Вместе с Анастасией Мацугой, New Business Director агентства Sasquatch Digital, обсудили пользу Worksection для digital-маркетинга, плюсы и минусы тайм-трекера и то, как их команде удается почти полностью работать удаленно.
О компании:
Sasquatch Digital – агентство цифрового маркетинга, основанное в 2009 году. Занимает пятое место в категории SMM в рейтинге компаний, предоставляющих услуги в сфере диджитала, от IAB Украина. Команда реализовала немалое количество проектов в диджитал-сегменте для крупных брендов, среди которых — Nike, Jägermeister, Libero, Libresse, British American Tobacco, Mitsubishi Motors, ООН, OLX и другие. Суммарно агентство имеет более 250 реализованных проектов в Украине, Польше, Германии, Грузии, Великобритании, Соединенных Штатах Америки и еще многих странах.
Как вы вели проекты и коммуникацию до Worksection?
В период нашего становления мы использовали Excel-файлы, папки на Google-диске, а задачи ставились по почте. Это приводило к тому, что 20% терялось: файл не отправлен вовремя, кто-то не приехал на встречу и т.д. Впоследствии начали экспериментировать с разными таск-менеджерами, пока не остановились на Worksection. И вот уже семь лет, как мы пользуемся этой системой!
Как команда Sasquatch Digital использует Worksection?
У нас все проекты закрываются in-house. Есть некоторые сотрудники не в штате, которые вовлекаются в проекты, но все равно добавлены в Worksection как пользователи с ограниченным функционалом. Они имеют доступ к нескольким проектам, относящимся только к их направлению работы. Для основной команды открыт доступ к проектам, которыми они занимаются, в то время как директор и руководители отделов имеют доступ ко всем проектам и возможность закрывать задачи или переносить их срок. У меня как администратора аккаунта также есть доступ ко всем проектам, и я могу видеть, кто и какие задачи ставит.
Внедряли ли вы тайм-трекер в работу?
Мы ежегодно трекаем рабочее время в течение одного месяца, чтобы корректировать себестоимость проектов и знать, сколько длится выполнение той или иной работы. Сейчас мы редко пользуемся таймером, но он нам очень помог, когда началось полномасштабное вторжение. Тогда большинство клиентов заморозили работу, а команду нужно было сохранить. Роман (прим. — Роман Геращенко, CEO) вычислил формулу, согласно которой мы работали по почасовой оплате. Так что до момента, пока мы не вышли на полную загрузку, люди считали количество часов и зарплату соответственно.
В чем ценность Worksection именно для вашей команды?
Основное преимущество – это единый доступ ко всем проектам, а соответственно их структурированное ведение и контроль сроков. Также Worksection помогает считать бюджеты. Мы запускаем таймер на одну конкретную задачу и видим, сколько, например, дизайнер тратит время на создание иллюстрации или ретушь портрета. Таким образом, мы понимаем, сколько времени стоит каждая задача каждого специалиста.
Это помогает нам считать маржинальность проектов. Бюджеты закладываются до начала работы, ведь количество времени, которое специалист потратит на ту или иную задачу, мы знаем заранее по ранее проведенным срезам. Так что за каждым специалистом фиксируется почасовка. Но периодически мы запускаем таймер на конкретный проект, чтобы узнать, отличается ли фактическое количество работы от запланированного и обещанного клиенту. Чаще это касается сложных многокомпонентных проектов.
Такая проверка позволяет нам понять, выгодно ли работать с тем или иным клиентом, а также аргументированно обновлять бюджеты. Если в начале работы мы договорились с клиентом, что специалист будет работать над проектом 40 часов, а на самом деле выходит 60, нужно либо обновить подход в работе с этим клиентом, либо договариваться о других условиях.
В общем, это помогает нам фиксировать реальный объем работы и учитывать, сколько проектов готов нести на себе каждый из специалистов агентства.
Однако мы поняли, что регулярный трекинг времени доставляет специалистам дискомфорт, ведь возникает ощущение «слежки». Это был эксперимент, который мы оставили для точечной работы.
Второе преимущество – оперативная коммуникация внутри задачи. Это важно, потому что треть нашей команды – за границей, часть из нас разбросаны по Украине, поэтому почти все мы работаем удаленно.
Какие фишки сервиса упрощают вашу работу?
Наша команда активно использует контроль видимости, чтобы человек видел только те проекты, в которых он принимает участие.
А также уведомления. Очень удобно, что есть интеграция с Telegram, где видны все оповещения из Worksection. Я могу даже не входить в систему, если вижу, что меня не отмечали и у меня нет срочных задач.
Без Worksection мы бы тратили очень много времени на синхронизацию всех проектов. Треть из них можно было бы вообще минусовать.
Основа нашего позиционирования – это стабильность. То есть, все выполняется в соответствии с согласованным сроком, и мы контролируем не только нашу работу, но и то, чтобы клиенты все предоставляли вовремя со своей стороны. Мы знаем, от кого и чего ждем. Именно это качество и внимание к деталям было бы невозможным без налаживания внутренних процессов благодаря Worksection.