Разом з Анастасією Мацугою, New Business Director агенції Sasquatch Digital, обговорили користь Worksection для digital-маркетингу, плюси та мінуси тайм-трекеру і те, як їхній команді вдається майже повністю працювати віддалено.
Про компанію:
Sasquatch Digital — агенція цифрового маркетингу, заснована у 2009 році. Посідає п’яте місце в категорії SMM у рейтингу компаній, що надають послуги у сфері диджиталу, від IAB Україна. Команда реалізувала чималу кількість проєктів у диджитал-сегменті для великих брендів, серед яких — Nike, Jägermeister, Libero, Libresse, British American Tobacco, Mitsubishi Motors, ООН, OLX та інші. Сумарно агенція має понад 250 реалізованих проєктів в Україні, Польщі, Німеччині, Грузії, Великій Британії, Сполучених Штатах Америки і ще багатьох країнах.
Як ви вели проєкти та комунікацію до Worksection?
У період нашого становлення ми використовували Excel-файли, папки на Google-диску, а завдання ставилися через пошту. Це призводило до того, що 20% втрачалося: файл не надіслано вчасно, хтось не приїхав на зустріч тощо. Згодом почали експериментувати з різними таск-менеджерами, доки не зупинилися на Worksection. І ось уже сім років, відколи ми користуємося цією системою!
Як команда Sasquatch Digital використовує Worksection?
У нас усі проєкти закриваються in-house. Є деякі співробітники не у штаті, які залучаються до проєктів, але все одно додані у Worksection як користувачі з обмеженим функціоналом. Вони мають доступ до декількох проєктів, які стосуються лише їхнього напрямку роботи. Для основної команди відкритий доступ до проєктів, якими вони займаються, тоді як директор та керівники відділів мають доступ до всіх проєктів і можливість закривати завдання чи переносити їхній термін. У мене як адміністратора акаунту також є доступ до всіх проєктів, і я можу бачити, хто і які завдання ставить.
Чи впроваджували ви тайм-трекер у роботу?
Ми щорічно трекаємо робочий час протягом одного місяця, щоб коригувати собівартість проєктів і знати, скільки триває виконання тієї чи іншої роботи. Зараз ми рідко користуємося таймером, але він дуже нам допоміг, коли розпочалося повномасштабне вторгнення. Тоді більша частина клієнтів заморозили роботу, а команду потрібно було зберегти. Роман (прим. — Роман Геращенко, CEO) вирахував формулу, відповідно до якої ми працювали за погодинною оплатою. Тож до моменту, поки ми не вийшли на повне завантаження, люди рахували кількість годин і зарплату відповідно.
Чим Worksection цінний саме для вашої команди?
Основна перевага — це єдиний доступ до всіх проєктів, а відповідно їх структуроване ведення та контроль термінів. Також Worksection допомагає рахувати бюджети. Ми запускаємо таймер на одне конкретне завдання і бачимо, скільки, наприклад, дизайнер витрачає часу на створення ілюстрації або ретуш портрету. Таким чином ми розуміємо, скільки часу коштує кожне завдання кожного спеціаліста.
Це допомагає нам рахувати маржинальність проєктів. Бюджети закладаються до початку роботи, адже кількість часу, яку спеціаліст витратить на те чи інше завдання, ми знаємо заздалегідь за раніше проведеними зрізами. Тож за кожним спеціалістом фіксується погодинка. Але періодично ми запускаємо таймер на конкретний проєкт, щоб дізнатися, чи відрізняється фактична кількість роботи від запланованої та обіцяної клієнтові. Найчастіше це стосується складних багатокомпонентних проєктів.
Така перевірка дозволяє нам зрозуміти, чи вигідно працювати з тим чи іншим клієнтом, а також аргументовано оновлювати бюджети. Бо якщо на початку роботи ми домовилися із клієнтом, що спеціаліст працюватиме над проєктом 40 годин, а насправді виходить 60, потрібно або оновити підхід у роботі з цим клієнтом, або домовлятися про інші умови.
Загалом це допомагає нам фіксувати реальний обсяг роботи і враховувати, скільки проєктів готовий нести на собі кожен зі спеціалістів агенції.
Проте ми зрозуміли, що регулярний трекінг часу спричиняє фахівцям дискомфорт, адже виникає відчуття «стеження». Тож це був експеримент, який ми лишили для точкової роботи.
Друга перевага — оперативна комунікація всередині завдання. Це важливо, тому що третина нашої команди — за кордоном, частина з нас розкидані по Україні, тому майже всі ми працюємо віддалено.
Які фішки сервісу спрощують вашу роботу?
Наша команда активно використовує контроль видимості, щоб людина бачила тільки ті проєкти, до яких вона залучена.
А також сповіщення. Дуже зручно, що є інтеграція з Telegram, де видно усі сповіщення із Worksection. Я можу навіть не заходити у систему, якщо бачу, що мене не відмічали і у мене немає термінових завдань.
Без Worksection ми витрачали б дуже багато часу на синхронізацію всіх проєктів. Третину з них можна було б узагалі відмінусувати.
Основа нашого позиціювання — це стабільність. Тобто все виконується відповідно до погодженого терміну, і ми контролюємо не тільки нашу роботу, а й те, щоб клієнти усе надавали вчасно зі свого боку. Ми знаємо, від кого і на що чекаємо. Саме ця якість і увага до деталей була б неможливою без налагодження внутрішніх процесів завдяки Worksection.