Jakmile si vedoucí společnosti uvědomí, že počet projektů je docela velký a neustále roste, dostává se k efektivitě správy úkolů pro týmy.
Jedním z efektivních způsobů, jak zvýšit produktivitu týmu, je správa úkolů týmu. Pomáhá dělat více v daném čase a předcházet vyhoření zaměstnanců. Řekneme vám, jak zavést opravdu kvalitní správu úkolů.
Správa úkolů týmu
Projektový úkol je specifická akce, jejíž úspěšné dokončení je krokem k dosažení cíle.Když se jedná o správu úkolů týmu, znamená to, že manažer musí najít rovnováhu mezi pracovním zatížením týmu a jeho efektivitou. To znamená rozdělit úkoly tak, aby všechny byly dokončeny včas a v souladu s technickými požadavky, přičemž zaměstnanci pracují bez přesčasů a příliš těsných termínů.
Důležitost správy úkolů týmu
Důležitost efektivní správy úkolů nemůže být přeceňována. Úspěch jednotlivých projektů a podnikání jako celku na tom závisí.
Pokud společnost nemá správu úkolů pro týmy, v budoucnu se bude muset vypořádat s následujícími problémy.
- Úkoly, o kterých nikdo neví. K tomu dochází, když o nich bylo jen mluveno nebo napsáno v messengeru, ale neexistuje záznam o tom, kdo má co dělat a kdy.
- Ztracené úkoly. Pokud existuje několik vykonavatelů úkolu, stává se, že si je předávají navzájem postupně. Může se stát, že úkol nedojde k dalšímu vykonavateli a zůstane někde v “pozastaveném” stavu.
- Nedostatek důležitých komponentů k dokončení úkolu. Dekompitice je užitečná věc při řešení rozsáhlých problémů. Někdy se ale stane, že v konečné fázi nelze získat vše potřebné k dokončení úkolu, např. člen týmu není v kontaktu a nikdo neví, kde jsou jeho pracovní materiály.
- Prošlé úkoly. Někdy se mezistupně zpozdí natolik, že termíny úkolů a celého projektu se výrazně posunou. Stává se, že získaný výsledek již není relevantní, potřebuje změny a tudíž dodatečné zdroje pro ně.
Pokud se výše uvedené jevy v společnosti vyskytují, ztráta loajality zákazníků a části zisku je nevyhnutelná. Správa úkolů týmu je potřebná k tomu, aby se tomu vyhnulo.
Co je efektivní správa úkolů?
Správa úkolů může být považována za efektivní, pokud vám umožňuje následující:
- absence identických priorit úkolů pro jednoho vykonavatele;
- jediný zdroj informací pro všechny zaměstnance;
- možnost sledovat pokrok v úkolech;
- stabilita termínů;
- odpovídající pracovní zatížení každého člena týmu;
- vysoká kvalita prováděné práce.
Jaké jsou 5 klíčových komponentů správy úkolů?
V závislosti na specifikách projektu se nuance správy úkolů pro týmy mohou měnit. Ale obvykle se správa úkolů týmu nemůže obejít bez komponentů uvedených níže.
Strategické plánování Prvním krokem v tomto procesu je posoudit cíle týmu a naplánovat akční úkoly, které povedou k úspěchu.
Organizace zdrojů Poté, co jsou stanoveny strategické cíle a rozpracován plán pokroku, je nutné posoudit dostupné zdroje. Pokud jich je dostatek k dokončení úkolů, můžete koordinovat činnosti lidí, jmenovat odpovědné za určité procesy a pokračovat dále.
Systémová práce s talenty Když člověk dělá to, co má nejraději, je mnohem efektivnější. Proto je nutné systematicky věnovat pozornost komunikaci s každým členem týmu, abyste pochopili jejich aspirace a dovednosti. Tyto informace vám pomohou delegovat úkoly těm, kteří je zvládnou nejlépe.
Komunikace úkolů a motivace k jejich plnění Formální objednávka k dokončení úkolu je samozřejmě nutná. Ale manažer musí podrobně vysvětlit, jak tento úkol ovlivňuje projekt. Je také velmi důležité motivovat lidi, aby cítili, že práce, kterou vykonávají, je důležitá a oceňovaná.
Průběžné monitorování pokroku V inspirujících příbězích o úspěchu se příliš často nepíše o tom, jak důležité je neustále sledovat stav práce na úkolech, sledovat pokrok, dávat pozor na problémy, atd. Když manažer vidí, že se něco nedaří, je možné včas upravit činnosti a poučit se z této zkušenosti pro budoucnost, aby se vyhnul podobným chybám.
Jak můžete organizovat práci na týmových úkolech?
Zkušenosti vedoucích společností ukazují, že optimálním způsobem organizace práce je správa úkolů týmové práce. Odborně se zabývá řadou otázek:
- Jedno pracovní místo. Všechny úrovně společnosti, od vrcholových manažerů po mladší specialisty, budou spolupracovat v obyčejném prostředí. To umožní vedení jasně vidět stav projektu a organizovat efektivní plánování správy úkolů.
- Vznikající spolupráce. Když členové týmu napříč společností pracují na úkolech podle dohodnutého standardu, zvyšuje se sladění, což pozitivně ovlivňuje produktivitu.
- Jasné priority. Správce úkolů jasně označuje, které úkoly jsou v tuto chvíli nejdůležitější a vyžadují prioritní řešení. Proto bude určitě méně zmatků v práci.
- Úsporná automatizace. Software vám umožňuje rychle plánovat týmové úkoly, například pomocí šablon pro typické a/nebo opakující se úkoly.
- Optimalizace vzdálené spolupráce. Kdekoli zaměstnanci jsou, mají přístup k úkolům a mohou na nich pracovat. To je zvlášť pohodlné pro týmy, které mají časový posun.
Nejlepší nástroje pro správu úkolů
Pro efektivní správu úkolů týmové práce si můžete vybrat jeden z populárních a osvědčených nástrojů.
Worksection
Platformy: Web, Windows, iOS a Android.
Funkce: Flexibilní nástroj pro správu skupinových úkolů. Umožňuje efektivní práci i při řízení více projektů. Vestavěné integrace s GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber, CRM systémy přitahují uživatele. Platforma také nabízí Kanban desky, časový tracker a Ganttovy diagramy. Vizualizovaný panel umožňuje získat přehled o nejdůležitějších ukazatelích projektu na jedné obrazovce.
Nevýhody: Né všichni uživatelé jsou spokojeni s výkonem mobilní aplikace, stejně jako s nedostatkem offline řešení.
Ceník: S $29 měsíčně můžete spravovat 10 projektů s týmem až 10 členů. $49 měsíčně vám umožní pracovat s 20 projekty, s až 20 uživateli. Neomezený počet projektů s až 50 uživateli vás bude stát $199 měsíčně.
Hodnocení na Capterra: 4,9 z 5.
Asana
Platformy: Web, iOS, Android, Windows.
Funkce: Jednoduchost, vizuálně atraktivní rozhraní, přidělování úkolů, nastavování termínů, úrovně priorit, přílohy souborů, atd.
Nevýhody: Očekávání uživatelů ohledně poměru cena/funkcionalita nejsou vždy splněna. E‑mailová upozornění nejsou vždy správná.
Ceník: Bezplatná verze je dostupná pro až 15 uživatelů. Placené tarify se pohybují mezi $13,49 a $30,49 na uživatele/měsíc. Je dostupná 30denní zkušební verze.
Hodnocení na Capterra: 4,5 z 5.
Wrike
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Funkce: Hlavně uživatelé oceňují vizualizační funkce, které tento nástroj poskytuje. Jsou zde Kanban desky, Ganttovy diagramy, grafy. K dispozici jsou také pracovní postupy, analytické zprávy v reálném čase.
Nevýhody: Uživatelé často musí kontaktovat technickou podporu, protože není snadné zvládnout nastavení bez zvláštního školení.
Ceník: Bezplatná verze nabízí omezený počet úkolů. Placené tarify stojí mezi $9,80 a $24,80 na uživatele/měsíc. Je k dispozici 14denní zkušební období.
Hodnocení na Capterra: 4,2 z 5.
Monday.com
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funkce: Jsou zde desky, které můžete kopírovat, přiřazovat jim stavy, stejně jako mnoho nastavení pro práci s úkoly, jako jsou termíny, stavy, priority, vykonavatelé. Možnosti automatizace jsou k dispozici.
Nevýhody: Poměrně drahé, proces přizpůsobení není nejjednodušší.
Ceník: Pro až 2 členy týmu je k dispozici bezplatná verze. Placené tarify stojí mezi $8 a $16 na uživatele/měsíc. Můžete použít 14denní zkušební verzi k ověření, že zvolený tarif je pro vás dobrý.
Hodnocení na Capterra: 4,6 z 5.
ClickUp
Platformy: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Funkce: Uživatelé oceňují flexibilitu nástroje a dostupnost různých filtrů, například podle časových os nebo kalendáře. Je možné provádět integrace s Google Workspace, Dropbox, Zapier. Wiki dokumenty a chaty usnadňují týmovou práci.
Nevýhody: Mobilní aplikace potřebuje zlepšení.
Ceník: Při použití až 3 desek je to zdarma. Od $5 na uživatele/měsíc získáte pokročilejší verzi. Můžete si také nejprve vybrat 14denní zkušební verzi konkrétního tarifu.
Hodnocení na Capterra: 4,7 z 5.
Postupně: začněte efektivně řídit úkoly týmu
Nejdříve si poznamenejte, že ať už zvolíte jakoukoli strategii správy úkolů týmu, v počáteční fázi implementace se věci určitě nebudou dít tak snadno, jak si představujete.
Hlavní je proto pochopit význam spolupráce na řízení úkolů a výhody, které přinese podnikání v dlouhodobém horizontu. Přístupy a metody se ale mohou měnit. Experimenty jsou zcela normálním nástrojem na vaší cestě k úspěchu.
Toto mohou být prvních kroků k efektivní správě úkolů týmu.
Popište obchodní procesy a digitalizujte vše, co můžete
I když se vám zdá, že už je všechno jasné, a společnost není velká, mělo by se to udělat co nejdříve. Hlavní věci, které je třeba napravit, jsou
- organizace struktura;
- pracovní cíle;
- role, odpovědnosti a úkoly zaměstnanců.
Když je vše popsáno, můžete se na společnost obecně a na určité týmy podívat novým způsobem.
Jakmile máte kompletní přehled o svém podnikání, začněte se přesouvat směrem k digitalizaci procesů. Například se zbavte papírových bloků a zpráv ve prospěch dokumentů na Google disku, tedy proveďte jakýsi digitální transformaci.
Zvolte nástroj pro správu úkolů, který vám nejlépe vyhovuje
výše jsme poskytli příklady nástrojů, které jsou pro týmy efektivní. Každý z nich by měl být otestován manažerem, který bude odpovědný za integraci systému do práce týmů. To je důležité, protože:
- osoba musí chápat výhody a nevýhody sledovačů a nástroj si zvolit vědomě;
- po rozhodnutí o výběru je nutné přesvědčit zaměstnance, tj. vysvětlit, jaké výhody software nabízí.
Pokud má společnost několik týmů, je možné zapojit jejich vedoucí do testování a konečného výběru nástroje, což výrazně usnadní další implementaci správce úkolů.
Nakreslete krátkodobý cíl pro integraci nástroje pro správu úkolů
Už jsme hovořili o důležitosti správy úkolů. Ale né každý zaměstnanec může být blízko těchto globálních cílů, navíc je někdy obtížné je uchopit. Proto je lepší popisovat výsledky implementace, které by měly být zaměřeny na krátkodobé cíle, například,
- 100% úkolů je zaznamenáno v nástroji pro sledování úkolů, né v chatech, e‑mailech atd.;
- t toutes komunikace a sdílení souborů k úkolu jsou prováděny v nástroji pro správu úkolů;
- tři měsíce po implementaci nástroje máme jasné ukazatele času stráveného řešením typických problémů.
Implementujte funkčnost postupně
Bylo by lepší, kdyby tým nejprve převedl úkoly, které byly řešeny ústně, v messengerech nebo na papíře do správce úkolů a začal s nimi pracovat: vytváření podle šablony, delegování, měnění stavů a uzavírání.
Jakmile všichni porozumí procesu, můžete přejít na další funkce, jako jsou prioritizace, sledování času, rozpočty atd.
Existuje také další možnost implementace: nejprve někteří jednotliví zaměstnanci (nebo jeden z týmů, pokud jich je více) projdou celým procesem. A pak se proces rozšíří na celou společnost.
Důležité! Může se zdát nepraktické platit za všechny funkce produktu a používat pouze některé z nich. V takovém případě zaprvé, můžete použít bezplatnou zkušební verzi, kterou nabízí mnoho vývojářů správců úkolů. Zadruhé, proč si nejprve nekoupit základní funkčnost služby? Může být v průběhu času rozšířena podle potřeb týmu.
Udělejte z inovací trvalé téma diskuse
Toto je jediný způsob, jak získat podrobné zpětné vazby od zaměstnanců. Omezte se na formální měsíční otázky, jako je “Hele, tento sledovač úkolů je skvělý, že?”
Na začátku integrace systému řízení úkolů do práce společnosti by bylo dobré pravidelně zahájit konverzaci o tom. Například na každodenních a týdenních schůzkách si můžete na pět minut promluvit o impressi z práce s manažerem úkolů.
Pokud někdo chce udělat podrobné komentáře, které vyžadují více času, domluvte se na čase, který je vhodný pro všechny, ale nijak nepodceňujte názory zaměstnanců.
Proto správa úkolů týmu má znatelný vliv na pracovní efektivitu a úspěch podnikání. Abyste tento nástroj snadno zavedli ve své společnosti, musíte:
- pochopit, jaký konkrétní přínos vám přinese;
- vybrat správce úkolů;
- postupně jej integrovak do každodenní činnosti a získávat neustálou zpětnou vazbu od týmu.
Přejeme vám produktivní práci!