Razem z Anastasią Matsugą, Dyrektorem Nowych Biznesów agencji Sasquatch Digital, omówiliśmy korzyści z Worksection dla marketingu cyfrowego, zalety i wady śledzenia czasu oraz to, jak ich zespół udało się pracować niemal całkowicie zdalnie.
O firmie:
Sasquatch Digital to agencja marketingu cyfrowego założona w 2009 roku. Zajmuje piąte miejsce w kategorii SMM w ocenie usług cyfrowych przez IAB Ukraina. Zespół zrealizował liczne projekty cyfrowe dla dużych marek, w tym Nike, Jägermeister, Libero, Libresse, British American Tobacco, Mitsubishi Motors, Organizacji Narodów Zjednoczonych, OLX i innych. Łącznie agencja zrealizowała ponad 250 projektów w Ukrainie, Polsce, Niemczech, Gruzji, Wielkiej Brytanii, Stanach Zjednoczonych i wielu innych krajach.
Jak zarządzaliście projektami i komunikacją przed Worksection?
Na początku korzystaliśmy z plików Excel, folderów na Google Drive, a zadania były przypisywane za pośrednictwem e‑maila. Doprowadziło to do 20% strat: pliki nie były wysyłane na czas, ktoś przegapił spotkanie itd. Później zaczęliśmy eksperymentować z różnymi systemami zarządzania zadaniami, aż w końcu zdecydowaliśmy się na Worksection. I przez ostatnie siedem lat korzystamy z tego systemu!
Jak zespół Sasquatch Digital korzysta z Worksection?
Wszystkie nasze projekty są zamykane wewnętrznie. Mamy kilku pracowników nieetatowych zaangażowanych w projekty, ale są oni dodawani do Worksection jako użytkownicy z ograniczoną funkcjonalnością. Mają dostęp do kilku projektów związanych tylko z ich obszarem pracy. Główny zespół ma dostęp do projektów, nad którymi pracują, podczas gdy dyrektor i kierownicy działów mają dostęp do wszystkich projektów i mogą zamykać zadania lub je przekładać. Jako administrator konta mam również dostęp do wszystkich projektów i widzę, kto przypisuje jakie zadania.
Czy wdrożyliście śledzenie czasu w swojej pracy?
Śledzimy godziny pracy raz w roku przez jeden miesiąc, aby dostosować koszty projektów i wiedzieć, ile czasu zajmuje każde zadanie. Obecnie nie korzystamy regularnie z timera, ale był on dla nas bardzo pomocny podczas pełnoskalowej inwazji. W tym czasie większość klientów wstrzymała swoją pracę, ale musieliśmy zatrzymać zespół. Roman (Uwaga: Roman Herashchenko, dyrektor generalny) wpadł na formułę, zgodnie z którą pracowaliśmy na zasadzie płatności godzinowej. Więc dopóki nie osiągnęliśmy pełnej pojemności, ludzie wyliczali liczbę godzin i odpowiadające im wynagrodzenia.
Jaka jest wartość Worksection szczególnie dla waszego zespołu?
Główną zaletą jest zgodny dostęp do wszystkich projektów, co pozwala na strukturalne zarządzanie i kontrolę terminów. Worksection pomaga również w budżetowaniu. Uruchamiamy timer dla konkretnego zadania i widzimy, ile czasu, na przykład, projektant spędza na stworzeniu ilustracji lub retuszu portretu. W ten sposób rozumiemy czas potrzebny na każde zadanie i każdego specjalistę.
To pomaga nam obliczyć rentowność projektu. Budżety są ustalane przed rozpoczęciem pracy, ponieważ z góry wiemy, w oparciu o wcześniejsze dane, ile czasu każdy specjalista spędzi na danym zadaniu. Tak więc każdy specjalista ma zapisane stawkę godzinową. Jednak okresowo uruchamiamy timer dla konkretnego projektu, aby ustalić, czy rzeczywista ilość pracy różni się od planowanej i obiecanej klientowi. Jest to często istotne w przypadku złożonych projektów wieloskładnikowych.
Taka ocena pozwala nam zrozumieć, czy opłaca się pracować z określonym klientem, a także pomaga nam uzasadnić aktualizacje budżetu. Jeśli początkowo uzgodniliśmy z klientem, że specjalista będzie pracował nad projektem przez 40 godzin, ale okazuje się, że w rzeczywistości jest to 60 godzin, musimy albo przemyśleć nasze podejście do pracy z tym klientem, albo negocjować inne warunki.
Ogólnie to pomaga nam śledzić rzeczywiste obciążenie i brać pod uwagę, ile projektów każdy specjalista w agencji może obsłużyć.
Jednak zdaliśmy sobie sprawę, że regularne śledzenie czasu sprawiało, że specjaliści czuli się niekomfortowo, ponieważ mieli wrażenie, że są stale monitorowani. To był eksperyment, który utrzymaliśmy dla konkretnych zadań.
Drugą zaletą jest komunikacja w czasie rzeczywistym w ramach zadań. Jest to ważne, ponieważ jedna trzecia naszego zespołu znajduje się za granicą, a niektórzy z nas są rozsiani po Ukrainie, więc prawie wszyscy pracujemy zdalnie.
Jakie funkcje usługi ułatwiają waszą pracę?
Nasz zespół aktywnie korzysta z kontroli widoczności, więc każdy widzi tylko projekty, w które jest zaangażowany.
I także powiadomienia. Wygodnie, że istnieje integracja z Telegramem, gdzie wszystkie powiadomienia z Worksection są widoczne. Mogę nawet uniknąć logowania się do systemu, jeśli widzę, że nie byłem wspomniany i nie mam pilnych zadań.
Bez Worksection spędzilibyśmy dużo czasu na synchronizacji wszystkich projektów. Jedna trzecia z nich mogłaby być całkowicie pominięta.
Fundament naszego pozycjonowania to stabilność. Oznacza to, że wszystko jest realizowane zgodnie z uzgodnionym terminem, i nie tylko kontrolujemy naszą pracę, ale także zapewniamy, że klienci dostarczają wszystko na czas z ich strony. Wiemy, czego i kogo się spodziewać. To właśnie ta jakość i dbałość o szczegóły byłyby niemożliwe bez usprawnienia procesów wewnętrznych poprzez Worksection.