В тот момент, когда руководитель компании понимает, что количество проектов в работе достаточно большое и продолжает расти, возникает вопрос об эффективности управления задачами для команд.
Одним из эффективных способов повысить производительность коллектива является командный таск-менеджмент. Именно он помогает сделать больше за отведенное время и предотвратить выгорание сотрудников. О том, как построить действительно качественное управление задачами, рассказываем дальше.
Что такое командный таск-менеджмент
Задача в рамках проекта — конкретное действие, успешное исполнение которой является шагом к достижению цели.Когда речь идет о командном таск-менеджменте, то он заключается в том, что руководитель должен найти баланс между рабочей нагрузкой коллектива и его эффективностью. То есть распределить задачи, чтобы все они были выполнены вовремя и по ТЗ, а сотрудники при этом работали без овертаймов и слишком сжатых сроков.
Насколько важно управление задачами для команды
Значение эффективного управления задачами сложно переоценить. Именно от него зависит успех отдельных проектов и бизнеса в целом.
Если в компании не настроено управление задачами для команд, в будущем придется столкнуться со следующими проблемами:
- Задачи, о которых никто не знает. Это происходит, когда о них просто поговорили или написали в мессенджере, но нигде не зафиксировали, кто, что и когда должен сделать.
- Утерянные таски. Если у задачи несколько исполнителей, то бывает так, что они передают ее друг другу последовательно. На одном из этапов происходит что-то непредвиденное, к следующему исполнителю задача уже не поступает и остается где-то в «подвешенном» состоянии.
- Отсутствие важных составляющих для завершения задачи. Декомпозиция — полезная вещь в решении масштабных задач. Но иногда случается так, что на завершающей стадии собрать вместе все необходимое для завершения не получается. Например, кто-то из команды не на связи, а где его рабочие материалы — неизвестно.
- Просроченные задачи. Иногда промежуточные этапы затягиваются настолько, что дедлайны задач и всего проекта существенно сдвигаются. Случается, что полученный результат уже не актуален, требует изменений и, соответственно, дополнительных ресурсов.
Если в компании присутствуют описанные выше явления, потеря лояльности клиентов и части доходов неизбежна. Чтобы обойтись без этого и нужен командный таск-менеджмент.
Что такое эффективный таск-менеджмент?
Эффективным можно назвать управление задачами, которое дает возможность обеспечить:
- задачи, расставленные по приоритетам;
- общий источник информации для всех сотрудников;
- возможность отслеживать прогресс по задачам;
- стабильность сроков выполнения работ;
- адекватную загруженность каждого члена команды;
- высокое качество проделанной работы.
5 составляющих управления задачами
В зависимости от специфики проекта могут изменяться нюансы управление задачами для команд. Но чаще всего без перечисленных далее составляющих в командном таск-менеджменте не обойтись.
Стратегическое планирование Первый шаг в этом процессе — оценить цели команды и спланировать действия-задачи, которые приведут к успеху.
Организация ресурсов После того, как стратегические цели установлены, а план продвижения к ним составлен, следует оценить имеющиеся ресурсы. Если их хватает на решение задач, можно координировать деятельность людей, назначить ответственных за те или иные процессы и двигаться дальше.
Систематическая работа с талантами Когда человек делает то, что ему больше нравится, он гораздо эффективнее. Следовательно, необходимо регулярно уделять внимание общению с каждым членом команды, чтобы понимать их стремления и навыки. Эта информация поможет без ошибок делегировать задачи именно тем, кто справится с ними лучше всего.
Донесение сущности задач и мотивация к их выполнению Формальное распоряжение проделать ту или иную работу, конечно, нужно. Но руководитель должен подробно объяснить, как эта задача влияет на проект. Также очень важно именно мотивировать людей, чтобы они чувствовали, что их ценят, а работа, которую они делают, важна.
Постоянный контроль за состоянием дел В историях успеха, которыми многие вдохновляются, не часто пишут о том, насколько важно постоянно мониторить состояние работы над задачами, отслеживать прогресс, следить за узкими местами и т.д. Когда руководитель видит, что что-то идет не по плану, можно вовремя корректировать действия и в дальнейшем учитывать этот опыт, не допускать схожих ошибок.
Как организовать работу над командными задачами?
Опыт ведущих компаний указывает на то, что оптимальный вариант организации работы с командными задачами — таск-менеджер. Он позволяет решить ряд вопросов:
- Общее пространство для работы. Все звенья компании от топ-менеджеров до junior-специалистов будут работать в общей среде. Это позволит руководству наглядно видеть положение дел и организовать совместное управление задачами.
- Налаживание сотрудничества. Если члены команд в масштабах всей компании работают по задачам по согласованному стандарту, слаженность растет. А это оказывает положительное влияние на производительность.
- Понятны приоритеты. В таск-менеджере четко обозначено, какие задачи наиболее важны именно сейчас и требуют первоочередного решения. Поэтому неразберихи в работе точно станет меньше.
- Автоматизация, экономящая время. Система позволяет быстро планировать командные задачи, используя, например, шаблоны для типовых и/или повторяющихся задач.
- Оптимизация удаленной командной работы. Где бы ни находились сотрудники, они имеют доступ к задачам и могут работать над ними. Особенно удобно это для команд, имеющих разницу во времени.
Лучшие продукты для таск-менеджмента
Чтобы эффективно управлять задачами командной работы, можно выбрать один из популярных и проверенных многими коллективами таск-менеджеров.
Worksection
Платформы: Web, Windows, iOS и Android.
Достоинства: Гибкий инструмент управления задачами команд. Он позволяет эффективно работать даже когда в работе несколько проектов. Привлекают пользователей встроенные интеграции с GoogleDocs, Slack, Telegram, Viber, CRM-системами. Также есть доски Канбан, тайм-трекер, диаграммы Ганта. Наглядный Дашборд — функционал позволяющий на одном экране увидеть все важнейшие показатели проекта.
Недостатки: Не все пользователи удовлетворены качеством работы мобильного приложения и отсутствием офлайн-решения.
Тарифы: Для $29 в месяц можно управлять десятью проектами, команда должна состоять из десяти и менее людей. Тариф за $49 в месяц позволяет работать с 20 проектами, количество пользователей — до 20. Заплатив $199 в месяц, вы снимаете ограничения на число проектов в работе, пользователей может быть до 50.
Рейтинг на Capterra: 4,9 из 5.
Asana
Платформы: Web, iOS, Android, Windows.
Достоинства: Простота, визуальная привлекательность интерфейса, возможность назначать ответственного за задачу, задать дедлайн, приоритет, прикрепить файлы и т.д.
Недостатки: Ожидания пользователей по поводу соотношения стоимости и функционала не всегда сбываются. Также отмечены сбои в работе уведомлений на электронную почту.
Тарифы: Есть бесплатная версия, она предназначена для 15 пользователей. Платные тарифы обойдутся от $13,49 до $30,49 за пользователя в месяц. Можно пользоваться 30-дневным триалом.
Рейтинг на Capterra: 4,5 из 5.
Wrike
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac.
Достоинства: Главным образом пользователям нравятся возможности визуализации работы с задачами. Здесь есть доски Канбан, диаграмма Ганта, графики. Также доступны workflows, аналитические отчеты в реальном времени.
Недостатки: Пользователям часто приходится обращаться к технической поддержке, ведь с настройками без специальной подготовки справиться нелегко.
Тарифы: Бесплатная версия позволяет работать с ограниченным количеством задач. Стоимость платных тарифов – от $9,80 до $24,80 за пользователя в месяц. В течение 14 дней можно использовать триал-версию.
Рейтинг на Capterra: 4,2 из 5.
Monday.com
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Достоинства: Здесь есть удобные доски, которые можно копировать, назначать им статусы, а еще много настроек для работы с задачами, например, дедлайны, статусы, приоритеты, исполнители. Есть возможности для автоматизации.
Недостатки: Довольно высока стоимость, не самый простой процесс настройки таск-трекера под себя.
Тарифы: Доступна бесплатная версия для двух членов команды. Платные тарифы стоят от $8 до $16 за пользователя в месяц. Чтобы убедиться в том, что тариф вам подходит, есть триал-версия на 14 дней.
Рейтинг на Capterra: 4,6 из 5.
ClickUp
Платформы: Web, iOS, Android, Windows, Mac, Linux.
Преимущества: Пользователям нравится гибкость инструмента и наличие различных фильтров для задач, например, по таймлайну или календарю. Есть интеграции с Google Workspace, Dropbox, Zapier. Упрощают работу команд вики-документы, чаты.
Недостатки: Мобильная версия требует усовершенствования.
Тарифы: При работе с тремя и менее досками продукт бесплатный. При оплате от $5 за пользователя в месяц можно получить более продвинутый функционал, чем в бесплатной версии. Есть триал-версия выбранного тарифа на 14 дней.
Рейтинг на Capterra: 4,7 из 5.
Шаг за шагом: как начать эффективно управлять командными задачами
В первую очередь отметьте для себя: какую бы стратегию командного таск-менеджмента вы ни выбрали, на начальном этапе внедрения события точно не будут происходить так, как вы представляете в идеальном сценарии.
Итак, главное — понимать смысл таск-менеджмента для команд и пользу, которую он принесет бизнесу в перспективе. А вот подходы и способы работы могут изменяться. Эксперименты вполне нормальный инструмент на пути к успеху.
Первыми шагами к эффективному управлению командными задачами могут быть перечисленные ниже.
Опишите бизнес-процессы и оцифруйте все, что возможно
Даже если вам кажется, что все и так понятно, а компания не является большой, это следует сделать как можно раньше. Главное, что нужно фиксировать:
- организационную структуру;
- цели работы;
- роли, обязанности и задачи сотрудников.
Когда все будет описано, возможно, придется посмотреть на компанию в целом и на отдельные команды по-новому.
После того, как у вас перед глазами окажется полная картина бизнеса, начинайте движение к оцифровке процессов. Например, отказывайтесь от бумажных записных книжек и отчетов в пользу документов на виртуальном диске Google, т.е. внедряйте некую цифровую трансформацию.
Выберите таск-менеджер, который вас устраивает
Выше мы привели примеры эффективных для команд продуктов. Каждый из них нужно протестовать руководителю, отвечающему за интеграцию системы в работу команд. Это важно, потому что:
- человек должен понимать преимущества и недостатки трекеров и выбирать продукт сознательно;
- после того, как решение о выборе принято, нужно «продать» таск-трекер сотрудникам, то есть объяснить, какие преимущества им даст использование этого сервиса.
Если у компании несколько команд и есть такая возможность, следует привлечь их руководителей к тестированию и окончательного выбора сервиса. Это существенно упростит дальнейшее внедрение таск-менеджера в работу.
Определите краткосрочную цель интеграции системы для управления задачами
Выше мы уже говорили о важности управления задачами. Но не каждому сотруднику эти глобальные цели могут быть близки, кроме того, их иногда сложно постичь. Поэтому лучше описать результаты от внедрения, к которым нужно стремиться в краткосрочной перспективе, например, сделать так, чтобы:
- 100% задач были зафиксированы в таск-трекере, а не в чатах, почте и т.п.;
- все коммуникации и обмен файлами по задаче происходили в таск-менеджере;
- в течение трех месяцев после начала работы с системой мы имели четкие показатели времени, которое тратится на решение типовых задач.
Внедряйте функционал постепенно
Будет лучше, если команда сначала перенесет в таск-менеджер задачи, которые раньше ставились устно, в мессенджерах или на бумаге и начнет работать с ними: создавать шаблоны, делегировать, менять статусы и закрывать.
После того, как все разберутся в процессе, можно переходить к дополнительным функциям, например, расстановке приоритетов, тайм-трекингу, бюджетированию и т.д.
Есть еще один вариант внедрения: сначала весь путь проходят отдельные сотрудники (или одна из команд, если их несколько). А потом процесс масштабируется на всю компанию.
Важно! Может показаться, что нецелесообразно платить за все функции продукта, а использовать только часть. В таком случае, во-первых, можно воспользоваться бесплатной тестовой версией, многие разработчики таск-менеджеров это позволяют. Во-вторых, почему бы не приобрести сначала базовый функционал сервиса? Со временем его можно будет расширять в соответствии с потребностями команды.
Сделайте нововведение постоянной темой обсуждений
Только так можно получить развернутую обратную связь от сотрудников. Не следует ограничиваться формальными вопросами типа «Ну что, таск-трекер — это же круто?» раз в месяц.
В начале интеграции системы для управления командными задачами в работу компании стоит регулярно заводить о ней разговор. К примеру, на ежедневных и еженедельных встречах можно уделить пять минут обсуждению впечатлений от работы с таск-менеджером.
Если кто-то хочет дать подробные комментарии, на которые нужно больше времени, обсудите удобную дату, но ни в коем случае не пренебрегайте суждениями сотрудников.
Следовательно, управление задачами команды оказывает заметное влияние на эффективность работы и успешность бизнеса. Чтобы легко и без негатива внедрить этот инструмент в своей компании нужно:
- понять, какую конкретно пользу он принесет вам;
- выбрать таск-менеджер;
- шаг за шагом интегрировать его в повседневную деятельность, постоянно получая обратную связь от команды.
Желаем вам продуктивной работы!