Appena il capo dell’azienda si rende conto che il numero di progetti è piuttosto elevato e continua a crescere, si arriva all’efficacia della gestione dei compiti per i team.
Uno dei modi efficaci per aumentare la produttività del team è la gestione dei compiti del team. Aiuta a fare di più nel tempo stabilito e a prevenire il burnout dei dipendenti. Ti diremo come stabilire una gestione dei compiti veramente di alta qualità.
Gestione dei Compiti del Team
Un compito di progetto è un’azione specifica, il cui completamento con successo è un passo verso il raggiungimento dell’obiettivo.Quando si parla di gestione dei compiti del team, si intende che il manager deve trovare un equilibrio tra il carico di lavoro del team e la sua efficacia. Cioè, distribuire i compiti in modo tale che tutti siano completati in tempo e secondo i requisiti tecnici, con i dipendenti che lavorano senza straordinari e scadenze troppo strette.
L’importanza della Gestione dei Compiti del Team
L’importanza di una gestione efficace dei compiti non può essere sopravvalutata. Il successo dei singoli progetti e del business in generale dipende da esso.
Se l’azienda non ha una gestione dei compiti per i team, in futuro si dovranno affrontare i seguenti problemi.
- Compiti che nessuno conosce. Questo accade quando sono stati semplicemente menzionati o scritti nel messaggero, ma non c’è traccia di chi dovrebbe fare cosa e quando.
- Compiti persi. Se ci sono più esecutori di un compito, succede che si passano il compito l’uno all’altro in sequenza. Può succedere che il compito non arrivi al prossimo esecutore e rimanga in uno stato di “sospensione”.
- Falta di componenti importanti per completare il compito. La decomposizione è una cosa utile per risolvere problemi su larga scala. A volte però, accade che nella fase finale non si riesca a ottenere tutto il necessario per completare il compito, ad esempio, un membro del team non è in contatto e nessuno sa dove sono i suoi materiali di lavoro.
- Compiti scaduti. A volte le fasi intermedie vengono ritardate così tanto che le scadenze dei compiti e dell’intero progetto vengono notevolmente spostate. Succede che il risultato ottenuto non sia più rilevante, necessiti di modifiche e, di conseguenza, di risorse aggiuntive per esse.
Se i fenomeni sopra descritti sono presenti nell’azienda, la perdita di fedeltà da parte dei clienti e una parte dei profitti sono inevitabili. È necessaria una gestione dei compiti del team per evitare ciò.
Che cos’è una gestione efficace dei compiti?
La gestione dei compiti può essere considerata efficace se consente le seguenti cose:
- assenza di priorità identiche per i compiti per un esecutore;
- una singola fonte di informazione per tutti i dipendenti;
- la possibilità di monitorare i progressi sui compiti;
- stabilità delle scadenze;
- un carico di lavoro adeguato per ciascun membro del team;
- alta qualità del lavoro svolto.
Quali sono i 5 componenti chiave della gestione dei compiti?
A seconda delle specifiche del progetto, le sfumature della gestione dei compiti per i team possono cambiare. Ma di solito la gestione dei compiti del team non può fare a meno dei componenti elencati di seguito.
Pianificazione strategica Il primo passo in questo processo è valutare gli obiettivi del team e pianificare le attività che porteranno al successo.
Organizzazione delle risorse Dopo aver fissato gli obiettivi strategici e redatto il piano di progresso, è necessario valutare le risorse disponibili. Se ce né sono sufficienti per completare i compiti, si possono coordinare le attività delle persone, nominare persone responsabili di determinati processi e andare avanti.
Lavoro sistematico con i talenti Quando una persona fa quello che ama di più, è molto più efficace. Pertanto, è necessario prestare sistematicamente attenzione alla comunicazione con ciascun membro del team per capire le loro aspirazioni e competenze. Queste informazioni ti aiuteranno a delegare compiti a chi può gestirli meglio.
Comunicazione dei compiti e motivazione per la loro attuazione Un ordine formale per completare un compito è, ovviamente, necessario. Ma il manager deve spiegare in dettaglio come questo compito influisce sul progetto. È anche molto importante motivare le persone affinché si sentano che il lavoro che svolgono è importante e apprezzato.
Monitoraggio costante dei progressi Nelle storie di successo ispiranti non si scrive spesso quanto sia importante monitorare costantemente lo stato di avanzamento dei compiti, tenere traccia dei progressi, osservare i colli di bottiglia, ecc. Quando il manager vede che qualcosa non sta andando bene, è possibile aggiustare le azioni in tempo e imparare da questa esperienza per il futuro per evitare di commettere errori simili.
Come puoi organizzare il lavoro sui compiti del team?
L’esperienza delle aziende leader mostra che il modo ottimale per organizzare il lavoro è la gestione dei compiti di lavoro di squadra. Si occupa di una serie di questioni:
- Un unico spazio di lavoro. Tutti i livelli dell’azienda, dai top manager ai junior specialist, collaboreranno in un ambiente comune. Questo permetterà alla direzione di vedere chiaramente lo stato del progetto e organizzare una pianificazione efficace della gestione dei compiti.
- Stabilire cooperazione. Quando i membri del team in tutta l’azienda lavorano su compiti secondo uno standard concordato, l’allineamento aumenta, influenzando positivamente la produttività.
- Priorità chiare. Il task manager indica chiaramente quali compiti sono i più importanti in questo momento e richiedono una soluzione prioritaria. Pertanto, ci sarà sicuramente meno confusione al lavoro.
- Automazione che fa risparmiare tempo. Il software consente di pianificare rapidamente i compiti del team, utilizzando, ad esempio, modelli per compiti tipici e/o ripetitivi.
- Ottimizzazione del lavoro di squadra a distanza. Dove sono i dipendenti, hanno accesso ai compiti e possono lavorarci sopra. Questo è particolarmente comodo per team che hanno un fuso orario diverso.
I migliori strumenti per la gestione dei compiti
Per gestire efficacemente i compiti del lavoro di squadra, puoi scegliere uno degli strumenti popolari e collaudati.
Worksection
Piattaforme: Web, Windows, iOS e Android.
Caratteristiche: Uno strumento flessibile per la gestione dei compiti di gruppo. Permette di lavorare in modo efficiente anche quando si gestiscono più progetti. Le integrazioni incorporate con GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber, sistemi CRM attirano gli utenti. La piattaforma offre anche bacheche Kanban, un tracker del tempo e diagrammi di Gantt. Il Dashboard visivo consente di avere una panoramica degli indicatori più importanti del progetto su un unico schermo.
Svantaggi: Non tutti gli utenti sono soddisfatti delle performance dell’app mobile, così come della mancanza della soluzione offline.
Prezzi: Per $29 al mese puoi gestire 10 progetti, con un team di fino a 10 membri. $49 al mese ti consente di lavorare con 20 progetti, con un massimo di 20 utenti. L’uso illimitato dei progetti con un massimo di 50 utenti costerà $199 al mese.
Valutazione su Capterra: 4.9 su 5.
Asana
Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows.
Caratteristiche: semplicità, interfaccia visivamente attraente, assegnazione di compiti, impostazione delle scadenze, livelli di priorità, allegati di file, ecc.
Svantaggi: Le aspettative degli utenti riguardo al rapporto costo/funzionalità non sono sempre soddisfatte. Le notifiche via email non sono sempre corrette.
Prezzi: Una versione gratuita è disponibile per un massimo di 15 utenti. I piani tariffari a pagamento costano tra $13.49 e $30.49 per utente/mese. È disponibile una versione di prova di 30 giorni.
Valutazione su Capterra: 4.5 su 5.
Wrike
Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Caratteristiche: Principalmente, agli utenti piacciono le funzionalità di visualizzazione che questo strumento fornisce. Ci sono bacheche Kanban, diagrammi di Gantt, grafici. Sono disponibili anche flussi di lavoro e rapporti analitici in tempo reale.
Svantaggi: Gli utenti spesso devono contattare il supporto tecnico, perché non è facile gestire le impostazioni senza una formazione specifica.
Prezzi: Una versione gratuita offre un numero limitato di compiti. I tariffari a pagamento costano tra $9.80 e $24.80 per utente/mese. È disponibile un periodo di prova di 14 giorni.
Valutazione su Capterra: 4.2 su 5.
Monday.com
Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Caratteristiche: Ci sono bacheche che puoi copiare, assegnare stati, così come molte impostazioni per lavorare con i compiti, come scadenze, stati, priorità, esecutori. Sono disponibili possibilità di automazione.
Svantaggi: Piuttosto costoso, non è il processo più semplice di configurazione personalizzata.
Prezzi: Per un massimo di 2 membri del team è disponibile una versione gratuita. I tariffari a pagamento costano tra $8 e $16 per utente/mese. Puoi usare una versione di prova di 14 giorni per vedere se il piano scelto è adatto a te.
Valutazione su Capterra: 4.6 su 5.
ClickUp
Piattaforme: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Caratteristiche: Agli utenti piace la flessibilità dello strumento e la disponibilità di vari filtri, ad esempio, per scadenze o calendario. Sono possibili integrazioni con Google Workspace, Dropbox, Zapier. Documenti Wiki e chat facilitano il lavoro di squadra.
Svantaggi: L’app mobile necessita di miglioramenti.
Prezzi: Utilizzare fino a 3 bacheche è gratuito. A partire da $5 per utente/mese ottieni una versione più avanzata. Puoi anche scegliere una versione di prova di 14 giorni di un particolare piano tariffario prima.
Valutazione su Capterra: 4.7 su 5.
Passo dopo passo: iniziare a gestire i compiti del team in modo efficiente
Prima di tutto, annotati che qualsiasi strategia di gestione dei compiti del team tu scelga, nella fase iniziale di implementazione, le cose non andranno mai così facilmente come immagini.
Quindi, la cosa principale è comprendere il significato della gestione collaborativa dei compiti e i benefici che porterà all’azienda a lungo termine. Ma gli approcci e i metodi possono cambiare. Esperimenti sono uno strumento perfettamente normale nel tuo cammino verso il successo.
Questi possono essere i primi passi verso una gestione efficace dei compiti del team.
Descrivi i processi aziendali e digitalizza tutto ciò che puoi
Anche se ti sembra che tutto sia già chiaro e l’azienda non sia grande, dovrebbe essere fatto il prima possibile. Le principali cose da fissare sono
- struttura organizzativa;
- obiettivi lavorativi;
- ruoli, responsabilità e compiti dei dipendenti.
Quando tutto è descritto, potresti dover guardare all’azienda in generale e a determinati team in modo nuovo.
Dopo aver ottenuto una completa panoramica della tua attività, inizia a muoverti verso la digitalizzazione dei processi. Ad esempio, sbarazzati dei quaderni cartacei e dei rapporti a favore dei documenti su Google Drive, cioè, implementa una sorta di trasformazione digitale.
Scegli lo strumento di gestione dei compiti che ti si addice di più
Qui sopra abbiamo fornito esempi di strumenti che sono efficaci per i team. Ognuno di essi deve essere testato dal manager che sarà responsabile dell’integrazione del sistema nel lavoro dei team. Questo è importante perché:
- una persona deve capire i vantaggi e svantaggi dei tracker e scegliere lo strumento in modo consapevole;
- dopo che la decisione è stata presa, è necessario convincere i dipendenti, cioè spiegare quali vantaggi offre il software.
Se l’azienda ha più team, è possibile coinvolgere i loro leader nel testing e nella scelta finale dello strumento, ciò semplificherà notevolmente la successiva implementazione del gestore di compiti.
Definire l’obiettivo a breve termine per l’integrazione dello strumento di gestione dei compiti
Qui sopra abbiamo già parlato dell’importanza della gestione dei compiti. Ma non ogni dipendente può sentirsi vicino a questi obiettivi globali, inoltre, a volte sono difficili da afferrare. Pertanto, è meglio descrivere i risultati dell’implementazione che dovrebbero essere mirati a breve termine, ad esempio,
- 100% dei compiti sono registrati nel tracker dei compiti, non nelle chat, email, ecc.;
- tutte le comunicazioni e il condivisione di file sul compito sono fatte nel gestore dei compiti;
- tre mesi dopo l’implementazione dello strumento, abbiamo indicatori chiari del tempo speso per risolvere problemi tipici.
Implementare la funzionalità passo dopo passo
Sarà meglio se il team prima trasferisce i compiti che sono stati trattati verbalmente, nei messaggeri o su carta, nel gestore dei compiti e inizia a lavorarci: creando secondo il modello, delegando, cambiando stati e chiudendo.
Una volta che tutti hanno compreso il processo, puoi passare ad ulteriori funzionalità come priorità, monitoraggio del tempo, budgeting ecc.
C’è un’altra opzione di implementazione: prima alcuni dipendenti individuali (o uno dei team, se ce né sono diversi) vanno fino in fondo. E poi il processo viene scalato a tutta l’azienda.
Importante! Può sembrare poco pratico pagare per tutte le funzionalità di un prodotto e usarne solo alcune. In questo caso, innanzitutto puoi utilizzare la versione di prova gratuita, disponibile da molti sviluppatori di gestori di compiti. In secondo luogo, perché non acquistare prima la funzionalità di base del servizio? Può essere espansa nel tempo per adattarsi alle esigenze del team.
Rendi le innovazioni un tema costante di discussione
Questo è l’unico modo per ottenere un feedback dettagliato dai dipendenti. Non limitarti a domande mensili formali come “Ehi, questo tracker dei compiti è fantastico, vero?”
All’inizio dell’integrazione del sistema di gestione dei compiti nel lavoro dell’azienda, è opportuno iniziare una conversazione al riguardo regolarmente. Ad esempio, nelle riunioni quotidiane e settimanali, puoi avere cinque minuti per discutere le impressioni di lavorare con il gestore dei compiti.
Se qualcuno vuole fare commenti dettagliati che richiedono più tempo, discuti un momento che sia conveniente per tutti, ma in nessun caso trascurare il giudizio dei dipendenti.
Pertanto, la gestione dei compiti del team ha un impatto evidente sull’efficacia del lavoro e sul successo aziendale. Per implementare questo strumento nella tua azienda con facilità, devi:
- capire quale beneficio specifico porterà;
- scegliere un gestore dei compiti;
- integrare passo dopo passo nelle attività quotidiane, ricevendo feedback costante dal team.
Ti auguriamo un lavoro produttivo!