Sasquatch Digital: Cómo una agencia de marketing digital organiza su trabajo con Worksection

Jun­to con Anas­tasi­ia Mat­suga, direc­to­ra de Nue­vo Nego­cios de la agen­cia Sasquatch Dig­i­tal, dis­cu­ti­mos los ben­efi­cios de Work­sec­tion para el mar­ket­ing dig­i­tal, los pros y con­tras del seguimien­to del tiem­po, y cómo su equipo logra tra­ba­jar casi por com­ple­to de for­ma remota.

Sasquatch Dig­i­tal es una agen­cia de mar­ket­ing dig­i­tal fun­da­da en 2009. Ocu­pa el quin­to lugar en la cat­e­goría SMM en la clasi­fi­cación de ser­vi­cios dig­i­tales de IAB Ucra­nia. El equipo ha imple­men­ta­do numerosos proyec­tos dig­i­tales para grandes mar­cas, incluyen­do Nike, Jäger­meis­ter, Libero, Libresse, British Amer­i­can Tobac­co, Mit­subishi Motors, Naciones Unidas, OLX, entre otros. En total, la agen­cia ha com­ple­ta­do más de 250 proyec­tos en Ucra­nia, Polo­nia, Ale­ma­nia, Geor­gia, Reino Unido, Esta­dos Unidos y muchos otros países.

Durante nues­tras primeras eta­pas, uti­lizábamos archivos de Excel, car­petas en Google Dri­ve, y las tar­eas se asigna­ban por correo elec­tróni­co. Esto llevó a una pér­di­da del 20%: los archivos no se envi­a­ban a tiem­po, alguien se perdía una reunión, y así suce­si­va­mente. Más ade­lante, comen­zamos a exper­i­men­tar con difer­entes sis­temas de gestión de tar­eas has­ta que nos decidi­mos por Work­sec­tion. Y durante los últi­mos siete años, hemos esta­do uti­lizan­do este sistema!

Todos nue­stros proyec­tos se cier­ran inter­na­mente. Ten­emos algunos emplea­d­os no per­ma­nentes que par­tic­i­pan en proyec­tos, pero todavía se les añade a Work­sec­tion como usuar­ios con fun­cional­i­dad lim­i­ta­da. Tienen acce­so a var­ios proyec­tos rela­ciona­dos sola­mente con su área de tra­ba­jo. El equipo prin­ci­pal tiene acce­so a los proyec­tos en los que están tra­ba­jan­do, mien­tras que el direc­tor y los ger­entes de depar­ta­men­to tienen acce­so a todos los proyec­tos y pueden cer­rar tar­eas o repro­gra­mar­las. Como admin­istrador de cuen­tas, tam­bién ten­go acce­so a todos los proyec­tos y puedo ver quién asigna qué tareas.

Seguimos las horas tra­ba­jadas anual­mente durante un mes para ajus­tar los cos­tos del proyec­to y saber cuán­to tiem­po toma cada tarea. Actual­mente, no uti­lizamos el tem­po­rizador reg­u­lar­mente, pero nos fue muy útil durante la invasión a gran escala. En ese momen­to, la may­oría de los clientes con­ge­laron su tra­ba­jo, pero nece­sitábamos reten­er al equipo. Roman (Nota: Roman Herashchenko, CEO) ideó una fór­mu­la según la cual tra­ba­jamos a base de pago por hora. Así que has­ta que alcan­zamos la ple­na capaci­dad, la gente cal­cu­la­ba el número de horas y sus salarios correspondientes.

La prin­ci­pal ven­ta­ja es ten­er acce­so unifi­ca­do a todos los proyec­tos, lo que per­mite una gestión estruc­tura­da y con­trol de pla­zos. Work­sec­tion tam­bién ayu­da con el pre­supuesto. Ini­ci­amos un tem­po­rizador para una tarea especí­fi­ca y vemos cuán­to tiem­po, por ejem­p­lo, ded­i­ca un dis­eñador a crear una ilus­tración o reto­car un retra­to. De esta man­era, enten­demos el tiem­po requeri­do para cada tarea y cada especialista.

Esto nos ayu­da a cal­cu­lar la rentabil­i­dad del proyec­to. Los pre­supuestos se estable­cen antes de que comience el tra­ba­jo porque sabe­mos de ante­mano, basa­do en datos ante­ri­ores, cuán­to tiem­po gas­tará cada espe­cial­ista en una tarea par­tic­u­lar. Así que cada espe­cial­ista tiene una tar­i­fa por hora reg­istra­da. Sin embar­go, per­iódica­mente, ini­ci­amos un tem­po­rizador para un proyec­to especí­fi­co para deter­mi­nar si la can­ti­dad real de tra­ba­jo difiere de la can­ti­dad plan­i­fi­ca­da y prometi­da al cliente. Esto es a menudo rel­e­vante para proyec­tos com­ple­jos y de múlti­ples componentes.

Dicha eval­u­ación nos per­mite enten­der si es rentable tra­ba­jar con un cliente par­tic­u­lar y tam­bién nos ayu­da a jus­ti­ficar las actu­al­iza­ciones del pre­supuesto. Si ini­cial­mente acor­damos con el cliente que un espe­cial­ista tra­ba­jaría en el proyec­to durante 40 horas, pero resul­ta ser 60 horas en la real­i­dad, nece­si­ta­mos recon­sid­er­ar nue­stro enfoque para tra­ba­jar con este cliente o nego­ciar difer­entes términos.

En gen­er­al, esto nos ayu­da a seguir la car­ga de tra­ba­jo real y con­sid­er­ar cuán­tos proyec­tos puede mane­jar cada espe­cial­ista en la agencia.

Sin embar­go, nos dimos cuen­ta de que el seguimien­to reg­u­lar del tiem­po gen­er­a­ba inco­mo­di­dad en los espe­cial­is­tas porque sen­tían que esta­ban sien­do mon­i­tore­a­d­os con­stan­te­mente. Fue un exper­i­men­to que man­teníamos para tar­eas específicas.

La segun­da ven­ta­ja es la comu­ni­cación en tiem­po real den­tro de las tar­eas. Esto es impor­tante porque un ter­cio de nue­stro equipo se encuen­tra en el extran­jero, y algunos de nosotros esta­mos dis­per­sos por toda Ucra­nia, por lo que casi todos tra­ba­jamos de for­ma remota.

Nue­stro equipo uti­liza acti­va­mente el con­trol de vis­i­bil­i­dad, así que cada per­sona ve solo los proyec­tos en los que está involucrada.

Y tam­bién las noti­fi­ca­ciones. Con­ve­nien­te­mente, hay inte­gración con Telegram, donde todas las noti­fi­ca­ciones de Work­sec­tion son vis­i­bles. Puedo inclu­so evi­tar ini­ciar sesión en el sis­tema si veo que no he sido men­ciona­do y no ten­go tar­eas urgentes.

Sin Work­sec­tion, gas­taríamos mucho tiem­po sin­cronizan­do todos los proyec­tos. Un ter­cio de ellos podría inclu­so ser omi­ti­do por completo.

La base de nues­tra posi­cionamien­to es la esta­bil­i­dad. Esto sig­nifi­ca que todo se hace de acuer­do con la fecha límite acor­da­da, y no solo con­tro­lam­os nue­stro tra­ba­jo, sino que tam­bién nos ase­gu­ramos de que los clientes pro­por­cio­nen todo a tiem­po des­de su lado. Sabe­mos quién y qué esper­ar. Es pre­cisa­mente esta cal­i­dad y aten­ción al detalle la que sería imposi­ble sin opti­mizar los pro­ce­sos inter­nos a través de Worksection.