Insieme a Anastasiia Matsuga, Direttore Nuovi Affari di Sasquatch Digital, abbiamo discusso i benefici di Worksection per il marketing digitale, i pro e i contro del monitoraggio del tempo e come il loro team riesce a lavorare quasi interamente da remoto.
Informazioni sull'azienda:
Sasquatch Digital è un'agenzia di marketing digitale fondata nel 2009. Si piazza al quinto posto nella categoria SMM nella classifica dei servizi digitali di IAB Ucraina. Il team ha realizzato numerosi progetti digitali per grandi marchi, tra cui Nike, Jägermeister, Libero, Libresse, British American Tobacco, Mitsubishi Motors, Nazioni Unite, OLX e altri. In totale, l'agenzia ha completato oltre 250 progetti in Ucraina, Polonia, Germania, Georgia, Regno Unito, Stati Uniti e molti altri paesi.
Come gestivate progetti e comunicazioni prima di Worksection?
Durante le nostre fasi iniziali, utilizzavamo file Excel, cartelle su Google Drive e i compiti venivano assegnati via email. Questo ha portato a una perdita del 20%: i file non venivano inviati in tempo, qualcuno saltava una riunione, e così via. Più tardi, abbiamo iniziato a sperimentare con diversi sistemi di gestione dei compiti fino a quando non ci siamo stabiliti su Worksection. E per gli ultimi sette anni, abbiamo utilizzato questo sistema!
Come utilizza il team di Sasquatch Digital Worksection?
Tutti i nostri progetti sono chiusi internamente. Abbiamo alcuni dipendenti non a tempo pieno coinvolti nei progetti, ma vengono comunque aggiunti a Worksection come utenti con funzionalità limitate. Hanno accesso a diversi progetti legati solo alla loro area di lavoro. Il team principale ha accesso ai progetti su cui stanno lavorando, mentre il direttore e i responsabili dei dipartimenti hanno accesso a tutti i progetti e possono chiudere compiti o riprogrammarli. In qualità di amministratore dell'account, ho anche accesso a tutti i progetti e posso vedere chi assegna quali compiti.
Avete implementato un tracker del tempo nel vostro lavoro?
Monitriamo le ore di lavoro annualmente per un mese per adeguare i costi del progetto e sapere quanto tempo richiede ciascun compito. Attualmente, non utilizziamo regolarmente il timer, ma è stato molto utile durante l'invasione su larga scala. In quel periodo, la maggior parte dei clienti ha congelato il loro lavoro, ma avevamo bisogno di mantenere il team. Roman (Nota: Roman Herashchenko, CEO) ha ideato una formula secondo la quale lavoravamo su base di pagamento orario. Così fino a quando non abbiamo raggiunto la piena capacità, le persone calcolavano il numero di ore e i loro salari corrispondenti.
Qual è il valore di Worksection specificamente per il vostro team?
Il principale vantaggio è avere accesso unificato a tutti i progetti, il che consente una gestione strutturata e un controllo delle scadenze. Worksection aiuta anche con il budgeting. Avviamo un timer per un compito specifico e vediamo quanto tempo, ad esempio, un designer spende per creare un'illustrazione o ritoccare un ritratto. In questo modo, comprendiamo il tempo necessario per ciascun compito e ciascun specialista.
Questo ci aiuta a calcolare la redditività del progetto. I budget vengono stabiliti prima che il lavoro inizi perché sappiamo in anticipo, sulla base dei dati precedenti, quanto tempo ciascun specialista impiegherà per un determinato compito. Così ogni specialista ha una tariffa oraria registrata. Tuttavia, periodicamente, avviamo un timer per un progetto specifico per determinare se la quantità effettiva di lavoro differisce da quella pianificata e promessa al cliente. Questo è spesso rilevante per progetti complessi e multi-componente.
Una valutazione del genere ci consente di capire se è redditizio lavorare con un particolare cliente e ci aiuta anche a Se inizialmente abbiamo concordato con il cliente che un specialista lavorerà al progetto per 40 ore, ma si scopre che in realtà sono 60 ore, dobbiamo riconsiderare il nostro approccio a lavorare con questo cliente o negoziare termini diversi.
In generale, questo ci aiuta a monitorare il carico di lavoro reale e considerare quanti progetti ciascun specialista all'agenzia può gestire.
Tuttavia, ci siamo resi conto che il monitoraggio regolare del tempo rendeva gli specialisti a disagio perché si sentivano costantemente monitorati. È stato un esperimento che abbiamo mantenuto per compiti specifici.
Il secondo vantaggio è la comunicazione in tempo reale all'interno dei compiti. Questo è importante perché un terzo del nostro team si trova all'estero, e alcuni di noi sono sparsi in tutta l'Ucraina, quindi quasi tutti lavoriamo da remoto.
Quali funzionalità del servizio semplificano il vostro lavoro?
Il nostro team utilizza attivamente il controllo della visibilità, quindi ogni persona vede solo i progetti a cui è coinvolta.
E anche le notifiche. Comodamente, c'è integrazione con Telegram, dove sono visibili tutte le notifiche da Worksection. Posso anche evitare di accedere al sistema se vedo che non sono stata menzionata e non ho compiti urgenti.
Se non avessimo Worksection, spenderemmo molto tempo per sincronizzare tutti i progetti. Un terzo di essi potrebbe persino essere completamente perso.
Le fondamenta del nostro posizionamento sono la stabilità. Questo significa che tutto viene fatto secondo la scadenza concordata, e non solo controlliamo il nostro lavoro, ma ci assicuriamo anche che i clienti forniscano tutto in tempo dalla loro parte. Sappiamo chi e cosa aspettarci. È proprio questa qualità e attenzione ai dettagli che sarebbe impossibile senza ottimizzare i processi interni attraverso Worksection.