­abil­itățile și sarcinile angajaților.
Când totul este descris, ar putea fi nece­sar să te uiți la com­panie în gen­er­al și la anu­mite echipe într‑o nouă lumină.

După ce ai o imag­ine de ansam­blu com­pletă asupra afac­erii tale, începe să te îndrepți către dig­i­ti­zarea pro­ce­selor. De exem­plu, scapă de cai­etele de hâr­tie și rapoartele în favoarea doc­u­mentelor pe Google Dri­ve, adică imple­mentează un fel de trans­for­mare digitală.

Alege instru­men­tul de ges­tionare a sarcinilor care ți se potrivește cel mai bine

Mai sus am dat exem­ple de instru­mente care sunt efi­ciente pen­tru echipe. Fiecare din­tre ele tre­buie tes­tat de man­agerul care va fi respon­s­abil pen­tru inte­grarea sis­temu­lui în munca echipelor. Acest lucru este impor­tant deoarece:
  1. o per­soană tre­buie să înțe­leagă avan­ta­jele și deza­van­ta­jele track­er-elor și să aleagă instru­men­tul conștient;
  2. după ce decizia de alegere este luată, este nece­sar să‑i convingă pe anga­jați, adică să le explice ce avan­ta­je oferă software-ul.
Dacă com­pa­nia are mai multe echipe, este posi­bil să implice lid­erii lor în testare și selecția finală a instru­men­tu­lui, acest lucru va sim­pli­fi­ca foarte mult imple­mentarea ulte­rioară a man­ageru­lui de sarcini.

Con­turează obiec­tivul pe ter­men scurt pen­tru inte­grarea instru­men­tu­lui de ges­tionare a sarcinilor

Mai sus am vor­bit deja despre impor­tanța ges­tionării sarcinilor. Dar nu fiecare anga­jat poate fi apropi­at de aces­te obiec­tive glob­ale, în plus, une­ori sunt greu de înțe­les. De aceea, este mai bine să descrii rezul­tatele imple­men­tării la care ar tre­bui să se tindă pe ter­men scurt, de exemplu,
  • 100% din sarci­ni sunt înreg­is­trate în track­er-ul de sarci­ni, nu în chat-uri, e‑mailuri etc.;
  • toate comu­nicările și par­ta­jările de fișiere pe sarcină se fac în man­agerul de sarcini;
  • la trei luni după imple­mentarea instru­men­tu­lui, avem indi­ca­tori clari ai tim­pu­lui petre­cut pen­tru rezolvarea prob­lemelor tipice.

Imple­men­tați funcțion­al­i­tatea pas cu pas

Va fi mai bine dacă echipa trans­feră mai întâi sarcinile care au fost tratate ver­bal, în mesager sau pe hâr­tie, către man­agerul de sarci­ni și începe lucrul cu aces­tea: crearea con­form șablonu­lui, del­e­garea, schim­barea sta­tusurilor și închiderea.

Odată ce toată lumea înțelege pro­ce­sul, puteți trece la funcțion­al­ități supli­menta­re, cum ar fi pri­or­i­ti­zarea, mon­i­tor­izarea tim­pu­lui, bugetarea etc.

Există o altă opți­une de imple­mentare: mai întâi câți­va anga­jați indi­vid­u­ali (sau una din­tre echipe, dacă sunt mai multe) trec prin tot pro­ce­sul. Și apoi pro­ce­sul este extins la întrea­ga companie.

Impor­tant! Ar putea părea imprac­tic să plătești pen­tru toate funcți­ile unui pro­dus și să folosești doar unele din­tre ele. În acest caz, în primul rând, poți folosi ver­si­unea de probă gra­tu­ită, disponi­bilă de la mulți dez­volta­tori de man­ageri de sarci­ni. În al doilea rând, de ce să nu achiz­iționezi mai întâi funcțion­al­i­tatea de bază a ser­vi­ci­u­lui? Aceas­ta poate fi extin­să în timp pen­tru a se adap­ta nevoilor echipei.

Fă ino­vați­ile un subiect con­stant de discuție

Aceas­ta este sin­gu­ra modal­i­tate de a obține feed­back detal­i­at de la anga­jați. Nu te limi­ta la între­bări for­male lunare pre­cum ​„Hei, acest track­er de sarci­ni este grozav, nu‑i așa?”

La începutul inte­grării sis­temu­lui de ges­tionare a sarcinilor în munca com­paniei, mer­ită să începi o con­ver­sație despre el în mod reg­u­lat. De exem­plu, în întâl­nir­ile zil­nice și săp­tămâ­nale, poți avea cin­ci minute pen­tru a dis­cu­ta despre impre­si­ile de muncă cu man­agerul de sarcini.

Dacă cine­va vrea să facă comen­tarii detal­i­ate care nece­sită mai mult timp, dis­cu­tați despre un moment con­ven­abil pen­tru toți, dar în nici­un caz să nu negli­jezi opinia angajaților.
Așadar, ges­tionarea sarcinilor de echipă are un impact sem­ni­fica­tiv asupra efi­cienței muncii și a suc­ce­su­lui afac­erii. Pen­tru a imple­men­ta acest instru­ment în com­pa­nia ta cu ușur­ință, tre­buie să:
  • să înțele­gi ce ben­efi­ciu spe­cif­ic îți va aduce;
  • să ale­gi un man­ag­er de sarcini;
  • să‑l inte­grezi pas cu pas în activ­itățile zil­nice, obținând feed­back con­stant din partea echipei.
Îți dorim o muncă productivă!
⇆

esc
Distribuie
или
Școala PM
Cum să gestionăm eficient termenele limită cu Worksection
Disruptiile termenului limită sunt unele dintre cele mai comune probleme în managementul proiectelor. Conform datelor de la Wellingtone, doar 29% dintre proiecte sunt finalizate la timp. Asta se întâmplă...
21 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Cum te ajută Worksection să eviți pierderea fișierelor și să nu mai pierzi timp căutându-le
Ai avut vreodată nevoie urgentă să găsești o prezentare — dar nu o găsești nicăieri în chat, email sau pe drive? Fișierele de lucru sunt împrăștiate peste tot: în mesagerie, pe Google Drive, în emailuri...
15 Iulie 2025   •   7 min read
Școala PM
Prezentare generală Worksection: manager de sarcini, kanban, diagramă Gantt, tracker de timp și raportare
Serviciile online pentru gestionarea proiectelor ajută la evitarea haosului în sarcini și se concentrează pe rezultate. Astfel, o creștere a productivității datorată instrumentelor digitale este observată...
30 Iunie 2025   •   11 min read
Începeți acum
Vă rugăm să introduceți adresa dvs. de e-mail reală 🙂
Anula