Jak tylko szef firmy zrozumie, że liczba projektów jest dość duża i nadal rośnie, przychodzi do efektywności zarządzania zadaniami dla zespołów.
Jednym z efektywnych sposobów zwiększenia wydajności zespołu jest zarządzanie zadaniami w zespole. Pomaga to zrobić więcej w wyznaczonym czasie i zapobiega wypaleniu zawodowemu pracowników. Powiemy Ci, jak ustanowić naprawdę wysoką jakość zarządzania zadaniami.
Zarządzanie zadaniami zespołowymi
Zadanie projektu to konkretne działanie, którego skuteczne zakończenie jest krokiem w kierunku osiągnięcia celu.Kiedy mówimy o zarządzaniu zadaniami w zespole, oznacza to, że menedżer musi znaleźć równowagę między obciążeniem pracą zespołu a jego efektywnością. To znaczy, należy rozdzielać zadania w taki sposób, aby wszystkie zostały ukończone na czas i zgodnie z wymaganiami technicznymi, a pracownicy pracowali bez nadgodzin i zbyt napiętymi terminami.
Znaczenie zarządzania zadaniami zespołowymi
Znaczenie efektywnego zarządzania zadaniami nie może być przeceniane. sukces poszczególnych projektów oraz biznesu jako całości w dużej mierze od niego zależy.
Jeśli firma nie ma zarządzania zadaniami dla zespołów, w przyszłości napotka następujące problemy.
- Zadania, o których nikt nie wie. Dzieje się tak, gdy były po prostu omawiane lub zapisane w komunikatorze, ale brakuje zapisu, kto ma co zrobić i kiedy.
- Zgubione zadania. Jeśli jest kilku wykonawców danego zadania, zdarza się, że przekazują je sobie nawzajem kolejno. Może się zdarzyć, że zadanie nie dotrze do następnego wykonawcy i pozostaje w stanie „wstrzymanym”.
- Brak ważnych elementów do wykonania zadania. Dekompozycja to przydatna kwestia w rozwiązywaniu problemów o dużej skali. Czasami zdarza się jednak, że na etapie końcowym nie można uzyskać wszystkiego, co jest potrzebne do ukończenia zadania, np. członek zespołu nie jest w kontakcie, a nikt nie wie, gdzie są jego materiały robocze.
- Przekroczone terminy. Czasami etapy pośrednie są opóźnione na tyle, że terminy zadań i całego projektu są znacznie przesunięte. Zdarza się, że uzyskany wynik jest już nieaktualny, wymaga zmian i, odpowiednio, dodatkowych zasobów do ich realizacji.
Jeśli powyższe zjawiska występują w firmie, utrata lojalności klientów i części zysków jest nieuchronna. Zarządzanie zadaniami zespołowymi jest potrzebne, aby tego uniknąć.
Czym jest efektywne zarządzanie zadaniami?
Zarządzanie zadaniami można uznać za efektywne, jeśli umożliwia Ci to następujące:
- brak identycznych priorytetów zadań dla jednego wykonawcy;
- jedno źródło informacji dla wszystkich pracowników;
- możliwość śledzenia postępów w zadaniach;
- stabilność terminów;
- odpowiednie obciążenie każdego członka zespołu;
- wysoka jakość wykonywanej pracy.
Jakie są 5 kluczowych elementów zarządzania zadaniami?
W zależności od specyfiki projektu, niuanse zarządzania zadaniami dla zespołów mogą się zmieniać. Ale zazwyczaj zarządzanie zadaniami zespołowymi nie może się obyć bez poniższych elementów.
Planowanie strategiczne Pierwszym krokiem w tym procesie jest ocena celów zespołu i zaplanowanie działań, które doprowadzą do sukcesu.
Organizacja zasobów Po wyznaczeniu strategicznych celów i sporządzeniu planu postępu, konieczne jest ocenienie dostępnych zasobów. Jeśli jest ich wystarczająco do zrealizowania zadań, można skoordynować działalność ludzi, wyznaczyć osoby odpowiedzialne za określone procesy i przejść dalej.
Systematyczna praca z talentami Kiedy osoba robi to, co lubi najbardziej, jest znacznie bardziej efektywna. Dlatego należy systematycznie zwracać uwagę na komunikację z każdym członkiem zespołu, aby zrozumieć ich aspiracje i umiejętności. Te informacje pomogą w delegowaniu zadań do tych, którzy najlepiej sobie z nimi poradzą.
Komunikowanie zadań i motywacja do ich realizacji Formalne zlecenie do wykonania zadania jest oczywiście konieczne. Ale menedżer musi dokładnie wyjaśnić, jak to zadanie wpływa na projekt. Również bardzo ważne jest motywowanie ludzi, aby czuli, że praca, którą wykonują, jest ważna i doceniana.
Stałe monitorowanie postępów W inspirujących historiach sukcesu rzadko pisze się o tym, jak ważne jest stałe monitorowanie stanu pracy nad zadaniami, śledzenie postępów, obserwowanie wąskich gardeł itd. Kiedy menedżer widzi, że coś nie idzie tak, jak powinno, można na czas dostosować działania i uczyć się z tego doświadczenia na przyszłość, aby uniknąć popełniania podobnych błędów.
Jak możesz zorganizować pracę nad zadaniami zespołowymi?
Doświadczenia wiodących firm pokazują, że optymalnym sposobem organizacji pracy z zarządzaniem zadaniami zespołowymi. Zajmuje się to szeregiem kwestii:
- Jedna przestrzeń robocza. Wszystkie poziomy firmy, od menedżerów najwyższego szczebla po młodszych specjalistów, będą współpracować w wspólnym środowisku. Pozwoli to zarządowi jasno zobaczyć status projektu i zorganizować efektywne planowanie zarządzania zadaniami.
- Ustanowienie współpracy. Gdy członkowie zespołu w całej firmie pracują nad zadaniami według uzgodnionych standardów, zbieżność wzrasta, pozytywnie wpływając na wydajność.
- Jasne priorytety. Menedżer zadań wyraźnie wskazuje, które zadania są teraz najważniejsze i wymagają priorytetowego rozwiązania. Dlatego na pewno będzie mniej zamieszania w pracy.
- Automatyzacja oszczędzająca czas. Oprogramowanie pozwala szybko planować zadania zespołu, korzystając na przykład z szablonów do typowych i/lub powtarzalnych zadań.
- Optymalizacja pracy zdalnej w zespole. Gdziekolwiek pracownicy się znajdują, mają dostęp do zadań i mogą nad nimi pracować. Jest to szczególnie wygodne dla zespołów, które mają różnicę czasową.
Najlepsze narzędzia do zarządzania zadaniami
Aby efektywnie zarządzać zadaniami zespołowymi, możesz wybrać jedno z popularnych i wypróbowanych narzędzi.
Worksection
Platformy: Web, Windows, iOS i Android.
Cechy: Elastyczne narzędzie do zarządzania zadaniami grupowymi. Pozwala na efektywną pracę nawet w zarządzaniu wieloma projektami. Wbudowane integracje z GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber, systemami CRM przyciągają użytkowników. Platforma oferuje również tablice Kanban, tracker czasu i wykresy Gantta. Wizualny pulpit nawigacyjny pozwala uzyskać przegląd najważniejszych wskaźników projektu na jednym ekranie.
Wady: Nie wszyscy użytkownicy są zadowoleni z działania aplikacji mobilnej, a także z braku rozwiązania offline.
Cennik: Za 29 dolarów miesięcznie możesz zarządzać 10 projektami, z zespołem liczącym do 10 członków. 49 dolarów miesięcznie pozwala na pracę z 20 projektami, z maksymalnie 20 użytkownikami. Nieograniczona liczba projektów z maksymalnie 50 użytkownikami będzie kosztować 199 dolarów miesięcznie.
Ocena na Capterra: 4,9 z 5.
Asana
Platformy: Web, iOS, Android, Windows.
Cechy: Prostota, atrakcyjny wizualnie interfejs, przypisywanie zadań, ustalanie terminów, poziomy priorytetów, załączanie plików itd.
Wady: Oczekiwania użytkowników co do stosunku kosztów do funkcjonalności nie zawsze są spełniane. Powiadomienia e‑mail nie zawsze są prawidłowe.
Cennik: Wersja darmowa jest dostępna dla do 15 użytkowników. Płatne plany taryfowe kosztują od 13,49 dolarów do 30,49 dolarów na użytkownika/miesiąc. Dostępna jest wersja próbna przez 30 dni.
Ocena na Capterra: 4,5 z 5.
Wrike
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Cechy: Głównie użytkownicy lubią funkcje wizualizacji, które to narzędzie zapewnia. Dostępne są tablice Kanban, wykresy Gantta, diagramy. Możliwe są również przepływy pracy oraz analityczne raporty w czasie rzeczywistym.
Wady: Użytkownicy często muszą kontaktować się z pomocą techniczną, ponieważ nie jest łatwo obsługiwać ustawienia bez specjalnego szkolenia.
Cennik: Wersja darmowa oferuje ograniczoną liczbę zadań. Płatne taryfy kosztują od 9,80 dolarów do 24,80 dolarów na użytkownika/miesiąc. Dostępny jest 14-dniowy okres próbny.
Ocena na Capterra: 4,2 z 5.
Monday.com
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Cechy: Dostępne są tablice, które możesz kopiować, przypisywać statusy, a także wiele ustawień do pracy z zadaniami, takich jak terminy, statusy, priorytety, wykonawcy. Możliwości automatyzacji są dostępne.
Wady: Dość drogie, nie najłatwiejszy proces dostosowania ustawień.
Cennik: Dostępna jest wersja darmowa dla do 2 członków zespołu. Płatne taryfy kosztują od 8 dolarów do 16 dolarów na użytkownika/miesiąc. Możesz również skorzystać z 14-dniowej wersji próbnej, aby sprawdzić, czy wybrana taryfa jest dla Ciebie odpowiednia.
Ocena na Capterra: 4,6 z 5.
ClickUp
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Cechy: Użytkownicy lubią elastyczność tego narzędzia oraz dostępność różnych filtrów, na przykład według harmonogramów lub kalendarza. Możliwe są integracje z Google Workspace, Dropbox, Zapier. Dokumenty Wiki i czaty ułatwiają pracę zespołową.
Wady: Aplikacja mobilna wymaga ulepszenia.
Cennik: Użycie do 3 tablic jest darmowe. Począwszy od 5 dolarów na użytkownika/miesiąc, uzyskasz bardziej zaawansowaną wersję. Możesz także najpierw wybrać 14-dniową wersję próbną konkretnego planu taryfowego.
Ocena na Capterra: 4,7 z 5.
Krok po kroku: jak zaczynać efektywnie zarządzać zadaniami zespołowymi
Przede wszystkim zapisz sobie, że niezależnie od wybranej strategii zarządzania zadaniami zespołowymi, na początkowym etapie wdrażania sprawy na pewno nie będą się toczyły tak łatwo, jak sobie to wyobrażasz.
Tak więc, najważniejsze jest zrozumienie sensu współpracy w zarządzaniu zadaniami i korzyści, jakie przyniesie to biznesowi w dłuższym okresie. Ale podejścia i metody mogą się zmieniać. Eksperymenty są zupełnie normalnym narzędziem na twojej drodze do sukcesu.
To mogą być pierwsze kroki do efektywnego zarządzania zadaniami zespołu.
Opisz procesy biznesowe i zdigitalizuj wszystko, co możesz
Nawet jeśli wydaje Ci się, że wszystko jest już jasne, a firma nie jest duża, powinno to być zrobione jak najszybciej. Najważniejsze rzeczy do naprawienia to
- organizacyjna struktura;
- cele pracy;
- role, odpowiedzialności i zadania pracowników.
Kiedy wszystko jest opisane, możesz być zmuszony spojrzeć na firmę w ogóle i niektóre zespoły w nowy sposób.
Po uzyskaniu pełnego przeglądu swojego biznesu, zacznij zmierzać w kierunku zdigitalizowania procesów. Na przykład, pozbądź się papierowych notatników i raportów na rzecz dokumentów w Google Drive, tzn. wprowadź pewną formę cyfrowej transformacji.
Wybierz narzędzie do zarządzania zadaniami, które najlepiej Ci odpowiada
Powyżej podaliśmy przykłady narzędzi, które są efektywne dla zespołów. Każde z nich musi być przetestowane przez menedżera, który będzie odpowiedzialny za integrację systemu w pracy zespołów. To jest ważne, ponieważ:
- osoba musi zrozumieć zalety i wady narzędzi do śledzenia i świadomie wybrać odpowiednie narzędzie;
- po podjęciu decyzji o wyborze, należy przekonać pracowników, tzn. wyjaśnić, jakie korzyści oferuje oprogramowanie.
Jeśli firma ma kilka zespołów, można zaangażować ich liderów w testowanie i ostateczny wybór narzędzia, co znacznie uprości dalszą implementację menedżera zadań.
Określ krótko-terminowy cel integracji narzędzia do zarządzania zadaniami
Powyżej już rozmawialiśmy o znaczeniu zarządzania zadaniami. Ale nie każdy pracownik może być blisko tych globalnych celów, poza tym czasami są one trudne do uchwycenia. Dlatego lepiej opisać wyniki realizacji, które powinny być dążone w krótkim okresie, na przykład,
- 100% zadań jest rejestrowane w trackerze zadań, a nie w czatach, poczcie itp.;
- wszystkie komunikacje i udostępnianie plików dotyczące zadania odbywa się w menedżerze zadań;
- trzy miesiące po wdrożeniu narzędzia mamy jasne wskaźniki czasu poświęconego na rozwiązanie typowych problemów.
Wdrażaj funkcjonalność krok po kroku
Najlepiej będzie, jeśli zespół najpierw przeniesie zadania które były traktowane werbalnie, w komunikatorach lub na papierze do menedżera zadań i zacznie z nimi pracować: tworząc według szablonu, delegując, zmieniając statusy i zamykając.
Gdy wszyscy zrozumieją proces, możesz przejść do dodatkowych funkcji, takich jak priorytetyzacja, śledzenie czasu, budżetowanie itp.
Istnieje inna opcja wdrożenia: najpierw niektórzy indywidualni pracownicy (lub jeden z zespołów, jeśli jest ich kilka) przechodzą cały proces. Następnie proces jest rozwijany na całą firmę.
Ważne! Może wydawać się niepraktyczne płacić za wszystkie funkcje produktu i korzystać tylko z niektórych z nich. W takim przypadku, po pierwsze, możesz skorzystać z wersji próbnej, dostępnej od wielu producentów menedżerów zadań. Po drugie, dlaczego nie zakupić najpierw podstawowej funkcjonalności usługi? Można ją rozbudować w miarę potrzeb zespołu.
Uczyń innowacje stałym tematem dyskusji
To jedyny sposób, aby uzyskać szczegółową opinię od pracowników. Nie ograniczaj się do formalnych miesięcznych pytań, takich jak „Hej, ten tracker zadań jest świetny, prawda?”
Na początku integracji systemu zarządzania zadaniami w pracy firmy warto regularnie rozpoczynać rozmowę na ten temat. Na przykład, podczas codziennych i tygodniowych spotkań można poświęcić pięć minut na omówienie wrażeń z pracy z menedżerem zadań.
Jeśli ktoś chce złożyć szczegółowe uwagi, które wymagają więcej czasu, ustalcie czas dogodny dla wszystkich, ale w żadnym razie nie lekceważcie ocen pracowników.
Dlatego zarządzanie zadaniami zespołowymi ma zauważalny wpływ na wydajność pracy i sukces biznesu. Aby wdrożyć to narzędzie w swojej firmie, musisz:
- zrozumieć, jaką konkretną korzyść przyniesie Ci;
- wybrać menedżera zadań;
- krok po kroku zintegrować go w codzienne działania, otrzymując stałą opinię od zespołu.
Życzymy Ci owocnej pracy!